Nove moduli servono a vendere qualcosa, e si tratta dello stesso modulo con campi nascosti diversi. Pertanto, la domanda interessante non è come compilarne uno, bensì quale aprire.
L’unica domanda che fa la differenza
Chieda cosa sia effettivamente accaduto e risponda al passato. Non ciò che spera accada, né ciò di cui si è discusso: ciò che è vero ora.
- Ancora nulla, ha indicato un prezzo: Estimate.
- Hanno detto di sì, ma non c’è ancora nulla da fatturare: Sales order.
- Le devono dei soldi: Invoice.
- Vi hanno pagato, ora, per intero: Sales receipt.
Questi quattro costituiscono la struttura portante. Gli altri cinque servono a annullare uno di essi o a tenere in sospeso qualcosa fino a quando non sarà pronta la relativa fattura.
Le nove caratteristiche in sintesi
| Documento | Cosa significa | Registrazioni nei Suoi conti |
|---|---|---|
| Preventivo | Un prezzo da Lei offerto, con la data di scadenza | No |
| Ordine di vendita | Lavoro concordato ma non ancora fatturabile | No |
| Fattura | Somma a Lei dovuta | Sì |
| Scontrino di vendita per la vendita | Somma incassata al momento della Vendita | Sì |
| Credit note | Una riduzione dell’importo dovuto dal cliente | Sì |
| Refund receipt | Somma restituita | Sì |
| Addebito posticipato | Una voce da inserire in una fattura futura | No |
| Accredito differito | Una riduzione promessa su una fattura futura | No |
| Riepilogo | Un riepilogo dei documenti già esistenti | No |
Preventivo: un prezzo con una data di scadenza
Un preventivo è un'offerta. Ciò che lo definisce come tale è la Expiration datee: un prezzo per una conferenza di settembre indicato in agosto non può rimanere valido per sempre, e un'offerta con una scadenza specificata rappresenta la differenza tra una posizione negoziale e un ostaggio.
Non ha una data di scadenza, poiché non è ancora dovuto alcun importo, e l’ Termse accanto alla data di scadenza è solo un’indicazione su cui verrà emessa l’eventuale fattura. Ciò che ha al posto di una data di scadenza è uno stato, e lo stato è il motivo per cui è preferibile redigere i preventivi in questo modulo piuttosto che in un elaboratore di testi.
Cinque stati, che rispondono a domande diverse:
- Pending, inviata al cliente, nessuna risposta ancora. Questa è la Sua pipeline.
- Accepted: hanno accettato. Ora dovrebbe succedere qualcosa.
- Rejected: hanno risposto negativamente.
- Expired: la data di scadenza è trascorsa senza alcuna risposta. Nessuno imposta questo stato; viene calcolato automaticamente in base alla data.
- Converted, è diventata una fattura. Questo è l’unico stato che indica che il pagamento è ora dovuto.
Create invoice Il sistema effettua la conversione dal preventivo, copiando le righe. È possibile procedere anche in senso inverso, aprendo una nuova fattura e importando il preventivo dal pannello "Aggiungi alla fattura", il che rappresenta la prassi più consigliabile quando una singola fattura copre più di una voce.
Ordine di vendita: lavoro che ha accettato di svolgere
Un ordine di vendita si colloca tra l’accettazione e la fattura. Il cliente ha accettato, il lavoro non è stato ancora eseguito e nulla dovrebbe ancora figurare nella Sua contabilità. È il documento appropriato per una prenotazione di gruppo confermata a marzo per ottobre: il valore è noto, l’impegno è reale e non vi è nulla da fatturare per sette mesi.
Contiene i termini di pagamento e una data di scadenza, grazie ai quali la fattura definitiva saprà quando sarà esigibile, e presenta uno stato dell’ordine “Open” o “Closed”. “Closed” significa che è stata fatturata, per intero o in parte.
Fattura: un documento di addebito
Una fattura è l’unico documento che attesta: «ci deve questa somma». Essa genera un credito, motivo per cui il totale di ogni fattura non pagata corrisponde esattamente a quanto indicato da Accounts Receivablenel Suo piano dei conti, e motivo per cui l’emissione di una fattura incide sul Suo reddito mensile.
È inoltre il documento dotato di una data di scadenza che ha un significato concreto. Tale data è ciò che rende una fattura scaduta, ciò che attiva il segnalino di scadenza e i contrassegni rossi in All Sales, e ciò su cui si basano i Suoi estratti conto.
Scontrino di vendita: denaro già incassato
Una ricevuta di vendita rappresenta la vendita e il relativo pagamento in un unico documento. Registra il ricavo e il denaro in entrata nello stesso momento, pertanto non sussiste mai un credito né vi è mai nulla da sollecitare: il suo saldo dovuto è pari a 0,00 USD dal momento stesso in cui viene salvata.
I tre campi che la fattura non possiede sono proprio il punto cruciale: Payment method, Deposit to, che indicano il conto su cui è stato versato il denaro, e Ref no. per il numero di riferimento della carta o del bonifico . Inserire correttamente Deposit to è ciò che renderà possibile in seguito la riconciliazione bancaria.
