Perché la Contabilità Prostay utilizza termini del settore alberghiero con un significato diverso?

Poiché si tratta di un software di contabilità piuttosto che di un software alberghiero, utilizza il linguaggio tipico di un contabile. I suoi clienti sono le aziende a cui si effettua la fatturazione, i suoi prodotti sono gli articoli che si acquistano e si vendono nell’ambito dell’attività aziendale, e nessuna di queste funzionalità ha accesso all’elenco degli ospiti. Le due parti si incontrano nei Rapporti piuttosto che nei registri contabili.

Un folio è la stessa cosa di una fattura?

No. Il folio è il conto corrente associato a un soggiorno e cambia ogni volta che vi viene registrata una voce. Una fattura è il documento che ne deriva, ovvero un’istantanea recante un numero. Da un unico folio possono essere emesse più fatture.

Qual è la differenza tra un piano tariffario e una tariffa base?

La tariffa base è il costo di una camera di una determinata tipologia in una data notte. Un piano tariffario è un modo per vendere quella stessa camera a condizioni diverse, e il suo prezzo viene calcolato sulla base della tariffa base. Modificando la tariffa base, tutti i piani tariffari da essa derivati si adeguano di conseguenza.

La parola che sto cercando non è presente qui. Dove altro dovrei cercare?

Questa pagina tratta i termini utilizzati in diversi moduli. Un termine utilizzato all’interno di un modulo viene definito in quel modulo stesso, solitamente nel primo articolo: come si integra il Gestore Canale, come si integra Prostay Pay, come si integra la spa nel Suo hotel e così via. La ricerca del termine stesso nel centro assistenza rappresenta il modo più rapido per trovarne la definizione.

Glossario Prostay: i termini utilizzati da Prostay

Il software alberghiero racchiude un secolo di terminologia alberghiera e Prostay ne aggiunge alcuni propri. Questa pagina definisce ogni termine una sola volta e rimanda all’articolo che lo tratta in modo adeguato. Se è giunto qui dal mezzo di un altro articolo, legge la riga che vi interessava e tornate indietro.

Camere e tariffe

Termine	Significato
Accommodation type	Un tipo di camera che si vende, ad esempio “Standard Double”, piuttosto che una singola camera fisica. La disponibilità, le tariffe e gli elenchi dei Canali si basano tutti sui tipi, e le singole camere rientrano al loro interno. Tipi di alloggio e camere.
Base rate	Il prezzo per notte di un tipo di sistemazione prima che venga aggiunto o detratto qualsiasi importo. Tutto il resto viene calcolato a partire da esso. Tariffe base e stagioni.
Rate plan	Un modo di vendere quella camera a un prezzo diverso o a condizioni diverse: colazione inclusa, non rimborsabile, sette notti al prezzo di sei. Un piano tariffario deriva dalla tariffa base piuttosto che essere definito in modo indipendente. Piani tariffari e pacchetti.
Season	Un intervallo di date in cui le tariffe base sono diverse. Due stagioni non possono coprire la stessa notte per la stessa tipologia.
Out of order, out of service	Due modi per rendere una camera non disponibile alla vendita. L’opzione «Out of order» la rimuove dal Suo inventario disponibile, mentre l’opzione «out of service» no. Camere fuori servizio e non disponibili.

Prenotazioni e ospiti

Parola	Cosa significa
Reservation	Una prenotazione: chi arriva, quale camera o quali camere, in quali notti, a quale tariffa. Ha uno stato proprio, distinto da quello della camera. La pagina delle prenotazioni.
Guest profile	La persona, registrata una sola volta e riutilizzata per i diversi soggiorni, con i propri dati di contatto, le preferenze e la cronologia. Una prenotazione rimanda a un profilo piuttosto che contenerne una copia. Il profilo dell’ospite.
Stayover, no show, skipped	Stati delle prenotazioni. Un «soggiorno prolungato» indica un ospite che rimane per un’altra notte, un «no show» indica un ospite che non si è mai presentato, un «ospite assente» indica un ospite che se n’è andato senza effettuare il check-out. Stato della camera e stato della prenotazione.
Night audit, rollover	La chiusura notturna che fa passare la struttura al giorno successivo, registra gli addebiti per le camere della notte e genera i dati giornalieri. Qualsiasi anomalia rilevata viene considerata una discrepanza. Discrepanze e passaggio notturno.
Booking source	Da dove proviene una prenotazione: dal Suo sito web, da un’agenzia di viaggi, da un sito di prenotazioni, per telefono. Da ciò dipendono sia le commissioni che la rendicontazione. Fonti di Prenotazione.

