El software hotelero recoge un siglo de terminología hotelera, y Prostay aporta algunos términos propios. Esta página define cada término una sola vez y remite al artículo que lo trata en profundidad. Si ha llegado aquí desde el medio de otro artículo, lea la única línea que le interesa y vuelva atrás.
Habitaciones y tarifas
| Término | Qué significa |
|---|---|
| Accommodation type | Un tipo de habitación que se comercializa, como «Standard Double», en lugar de una habitación física concreta. La disponibilidad, las tarifas y los listados de Canales se basan en estos tipos, y las habitaciones individuales se incluyen dentro de ellos. Tipos de alojamiento y habitaciones. |
| Base rate | El precio por noche de un tipo de alojamiento antes de que se añada o se reste nada. Todo lo demás se calcula a partir de él. Tarifas base y temporadas. |
| Rate plan | Una forma de comercializar esa habitación a un precio diferente o en condiciones distintas: desayuno incluido, no reembolsable, siete noches por el precio de seis. Un plan de tarifas se deriva de las tarifas base, en lugar de introducirse de forma independiente. Planes tarifarios y paquetes. |
| Season | Un intervalo de fechas en el que las tarifas base varían. Dos temporadas no pueden abarcar la misma noche para el mismo tipo de alojamiento. |
| Out of order, out of service | Dos formas de retirar una habitación de la venta. La opción «Out of order» la elimina de su inventario disponible, mientras que «fuera de servicio» no lo hace. Habitaciones fuera de servicio y fuera de uso. |
Reservas y huéspedes
| Palabra | Qué significa |
|---|---|
| Reservation | Una reserva: quién viene, qué habitación o habitaciones, qué noches y a qué tarifa. Tiene su propio estado, independiente del de la habitación. La página de reservas. |
| Guest profile | La persona, cuyo perfil se crea una sola vez y se reutiliza en todas sus estancias, con sus datos de contacto, preferencias e historial. Una reserva hace referencia a un perfil, en lugar de contener una copia del mismo. El perfil del huésped. |
| Stayover, no show, skipped | Estados de la reserva. Una prolongación de estancia es cuando un huésped se queda una noche más; una ausencia es cuando no se ha presentado; y un huésped que se marcha sin registrarse es aquel que se va sin realizar el check-out. Estado de la habitación y estado de la reserva. |
| Night audit, rollover | El cierre nocturno que traslada la Propiedad al día siguiente, contabiliza los cargos por habitación de la noche y genera las cifras del día. Lo que detecta como error es una discrepancia. Discrepancias y el traspaso nocturno. |
| Booking source | De dónde procede una reserva: su página web, una agencia de viajes, una plataforma de reservas, el teléfono. Tanto las comisiones como la elaboración de informes dependen de ello. Fuentes de reserva. |
Dinero
| Palabra | Qué significa |
|---|---|
| Folio | La factura asociada a una estancia. Todos los cargos, impuestos y pagos de ese huésped se registran en un folio, y una estancia puede tener más de uno, de modo que una empresa pague la habitación mientras que el huésped pague el bar. Cómo leer el folio. |
| Charge, payment, refund | Los tres conceptos que pueden contabilizarse en una cuenta de huésped. Un cargo es lo que el huésped debe, un pago es el dinero recibido y un reembolso es el dinero devuelto. Contabilización de cargos, pagos y reembolsos. |
| Item, service, add-on | Cualquier artículo vendible que no sea una noche de alojamiento: una botella de vino, una salida tardía, un traslado al aeropuerto. Artículos, servicios y extras. |
| Property currency | La única moneda en la que se llevan las cuentas de su propiedad, que se configura en «System Settings» y, a continuación, en «General». Las tarifas, los folios, las facturas y todos los informes se expresan en ella, y cambiarla no reajusta nada de lo ya registrado. Configuraciones del Sistema. |
| Payment option | Una forma de pago que acepta su propiedad, como efectivo, transferencia bancaria o tarjeta. Cada una se configura y puede activarse o desactivarse en cada lugar donde se ofrezca. Opciones de Pago. |
| Payout | La transferencia del dinero ya cobrado a los huéspedes a su propia cuenta bancaria. Se trata de una operación independiente del pago, que suele realizarse unos días después, y en la que se abonan varios pagos de forma conjunta. Pagos, desembolsos y registros contables. |
