Neun Formulare dienen dem Verkauf, und es handelt sich um dasselbe Formular mit unterschiedlichen, ausgeblendeten Feldern. Die interessante Frage ist also nicht, wie man eines ausfüllt, sondern welches man öffnen soll.
Die eine Frage, die darüber entscheidet
Fragen Sie, was tatsächlich geschehen ist, und antworten Sie im Präteritum. Nicht, was Sie sich erhoffen, nicht, was besprochen wurde: Was ist nun wahr?
- Noch nichts, Sie haben einen Preis genannt: Estimate.
- Sie haben zugestimmt, aber es ist noch nichts abrechnungsfähig: Sales order.
- Sie schulden Ihnen Geld: Invoice.
- Sie haben Sie nun vollständig bezahlt: „Sales receipt“.
Diese vier bilden das Grundgerüst. Die anderen fünf dienen dazu, einen dieser Punkte rückgängig zu machen oder etwas zurückzuhalten, bis eine Rechnung dafür fertig ist.
Die neun auf einen Blick
| Dokument | Was es bedeutet | Buchungen auf Ihre Konten |
|---|---|---|
| Kostenvoranschlag | Ein von Ihnen unterbreitetes Preisangebot mit einem Ablaufdatum | Nein |
| Verkaufsauftrag | Vereinbarte, aber noch nicht abrechnungsfähige Leistung | Nein |
| Rechnung | Ihnen zustehende Forderungen | Ja |
| Verkaufsbeleg | Zum Zeitpunkt des Verkaufs eingenommenes Geld | Ja |
| Credit note | Eine Reduzierung des vom Kunden geschuldeten Betrags | Ja |
| Refund receipt | Zurückgezahltes Geld | Ja |
| Aufgeschobene Belastung | Ein Posten, der auf einer zukünftigen Rechnung ausgewiesen wird | Nein |
| Nachträgliche Gutschrift | Eine für eine zukünftige Rechnung zugesagte Ermäßigung | Nein |
| Erklärung | Eine Zusammenfassung bereits vorhandener Dokumente | Nein |
Kostenvoranschlag: ein Preis mit einem Ablaufdatum
Ein Kostenvoranschlag ist ein Angebot. Das entscheidende Merkmal dafür ist „ Expiration date“: Ein Preis für eine Konferenz im September, der im August angeboten wird, kann nicht unbegrenzt gültig bleiben, und ein Angebot mit einem festgelegten Ablaufdatum ist der Unterschied zwischen einer Verhandlungsposition und einer Geiselnahme.
Es hat kein Fälligkeitsdatum, da noch keine Zahlung fällig ist, und die „ Terms“ neben dem Ablaufdatum sind lediglich ein Vermerk darüber, wofür die spätere Rechnung ausgestellt wird. Anstelle eines Fälligkeitsdatums verfügt es über einen Status, und dieser Status ist der Grund dafür, Kostenvoranschläge in diesem Modul statt in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen.
Fünf Status, die jeweils unterschiedliche Fragen beantworten:
- „Pending“, „beim Kunden“, „noch keine Antwort“. Dies ist Ihre Pipeline.
- „Accepted“ – der Kunde hat zugestimmt. Nun sollte etwas geschehen.
- Rejected: Der Kunde hat abgelehnt.
- Expired: Das Ablaufdatum ist verstrichen, ohne dass eine Antwort vorliegt. Dieser Status wird nicht manuell gesetzt, sondern automatisch anhand des Datums ermittelt.
- Converted: Es wurde eine Rechnung daraus. Dies ist der einzige Status, der bedeutet, dass nun eine Zahlung fällig ist.
Create invoice Das Programm führt die Umwandlung anhand des Kostenvoranschlags durch und kopiert die Positionen dorthin. Sie können dies auch umgekehrt tun, indem Sie eine neue Rechnung eröffnen und den Kostenvoranschlag über das Fenster „Zur Rechnung hinzufügen“ einfügen; dies ist die empfehlenswertere Vorgehensweise, wenn eine einzelne Rechnung mehrere Posten umfasst.
