Un bon de commande est le document que vous envoyez à un fournisseur avant qu’il ne livre : voici ce que nous voulons, voici le prix convenu, voici l’adresse de livraison. Il engage l’hôtel à supporter un coût sans pour autant l’enregistrer.
Ce qu’est un bon de commande, et ce qu’il n’est pas
Un bon de commande n’enregistre aucune écriture comptable. Il n’apparaît pas dans votre compte de résultat, il n’alimente pas le solde du fournisseur et il ne figure pas dans l’ancienneté des dettes. Le seul endroit où il apparaît sous forme de chiffre est la rubrique « Purchase orders» au-dessus de la liste des fournisseurs, qui recense les commandes en cours précisément parce qu’il s’agit de sommes engagées mais non encore dues.
Le coût apparaît lorsque la facture est émise, et la commande devient alors une facture. Jusqu’à ce moment-là, vous disposez d’un enregistrement de l’accord, ce qui est utile pour trois raisons : le fournisseur sait exactement ce qui a été commandé et à quel prix, la personne qui réceptionne la livraison peut vérifier la conformité de celle-ci, et lorsque la facture indique un montant différent, vous disposez d’une preuve plutôt que de vous fier à votre mémoire.
Interprétation de la liste
- Open. La commande est toujours valable et n’a donné lieu à aucune facturation à ce jour. Ce sont celles qui sont comptabilisées dans la vignette du fournisseur, et celles qu’il convient de consulter lorsque vous vous demandez quelles livraisons sont encore en cours.
- Closed. La commande a rempli sa fonction. Une commande clôturée ne présente plus d’Copy to Bills, car la copier à nouveau vous ferait facturer deux fois la même livraison.
Le menu déroulant au-dessus du tableau permet de filtrer les commandes « Open » (commandes en cours) ou « Closed » (commandes clôturées), et le champ de recherche permet de trouver des correspondances par numéro de commande, note de commande et nom du fournisseur. La colonne « Memo » (description) rend cette liste lisible ; veillez donc à en indiquer une sur chaque commande : « Entretien annuel de la chaufferie » vous en dit plus en un coup d’œil que n’importe quel montant.
Création d’une commande
La majeure partie de cet en-tête est identique à celle de tous les autres formulaires d’achat : une date, les conditions déterminant la date d’échéance, un fournisseur, ainsi que l’ adresse e-mail et l’adresse postale issues du dossier du fournisseur. Trois champs se distinguent suffisamment pour mériter d’être mentionnés.
| Champ | Ce qu’il modifie |
|---|---|
| Purchase Order status | « Ouvert » ou « Fermé » ; il est initialement défini sur « Ouvert ». Ne fermez une commande manuellement que lorsqu’elle est terminée sans avoir été facturée, par exemple parce que vous l’avez annulée. La facturation via Copy to Bill constitue la procédure normale de clôture d’une commande. |
| Ship To | L’endroit où les marchandises sont livrées, qui, pour un hôtel, n’est souvent pas l’adresse de facturation : un quai de chargement, une entrée arrière, un local de linge. C’est le champ que le chauffeur du fournisseur finira par consulter, et le seul du formulaire qui n’ait pas d’équivalent sur la facture. |
| Your message to vendor | Il est imprimé sur la commande et joint lorsque vous l’envoyez. Les plages horaires de livraison, les codes d’accès et le nom de la personne à contacter doivent figurer ici plutôt que dans la note, que les Fournisseurs ne voient jamais. |
Le numéro de commande est renseigné automatiquement à partir du numéro suivant de la série. Comme pour une facture, vous pouvez le remplacer, et la cohérence prime sur la convention utilisée.
Les lignes
Les deux grilles sont celles que vous connaissez déjà : une grille de catégories renvoyant aux comptes, et une grille d’articles renvoyant au catalogue de produits et services, avec la taxe sur la vente ajoutée en dessous au taux applicable à l’Établissement. Le prix d’une commande est calculé de la même manière que celui de la facture qu’elle deviendra, ce qui est justement le but : une surprise au moment de la facturation doit être le fait du fournisseur, et non du formulaire.
