Hay nueve formularios destinados a la venta, y todos ellos son el mismo formulario con distintos campos ocultos. Por lo tanto, la cuestión interesante no es cómo rellenar uno de ellos, sino cuál abrir.
La única pregunta que lo decide
Pregunte qué ha sucedido realmente y responda en tiempo pasado. No lo que espera que suceda, ni lo que se ha debatido: lo que es cierto en este momento.
- Aún no hay nada, ha facilitado un presupuesto: Estimate.
- Han dado su visto bueno, pero aún no hay nada facturable: Sales order.
- Le deben dinero: Invoice.
- Le han pagado ya, en su totalidad: Sales receipt.
Esas cuatro son la columna vertebral. Las otras cinco existen para anular una de ellas o para retener algo hasta que la factura esté lista.
Los nueve de un vistazo
| Documento | Qué significa | Se contabiliza en sus cuentas |
|---|---|---|
| Presupuesto | Un precio que ha ofrecido, con una fecha de caducidad | No |
| Pedido de venta | Trabajo acordado pero aún no facturable | No |
| Factura | Importe que se le adeuda | Sí |
| Recibo de venta de venta | Dinero cobrado en el momento de la venta | Sí |
| Credit note | Una reducción en lo que debe un cliente | Sí |
| Refund receipt | Dinero devuelto | Sí |
| Cobro aplazado | Algo que se incluirá en una factura futura de facturación | No |
| Abono aplazado | Una reducción prometida en una futura factura de facturación | No |
| Exposición | Un resumen de documentos que ya existen | No |
Presupuesto: un precio con fecha de caducidad
Un presupuesto es una cotización. El aspecto que lo define como tal es « Expiration date»: un precio para una conferencia en septiembre cotizado en agosto no puede permanecer abierto indefinidamente, y una cotización con una fecha de caducidad establecida marca la diferencia entre una posición negociadora y un rehén.
No tiene fecha de vencimiento, ya que aún no se adeuda nada, y el « Terms» junto a la fecha de caducidad es solo una nota sobre en qué se basará la eventual factura. Lo que tiene en lugar de una fecha de vencimiento es un estado, y el estado es la razón para elaborar presupuestos en este módulo en lugar de en un procesador de textos.
Cinco estados que responden a diferentes preguntas:
- Pending: se ha enviado al cliente, aún no hay respuesta. Esta es su cartera de proyectos.
- «Accepted»: han dado su visto bueno. Ahora debería producirse algún avance.
- Rejected: han dicho que no.
- Expired: ha vencido el plazo sin que se haya recibido respuesta. Nadie lo establece; se calcula a partir de la fecha.
- Converted, se ha convertido en una factura. Este es el único estado que implica que ahora se adeuda dinero.
Create invoice El presupuesto realiza la conversión, copiando las líneas. También puede hacerlo desde el otro extremo, abriendo una nueva factura e incorporando el presupuesto desde el panel «Añadir a la factura», lo cual es la mejor práctica cuando una sola factura abarca más de un concepto.
Pedido de venta: trabajo que se ha comprometido a realizar
Un pedido de venta se sitúa entre el «sí» y la factura. El cliente ha dado su conformidad, el trabajo aún no se ha realizado y todavía no debería aparecer nada en su contabilidad. Es el documento adecuado para una reserva de grupo confirmada en marzo para octubre: el importe es conocido, el compromiso es real y no hay nada que facturar hasta dentro de siete meses.
Incluye condiciones y una fecha de vencimiento, lo que permite que la factura final sepa cuándo vencirá, y tiene un estado de pedido «Open» o «Closed». «Closed» significa que se ha facturado, en su totalidad o en parte.
Factura: un recibo
Una factura es el único documento que indica «nos debe esto». Genera una cuentas por cobrar, razón por la cual el total de todas las facturas pendientes de pago es exactamente lo que Accounts Receivableindica en su Catálogo de cuentas, y por lo que emitir una factura modifica sus ingresos del mes.
También es el documento con una fecha de vencimiento que tiene relevancia. Esa fecha es lo que hace que una factura esté vencida, lo que activa la tarjeta de vencimiento y las marcas rojas en All Sales, y lo que conforma sus extractos.
Recibo de venta: dinero ya cobrado
Un recibo de venta es una venta y su pago en un solo documento. Registra los ingresos y el dinero que se recibe en el mismo momento, por lo que nunca hay una cuenta por cobrar ni nada que haya que reclamar: su saldo pendiente es de 0,00 USD desde el instante en que se guarda.