| Chargeback | Un huésped que solicita a su banco la anulación de un pago con tarjeta. Se le retiene el dinero mientras se investiga el caso, y usted debe responder aportando pruebas en lugar de realizar un reembolso. Gestión de un pago impugnado. |
| Chart of accounts | La lista de cuentas en la que se organiza su contabilidad: cuentas bancarias, ingresos, gastos, lo que debe y lo que se le debe. Cada asiento en Prostay Contabilidad se contabiliza en una de ellas. El catálogo de cuentas. |
Vender a través de terceros
| Word | Qué significa |
|---|---|
| Channel | Una plataforma de reservas en la que aparecen sus habitaciones. El Administrador de canales mantiene su disponibilidad y sus tarifas sincronizadas con las suyas. Cómo funciona el Administrador de canales. |
| Mapping | Indicar a un canal cuáles de sus tipos de alojamiento y planes de tarifas se corresponden con cuáles de sus anuncios. No se vende nada hasta que se haya asignado. Asignación de habitaciones y planes de tarifas. |
| Allotment | Un límite al número de habitaciones que un canal puede vender, para que una sola página web no pueda acaparar todo su hotel. Limitar lo que los canales pueden vender. |
| Booking engine | Las páginas de reserva de su propia página web, donde un huésped realiza la reserva directamente con usted sin que se aplique comisión a nadie. Cómo encuentran y reservan los huéspedes. |
Acceso y la cuenta
| Palabra | Qué significa |
|---|---|
| Permission | Un único derecho específico, como, por ejemplo, poder modificar la configuración de Correo Electrónico. Las pantallas comprueban los permisos y, por lo general, indican cuál se necesita cuando no se dispone de él. |
| Role | Un conjunto específico de permisos concedidos a una persona, por propiedad. La misma persona puede desempeñar diferentes funciones en dos hoteles con una misma cuenta. Usuarios, funciones y permisos. |
| Property | Un hotel. Casi todo en Prostay pertenece a una propiedad: sus habitaciones, huéspedes, configuraciones, reservas y sus permisos. Cambiar entre ellos. |
| Module | Uno de los productos de Prostay, que se selecciona mediante el botón de cuadrícula situado en la parte superior izquierda. Para qué sirve cada módulo. |
| Prostay Nexus | La bandeja de entrada compartida, donde llegan los correos electrónicos de los huéspedes y desde donde su equipo responde. Aparece como «Knowledge base» en la lista de módulos y como «Nexus» en algunas pantallas de configuración. La bandeja de entrada unificada. |
Cuatro palabras que significan dos cosas
Merece la pena leerlas aunque conozca el vocabulario, ya que la misma palabra tiene un significado diferente dependiendo del módulo en el que se encuentre.
| Palabra | En la recepción y en Prostay Pay | En Prostay Contabilidad |
|---|---|---|
| Customer | El huésped que se ha alojado o la persona que ha pagado. Clientes, reembolsos y recibos. | Una empresa a la que se factura, como una agencia de viajes o una cuenta corporativa. No se trata de la lista de huéspedes. Clientes. |
| Invoice | El documento que se entrega al huésped por su estancia, generado a partir del folio. Configuración del folio y Facturación. | Puede ser una factura de venta que haya emitido a un cliente empresarial o una factura que le haya enviado un proveedor. Además, aunque pueda resultar confuso, la factura que Prostay le envía por la suscripción. Sus facturas de Prostay. |
| Palabra | Un significado | El otro |
|---|---|---|
| Block | Reservar habitaciones para un grupo o un evento, impidiendo la venta. Bloqueos y reservas. | Impedir que un canal venda fechas concretas, lo que el Administrador de canales denomina «cierre». Fechas de cierre. |
| Integrations | El módulo que conecta Prostay con software externo. A lo que se conecta Prostay. | Un conjunto de pantallas de configuración de recepción cuyas direcciones web comienzan con la misma palabra, incluyendo Impuestos, Folios y Facturación. No tiene nada que ver con el módulo. |
A dónde dirigirse a continuación
- Qué es Prostay y en qué parte se encuentra, en caso de que una palabra resulte pertenecer a un módulo que aún no haya abierto.
- Iniciar sesión y orientarse en el sistema, para acceder a los controles que le permitirán llegar hasta allí.
- Dónde se encuentran los ajustes, para localizar la pantalla correspondiente a un ajuste sobre el que acaba de leer.