Prostay Comptabilité est un ensemble de livres comptables. Vous émettez des factures à l’intention des entreprises et des agences, vous enregistrez vos dépenses auprès des fournisseurs, vous assurez le suivi des créances et des dettes de part et d’autre, et vous gérez l’ensemble selon un Plan comptable. Il s’agit d’un système de comptabilité qui, par la suite, s’intègre à un système hôtelier.
À quoi sert ce module ?
Quatre fonctions, et toutes les opérations proposées relèvent de l’une d’entre elles.
- Facturation. Factures, devis, tickets de caisse, notes de crédit et relevés, adressés à vos clients : vous les gérez ici.
- Dépenses. Dépenses, factures, chèques, bons de commande et avoirs fournisseurs, enregistrés par fournisseur : vous les gérez ici.
- Tenue de la comptabilité. Le plan comptable, les comptes bancaires, les Immobilisations et les règles qui permettent de classer les opérations bancaires.
- Connaître votre situation. Le Tableau de bord , l’ancienneté des créances et des dettes, et ce que chaque client vous doit.
La comptabilité et le PMS sont des systèmes distincts
C’est la première chose à comprendre, car presque tout le monde s’attend au contraire.
Aucune donnée ne transite du Système de gestion de la propriété vers Prostay Comptabilité. Une chambre vendue, une facturation sur le compte de séjour, un article du minibar, un paiement encaissé à la réception, une réservation effectuée via un canal de distribution : rien de tout cela n’arrive ici de lui-même. Le module de comptabilité ne prend en compte que les documents que vous créez en son sein.
Il s’agit là d’une question de fonctionnement technique plutôt que de ce que vous pouvez y consigner. De nombreux établissements souhaitent voir le chiffre d’affaires du mois figurer dans leur grand livre, et pour y parvenir, il faut le comptabiliser : relevez les totaux des rapports de recettes et saisissez-les sous forme de ticket de caisse, à raison d’un par mois, avec une ligne pour chaque compte de recettes. L’établissement de démonstration présenté dans les captures d’écran ci-dessous procède exactement ainsi, ce qui explique pourquoi son compte «Room Revenue» (Chiffre d’affaires) affiche un montant. Rien ne l’a fait automatiquement, et rien ne le fera.
| Ces éléments se ressemblent mais ne sont pas | Ce qui se passe réellement |
|---|---|
| Clients et hôtes | Un client passe la nuit dans une chambre et dispose d’un dossier de séjour. Un client reçoit une facture issue de ce module. Les deux listes sont distinctes et aucune donnée n’est copiée d’une liste à l’autre. |
| Articles et produits | Le catalogue d’articles du PMS correspond à ce que vous vendez à un client et qui figure sur son compte, comme un soin spa ou une bouteille de vin. Les produits comptables sont ce que vous inscrivez sur une ligne de facture. Il s’agit de deux catalogues distincts, sans aucun lien entre eux. |
| Factures de compte et factures comptables | Une facture de compte règle un séjour au moment du départ. Une facture comptable est adressée à une entreprise et attend d’être payée. L’une ne génère pas l’autre. |
| Taxes | Le PMS dispose de ses propres taxes et frais, appliqués aux séjours. La comptabilité dispose de ses propres taux d’imposition, appliqués aux lignes de facture. La configuration de l’un n’entraîne pas celle de l’autre. |
Il n’existe qu’un seul lien entre les deux, et ce sont les Tâches. Voir ci-dessous.
Trois listes, et tout le reste
Le module comporte de nombreux écrans, dont la plupart sont des Documents. Derrière ces derniers se trouvent trois listes sur lesquelles tous les Documents s'appuient, et le fait de bien configurer ces trois listes représente l’essentiel du travail de configuration.
- Le plan comptable. Les catégories dans lesquelles chaque montant est classé. Rien ne peut être enregistré tant que celui-ci ne reflète pas votre façon de gérer votre argent.
- Les clients. Les personnes à qui vous effectuez la facturation.
- Produits et services. Ce qui figure sur une ligne de facture, chacun renvoyant à un compte de produits de la première liste.
Les fournisseurs constituent la quatrième liste, et le principe est identique du côté des achats.
