¿Cuál es la diferencia entre una factura y un gasto?

Momento de contabilización. Una factura indica que el coste existe y que el dinero aún no se ha desembolsado, por lo que figura en el saldo del proveedor hasta que se abone. Un gasto indica que el coste existe y que el dinero ya se ha desembolsado, por lo que no queda nada pendiente de pago. Utilice una factura para cualquier pago a plazo y un gasto para cualquier pago realizado en el momento en que se produjo.

He registrado una factura y, a continuación, la he pagado con tarjeta. ¿Debo registrar también un gasto?

No. Eso haría que el coste se contabilizara dos veces. Liquide la factura en Pay Bills y seleccione la tarjeta como cuenta de pago. Ese único documento recoge ambas partes de la operación.

El importe total de mi factura es superior a la suma de las partidas. ¿A qué se debe?

Impuesto sobre las ventas. El formulario muestra « Subtotal » (Impuesto sobre las ventas), el impuesto correspondiente a las líneas marcadas como «taxable» (sujetas a impuestos) según el tipo impositivo de su Propiedad, y la suma de ambos conceptos como « Total » (Total del impuesto sobre las ventas). La lista de gastos desglosa las mismas cifras en sus columnas « Before Sales Tax » (Impuesto sobre las ventas) y « Sales Tax » (Impuesto sobre el valor añadido).

¿Debo utilizar una línea de categoría o una línea de artículo?

Utilice una línea de artículo cuando realice una compra de su catálogo de productos y servicios, ya que así se asignará siempre la cuenta de gastos correcta. Utilice una línea de categoría para todo lo demás, que es la mayor parte del gasto: suministros, reparaciones, honorarios profesionales y comisiones. No hay ningún inconveniente en mezclar ambas opciones en un mismo documento.

¿Qué supone, en realidad, marcar la casilla «Facturable»?

Marca la partida como un gasto a repercutir y le permite indicar el nombre del cliente al que corresponde. No se factura nada automáticamente. Cuando emita la siguiente factura de ese cliente, el gasto marcado le indicará que debe repercutir dicho gasto.

Registro de los gastos: Ayuda de Prostay

Todos los gastos en los que incurre su hotel llegan aquí, y la única decisión real es cuál de los seis formularios los registra. Si acierta en eso, el resto es siempre el mismo formulario: un beneficiario, unas cuantas líneas y guardar.

Seis formularios y un mismo formato

El menú desplegable «New Transaction» (Tipo de gasto) aparece en la pantalla «Gastos» y muestra las siguientes opciones: «Bill», «Expense», «Cheque», «Purchase order», «Supplier credit», «Credit card credit» y «Pay down credit card». — Siete entradas y un formulario. Lo que cambia entre ellas es el encabezado, uno o dos campos y la dirección en la que se mueve el dinero.

New Transaction La pantalla «Gastos» ofrece siete opciones. Seis de ellas se tratan aquí; la séptima, las órdenes de compra, tiene su propio artículo, ya que una orden no supone ningún coste hasta que se convierte en una factura.

Los seis comparten un selector de proveedores, dos cuadrículas de líneas que se alimentan del mismo Catálogo de cuentas y del mismo catálogo de productos, el mismo tratamiento del impuesto sobre las ventas, los mismos archivos adjuntos, la misma numeración y el mismo botón de guardar. Aprenda uno y habrá aprendido los demás.

Lo único que realmente difiere es lo que el documento supone para su contabilidad, y solo hay tres respuestas posibles. Una factura indica que usted debe dinero y que aún no lo ha pagado. Un gasto o un cheque indican que el dinero ya se ha gastado. Un abono indica que un proveedor le debe dinero.

¿Qué formulario se utiliza en cada situación?