Verkaufsauftrag: Arbeiten, zu deren Ausführung Sie sich verpflichtet haben
Ein Kundenauftrag liegt zwischen der Zusage und der Rechnung. Der Kunde hat zugestimmt, die Leistung wurde noch nicht erbracht, und in Ihrer Buchhaltung sollte noch nichts erscheinen. Es ist das richtige Dokument für eine im März bestätigte Gruppenbuchung für Oktober: Der Wert ist bekannt, die Verpflichtung ist echt, und sieben Monate lang gibt es nichts zu fakturieren.
Er enthält Zahlungsbedingungen und ein Fälligkeitsdatum, wodurch die spätere Rechnung weiß, wann sie fällig wird, und er hat den Auftragsstatus „Open“ oder „Closed“. „Closed“ bedeutet, dass er ganz oder teilweise in Rechnung gestellt wurde.
Rechnung: eine Abrechnung
Eine Rechnung ist das einzige Dokument, das besagt: „Sie schulden uns diesen Betrag“. Sie begründet eine Forderung, weshalb die Summe aller unbezahlten Rechnungen genau dem entspricht, was Accounts Receivablein Ihrem Kontenplan angibt, und weshalb die Ausstellung einer Rechnung Ihre Einnahmen für den Monat beeinflusst.
Es ist zudem das Dokument mit einem Fälligkeitsdatum, das eine konkrete Bedeutung hat. Dieses Datum ist entscheidend dafür, wann eine Rechnung überfällig wird, was die Anzeige für überfällige Rechnungen und die roten Markierungen in „ All Sales“ auslöst und woraus Ihre Abrechnungen zusammengestellt werden.
Verkaufsbeleg: bereits eingenommenes Geld
Ein Verkaufsbeleg vereint Verkauf und Zahlung in einem Dokument. Er erfasst den Umsatz und den Geldeingang im selben Moment, sodass niemals eine Forderung entsteht und nie etwas eingetrieben werden muss: Sein Saldo beträgt 0,00 USD ab dem Moment, in dem er gespeichert wird.
Die drei Felder, die die Rechnung nicht enthält, sind entscheidend: „ Payment method“, „Deposit to“ zur Angabe des Kontos, auf dem das Geld eingegangen ist, sowie „Ref no.“ für die Karten- oder Überweisungsreferenz. Die korrekte Angabe von „Deposit to“ ermöglicht später Ihren Bankabgleich.
Häufige Fälle im Hotelbereich
Drei Situationen bestimmen den Großteil der Auswahl:
- Ein Firmenkonto mit monatlicher Abrechnung. Immer eine Rechnung. Es gibt Zahlungsbedingungen, die Zahlung erfolgt nachträglich, und die Forderung steht im Vordergrund.
- Ein Laufkundschaft, der einen Veranstaltungsraum bar bucht. Verkaufsbeleg. Das Geld liegt in Ihrer Hand; eine Rechnung würde eine Verbindlichkeit schaffen, die bereits beglichen ist, und dann wäre eine Zahlung erforderlich, um sie auszugleichen.
- Eine Hochzeit mit einer Anzahlung jetzt und dem Saldo später. Eine Rechnung für die Anzahlung, eine Rechnung für den Saldo und nutzen Sie „Zahlungen“ für jede einzelne, sobald das Geld eingeht. Zwei Rechnungen, da jede ihr eigenes Fälligkeitsdatum hat und jede separat gemahnt werden kann.
Gutschrift: Reduzierung des ausstehenden Betrags
Eine Gutschrift ist eine negative Rechnung. Sie reduziert den ausstehenden Betrag eines Kunden, zieht die Einnahmen wieder aus Ihrer Buchhaltung ab und senkt damit den Stand der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Verwenden Sie sie, wenn Sie etwas in Rechnung gestellt haben, das Sie nicht hätten in Rechnung stellen dürfen: eine nicht in Anspruch genommene Übernachtung, einen Teilnehmer, der seine Teilnahme storniert hat, oder einen falsch angewandten Tarif.
Es wird dabei kein Geld bewegt. Die Gutschrift verbleibt als Gutschrift auf dem Konto, bis eine Zahlung sie verrechnet, was durch den Zahlungseingang abgedeckt ist. Die auf dem Bild gezeigte Gutschrift beläuft sich auf 207,90 USD und wurde bereits mit INV-2026-0022 verrechnet.