I casi più comuni relativi agli hotel
Tre situazioni rappresentano la maggior parte delle scelte:
- Un conto aziendale con fatturazione mensile. Fattura, sempre. Essi hanno termini di pagamento, pagano a posteriori e il credito è l’elemento fondamentale.
- Un cliente occasionale che acquista una sala per eventi in contanti. Ricevuta di vendita. Il denaro è nelle Sue mani; una fattura creerebbe un debito già estinto e richiederebbe quindi un pagamento per estinguere tale debito.
- Un matrimonio con un acconto versato subito e il saldo in un secondo momento. Fattura per l’ acconto, fattura per il saldo e utilizzo della funzione “Ricevi pagamento” per ciascuna man mano che il denaro viene versato. Due fatture, poiché ciascuna ha una propria data di scadenza e ciascuna può essere sollecitata separatamente.
Nota di credito: riduzione dell’importo dovuto
Una nota di credito è una fattura negativa. Riduce l’importo dovuto da un cliente, ritira il ricavo dai Suoi conti e riduce di conseguenza il saldo dei crediti commerciali. La utilizzi quando ha fatturato qualcosa che non avrebbe dovuto: un pernottamento non fruito, un partecipante che si è ritirato, una tariffa applicata in modo errato.
Non comporta alcun movimento di denaro. Rimane come credito a fronte del conto fino a quando un pagamento non la utilizza, il che viene coperto dal pagamento ricevuto. Quella nell’immagine è di 207,90 USD ed è già stata applicata a fronte della fattura INV-2026-0022.
Ricevuta di rimborso: denaro in uscita
Una ricevuta di rimborso è l’opposto di una ricevuta di vendita: denaro in uscita, registrato nel momento stesso in cui viene prelevato. Il campo che la distingue da una nota di credito è « Refund from», che indica il conto da cui proviene il denaro.
Addebiti e accrediti differiti
Queste due voci sono promemoria per il Suo “io futuro” e costituiscono la coppia meno utilizzata ma più utile del modulo. Un addebito differito è un importo che un cliente vi dovrà e che non state fatturando oggi: due trasferimenti aeroportuali di martedì per un conto che fatturate alla fine del mese. Un credito differito è la stessa cosa al contrario: una riduzione che ha promesso di applicare alla loro prossima fattura.
Nessuna delle due genera alcuna registrazione contabile. Un “addebito differito” non ha né data di scadenza né condizioni, poiché non vi è alcun importo da pagare; rimane semplicemente in sospeso, contrassegnato come “Unbilled”, e compare nel pannello “Add to invoice” ogni volta che emette una fattura per quel cliente. Quando viene trasferito su una fattura, diventa “Billed”.
Sono inoltre i due documenti che impediscono che qualcosa venga dimenticato. La scheda “ Unbilled income” in All Sales ne tiene conto esattamente, il che trasforma la domanda “cosa abbiamo fatto questo mese e non abbiamo ancora fatturato?” in un numero su uno schermo piuttosto che in una conversazione.
Come si collegano tra loro
I documenti sono progettati per alimentarsi a vicenda, e la sequenza usuale per un’ attività di gruppo è la seguente:
- Estimate, preventivato e inviato. Nulla in contabilità.
- Il cliente accetta. Il preventivo viene contrassegnato come Accepted e, se la data è lontana, diventa un sales order.
- Nel corso del processo si verificano delle spese aggiuntive. Ciascuna di esse diventa un « delayed charge».
- L’evento si verifica. Un “invoice”, con il preventivo e gli addebiti posticipati importati dal pannello “Add to invoice”. Ora è presente nella Sua contabilità e inizia a scorrere il tempo fino alla data di scadenza.
- Il pagamento viene ricevuto. Un «Receive Payment» a fronte della fattura.
- Si è verificato un errore. Un evento credit note se l’importo della fattura viene ridotto, un evento refund receipt se il denaro viene restituito.
Ogni passaggio successivo al primo è più rapido perché quello precedente è già stato completato. Questo è il motivo per cui è opportuno creare i Documenti che non generano alcuna registrazione contabile: costano un minuto ciascuno e consentono di evitare di dover digitare nuovamente i dati e di incorrere in omissioni alla fine.
Riepilogo: non è un documento relativo a una singola vendita
Un estratto conto è l’eccezione. Non riguarda affatto una vendita: è un riepilogo dei documenti che un cliente possiede già, inviato a titolo di promemoria. Non crea nulla, non modifica nulla e non registra nulla, ed è incluso nel resto del lavoro di sollecito per ottenere il pagamento.
Qual è il passo successivo
I documenti sono stati emessi, ma il denaro non è ancora entrato in cassa. Riceverlo, applicare gli accrediti e inviare gli estratti conto è l’argomento del prossimo articolo, mentre ritrovare uno qualsiasi di questi documenti in un secondo momento sarà l’argomento di quello successivo.