Dois-je ajouter chaque client en tant que client ?

Non, et vous ne devriez pas. Un client qui règle sa note au moment du départ est pris en charge dans son dossier au sein du Système de gestion de la propriété et n’a besoin d’aucune intervention ici. Cette liste s’adresse à toute personne qui reçoit une facture et la règle ultérieurement, c’est-à-dire, dans la pratique, les entreprises, les agences et les clients organisant des événements.

Pourquoi le solde de mon client ne correspond-il pas au montant que je lui ai facturé ?

En effet, la colonne « Amount » correspond aux montants encore en suspens, et non à ceux qui ont été facturés. Les factures payées en sont retirées, et les paiements partiels réduisent ce montant. Pour consulter l’ensemble des factures qui leur ont été envoyées, ouvrez la fiche client et utilisez l’onglet « Transaction List ».

J’ai défini un délai de paiement de 30 jours nets pour un client, mais sa facture était payable immédiatement. Pourquoi ?

Les « Term s » relatives à un client sont enregistrées mais ne sont pas utilisées. Les conditions de facturation proviennent des conditions de facturation par défaut définies dans vos paramètres de vente, qui appliquent la même valeur à tous les clients. Modifiez les conditions directement sur la facture avant de l'enregistrer ; la date d'échéance sera alors recalculée.

Puis-je supprimer un client que j'ai ajouté par erreur ?

Non. Désactivez-le plutôt. Il restera dans la liste intitulée « Inactive », hors de toute sélection, et vous pourrez le réactiver ultérieurement. Si l’erreur provient du fait que vous avez ajouté deux fois le même client, utilisez « Merge contacts » plutôt que de désactiver l’un d’entre eux, afin que l’historique soit regroupé en un seul endroit.

Clients dans Prostay Comptabilité

Dans Prostay Comptabilité, un client est toute personne qui reçoit une facture. Pour un hôtel, il ne s’agit généralement pas de la personne occupant la chambre : il s’agit de l’entreprise qui a réservé la chambre, de l’agence qui l’a envoyée, de l’université organisant une conférence, ou encore des parents du couple qui prennent en charge les frais du mariage.

Les clients ne sont pas des hôtes

C’est la chose la plus importante à comprendre avant d’ajouter quoi que ce soit, et cela pose problème à presque tout le monde.

La liste des clients dans le Système de gestion de la propriété et la liste des clients ici sont distinctes. Aucune donnée n’est copiée d’une liste à l’autre. L'enregistrement d’un client ne crée pas de client, et l’ajout d’un client ici ne vous fournit pas de profil client, de Réservations ni de compte. Les deux listes ne visent même pas à contenir la même chose : un client est une personne qui dort dans une chambre, un client est une personne qui règle une facture.

La plupart des clients ne devraient jamais apparaître ici. Un client qui règle sa propre facture au moment du départ est entièrement géré dans le dossier de séjour, du côté du PMS, et l’ajouter ici vous donnerait un deuxième enregistrement d’une personne que vous suivez déjà.

Interprétation de la liste

La liste des clients, douze lignes triées par nom. Les colonnes sont les suivantes : Nom, Company Name, Téléphone, Amount, Status et Actions. L'université Stanhope doit 28 930,00 USD, l'Meridian Consulting Group, 13 305,60 USD, Blue Harbour Travel 5 112,80 USD et Ashford Pharmaceuticals 0,00 USD. Onze lignes sont marquées en vert « Active » et se terminent par un lien bleu « Create invoice » accompagné d’un chevron. Halcyon Retreats est marqué en gris « Inactive », doit 0,00 USD et propose à la place « Activate ». — Le « Montant » correspond à ce que le client doit encore sur l’ensemble des factures en cours, et non au montant total qui lui a été facturé à ce jour.

Le « Amount », qui correspond à ce que ce client doit encore au titre de toutes les factures impayées. Il ne s’agit pas du montant total qu’il a déjà dépensé chez vous, et ce montant tombe à zéro dès qu’il effectue un paiement.
Le statut. Un client inactif reste dans la liste, en gris, et affiche le « Activate» là où les autres proposent des actions.
Le chevron à côté de « Create invoice », qui contient dix autres actions que vous pouvez lancer pour ce client.

La liste est triée par nom et peut faire l’objet d’une recherche par nom, entreprise, e-mail ou numéro de téléphone. Il n’existe pas de filtre « a une dette envers nous » ; par conséquent, si vous cherchez à recouvrer une créance, l’ ancienneté des créances sur le Tableau de bord comptable constitue un meilleur point de départ : elle regroupe les créances en fonction de leur ancienneté, ce que cet écran ne fait pas.

L’ajout d’un client

New Customer ouvre un panneau comportant cinq onglets. Un seul champ est obligatoire parmi les cinq.