Denaro

Parola	Cosa significa
Folio	Il conto relativo a un soggiorno. Ogni addebito, imposta e pagamento relativo a quell’ospite viene registrato su un folio; un soggiorno può avere più di un folio, ad esempio quando un’azienda paga la camera mentre l’ospite paga il conto del bar. Come leggere il folio.
Charge, payment, refund	Le tre voci che possono essere registrate su un folio. Un addebito è quanto l’ospite deve pagare, un pagamento è il denaro ricevuto, un rimborso è il denaro restituito. Registrazione di addebiti, pagamenti e rimborsi.
Item, service, add-on	Qualsiasi articolo vendibile che non sia un pernottamento: una bottiglia di vino, un check-out posticipato, un trasferimento aeroportuale. Articoli, servizi e extra.
Property currency	L’unica valuta in cui vengono tenuti i libri contabili della Sua struttura, impostata in «System Settings», quindi in «Generale». Tariffe, folio, fatture e tutti i rapporti sono espressi in tale valuta e la sua modifica non comporta la riconversione di quanto già registrato. Impostazioni di sistema generali.
Payment option	Una modalità di pagamento accettata dalla Sua struttura, come contanti, bonifico bancario o carta di credito. Ciascuna di esse è configurabile e può essere attivata o disattivata in base alla sede in cui viene offerta. Opzioni di pagamento.
Payout	Il trasferimento del denaro già incassato dagli ospiti sul proprio conto corrente. Si tratta di un’operazione distinta dal pagamento, che avviene solitamente alcuni giorni dopo, e in cui diversi pagamenti vengono versati contemporaneamente. Pagamenti, versamenti e registrazioni contabili.
Chargeback	Richiesta da parte di un ospite alla propria banca di stornare un pagamento con carta. Il denaro Le viene trattenuto per tutta la durata dell’indagine e Lei deve rispondere fornendo prove concrete anziché procedere al rimborso. Gestione di un pagamento contestato.
Chart of accounts	L’elenco dei conti in cui è organizzata la Sua contabilità: conti bancari, entrate, spese, debiti e crediti. Ogni registrazione in Contabilità Prostay viene contabilizzata in uno di essi. Il piano dei conti.

Vendite tramite terzi

Word	Cosa significa
Channel	Un sito di prenotazione su cui sono pubblicate le Sue camere. Il Gestore Canale mantiene la disponibilità e le tariffe allineate alle Sue. Come funziona il Gestore Canale.
Mapping	Indicare a un canale quali delle Sue tipologie di alloggio e dei Suoi piani tariffari corrispondono a quali delle sue inserzioni. Nulla viene venduto finché non viene associato. Associazione di camere e piani tariffari.
Allotment	Un limite al numero di camere che un canale può vendere, in modo che un singolo sito non possa occupare l’intero hotel. Limitare ciò che i canali possono vendere.
Booking engine	Le pagine di prenotazione sul Suo sito web, dove un ospite prenota direttamente da Lei senza commissioni a favore di terzi. Come gli ospiti trovano e prenotano.

Accesso e account

Parola	Cosa significa
Permission	Un singolo diritto specifico, come ad esempio la possibilità di modificare le impostazioni delle impostazioni email. Le schermate verificano le autorizzazioni e solitamente indicano quale autorizzazione è necessaria qualora ne manchi una.
Role	Un insieme specifico di autorizzazioni assegnate a una persona, per singola struttura. La stessa persona può ricoprire ruoli diversi in due hotel all’interno di un unico account. Utenti, ruoli e autorizzazioni.
Property	Un hotel. Quasi tutto in Prostay appartiene a una struttura: le sue camere, gli ospiti, le impostazioni, le prenotazioni e le Sue autorizzazioni. Passaggio da una struttura all’altra.
Module	Uno dei prodotti all’interno di Prostay, selezionabile tramite il pulsante a forma di griglia in alto a sinistra. A cosa serve ciascun modulo.
Prostay Nexus	La casella di posta condivisa, dove arrivano le e-mail degli ospiti e da cui il Suo team risponde. Appare come “Knowledge base” nell’elenco dei moduli e come “Nexus” in alcune schermate delle impostazioni. La casella di posta unificata.

Quattro parole che hanno due significati

Queste sono quelle che vale la pena leggere anche se conosce il vocabolario, perché la stessa parola assume un significato diverso a seconda del modulo in cui si trova.

Parola	Nella reception e in Prostay Pay	Contabilità Prostay
Customer	L’ospite che ha soggiornato o la persona che ha effettuato il pagamento. Clienti, rimborsi e ricevute.	Un’azienda a cui si emette una fattura, come un’agenzia di viaggi o un conto aziendale. Non si tratta dell’elenco degli ospiti. Clienti.
Invoice	Il documento che si consegna all’ospite a seguito del suo soggiorno, generato dal folio. Configurazione del folio e fatturazione.	Si tratta di una fattura di vendita da voi emessa a un cliente aziendale oppure di una fattura che un fornitore vi ha inviato. Inoltre, anche se può creare confusione, si riferisce alla fattura che Prostay vi invia per l’abbonamento. Le Sue fatture provenienti da Prostay.

Parola	Un unico significato	L’altro
Block	Blocco delle camere dalla vendita per un gruppo o un evento. Blocchi e prenotazioni.	Impedire a un canale di vendere determinate date, operazione che il Gestore Canale definisce “chiusura”. Chiusura delle date.
Integrations	Il modulo che collega Prostay a software esterni. Ciò a cui Prostay si collega.	Una serie di schermate di configurazione della reception i cui indirizzi web iniziano con la stessa parola, tra cui Imposte, Folio e Fatturazione. Non ha nulla a che vedere con il modulo.

Dove andare ora

Che cos’è Prostay e in quale sezione Si trova, qualora un termine risultasse appartenere a un modulo che non ha ancora aperto.
Come effettuare l’accesso e orientarsi nel sistema, per individuare i comandi che consentono di raggiungere la sezione desiderata.
Dove si trovano le impostazioni, per individuare la schermata corrispondente a un’impostazione di cui ha appena letto.

I termini utilizzati da Prostay