Neuf formulaires servent à vendre quelque chose, et il s’agit en réalité du même formulaire dont certains champs sont masqués. La question intéressante n’est donc pas de savoir comment en remplir un, mais lequel ouvrir.
La seule question qui fait la différence
Demandez ce qui s’est réellement passé, et répondez au passé. Pas ce que vous espérez voir se produire, ni ce qui a été discuté : ce qui est désormais vrai.
- Rien pour l’instant, vous avez proposé un devis : Estimate.
- Ils ont dit oui, mais rien n’est encore facturable : Sales order.
- Ils vous doivent de l’argent : Invoice.
- Ils vous ont payé, à présent, dans son intégralité : Sales receipt.
Ces quatre-là constituent la colonne vertébrale. Les cinq autres servent à annuler l’une d’entre elles, ou à conserver une information jusqu’à ce qu’une facture soit prête.
Les neuf points en un coup d’œil
| Document | Ce que cela signifie | Comptabilisé sur vos comptes |
|---|---|---|
| Devis | Un prix que vous avez proposé, avec une date d'expiration | Non |
| Commande de vente | Travail convenu mais non encore facturable | Non |
| Facture | Sommes qui vous sont dues | Oui |
| Reçu de vente pour la vente | Somme perçue au moment de la vente | Oui |
| Credit note | Une réduction du montant dû par un client | Oui |
| Refund receipt | Somme remboursée | Oui |
| Facturation différée | Un élément à reporter sur une facture ultérieure de facturation | Non |
| Crédit différé | Une réduction promise sur une facture future | Non |
| Relevé | Un résumé des documents déjà existants | Non |
Devis : un prix assorti d'une date d'expiration
Un devis est une offre de prix. Ce qui le caractérise, c’est l’ Expiration date: un prix proposé en août pour une conférence prévue en septembre ne peut pas rester valable indéfiniment, et une offre de prix assortie d’une date d’expiration constitue la différence entre une position de négociation et un otage.
Elle n’a pas de date d’échéance, car rien n’est encore dû, et l’ Termsà côté de la date d’expiration ne constitue qu’une note indiquant sur quoi la facture éventuelle sera établie. Ce qu’elle possède à la place d’une date d’échéance, c’est un statut, et ce statut est la raison pour laquelle il convient d’établir les devis dans ce module plutôt que dans un traitement de texte.
Cinq statuts, qui répondent à différentes questions :
- « Pending », « En cours chez le client », « Pas encore de réponse ». Il s’agit là de votre pipeline.
- « Accepted » : le client a donné son accord. Une action doit désormais être entreprise.
- « Rejected » : le client a refusé.
- Expired : la date d’expiration est dépassée sans réponse. Personne ne définit ce statut ; il est déterminé automatiquement à partir de la date.
- Converted, cela est devenu une facture. C’est le seul statut qui signifie qu’une somme est désormais due.
Create invoice C’est le devis qui effectue la conversion, en copiant les lignes. Vous pouvez également procéder dans l’autre sens, en ouvrant une nouvelle facture et en y intégrant le devis à partir du panneau « Ajouter à la facture », ce qui est préférable lorsqu’une seule facture couvre plusieurs éléments.
Commande de vente : travail que vous avez accepté d’effectuer
Une commande client se situe entre l’accord et la facture. Le client a donné son accord, le travail n’a pas encore été effectué et rien ne doit encore apparaître dans votre comptabilité. C’est le document idéal pour une réservation de groupe confirmée en mars pour octobre : le montant est connu, l’engagement est réel et il n’y a rien à facturer pendant sept mois.
Il comporte des conditions de paiement et une date d’échéance, ce qui permet à la facture finale de savoir quand elle deviendra exigible, et son statut de commande est «Open» ou «Closed». «Closed» signifie qu’elle a été facturée, en totalité ou en partie.
Facture : une note de paiement
Une facture est le seul document qui indique « vous nous devez cette somme ». Elle génère une créance, ce qui explique pourquoi le total de toutes les factures impayées correspond exactement à ce qu' Accounts Receivableindique dans votre Plan comptable, et pourquoi l'émission d'une facture fait évoluer vos revenus du mois.
C’est également le document dont la date d’échéance a une réelle signification. C’est cette date qui détermine si une facture est en retard de paiement, qui déclenche l’affichage de la carte « en retard » et des badges rouges dans All Sales, et qui sert de base à l’ établissement de vos relevés.
Tième de vente : argent déjà encaissé
Un ticket de caisse regroupe la vente et son paiement en un seul document. Il enregistre les recettes et l’argent perçu au même moment ; il n’y a donc jamais de créance ni rien à recouvrer : son solde dû est de 0,00 USD dès l’instant où il est enregistré.
Les trois champs qui manquent à la facture sont justement essentiels : « Payment method», « Deposit to », qui indiquent le compte sur lequel l’argent a été versé, et « Ref no. » pour la référence de la carte ou du virement . C’est en renseignant correctement ces « Deposit to » que vous rendrez possible votre rapprochement bancaire ultérieur.