Le panneau « Ajouter un client » s'ouvre sur l'onglet «Contact», avec cinq onglets en haut de la page intitulés «Contact», «Addresses», «Notes», «Payments» et «Additional info». Sous l'en-tête «NAME AND CONTACT» figurent, sur une même ligne, les champs «Title», «Suffix», «First name», «Middle name» et «Last name», puis le champ «Customer display name» marqué d'un astérisque à côté de «Entreprise», suivi des champs «Email», «Phone number», «Mobile Phone», «Fax number», «Other» et «Website», ainsi qu'une case à cocher «Is a sub-customer». Les boutons « Annuler » et « Enregistrer » se trouvent en bas à droite. — Le nom d’affichage du client est le seul champ obligatoire ; c’est le nom utilisé dans toutes les listes, factures et relevés.

Onglet	Contenu et importance
Contact	Noms, entreprise et toutes les coordonnées permettant de les contacter. Le seul champ obligatoire, «Customer display name », se trouve ici.
Addresses	Une adresse de facturation et une adresse de livraison. L’adresse de facturation est celle qui figure sur la facture ; veuillez donc la renseigner pour toute personne qui en recevra une.
Notes	Zone de texte libre pour le compte, ainsi que des pièces jointes. Utile pour le numéro de bon de commande exigé par un client professionnel, ou pour savoir qui relancer lorsqu’une facture reste en suspens.
Payments	Quatre préférences. Veuillez lire la section ci-dessous avant de vous y fier .
Additional info	Informations fiscales et champs personnalisés définis par votre établissement.

Nom d’affichage du client

Il s’agit du nom qui sera utilisé dans toutes les listes, factures, relevés et menus déroulants, et c’est le seul champ obligatoire du panneau. Il ne se remplit pas automatiquement à partir des champs de nom situés au-dessus ; ainsi, un panneau dans lequel le prénom et le nom de famille sont renseignés et ce champ laissé vide ne pourra pas être enregistré.

Saisissez le nom que vous souhaitez voir figurer sur une facture. Pour une entreprise, il s’agit du nom de l’entreprise, et non du nom du contact, même si vous avez renseigné un contact ci-dessus. Vous devrez effectuer votre choix dans cette liste dans l’urgence lors de la création d’un document ; ainsi, un nom d’affichage tel que « Meridian Consulting Group » est plus utile qu’un nom se lisant « Sarah ».

L’onglet « Paiements » enregistre les préférences, sans plus

L'onglet « Payments » (Règles de réservation) du panneau « Add Customer » (Ajouter un client), intitulé « PAYMENTS » (Règles de réservation), comporte quatre menus déroulants vides : « Primary payment » (Sélectionnez une primary payment) avec l'intitulé « Select a », « Term » (Conditions de service) avec l'intitulé « Conditions of service », « Sale from delivery options » (Méthodes de livraison) avec l'intitulé « Choose from delivery methods » et « Language » (Règles de paiement) avec l'intitulé « Pick your preferred language ». — Ces quatre options enregistrent les préférences du client. Aucune d’entre elles ne modifie le fonctionnement d’une facture ; les conditions figurant sur celle-ci proviennent donc toujours des paramètres de Ventes.

Ces quatre menus déroulants et leurs libellés promettent plus que ce que le produit offre actuellement. Les quatre sont enregistrés pour chaque client et s’affichent sur la page client. Aucun d’entre eux ne modifie le fonctionnement des autres écrans.

Champ	Ce qu’il fait réellement
Primary payment	Enregistre le mode de paiement habituel de ce client : espèces, chèque, carte bancaire ou prélèvement automatique. Aucune option n’est présélectionnée lorsque vous enregistrez un paiement.
Term	Enregistre ses conditions de crédit, de « payable à réception » à « net 60 ». Il ne détermine pas la date d’échéance de ses factures ; voir l’avertissement ci-dessous.
Sale from delivery options	Indique si les documents destinés à ce client sont généralement imprimés ou envoyés par e-mail. Cela ne modifie pas le processus lors de l’enregistrement d’un document.
Language	Enregistre la langue préférée. Les documents sont générés dans la langue de l’Établissement, quelle qu’elle soit.

Les conditions indiquées ici ne déterminent pas la date d’échéance d’une facture

Le fait de définir les «Term» (Conditions de paiement) d’un client sur «Net 30» ne signifie pas que ses factures sont dues dans les trente jours. Une facture reprend les conditions définies dans les «conditions de facturation préférées» de vos paramètres de vente, une valeur identique pour tous les clients, et vous pouvez la modifier directement sur la facture avant de l’enregistrer. Si un client bénéficie réellement de conditions différentes, c’est sur la facture qu’il faut les appliquer, à chaque fois. Il est toutefois utile de les enregistrer ici, car la page client les affiche et cela permet à la personne chargée d’établir la prochaine facture de savoir quelles étaient les conditions convenues.

Sous-clients

La fonction « Is a sub-customer », située au bas de l’onglet « Contact », permet de placer ce client sous un autre. Cela convient à un groupe d’entreprises facturées séparément mais regroupées dans un même rapport, ou à un client unique organisant plusieurs événements nécessitant chacun leurs propres factures et leur propre solde.

Chaque sous-client conserve ses propres factures et son propre solde. N’utilisez cette option que lorsque vous souhaitez réellement séparer les deux, car il est possible de les fusionner à nouveau par la suite, mais cela n’est pas très clair.