Rédigez les lignes telles que vous souhaitez qu’elles apparaissent sur la facture, car c’est là qu’elles seront reportées.
Envoi de la commande au fournisseur
Send Dans le menu de la ligne, sélectionnez l’option d’envoi de la commande par e-mail. Le champ « To » est prérempli avec l’adresse e-mail du fournisseur, et les champs « Cc » et « Cci » sont destinés à votre propre boîte de réception et à toute personne destinataire de la livraison. Modifier l’adresse ici envoie cette commande spécifique à une autre adresse tout en laissant inchangée la fiche du fournisseur.
Depuis le formulaire, la même opération s’effectue via «Save and Send », qui enregistre en premier lieu ; ainsi, toute modification que vous avez apportée au passage est prise en compte.
Transformer une commande en facture
Copy to Bill Cette fonction ouvre une nouvelle facture auprès du fournisseur, dans laquelle la note et chaque ligne sont déjà renseignées. Vérifiez les montants par rapport à la facture que vous avez sous les yeux, corrigez tout écart de facturation de la part du fournisseur, puis enregistrez. C’est la facture qui est comptabilisée dans votre comptabilité ; la commande ne l’a jamais été.
Vous pouvez également commencer par l’autre extrémité. Sur une facture vierge, le fait de sélectionner un fournisseur ayant des commandes en cours fait apparaître cette information dans le formulaire et propose l’ Add from PO, qui répertorie ses commandes en cours et copie les lignes de celle que vous choisissez. Utilisez l’extrémité qui vous convient le mieux, mais utilisez-en une plutôt que de retaper les informations, car la copie est le seul moyen qui relie les deux documents.
Copier une commande que vous passez chaque mois
Duplicate crée une nouvelle copie de la commande : même fournisseur, mêmes lignes, mêmes montants, avec le numéro suivant de la série et la date du jour, enregistrée en tant que nouvelle commande en cours. Pour une commande mensuelle récurrente, c’est plus rapide et plus sûr que de partir d’une page blanche, car les lignes et leur codification sont déjà intégrées.
La duplication n’a aucun effet sur l’original. Deux commandes en cours portant sur le même article seront toutes deux comptabilisées comme des dépenses engagées ; par conséquent, si vous remplacez une commande plutôt que de la réitérer, annulez celle que vous remplacez.
Annulation et suppression
Annulez une commande qui a été créée puis annulée. Elle reste dans la liste avec la valeur zéro, marquée comme « Annulée », et n’est plus prise en compte dans le calcul des dépenses engagées. Le numéro reste attribué, ce qui est souhaitable : une lacune dans une série numérotée est une question à laquelle quelqu’un devra répondre ultérieurement.
Delete La suppression élimine complètement la commande et ne peut pas être annulée. Elle est destinée à une commande passée par erreur et repérée immédiatement. Tout ce qu’un fournisseur a déjà vu doit être annulé plutôt que supprimé, car il se référera à un numéro qui n’existe plus.
Un menu proposant l’option «Void» (Modifier) mais pas «Delete» (Supprimer) relève d’une autorisation plutôt que d’un dysfonctionnement : votre rôle ne comprend pas celui qui autorise la suppression d’une commande. Il n’est pas possible de l’ajouter à partir de «Users» (Gestion des autorisations) dans les , car l’écran vérifie l’existence d’un droit pour lequel l’éditeur de rôles ne dispose d’aucun paramètre ; la suppression n’est donc disponible que pour les comptes disposant d’un accès illimité. L’annulation est de toute façon la meilleure pratique, pour la raison évoquée ci-dessus.
Prochaines étapes
La facture issue d’une commande est traitée dans la rubrique « Enregistrement de vos dépenses », et son règlement dans la rubrique « Paiement des factures ». La page dédiée au fournisseur, dans la section « Fournisseurs », répertorie ses commandes ainsi que toutes les autres opérations que vous avez enregistrées à son égard.