S'y retrouver
Passez à «Prostay Accounting» (Comptabilité) à partir du sélecteur de modules et la barre latérale s'affiche alors en mode comptabilité. Elle comporte cinq groupes qui s'déploient et quatre entrées qui mènent directement à un écran.
| Menu | Contenu |
|---|---|
| Dashboard | « Home », l’écran de présentation et « Cash Flow». |
| Tasks | Une liste de tâches pour l’équipe comptable. Le seul écran permettant d’accéder à un élément du PMS. |
| Transactions | Chart of Accounts, Reconcile et Rules. Malgré le nom du groupe, c’est ici que se trouve la configuration des comptes, et non une liste de vos transactions. |
| Fixed Assets | Le registre des immobilisations et leur amortissement. |
| Sales | Overview, Estimates, Customers, Products & Services, Sales Orderset All Sales. La plupart des opérations de facturation commencent ici. |
| Expenses | Expenses, Purchase orders et Suppliers. |
| Employees | Les fiches des employés et les activités horaires qui leur sont facturées. |
| Taxes | Les taux d’imposition applicables aux lignes de facture. |
| Account & Settings | Cinq écrans de paramétrage. Reportez-vous à la section suivante, car ceux-ci se trouvent en dehors du module. |
Il y a deux choses à savoir concernant ce menu avant de vous lancer à la recherche de quelque chose.
La première est que l’option « Chart of Accounts » (Détails des factures) se trouve sous « Transactions », ce qui n’est pas l’endroit où la plupart des utilisateurs la recherchent. La seconde est que l’option « Purchase orders » (Détails des factures) n’y figure pas toujours : elle disparaît du menu lorsque les bons de commande sont désactivés dans les paramètres des Dépenses, et rien à l’écran n’explique cette absence. Si un collègue peut la voir et que vous ne le pouvez pas, c’est à cause de ce paramètre.
Les paramètres situés en dehors du module
Les cinq entrées sous « Account & Settings » se comportent différemment de tout le reste du menu : elles ouvrent des écrans qui se situent entièrement en dehors de la zone comptable, de sorte que l’adresse dans votre navigateur cesse d’indiquer « accounting » et que la page qui les entoure change.
| Écran | Ce qu’elle contrôle |
|---|---|
| Company | Les détails qui s’impriment sur vos documents. |
| Sale | Paramètres par défaut pour chaque document de vente, y compris les conditions de facturation qui déterminent les dates d’échéance. |
| Expense | Paramètres par défaut pour les achats, y compris l’existence ou non de bons de commande. |
| Time | La manière dont les activités sont enregistrées et facturées. |
| Advance | Les formats de date et de nombre, ainsi que l’exercice comptable. |
Utilisez la barre latérale pour y accéder plutôt que de les ajouter à vos favoris, car depuis ces écrans, le seul moyen de revenir à la comptabilité est le sélecteur de module.
Pourquoi chaque chiffre apparaît deux fois
Prostay Comptabilité fonctionne selon le principe de la double entrée, ce qui mérite une explication de trente secondes car cela rend le reste du module évident.
Chaque document que vous enregistrez transfère de l’argent entre deux comptes plutôt que de l’ enregistrer sur un seul. Émettre une facture de 500 ne se résume pas à enregistrer 500 de recettes : cela signifie qu’un client vous doit 500 et que vous avez perçu 500, au même moment. Lorsqu’il paie, le système enregistre que votre solde bancaire a augmenté de 500 et qu’il vous doit désormais 500 de moins. L’argent n’est jamais créé ni détruit, il est simplement transféré.
Il en découle deux conséquences, qui vous font toutes deux gagner du temps par la suite.
La première est que tout solde peut être justifié. Cliquez sur un solde dans le Plan comptable et vous obtiendrez toutes les écritures qui l’ont généré, chacune pouvant être rattachée à un Document. Rien ne vient de nulle part.
La seconde est que le compte que vous sélectionnez sur une ligne a plus d’importance qu’il n’y paraît sur le moment. Il n’y a pas d’étape distincte ultérieure au cours de laquelle la classification comptable est vérifiée. Ce que vous sélectionnez sur la ligne correspond à la destination de l’argent.