Los tres campos que no tiene la factura son precisamente la clave: « Payment method», «Deposit to», que indica la cuenta en la que ha ingresado el dinero, y «Ref no.», correspondiente a la referencia de la tarjeta o de la transferencia . Introducir correctamente «Deposit to» es lo que hace posible su conciliación bancaria posterior.
Los casos habituales en los hoteles
Hay tres situaciones que explican la mayor parte de las decisiones:
- Una cuenta corporativa con facturación mensual. Factura, siempre. Tienen condiciones de pago, pagan a plazo vencido y lo importante es la cuenta por cobrar.
- Un cliente sin reserva previa que contrata un salón de actos en efectivo. Recibo de venta. El dinero está en sus manos; una factura crearía una deuda que ya está saldada y que, por lo tanto, necesitaría un pago para liquidarla.
- Una boda con un anticipo ahora y el saldo más adelante. Factura para el anticipo, factura para el saldo, y utilice «Recibir pago» para cada uno a medida que llegue el dinero. Dos facturas, porque cada una tiene su propia fecha de vencimiento y cada una puede ser reclamada por separado.
Nota de crédito: reducir lo que se le debe
Una nota de crédito es una factura negativa. Reduce lo que le debe un cliente, retira los ingresos de sus cuentas y reduce el saldo de la cuenta de clientes con ello. Utilícela cuando haya facturado algo que no debería haber facturado: una noche de alojamiento no disfrutada, un delegado que se ha dado de baja, una tarifa aplicada de forma errónea.
No supone ningún movimiento de dinero. Queda como un crédito en la cuenta hasta que un pago lo compense, lo cual se cubre con el cobro. La que aparece en la imagen es por 207,90 USD y ya se ha aplicado contra la factura INV-2026-0022.
Recibo de reembolso: dinero que sale de la cuenta
Un recibo de reembolso es el reflejo de un recibo de venta: el dinero que sale, registrado en el momento en que se produce la salida. El campo que lo distingue de una nota de crédito es « Refund from», que indica la cuenta de la que sale el dinero.
Cargos aplazados y abonos aplazados
Ambas son notas para su yo futuro, y constituyen el par menos utilizado y más útil del módulo. Un cargo diferido es algo que un cliente le deberá y que no le está facturando hoy: dos traslados al aeropuerto el martes para una cuenta a la que factura a final de mes. Un crédito aplazado es lo mismo pero a la inversa: una reducción que ha prometido aplicar a su próxima factura.
Ninguno de ellos se contabiliza. Un cargo diferido no tiene fecha de vencimiento ni condiciones, ya que no hay nada pendiente de pago; simplemente permanece ahí, marcado como «Unbilled», y aparece en el panel «Add to invoice» cada vez que emite una factura para ese cliente. Cuando se incluye en una factura, pasa a ser «Billed».
Además, son los dos documentos que evitan que se olviden cosas. La ficha « Unbilled income» en All Sales contabiliza precisamente estos, lo que convierte la pregunta «¿qué hemos hecho este mes y aún no hemos facturado?» en una cifra en una pantalla, en lugar de en una conversación.
Cómo se encadenan entre sí
Los documentos están diseñados para alimentarse mutuamente, y la secuencia habitual para un proyecto del grupo es la siguiente:
- Estimate, presupuestado y enviado. No figura nada en su contabilidad.
- El cliente acepta. El presupuesto se marca como «Accepted» y, si la fecha está muy lejos, se convierte en un «sales order».
- Surgen extras por el camino. Cada uno de ellos se convierte en un « delayed charge».
- Se celebra el evento. Un «invoice», con el presupuesto y los cargos por demora extraídos del panel «Add to invoice». Ahora figura en su contabilidad y comienza a correr el plazo de vencimiento.
- Llega el dinero. Se crea un «Receive Payment» contra la factura.
- Algo ha fallado. Un «credit note» si la factura se reduce, un «refund receipt» si se devuelve el dinero.
Cada paso a partir del primero es más rápido porque el paso anterior ya existe. Ese es el argumento a favor de crear los Documentos que no contabilizan nada: cuestan un minuto cada uno y ahorran tener que volver a teclear, así como las omisiones, al final.
Extracto: no es un documento sobre una venta
Un extracto es el caso atípico. No se refiere en absoluto a una venta: es un resumen de los documentos que el cliente ya tiene, enviado a modo de recordatorio. No crea nada, no cambia nada ni contabiliza nada, y forma parte del resto del trabajo de «perseguir a la gente para que pague» con el fin de cobrar.
Próximos pasos
Los documentos se han emitido, pero el dinero aún no ha entrado en la empresa. Recibirlo, aplicar los abonos y enviar los extractos es el tema del próximo artículo, y volver a localizar cualquiera de estos documentos posteriormente es el tema del siguiente.