Formulario	Cuándo utilizarlo y qué función cumple
Bill	Ha llegado una factura y la pagará más adelante. Este es el único de los seis que genera una deuda: se suma al saldo del proveedor, aparece en el estado de antigüedad de cuentas por pagar y permanece pendiente hasta que la liquide en «Pagar facturas».
Expense	El dinero ya ha salido de una cuenta y nunca hubo una factura pendiente de tramitar: un pago con tarjeta, una domiciliación bancaria, caja chica. Registra el coste y el pago de una sola vez, por lo que no queda nada pendiente.
Cheque	Es lo mismo que un gasto abonado mediante un cheque. La diferencia radica en el número de cheque, que es lo que le permite vincularlo al talón y al extracto bancario posteriormente.
Supplier credit	El proveedor le debe dinero: una entrega incompleta, un sobrecoste, una caja de vino devuelta. Reduce lo que usted le debe y permanece pendiente hasta que usted lo aplique a una factura en «Pay Bills».
Credit card credit	Un reembolso que se abona en una tarjeta de empresa. Reduce el saldo de la tarjeta en lugar del saldo del proveedor, por lo que se solicita una cuenta bancaria en lugar de solo un beneficiario.
Pay down credit card	Ha pagado la factura de la tarjeta. Se transfiere dinero desde una cuenta bancaria a la tarjeta, y no se trata de un gasto: los gastos se contabilizaron cuando se utilizó la tarjeta.

La parte superior del formulario

La sección «INFORMACIÓN GENERAL» de un formulario en blanco Bill, con un «BALANCE DUE» de 0,00 USD a la derecha. Los campos son: «Bill Date», «Terms» configurado como «Seleccionar» terms, «Due Date», «Bill No.», «Proveedor» configurado como «Seleccionar un proveedor», «Correo electrónico» con un enlace a «Cc/Bcc» y «Dirección postal». — La parte superior del formulario es idéntica en los seis. Solo cambian el encabezado y uno o dos campos.

Tres de los campos de una factura merecen una explicación más detallada de la que sugieren sus etiquetas.

Campo	Qué cambia
Bill Date	La fecha a la que corresponde el gasto, que es la fecha de la factura del proveedor y no el día en que está introduciendo los datos. Si la modifica, la fecha de vencimiento se ajusta en consecuencia siempre que se hayan establecido condiciones de pago.
Terms	Due on Receipt, Net 15, Net 30 o Net 60. Al seleccionar una de estas opciones, se recalcula Due Datea partir de la fecha de la factura. Si se deja en blanco, la fecha de vencimiento se fija en treinta días a partir de la fecha de la factura, lo cual es una estimación más que un acuerdo.
Bill No.	Viene rellenado con el siguiente número de su propia serie. Sobrescriba este valor con el número de factura del proveedor si es el que indica cuando se pone en contacto con él, y mantenga la coherencia con la convención que elija.

Al seleccionar un proveedor, se rellenan su correo electrónico y su dirección postal a partir de su ficha, y al hacer clic en «+ Add new supplier» en la parte inferior del selector se abre el panel del proveedor sin perder lo que haya escrito.

La sección «INFORMACIÓN GENERAL» de un «Expense» en blanco, con un «IMPORTE» de 0,00 USD a la derecha. Los campos indican «Payment Date», «Beneficiario» configurado como «¿A quién ha pagado?», «Payment account» configurado como «Cajón de efectivo» con un «Saldo» de 2.400,00 USD debajo, «Payment method» y «Ref no.». — El formulario de gastos es aquel que le pregunta de qué cuenta ha salido el dinero y le muestra su saldo.

El formulario de gastos sustituye los términos y la fecha de vencimiento —que no tienen utilidad en este contexto— por «Payment account» y «Payment method». El saldo de la cuenta se actualiza en tiempo real y sirve para evitar que registre un pago procedente de una cuenta que no podría haberlo realizado.

La sección «INFORMACIÓN GENERAL» de un formulario en blanco Cheque. Los campos indican «Payment Date», «Payee» (Beneficiario) configurado como «Who did you pay?» (¿A quién ha pagado?), «Bank account» (Destinatario) configurado como «Select a bank account» (Seleccione un destinatario) y «Cheque no.» (Nombre del destinatario), con un «AMOUNT» (Importe) de 0,00 USD a la derecha. — Un cheque es un gasto con un número de cheque y sin método de pago, ya que el método es el propio cheque.

Cheque no. Es el siguiente número de la serie, tomado del último cheque registrado en lugar de inventado, de modo que la columna se lee en orden cuando llegue el momento de cotejarla con el banco. Sobrescríbalo cuando el libro del que está tomando datos se haya adelantado.