Rückerstattungsbeleg: Geld, das wieder abfließt
Ein Rückerstattungsbeleg ist das Spiegelbild eines Verkaufsbelegs: Geldabfluss, erfasst in dem Moment, in dem es das Konto verlässt. Das Feld, das ihn von einer Gutschrift unterscheidet, ist „ Refund from“ (Geldabflusskonto), in dem das Konto angegeben wird, von dem das Geld abgezogen wird.
Nachgelagerte Belastungen und nachgelagerte Gutschriften
Diese beiden sind Notizen an Ihr zukünftiges Ich und bilden das am seltensten verwendete und zugleich nützlichste Paar in diesem Modul. Eine verzögerte Belastung ist ein Betrag, den ein Kunde Ihnen schuldet , den Sie heute jedoch nicht in Rechnung stellen: zwei Flughafentransfers am Dienstag für ein Konto , das Sie am Monatsende in Rechnung stellen. Eine verzögerte Gutschrift ist das Gleiche in umgekehrter Richtung: eine Ermäßigung, die Sie versprochen haben, auf die nächste Rechnung des Kunden anzurechnen.
Beides wird nicht verbucht. Eine „verzögerte Belastung“ hat weder ein Fälligkeitsdatum noch Zahlungsbedingungen, da noch nichts fällig ist; sie bleibt einfach mit dem Vermerk „Unbilled“ bestehen und erscheint im Bereich „Add to invoice“, jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung für diesen Kunden erstellen. Wenn eine solche Belastung in eine Rechnung übernommen wird, wird sie zu „Billed“.
Es sind zudem die beiden Dokumente, die verhindern, dass Dinge vergessen werden. Die Karte „ Unbilled income“ in „All Sales“ zählt genau diese, wodurch die Frage „Was haben wir diesen Monat erledigt und noch nicht in Rechnung gestellt?“ zu einer Zahl auf dem Bildschirm wird und nicht mehr Gegenstand eines Gesprächs ist.
Wie sie miteinander verknüpft sind
Die Dokumente sind so konzipiert, dass sie sich gegenseitig ergänzen, und der übliche Ablauf für ein Gruppengeschäft sieht wie folgt aus:
- Estimate, Angebot erstellt und versendet. Noch kein Eintrag in Ihrer Buchhaltung.
- Der Kunde akzeptiert. Der Kostenvoranschlag wird als „Accepted“ gekennzeichnet, und wenn das Datum noch weit in der Zukunft liegt, wird daraus ein „sales order“.
- Unterwegs kommen Zusatzleistungen hinzu. Jede davon wird zu einem „ delayed charge“.
- Das Ereignis findet statt. Ein „invoice“, wobei der Kostenvoranschlag und die nachträglichen Gebühren aus dem „Add to invoice“-Bereich übernommen werden. Nun ist es in Ihrer Buchhaltung erfasst, und die Frist läuft ab dem Fälligkeitsdatum.
- Geld geht ein. Ein „Receive Payment“ für die Rechnung.
- Es gab ein Problem. Ein „credit note“, wenn der Rechnungsbetrag gesenkt wird, ein „refund receipt“, wenn Geld zurückfließt.
Jeder Schritt nach dem ersten ist schneller, da der vorhergehende Schritt bereits erfolgt ist. Das ist das Argument für die Erstellung von Dokumenten, die keine Buchung auslösen: Sie kosten jeweils eine Minute und ersparen am Ende das erneute Eintippen sowie mögliche Auslassungen.
Abrechnung: kein Dokument über einen einzelnen Verkauf
Eine Abrechnung ist der Sonderfall. Sie bezieht sich überhaupt nicht auf einen Verkauf: Sie ist eine Zusammenfassung der Dokumente, die ein Kunde bereits besitzt, und wird als Erinnerung versendet. Sie erstellt nichts, ändert nichts und verbucht nichts, und sie fällt unter die übrigen Maßnahmen zur Eintreibung von Forderungen, um Zahlungen einzutreiben.
Wie geht es weiter?
Dokumente erstellt, Geld noch nicht eingegangen. Der Zahlungseingang, die Gutschrift und der Versand von Abrechnungen sind Thema des nächsten Artikels, und das spätere Wiederauffinden dieser Dokumente ist Thema des darauffolgenden.