Pourquoi Prostay Comptabilité utilise-t-il des termes propres à l'hôtellerie pour désigner autre chose ?

En effet, il s'agit d'un logiciel de comptabilité plutôt que d'un logiciel hôtelier, et il utilise le vocabulaire propre à un comptable. Ses clients sont les entreprises auxquelles vous effectuez la facturation, ses produits sont les articles que vous achetez et vendez dans le cadre de votre activité, et rien dans ce logiciel ne concerne votre liste de clients. Ces deux aspects se rejoignent dans les rapports plutôt que dans les écritures comptables.

Un folio correspond-il à une facture ?

Non. Le folio est le compte courant lié à un séjour, et il change chaque fois qu’une opération y est enregistrée. Une facture est le document qui en est issu ; il s’agit d’un instantané portant un numéro. Un même folio peut donner lieu à plusieurs factures.

Quelle est la différence entre un plan tarifaire et un tarif de base ?

Les tarifs de base correspondent au prix d’un type de chambre pour une nuit donnée. Un plan tarifaire est un moyen de commercialiser cette même chambre selon des conditions différentes, et son prix est calculé à partir du tarif de base. Modifiez le tarif de base et tous les plans tarifaires qui en découlent s’adaptent en conséquence.

Le mot que je recherche ne figure pas ici. Où devrais-je chercher ailleurs ?

Cette page traite des termes utilisés dans plusieurs modules. Un terme utilisé au sein d’un module est défini dans ce module, généralement dans son premier article : comment s’intègre le Gestionnaire de canal, comment s’intègre Prostay Pay, comment le spa s’intègre à votre hôtel, etc. La recherche du terme lui-même dans le centre d’aide constitue le moyen le plus rapide de le trouver.

Glossaire Prostay : les termes utilisés par Prostay

Les logiciels hôteliers s’appuient sur un siècle de vocabulaire hôtelier, et Prostay y ajoute quelques termes qui lui sont propres. Cette page définit chaque mot une seule fois et renvoie vers l’article qui le traite de manière appropriée. Si vous êtes arrivé ici depuis le milieu d’un autre article, lisez la ligne qui vous intéressait et revenez en arrière.

Chambres et tarifs

Mot	Signification
Accommodation type	Un type de chambre que vous proposez à la vente, tel que « Standard Double », plutôt qu’une chambre physique. La disponibilité, les tarifs et les listes de canaux de distribution s’appuient tous sur ces types, et les chambres individuelles s’y rattachent. Types d’hébergement et chambres.
Base rate	Le prix par nuit d’un type d’hébergement avant toute majoration ou réduction. Tout le reste est calculé à partir de ce prix. Tarifs de base et saisons.
Rate plan	Une manière de proposer cette chambre à un prix différent ou selon des conditions différentes : petit-déjeuner inclus, non remboursable, sept nuits pour le prix de six. Un plan tarifaire est dérivé du tarif de base plutôt que défini indépendamment. Plans tarifaires et forfaits.
Season	Une plage de dates pendant laquelle les Tarifs de base varient. Deux saisons ne peuvent pas s’appliquer à la même nuit pour un même type d’hébergement.
Out of order, out of service	Deux façons de retirer une chambre de la vente. L’option «Out of order» (réservée) la retire de votre inventaire disponible, tandis que l’option «out of service» (hors service) ne le fait pas. Chambres hors service et indisponibles.

Réservations et clients

Mot	Signification
Reservation	Une réservation : qui vient, quelle(s) chambre(s), quelles nuits, à quel tarif. Elle possède son propre statut, distinct de celui de la chambre. La page de réservation.
Guest profile	La personne, enregistrée une seule fois et réutilisée pour tous ses séjours, avec ses coordonnées, ses préférences et son historique. Une réservation renvoie à un profil plutôt que d’en conserver une copie. Le profil du client.
Stayover, no show, skipped	Statuts de réservation. Un « séjour prolongé » désigne un client qui reste une nuit supplémentaire ; un « no-show » désigne un client qui ne s’est jamais présenté ; un « client parti sans s’enregistrer » désigne un client qui est parti sans régler sa note. Statut de la chambre et statut de la réservation.
Night audit, rollover	La clôture nocturne qui fait passer l’Établissement au jour suivant, comptabilise les frais de chambre de la nuit et génère les chiffres de la journée. Tout écart détecté est considéré comme une anomalie. Anomalies et passage à la nuit suivante.
Booking source	Origine d’une réservation : votre site web, une agence de voyages, un site de réservation, le téléphone. Les commissions et les rapports en dépendent tous deux. Sources de réservation.

