Immobilisations

Un actif est un bien que vous avez acheté une fois et que vous utiliserez pendant des années : les lits, les fours, les terminaux de la réception. La comptabilité le traite différemment d’ une caisse de vin, car vous n’avez pas tant dépensé de l’argent qu’échangé de l’argent contre un bien. Le registre affiché sur cet écran répertorie chacun de ces biens et permet au logiciel de calculer la quantité que vous avez déjà consommée à ce jour.

Ce qui doit figurer dans le registre

Le critère est la durée, et non le prix. Tout ce que vous prévoyez d’utiliser encore dans un an ou plus doit y figurer : mobilier, équipement de cuisine, ordinateurs, véhicules, rénovations. Tout ce qui est consommé au cours de l’année n’y a pas sa place, quel que soit son coût , et doit plutôt être comptabilisé sur une facture en tant que charge courante.

La plupart des établissements fixent également un seuil minimal, de sorte qu’un ventilateur de bureau à 90 USD ne soit pas suivi pendant six ans. Quel que soit le seuil que vous choisissez, appliquez-le de manière cohérente : un registre contenant douze actifs importants est utile, tandis qu’un registre contenant quatre cents petits actifs est une corvée que personne ne tient à jour.

Lecture du registre

Ces trois colonnes constituent un seul calcul. « Purchase Price» correspond au montant que vous avez payé et ne change jamais. « Accumulated Depreciation » correspond au montant qui a été amorti depuis la mise en service de l’actif, et ce chiffre augmente chaque mois. « Remaining Value » correspond à la différence entre le premier et le deuxième montant, et représente la valeur comptable actuelle de l’actif.

Interprétez ainsi les chiffres relatifs au mobilier de la chambre d’hôtes : 384 000,00 USD payés, 99 200,00 USD amortis à ce jour, 284 800,00 USD restant à amortir sur le reste de sa durée de vie. Ce chiffre du milieu n’est en aucun cas une estimation. Il découle de la méthode, de la durée de vie et de la date de mise en service de l’actif, ce qui explique pourquoi ces trois champs cessent d’être modifiables dès que l’actif est enregistré.

Asset Account est le compte de votre bilan sur lequel figure le coût. Additionnez les «Purchase Price» de chaque actif rattaché à la rubrique «Mobilier et agencements», en excluant les brouillons et tout ce qui a déjà été cédé, et vous obtiendrez exactement le montant que ce compte affiche dans le Plan comptable : 612 000,00 USD ici. Le registre contient les détails qui sous-tendent ces soldes, ce qui constitue la principale raison de veiller à son exactitude.

Les cinq statuts

L'icône dans la dernière colonne n'est pas là pour la décoration. Elle indique lequel des cinq états se trouve l'actif, et trois d'entre eux découlent des chiffres plutôt que d' être définis manuellement.

• Draft Il s’agit d’un actif saisi mais non comptabilisé. Il n’apparaît sur aucun compte ni dans aucun total. Rien n’est encore définitif à son sujet.
• Depreciating C’est l’état normal : comptabilisé, dans sa durée de vie utile, avec un léger amortissement chaque mois.
• Fully depreciated signifie que la durée de vie est arrivée à son terme. L’ actif est toujours détenu et figure toujours dans l’inventaire, mais n’a plus aucune valeur comptable et ne fera l’objet d’aucun amortissement supplémentaire. Le serveur de back-office illustré sur la photo a atteint ce stade.
• Non depreciating Il s’agit d’un actif comptabilisé à son coût d’acquisition et qui n’est jamais amorti. Les terrains et les œuvres d’art en sont des exemples courants.
• Disposed Il s’agit d’un actif que vous avez vendu ou mis au rebut. Il reste inscrit au registre à titre d’historique et disparaît complètement de votre bilan.

L’ajout d’un actif

Add an asset en haut à droite permet d’ajouter un actif ou d’effectuer une importation. Le panneau dédié à un seul actif s’ouvre à droite et vous demande d’abord un nom et une description.

Prenez le temps de remplir ces deux champs. Le nom est ce que vous rechercherez dans un long registre dans trois ans ; ainsi, « Mobilier de la chambre d’hôtes, étages 2 à 5 » est préférable à « Mobilier ». La description est l’endroit idéal pour indiquer un numéro de série, une plaque, une référence fournisseur ou les pièces dans lesquelles l’objet se trouve réellement.