Les cas courants dans le secteur hôtelier
Trois situations représentent la majeure partie des choix :
- Un compte d’entreprise avec facturation mensuelle. Une facture, systématiquement. Ces clients ont des conditions de paiement, ils paient à terme échu, et la créance est l’élément essentiel.
- Un client de passage qui réserve une salle de réception en espèces. Un ticket de caisse. L’argent est entre vos mains ; une facture créerait une dette déjà réglée et nécessiterait alors un paiement pour la solder.
- Un mariage avec un acompte versé immédiatement et le solde réglé ultérieurement. Une facture pour l’ acompte, une facture pour le solde, et utilisez la fonction « Encaissement » pour chacune d’elles au fur et à mesure que l’argent est encaissé. Deux factures, car chacune a sa propre date d’échéance et chacune peut faire l’objet d’un relance séparée.
Note de crédit : réduire le montant dû
Une note de crédit est une facture négative. Elle réduit le montant dû par un client, retire le produit de vos comptes et diminue d’autant le solde des comptes clients. Utilisez-la lorsque vous avez facturé quelque chose que vous n’auriez pas dû : une nuit d’hôtel non passée, un participant qui s’est désisté, un tarif appliqué à un niveau erroné.
Elle n'implique aucun mouvement d'argent. Elle reste enregistrée en crédit sur le compte jusqu'à ce qu'un paiement la compense, ce qui est pris en charge lors de l'encaissement. Celle illustrée s'élève à 207,90 USD et a déjà été imputée sur la facture INV-2026-0022.
Reçu de remboursement : sortie d’argent
Un reçu de remboursement est le pendant d’un ticket de caisse : l’argent sort, enregistré au moment où il sort. Le champ qui le distingue d’une note de crédit est « Refund from», qui indique le compte d’où provient l’argent.
Prélèvements différés et crédits différés
Ces deux éléments constituent des notes destinées à votre « vous-même futur » ; ils forment le duo le moins utilisé mais le plus utile du module. Une facturation différée correspond à une somme qu’un client vous devra mais que vous ne facturez pas aujourd’hui : par exemple, deux transferts aéroport le mardi pour un compte que vous facturez en fin de mois. Un crédit différé est la même chose en sens inverse : une réduction que vous vous êtes engagé à appliquer sur sa prochaine facture.
Aucune de ces deux options n’entraîne de comptabilisation. Une « charge différée » n’a ni date d’échéance ni conditions, car rien n’est dû ; elle reste simplement en attente, marquée « Unbilled », et apparaît dans le panneau « Add to invoice » chaque fois que vous établissez une facture pour ce client. Lorsqu’ elle est intégrée à une facture, elle devient « Billed ».
Ce sont également les deux documents qui permettent d’éviter les oublis. La fiche « Unbilled income» (Factures en attente) dans All Sales comptabilise précisément ces éléments, ce qui fait que la question « Qu’avons-nous fait ce mois-ci sans l’avoir facturé ? » se résume à un chiffre sur un écran plutôt qu’à une conversation.
Comment ils s’enchaînent
Les documents sont conçus pour s’alimenter les uns les autres, et la séquence habituelle pour une opération au sein du groupe se déroule ainsi :
- Estimate, devis établi et envoyé. Rien n’apparaît dans votre comptabilité.
- Le client accepte. Le devis est marqué comme « Accepted », et si la date est lointaine, il devient une « sales order ».
- Des suppléments surviennent en cours de route. Chacun d’entre eux devient une « delayed charge».
- L’événement a lieu. Un «invoice », avec le devis et les frais de retard récupérés depuis le panneau «Add to invoice ». Il figure désormais dans votre comptabilité et le compte à rebours jusqu’à la date d’échéance commence.
- L’argent arrive. Un «Receive Payment» est enregistré en contrepartie de la facture.
- Un problème est survenu. Un «credit note » si le montant de la facture est réduit, un «refund receipt » si l’argent est remboursé.
Chaque étape après la première est plus rapide, car celle qui la précède existe déjà. C’est là l’argument en faveur de la création des Documents qui ne génèrent aucune écriture comptable : ils ne prennent qu’une minute chacun et permettent d’éviter de devoir retaper les informations, ainsi que les omissions, à la fin.
Relevé : ce n’est pas un document concernant une vente
Un relevé fait figure d’exception. Il ne concerne pas du tout une vente : il s’agit d’un résumé des documents dont dispose déjà un client, envoyé à titre de rappel. Il ne crée rien, ne modifie rien et n’enregistre rien, et s’inscrit dans le cadre des autres démarches de relance visant à obtenir le paiement.
Prochaine étape
Les documents ont été émis, mais l’argent n’est toujours pas encaissé. La réception des paiements, l’application des avoirs et l’envoi des relevés feront l’objet de l’article suivant, et la recherche ultérieure de l’un de ces documents sera abordée dans celui d’après.