Prostay n’est pas un simple produit. Il s’agit à la fois d’un système de réception, d’un outil de distribution multicanal, d’un site de réservation directe, d’un système de paiement, d’un grand livre comptable, d’un agenda de spa et de bien d’autres fonctionnalités, le tout partageant une seule connexion, une seule fiche d’Établissement et un seul ensemble de clients. La plupart des questions commençant par « où se trouve » s’avèrent porter sur celui parmi ces éléments dans lequel vous vous trouvez.
Le sélecteur de module
Le bouton en forme de grille situé en haut à gauche de chaque écran ouvre la liste. L’ entrée affichée en bleu correspond à celle dans laquelle vous vous trouvez actuellement ; cliquer sur une autre entrée fait basculer l’ensemble de l’application vers celle-ci.
Les entrées situées au-dessus de la ligne correspondent aux produits. Les trois situées en dessous concernent le compte plutôt que l’hôtel : à quoi Prostay est connecté, ce pour quoi vous payez, et qui a effectué quelle action.
À quoi sert chacune d’entre elles
| Module | À quoi sert-il ? | Commencez par |
|---|---|---|
| Property Management System | La réception. Calendrier, Réservations, clients, chambres, Service de chambre, factures, tarifs et tous les Rapports les concernant. De loin la partie la plus importante de Prostay. | Le Tableau de bord |
| Knowledge base | La boîte de réception partagée et les réponses que votre équipe réutilise dans celle-ci. Les e-mails des clients arrivent ici, et non à la réception. | La boîte de réception unifiée |
| Channel Manager | Vos annonces sur les sites par lesquels les clients effectuent leurs réservations, ainsi que les disponibilités et les tarifs que vous leur communiquez. | Comment s'intègre le gestionnaire de canal |
| Booking Engine | Les réservations directes sur votre propre site web, ainsi que les pages que le client consulte lors de cette procédure. | Comment les clients trouvent et réservent |
| Tableview (Point of Sale) | La caisse du restaurant et du bar, ainsi que les tables qu’elle permet de réserver. | Pas encore documenté |
| Prostay Pay | Les paiements par carte, les remboursements, les liens de paiement et l’argent qui arrive sur votre compte bancaire. | Comment Prostay Pay s'articule |
| Prostay AI | L’assistant qui rédige les réponses destinées aux clients à partir de votre Base de connaissances. | En cours de rédaction |
| Prostay Accounting | La comptabilité : plan comptable, fournisseurs, factures, dépenses et les Rapports demandés par un comptable. Volontairement distinct de la réception. | Comment Prostay Comptabilité s'intègre |
| Dive Center Management | Sorties de plongée, stages et matériel pour les Établissements qui en proposent. | Pas encore documenté |
| Spa & Wellness | Soins, thérapeutes, salles et agenda du spa, avec des frais pouvant être imputés sur le compte de la clientèle. | Comment le spa s'intègre à votre hôtel |
| Revenue Management | Décider quand modifier les tarifs que vous avez déjà définis, plutôt que de gérer un deuxième ensemble de tarifs. | Le rôle de la gestion du revenu |
| Integrations | Connecter Prostay aux logiciels que vous utilisez déjà, c'est-à-dire, à l'heure actuelle, un logiciel de comptabilité et votre propre compte de paiement par carte bancaire. | À quoi Prostay se connecte-t-il ? |
| Billing & Subscription Portal | Ce que vous payez à Prostay, la carte sur laquelle le montant est débité et les factures que nous vous envoyons. | Ce pour quoi vous payez Prostay |
| User Activity Log | Un historique indiquant qui a effectué quelles actions dans cet Établissement, et à quel moment. | Pas encore documenté |
Pourquoi votre liste peut être plus courte
La liste est spécifique à chaque Établissement et à chaque abonnement ; ainsi, deux personnes consultant Prostay côte à côte peuvent voir des informations différentes.
- Six éléments dépendent de votre abonnement. La réception, la boîte de réception partagée, le Gestionnaire de canal, le Moteur de réservation, la caisse et Prostay Pay n’apparaissent que si votre formule les inclut. Si un élément que vous attendez manque, il s’agit d’une question à poser à la personne qui gère votre compte plutôt que d’un dysfonctionnement.
- La gestion du revenu n’est pas activée pour la plupart des établissements. Elle est documentée et fonctionne, mais l’élément n’apparaît que lorsqu’elle a été activée. Nous vous recommandons de lire les articles correspondants avant d’en faire la demande.
- Le portail de facturation et d’abonnement est masqué sur les comptes de démonstration , car il n’y a rien à facturer.
- Les entrées ne correspondent pas à des autorisations. Le fait de voir un module dans cette liste signifie que votre Établissement en dispose, et non que votre rôle vous autorise à utiliser tous les écrans qu’il contient. Ce sont deux choses distinctes, et les écrans eux-mêmes vous indiquent quelle autorisation ils requièrent.
Quatre noms qui prêtent à confusion
| Ce que vous voyez | Ce que c’est réellement |
|---|---|
| Knowledge base dans le sélecteur | Ouvre la boîte de réception partagée, et non une bibliothèque d’articles. La Base de connaissances en constitue une partie : les réponses enregistrées que votre équipe copie-colle dans ses réponses. Ce centre d’aide classe l’ensemble sous la rubrique « Communication ». |
| Prostay Nexus | Le nom de cette boîte de réception partagée tel qu’il apparaît dans les paramètres, par exemple sur une boîte de messagerie marquée comme utilisée pour Nexus. Il s’agit du même élément que le module « Communication ». |
| Integrations | Trois éléments différents partagent ce terme. Le module de cette liste, qui relie Prostay à des logiciels externes. Un ensemble d’écrans de paramètres de l’accueil dont les adresses web commencent par « integrations », notamment les Taxes, les folios et la Facturation. Et un groupe d’autorisations couvrant les deux. La barre d’adresse ne permet pas de déterminer avec certitude dans lequel vous vous trouvez. |
| Ocean AI | L’ancien nom de Prostay AI. Il subsiste dans quelques anciennes étiquettes et désigne le même produit. |
Où se trouvent réellement les paramètres
La plupart des modules conservent leurs propres paramètres en leur sein : l’ apparence du moteur de réservation se trouve dans le moteur de réservation, les soins du spa se trouvent dans le spa. Deux ensembles de paramètres sont communs, et ce sont ceux que les utilisateurs recherchent.
- L’établissement lui-même. La monnaie, le fuseau horaire, le format de la date, l’adresse, les photos, les Taxes, les politiques et le reste se trouvent dans les paramètres de la réception. Tous les autres modules les utilisent ; c’est pourquoi la modification de la monnaie ne relève pas d’une décision de la réception. La rubrique « Où se trouvent les paramètres » vous indique leur emplacement.
- Les e-mails envoyés par Prostay. La boîte de réception, les modèles que les clients consultent et le journal d’envoi se trouvent dans «System Settings » et concernent les e-mails envoyés par tous les modules. La manière dont Prostay envoie les e-mails correspond à la configuration de ce module.
Prochaines étapes
- Se connecter et s'orienter dans l'interface : pour les commandes de la barre supérieure et le changement d'Établissement.
- Configurer un nouvel établissement, si celui-ci est nouveau et que la liste de contrôle de configuration s’affiche toujours.
- La terminologie utilisée par Prostay : « folio », « plan tarifaire », « attribution » et le reste du vocabulaire.