Détails de l’amortissement

Purchase price Les champs « Date d'achat » (Purchase date) indiquent le montant que vous avez payé et la date à laquelle vous avez effectué l'achat. La « Date de mise en service » (Depreciation start date) correspond à une date différente, souvent postérieure : il s'agit de la date à laquelle l'actif a été mis en service. Les fours livrés en décembre et mis en service en janvier commencent à s'amortir en janvier.

Useful life La durée d’amortissement s’exprime en années et correspond à une estimation de la période pendant laquelle le bien sera rentabilisé, et non de sa durée de vie physique. La durée d’amortissement est généralement de trois ou quatre ans pour les ordinateurs, de sept à dix ans pour les équipements de cuisine, de huit à dix ans pour le mobilier, et plus longue encore pour l’aménagement d’un bâtiment. Utilisez simplement la méthode que votre comptable applique déjà, car la cohérence d’une année à l’autre prime sur le chiffre exact.

Salvage value Il s'agit de la valeur que vous vous attendez à en tirer à la fin de cette durée de vie. Elle est déduite avant tout amortissement ; ainsi, un actif acheté 20 000 USD avec une valeur résiduelle de 2 000 USD s’amortit à hauteur de 18 000 USD au cours de sa durée de vie et ne descend jamais en dessous de 2 000 USD. La plupart des actifs hôteliers ne valent plus rien à la fin de leur durée de vie, et « zéro » est donc une réponse tout à fait valable.

Depreciation method en propose cinq. L’amortissement linéaire répartit le coût de manière uniforme sur toute la durée de vie et est la méthode utilisée par la plupart des établissements pour la plupart des biens. Les méthodes d’amortissement dégressif amortissent davantage au cours des premières années, ce qui convient aux biens qui perdent rapidement de la valeur, tels que les véhicules et les ordinateurs. La méthode de la somme des chiffres des années fait de même, mais de manière plus progressive. La méthode des unités de production lie l’amortissement à l’ utilisation plutôt qu’au temps. Choisissez-en une par actif et ne la modifiez pas : changer de méthode en cours de route relève de la décision de votre comptable, et non d’un simple ajustement.

Les trois comptes

Cette section est celle qui détermine ce que vos comptes indiquent, et chaque responsable souhaite un type de compte différent.

Assets account C’est là que figure le coût, et la liste propose la section « Immobilisations » de votre Plan comptable. Regroupez les éléments similaires, de sorte que tout le mobilier soit enregistré sur un compte et tout l’équipement de cuisine sur un autre. Trois ou quatre comptes d’actifs suffisent amplement pour un hôtel.

Accumulated depreciation account Il s’agit du cumul de tout ce qui a été amorti, et il s’agit d’un solde négatif figurant aux côtés des comptes d’actif plutôt que d’une dépense. C’est pourquoi le bilan peut vous indiquer à la fois ce que vous avez payé et ce qu’il vous reste. Le logiciel ne propose que des comptes dont le type de détail est «Accumulated Depreciation », et un seul compte de ce type pour l’ensemble de l’ Établissement est la configuration habituelle.

Depreciation expense account C’est là que sont comptabilisées les charges de l’année en cours, et il s’agit d’un coût comme un autre. C’est le seul des trois qui influe sur votre compte de résultat.

Les brouillons, et ce qui est verrouillé lorsque vous validez

Le panneau comporte deux boutons d’enregistrement qui ont des fonctions très différentes.

Save as draft « Enregistrer » conserve ce que vous avez saisi et ne demande rien d’autre. Seul le nom est obligatoire ; un brouillon est donc l’endroit idéal pour mettre de côté un actif pendant que vous attendez encore la facture ou que vous décidez d’une durée de vie utile. Un brouillon n’affecte aucun compte et n’apparaît dans aucun total.

Save valide l’actif, et tous les éléments dont dépend l’amortissement deviennent alors obligatoires : prix, date de début, méthode, durée de vie et les trois comptes. Si vous en oubliez un, le panneau vous indique lequel. Une confirmation vous demande si vous souhaitez l’enregistrer comme amortissable ou non amortissable, car ce choix est difficile à annuler.

Ensuite, la fenêtre s’ouvre sous le titre « View fixed asset » avec une bandeau jaune et les champs principaux grisés. C’est voulu : ces chiffres ont servi de base au calcul de l’amortissement, et les modifier sans avertissement modifierait l’historique. Un brouillon que vous n’avez pas encore validé s’ouvre à nouveau sous le titre « Review Draft », entièrement modifiable, ce qui correspond à la signification du bouton « Review» (Modifier l’) sur la ligne du brouillon.