Argent

Mot	Ce que cela signifie
Folio	La facture associée à un séjour. Chaque frais, taxe et paiement concernant ce client figure sur un folio, et un séjour peut en comporter plusieurs : par exemple, une entreprise peut prendre en charge la chambre tandis que le client règle ses consommations au bar. Lire le folio.
Charge, payment, refund	Les trois éléments pouvant être enregistrés sur un folio. Un débit correspond à ce que le client doit, un paiement correspond à l’argent reçu, un remboursement correspond à l’argent restitué. Enregistrement des débits, des paiements et des remboursements.
Item, service, add-on	Tout ce qui peut être vendu en dehors d’une nuitée : une bouteille de vin, un départ tardif, un transfert depuis l’aéroport. Articles, services et suppléments.
Property currency	La monnaie unique dans laquelle la comptabilité de votre établissement est tenue, définie dans «System Settings », puis « Général ». Les tarifs, les folios, les factures et tous les rapports sont libellés dans cette monnaie, et sa modification n’entraîne pas de conversion a posteriori des données déjà enregistrées. Paramètres système généraux.
Payment option	Un mode de paiement accepté par votre établissement, tel que les espèces, le virement bancaire ou la carte bancaire. Chacun est configuré et peut être activé ou désactivé pour chaque lieu où il est proposé. Options de paiement.
Payout	Le virement des sommes déjà perçues auprès des clients vers votre propre compte bancaire. Il s’agit d’une opération distincte du paiement, qui intervient généralement quelques jours plus tard, et plusieurs paiements sont versés en une seule fois. Paiements, Versements et relevés de compte.
Chargeback	Demande d’un client à sa banque visant à annuler un paiement par carte. La somme vous est retenue pendant la durée de l’enquête, et vous répondez à cette demande en fournissant des justificatifs plutôt qu’en procédant à un remboursement. Gestion d’un paiement contesté.
Chart of accounts	La liste des comptes selon laquelle votre comptabilité est organisée : comptes bancaires, recettes, Dépenses, ce que vous devez et ce que l’on vous doit. Chaque écriture dans Prostay Comptabilité est enregistrée dans l’un d’entre eux. Le Plan comptable.

Vente par l’intermédiaire de tiers

Word	Signification
Channel	Un site de réservation sur lequel vos chambres sont référencées. Le Gestionnaire de canal synchronise ses disponibilités et ses tarifs avec les vôtres. Comment le Gestionnaire de canal s’intègre au système.
Mapping	Indiquer à un canal quels types d’hébergement et quels plans tarifaires correspondent à quelles annonces de ce canal. Aucune vente n’est possible tant que le mappage n’est pas effectué. Mappage des chambres et des plans tarifaires.
Allotment	Un plafond sur le nombre de chambres qu’un canal peut vendre, afin qu’un site ne puisse pas monopoliser l’ensemble de votre hôtel. Limiter les canaux autorisés à vendre.
Booking engine	Les pages de réservation sur votre propre site web, où un client réserve directement auprès de vous, sans commission versée à quiconque. Comment les clients trouvent et réservent.

Accès et compte

Mot	Signification
Permission	Un droit spécifique, tel que l'autorisation de modifier les paramètres de l'email. Les écrans vérifient les autorisations et indiquent généralement celle qui vous fait défaut lorsque vous ne la possédez pas.
Role	Un ensemble défini d’autorisations accordées à une personne, par établissement. Une même personne peut occuper différents rôles dans deux hôtels au sein d’un même compte. Utilisateurs, rôles et autorisations.
Property	Un hôtel. Presque tout dans Prostay appartient à un Établissement : ses chambres, ses clients, ses paramètres de l'Établissement, ses réservations et vos autorisations. Passer de l’un à l’autre.
Module	L’un des produits de Prostay, sélectionnable via le bouton en forme de grille situé en haut à gauche. À quoi sert chaque produit.
Prostay Nexus	La boîte de réception partagée, où arrivent les e-mails des clients et d’où votre équipe répond. Elle apparaît sous le nom « Knowledge base » dans la liste des modules et sous le nom « Nexus » sur certains écrans de paramètres. La boîte de réception unifiée.

Quatre mots qui ont deux significations

Ce sont ceux qui méritent d’être lus même si vous connaissez le vocabulaire, car un même mot a une signification différente selon le module dans lequel vous vous trouvez.

Mot	Dans la réception et Prostay Pay	Dans Prostay Comptabilité
Customer	Le client qui a séjourné, ou la personne qui a payé. Clients, remboursements et reçus.	Une entreprise à laquelle vous effectuez la facturation, telle qu'une agence de voyages ou un compte d'entreprise. Il ne s'agit pas de la liste des clients. Clients.
Invoice	Le document que vous remettez à un client pour son séjour, généré à partir du relevé de compte. Configuration du relevé de compte et Facturation.	Il s'agit soit d'une facture de vente que vous avez émise à l'intention d'un client professionnel, soit d'une facture qu'un fournisseur vous a envoyée. Par ailleurs, ce terme désigne également, ce qui peut prêter à confusion, la facture que Prostay vous envoie pour l'abonnement. Vos factures émanant de Prostay.

Mot	Une seule signification	L'autre
Block	Réserver des chambres pour un groupe ou un événement en les retirant de la vente. Blocages et réservations.	Empêcher un canal de vente de proposer certaines dates, ce que le gestionnaire de canaux appelle la « fermeture ». Fermeture de dates.
Integrations	Le module qui relie Prostay à des logiciels tiers. Ce à quoi Prostay se connecte.	Un ensemble d’écrans de configuration de la réception dont les adresses web commencent par le même mot, notamment les Taxes, les dossiers et la Facturation. Cela n’a rien à voir avec le module.

Où aller ensuite

Ce qu'est Prostay, et dans quelle partie vous vous trouvez, si un terme s'avère appartenir à un module que vous n'avez pas encore ouvert.
Se connecter et s’orienter dans l’interface, pour accéder aux commandes qui vous mèneront à votre destination.
Où se trouvent les paramètres, pour localiser l’écran correspondant à un paramètre dont vous venez de prendre connaissance.

Les termes utilisés par Prostay