Prostay non è un singolo prodotto. È un sistema di reception, uno strumento di distribuzione multicanale, un sito di prenotazioni dirette, un sistema di elaborazione dei pagamenti, un registro contabile, un diario delle prenotazioni della spa e molto altro ancora, il tutto con un unico accesso, un unico profilo della struttura e un unico elenco di ospiti. La maggior parte delle domande che iniziano con “dove si trova” si rivelano riguardare quale di questi moduli si sta utilizzando.
Il selettore di moduli
Il pulsante a griglia in alto a sinistra di ogni schermata apre l’elenco. Qualunque sia la voce in blu, quella è quella in cui si trova ora, e cliccando su un’altra si sposta l’intera applicazione in quella sezione.
Le voci sopra la linea sono i prodotti. Le tre sotto di essa riguardano l’account piuttosto che l’hotel: a cosa è collegato Prostay, cosa state pagando e chi ha effettuato quali operazioni.
A cosa serve ciascuna voce
| Modulo | A cosa serve | Inizia da |
|---|---|---|
| Property Management System | La reception. Calendario, prenotazioni, ospiti, camere, Servizio di pulizia, fatture, tariffe e tutti i rapporti relativi a questi aspetti. La parte più ampia di Prostay, con un ampio margine. | Il cruscotto |
| Knowledge base | La casella di posta condivisa e le risposte che il Suo team riutilizza al suo interno. Le e-mail degli ospiti arrivano qui, non alla reception. | La casella di posta unificata |
| Channel Manager | I Suoi annunci sui siti tramite cui gli ospiti effettuano le prenotazioni, nonché la disponibilità e le tariffe che invia loro. | Come si integra il Gestore Canale |
| Booking Engine | Le prenotazioni dirette sul Suo sito web e le pagine che un ospite visualizza durante la procedura. | Come gli ospiti trovano e prenotano |
| Tableview (Point of Sale) | Il registratore di cassa del ristorante e del bar, nonché i tavoli da esso gestiti. | Non ancora documentato |
| Prostay Pay | Accettazione dei pagamenti con carta, rimborsi, Link di pagamento e il denaro che viene accreditato sul Suo conto corrente. | Come si integra Prostay Pay |
| Prostay AI | L’assistente che redige le risposte agli ospiti attingendo dalla Sua Base di conoscenza. | In fase di sviluppo |
| Prostay Accounting | La contabilità: piano dei conti, fornitori, fatture, spese e i rapporti richiesti dal commercialista. Deliberatamente separata dalla reception. | Come si integra la Contabilità Prostay |
| Dive Center Management | Immersioni, corsi e attrezzatura per le strutture che offrono questo servizio. | Non ancora documentato |
| Spa & Wellness | Trattamenti, terapisti, sale e agenda della spa, con addebiti che possono essere imputati al conto dell’ospite. | Come la spa si integra nel Suo hotel |
| Revenue Management | Decidere quando modificare le tariffe già impostate, anziché gestirne una seconda serie. | Cosa fa la Gestione dei ricavi |
| Integrations | Collegare Prostay al software che già utilizzate, il che oggi significa un pacchetto di contabilità e un conto dedicato ai pagamenti con carta. | A cosa si collega Prostay |
| Billing & Subscription Portal | Cosa pagate a Prostay, la carta su cui viene addebitato l’importo e le fatture che vi inviamo. | Per cosa pagate Prostay |
| User Activity Log | Un registro di chi ha svolto quali attività in questa struttura e in quale momento. | Non ancora documentato |
Perché il Suo elenco potrebbe essere più breve
L’elenco è specifico per ogni struttura e per ogni abbonamento, pertanto due persone che consultano Prostay contemporaneamente potrebbero visualizzare informazioni diverse.
- Le sei voci dipendono dal Suo abbonamento. La reception, la casella di posta condivisa , il Gestore Canale, il Motore di prenotazione, il registratore di cassa e Prostay Pay appaiono solo se il Suo piano li include. Se manca una voce che si aspettava, si tratta di una questione da chiarire con chi gestisce il Suo account, piuttosto che di un malfunzionamento.
- La Gestione dei ricavi non è attivata per la maggior parte delle strutture. È documentato e funziona, ma la voce appare solo laddove è stato abilitato. Vale la pena leggere gli articoli al riguardo prima di richiederne l’attivazione.
- Il Portale di fatturazione e abbonamento è nascosto negli account demo , poiché non vi è nulla da fatturare.
- Le voci non rappresentano autorizzazioni. La presenza di un modulo in questo elenco indica che la Sua struttura ne dispone, non che il Suo ruolo vi consenta di utilizzare tutte le schermate in esso contenute. Si tratta di aspetti distinti, e le schermate stesse indicano quali autorizzazioni sono richieste.
Quattro nomi che creano confusione
| Ciò che vede | Cosa è in realtà |
|---|---|
| Knowledge base nel selettore | Apre la casella di posta condivisa, non una raccolta di articoli. La Base di conoscenza ne costituisce una parte: le risposte salvate che il Suo team incolla nelle risposte. Questo centro assistenza archivia l’intero contenuto nella sezione Comunicazione. |
| Prostay Nexus | Il nome di quella casella di posta condivisa così come appare nelle impostazioni, ad esempio su una casella contrassegnata come utilizzata per Nexus. È la stessa cosa del modulo “Comunicazione”. |
| Integrations | Tre elementi diversi condividono questo termine. Il modulo presente in questo elenco, che collega Prostay a software esterni. Un gruppo di schermate di impostazioni del front desk i cui indirizzi web iniziano con “integrazioni”, tra cui imposte, Folio e Fatturazione. E un gruppo di autorizzazioni che copre entrambi. La barra degli indirizzi non è un indicatore affidabile per capire in quale di questi si trova. |
| Ocean AI | Il nome precedente di Prostay AI. È ancora presente in alcune etichette più datate e indica lo stesso prodotto. |
Dove si trovano effettivamente le impostazioni
La maggior parte dei moduli conserva le proprie impostazioni al proprio interno: l’aspetto del Motore di prenotazione si trova nel Motore di prenotazione, i trattamenti della spa si trovano nella spa. Due insiemi di impostazioni sono condivisi, e sono proprio quelli che gli utenti cercano.
- La struttura stessa. Valuta, fuso orario, formato della data, indirizzo, fotografie, imposte, politiche e tutto il resto si trovano nelle impostazioni della reception. Ogni altro modulo le utilizza, motivo per cui la modifica della valuta non è una decisione che spetta alla reception. La sezione “Dove si trovano le impostazioni” ne illustra la collocazione.
- Le e-mail inviate da Prostay. La casella di posta, i modelli che gli ospiti leggono e il registro delle consegne si trovano inSystem Settings e riguardano le e-mail inviate da ogni modulo. Il modo in cui Prostay invia le e-mail costituisce la mappa di riferimento.
Cosa fare ora
- Accedere e orientarsi nel sistema, per i comandi nella barra superiore e per passare da una struttura all’altra.
- Configurazione di una nuova struttura, qualora la struttura sia nuova e la checklist di configurazione sia ancora visibile.
- I termini utilizzati da Prostay, quali folio, piano tariffario, assegnazione e il resto del vocabolario.