Rechercher un actif

Le champ de recherche situé au-dessus du tableau effectue une recherche sur le nom de l’actif et sur la description, ce qui justifie d’y indiquer le numéro de série. Search filtersajoute trois critères supplémentaires : le compte d’actif, le statut et une plage de dates correspondant à la date d’achat. Ces critères se combinent, de sorte que « Équipement de cuisine » + « Amortissable » + « Cette année » permet de répondre à une question à laquelle un simple champ de recherche ne peut pas répondre.

Duplication et suppression

Duplicate copie l’actif sous forme de nouveau brouillon, ce qui constitue le moyen le plus rapide de saisir six lits de soins identiques ou un deuxième lot des mêmes terminaux. La copie commence sans aucun amortissement, quel que soit l’âge de l’ actif d’origine, et vous définissez ses propres dates d’achat et de mise en service avant de la valider.

Vente ou mise au rebut d’un actif

Dispose Trois informations sont requises : la date à laquelle vous l’avez vendu, le montant de la vente et les éventuels frais liés à la vente, tels qu’une commission ou des frais de déménagement . La mise au rebut d’un bien constitue également une cession, avec un prix de vente égal à zéro.

Il existe une deuxième raison pour laquelle l’option «Dispose» peut être absente, outre les cas de « draft » et de « already-sold » mentionnés ci-dessus, et il en va de même pour « Delete » sur une ligne et « Save template » sur l’ écran de traitement groupé : votre rôle ne comprend pas l’autorisation nécessaire. Celle-ci ne peut pas être ajoutée à partir de « Users » dans les paramètres système à l’heure actuelle, car le registre vérifie l’existence d’un droit pour lequel l’éditeur de rôles ne dispose d’aucun paramètre ; par conséquent, la cession d’un actif n’est accessible qu’aux comptes disposant d’un accès illimité. Si vous conservez le registre et ne pouvez rien céder à partir de celui-ci, c’est la raison, et c’est à nous de corriger cela, et non à vous.

Show Summary effectue ensuite le calcul avant que quoi que ce soit ne soit validé.

Le prix de vente, moins les frais de vente, correspond à votre produit net. Comparez ce montant à la valeur comptable de l’actif, et la différence représente un bénéfice ou une perte sur cession. Sur l’image, un produit de 29 500,00 USD par rapport à une de 65 000,00 USD, ce qui correspond à une perte de 35 500,00 USD, même si les fours se sont vendus à un prix correct, car à peine un an et demi d’une durée de vie de sept ans avait été amorti.

Il vaut mieux comprendre cela plutôt que d’en être surpris. Une perte sur cession signifie généralement que la durée de vie utile avait été estimée de manière optimiste, et non que vous ayez mal vendu. Confirm Disposal marque alors l’actif comme « Cédé » et supprime à la fois son coût d’acquisition et son amortissement cumulé de votre bilan.

Ajouter plusieurs éléments à la fois

« Import assets », la deuxième option sous « Add an asset», ouvre une grille comportant les mêmes champs que le panneau, disposés sous forme de colonnes. Saisissez-y les données ou utilisez « Import CSV/Excel» pour importer une feuille de calcul ; c’est ainsi que la plupart des Établissements importent un registre existant dès le premier jour.

La seule colonne qui n’a pas d’équivalent dans le panneau est celle intitulée « Accumulated depreciation amount». Elle est présente car un actif que vous transférez a généralement déjà fait l’objet d’un amortissement depuis des années, et c’est là que vous indiquez au logiciel le montant qui a déjà été amorti jusqu’à ce jour.

Tout ce qui est enregistré ici apparaît sous forme de brouillon ; rien n’est donc comptabilisé tant que vous n’avez pas ouvert chaque ligne, vérifié son contenu et validé les données. C’est là tout l’intérêt de la grille : saisir toutes les données en une seule fois, puis les vérifier par la suite.

Étapes suivantes

Les quatre soldes gérés par ce registre figurent tous dans le Plan comptable : un compte pour chaque groupe d’actifs à leur coût d’acquisition, et le cumul des amortissements qui leur est associé. Si un solde vous semble erroné, la réponse se trouve dans ce registre, car c’est de là que proviennent chacun de ces chiffres.