Créer un document à partir d’une ligne

Le menu en chevron s'ouvre sur une ligne « client » et répertorie les rubriques suivantes : « View/Edit », « Receive payment », « Create sales receipt », « Create estimate », « Create delayed charge », « Create credit note », « Create refund receipt », « Create time activity », « Create statement », « Create task » et « Deactivate ». — Onze actions sont disponibles, et toutes sauf les deux dernières permettent de créer un document déjà adressé à ce client.

Le lien bleu «Create invoice» (Créer une facture) ouvre une facture déjà adressée à ce client. Le chevron situé à côté ouvre les autres options, et l’ avantage par rapport à la création à partir d’un formulaire vierge est que vous ne risquez jamais de sélectionner le mauvais client.

View/Edit ouvre la page du client.
Receive payment C’est l’option à utiliser lorsque l’argent est reçu en règlement d’une facture que vous avez déjà envoyée.
Create sales receipt Sert à enregistrer les encaissements effectués au moment de la vente, sans facture intermédiaire.
Create estimate, Create delayed charge, Create credit note et Create refund receipt génèrent chacun leur propre type de document.
Create statement génère un résumé de l’ensemble des montants en souffrance ; c’est ce que vous envoyez lorsque plusieurs factures sont en retard, plutôt que de relancer chaque client individuellement.
Create task ajoute un rappel concernant ce client.
Deactivate clôture le compte. Voir ci-dessous.

Si le menu de vos lignes ne comporte pas l’option «Deactivate » (Clôturer le compte client), votre rôle ne comprend pas l’autorisation correspondante. Cette option ne peut pas être ajoutée à partir de « Users » dans les paramètres système à l’heure actuelle, car l’écran vérifie l’existence d’un droit pour lequel l’éditeur de rôles ne dispose d’aucun paramètre ; par conséquent, la clôture d’un compte client n’est accessible qu’aux comptes bénéficiant d’un accès illimité. Toutes les autres options du menu ne sont pas concernées.

La page client

En cliquant sur le nom d’un client, vous ouvrez sa page. Le résumé financier en haut de la page vous présente deux chiffres, et la différence entre les deux est ce qui importe.

Open balance représente l’ensemble des montants impayés, qu’ils soient ou non déjà échus. « Overdue payment » correspond à la partie de ce montant dont la date d’échéance est dépassée. Un client présentant un solde ouvert important mais aucun arriéré se comporte de manière irréprochable. Un client dont les deux chiffres correspondent, comme ci-dessus, n’a rien payé de ce qui était dû, et la barre située en dessous devient rouge pour l’indiquer.

Sous le résumé se trouvent quatre onglets.

Onglet	Ce qu’elle affiche
Transaction List	Tous les documents émis pour ce client, filtrables par type, par statut et par date. C’est ici que vous vérifiez l’objet d’une facture avant de l’appeler à ce sujet.
Statements	Les relevés déjà établis pour ce client.
Customer Details	L'ensemble des informations issues des cinq onglets du panneau, en lecture seule, y compris les conditions générales et le mode de paiement que vous avez enregistrés.
Notes	Les notes associées au compte.

New transaction en haut de la page permet d’accéder à l’un des huit types de documents pour ce client, tandis que « Edit » contient « Edit customer » et « Merge contacts ».

Fusion des doublons

Il arrive que des clients soient en double : la même agence ajoutée deux fois sous des noms légèrement différents, chacune ne contenant que la moitié de l’historique. La fonction « Merge contacts », accessible sous « Edit » sur la page du client, permet de corriger cela. Vous choisissez une source et une cible, et tout ce qui appartient à la source est transféré vers la cible.

Désactivation d’un client

Les clients ne peuvent pas être supprimés, seulement désactivés, ce qui est justifié : en supprimer un entraînerait la suppression de ses factures. L’option «Deactivate », accessible depuis le menu de la ligne ou la page client, les retire de toutes les listes de sélection tout en laissant chaque document sur lequel ils figuraient exactement à sa place.

Un client désactivé reste dans la liste, marqué « Inactive», avec «Activate» à la place des actions habituelles. Rien n’est masqué et rien n’est perdu.

Prostay vérifie avant d’agir. La confirmation vous demande de donner votre accord en indiquant le nom, et si le client a encore une dette, le système vous l’indique et affiche le montant. Lisez ce montant plutôt que de cliquer sans y prêter attention : la désactivation n’efface pas la dette et n’empêche pas ce montant d’être pris en compte dans vos créances. Cela vous empêche simplement de créer de nouvelles factures à son nom, ce qui signifie qu’il est facile de perdre de vue un client qui vous doit de l’argent et qui a été désactivé. Recouvrez d’abord, désactivez ensuite.

Étapes suivantes

Un client ne peut à lui seul faire l’objet d’aucune facturation. C’est le catalogue de produits et de services que désigne une ligne de facture, et chaque article de ce catalogue renvoie à l’un des comptes de produits du Plan comptable, ce qui permet d’affecter correctement une vente au bon poste.