La barre des favoris
L’écran d’accueil de la comptabilité s’ouvre sur une rangée de raccourcis vers les actions que vous effectuez le plus souvent : créer une facture, encaisser un paiement, enregistrer une dépense, etc. Vingt actions sont disponibles et vous pouvez en épingler jusqu’à dix.
Tant que vous n’avez pas fait votre choix, Prostay affiche une sélection par défaut. Il est utile de définir ces raccourcis dès le début, car ils constituent le chemin le plus rapide vers les huit ou neuf formulaires auxquels vous accéderiez sinon via deux niveaux de menu. Tout ce qui figure sur cette barre est accessible par d’autres moyens ; rien n’y est exclusif.
Les tâches, le seul point de convergence entre les deux systèmes
Tasks est une liste de tâches pour l’équipe comptable : relancer cette facture, vérifier ce relevé fournisseur, déposer la déclaration trimestrielle. Les tâches comportent un responsable, une date d’échéance et des pièces jointes.
C’est également le seul véritable lien de ce module avec le reste de Prostay. Une tâche peut être «Link Reservation » (liée à une réservation), ce qui la relie à une réservation dans le PMS. Cela s’avère utile précisément dans le cas où les deux systèmes ne peuvent autrement pas s’entraider : une réservation d’entreprise qui sera facturée ultérieurement, où quelqu’un doit penser à établir la facture une fois que le groupe est parti.
Ce lien est une référence, et non un mécanisme. Il ne transfère pas les frais de la réservation vers une facture et ne transmet aucune information au PMS.
Ce que ce module ne contient pas
Bon à savoir dès le départ, afin que vous ne le recherchiez pas.
- Écritures comptables manuelles. Aucun écran ne vous permet d’en passer une directement. Chaque écriture dans les livres comptables est une conséquence d’un document ; par conséquent, pour corriger quelque chose, il faut corriger ou annuler le document qui l’a générée.
- Une connexion bancaire. Rien ne se connecte à votre banque. Les opérations bancaires sont saisies ou importées par vos soins, et le rapprochement consiste en une comparaison manuelle.
- Multidevise. Le PMS prend en charge plusieurs monnaies. La comptabilité utilise une seule monnaie, celle de l’Établissement, sur chaque document. Un fournisseur qui vous facture dans une autre monnaie doit être converti avant que le montant ne soit saisi.
- Paie. Ici, les employés sont des fiches comportant des notes et des heures facturables. Il n’y a ni cycle de paie, ni fiche de paie, ni retenue à la source.
- Clôture de période. Rien ne verrouille un mois ou une année ; ainsi, un document relevant d’une période pour laquelle vous avez déjà établi un rapport peut toujours être modifié. Convenez d’une date butoir avec la personne qui s’occupe de votre comptabilité, car le système n’en imposera pas.
Qui peut y accéder ?
Toute personne capable de se connecter et d’accéder au module. Le tableau des rôles et des autorisations couvre les Réservations, le Service de chambre, le Gestionnaire de canal, les Paramètres système d’Booking Engine, , etc., mais il ne comporte pas de section comptabilité ; il n’y a donc pas d’autorisation à accorder ou à refuser, ni de rôle comptable en lecture seule.
Que faut-il configurer, et dans quel ordre ?
Les dépendances sont réelles : chacune de ces étapes nécessite celle qui la précède.
- Parcourez le Plan comptable et adaptez-le à la manière dont vous souhaitez présenter vos recettes et vos charges. Tout le reste en dépend.
- Ajoutez vos clients, c’est-à-dire les entreprises et agences que vous facturez, et non vos clients.
- Créez le catalogue de produits et services, en associant chaque élément à l’un de vos comptes de recettes.
- Définissez vos paramètres par défaut sous «Account & Settings», en particulier les conditions de facturation sur l’écran «Sale», car celles-ci déterminent toutes les dates d’échéance.
- Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez commencer à établir des documents.
Procéder dans un autre ordre est possible, mais cela vous fera perdre du temps par la suite : les factures émises avant que le Plan comptable ne soit correct sont affectées à des comptes que vous souhaiterez modifier, et changer le type d’un compte après l’avoir utilisé modifie l’historique que vous avez déjà intégré dans vos rapports.