Las dos cuadrículas de líneas

Debajo del encabezado hay dos cuadrículas, y la diferencia entre ellas es la diferencia entre adquirir un coste y adquirir un bien.

La tabla «CATEGORY» (DETAILS) de «bill» (BILL-2026-0132) contiene tres líneas numeradas que se contabilizan en «Food Cost», una cuenta de «Cost of Goods Sold», con la casilla «Billable» desmarcada y el campo «Customer» vacío en cada una de ellas: Productos frescos y lácteos, por comensal a 2220; Carnicería y pescado, por comensal a 1480; y Productos secos y a temperatura ambiente, por comensal a 1480, situadas encima de los botones «Add lines» y «Clear lines», y un «Category Total» de 5.180,00 USD. — Una línea de categoría indica en qué cuenta se contabiliza el dinero. Esa es la única función de la cuadrícula.

Category, que es una cuenta del Catálogo de cuentas. Este es el campo que determina dónde aparece el gasto en su cuenta de pérdidas y ganancias, y es en el que debe prestar especial atención.
Category Total: la suma de la tabla antes de impuestos.

Hay una opción de categoría en la que merece la pena detenerse más que en el resto. Algo que seguirá utilizando dentro de tres años —un vehículo, una reforma, un lavavajillas industrial— no es un gasto de este mes: debe contabilizarse en una cuenta de activos y su coste se refleja en su cuenta de pérdidas y ganancias de forma gradual, en forma de amortización. Si, en cambio, lo contabiliza en una cuenta de gastos, hará que este mes parezca mucho peor de lo que fue y dejará que esa partida quede totalmente fuera de sus libros. Consulte la sección de Activos fijos para saber qué hacer con esas compras, y utilice una línea de categoría vinculada a la cuenta de activos correcta cuando registre la factura.

La tabla «ITEM» DETAILS de un «bill» en blanco, con columnas numeradas y tituladas «Product/Service», «Description», «Qty», «Rate», «Amount», «Billable» y «Customer», una línea en blanco con el texto «Select» y un «Item» Total de 0,00 USD. — La cuadrícula de artículos constituye la otra mitad. Utilícela cuando adquiera algo cuyo precio ya figure en el catálogo.

Una línea de artículo se refiere a un elemento de productos y servicios, incluye su coste y su cuenta de gastos, y multiplica una cantidad por una tarifa. Utilícela para el stock que compra repetidamente, ya que el catálogo mantiene la codificación coherente independientemente de quién introduzca la factura. Utilice una línea de categoría para todo lo demás, que en el caso de la mayoría de los hoteles supone la mayor parte: una factura de electricidad, una reparación, un extracto de comisiones.

Ambas tablas pueden contener líneas en el mismo documento. «Add lines» añade cuatro filas más y «Clear lines» vacía la tabla, así que compruebe a qué tabla pertenece el botón antes de pulsarlo.

Líneas facturables y la columna de clientes

Cada línea, en cualquiera de las dos tablas, cuenta con una casilla de selección «Billable» y un selector «Customer» junto a ella. Al marcar la casilla, se indica que el coste es algo que debe repercutirse, y al nombrar al cliente se facilita su localización posterior a la hora de emitir su factura.

Esto se aplica a los gastos en los que incurre en nombre de otra persona: el montaje contratado por un cliente de un evento, los traslados al aeropuerto de una cuenta corporativa, el florista especializado de una boda. Marcar la casilla no crea por sí sola una línea de factura, por lo que el gasto permanece marcado hasta que alguien lo facture.

Impuesto sobre las ventas

La parte superior de bill BILL -2026-0132, procedente de Harbour Foods Wholesale, muestra un BALANCE DUE de 5.244,80 USD. Bill Date indica 08/15/2026, Terms Net 15, Due Date 30/08/2026, y la dirección de correo electrónico del proveedor es accounts@harbourfoods.example. — Una factura guardada. **Balance due** es el total menos cualquier importe ya abonado contra ella, por lo que no asciende a 5.698,00.

BALANCE DUE, que es el total del documento menos todos los pagos y todos los créditos ya aplicados al mismo. En una factura de 5.698,00 con un crédito de 453,20, esta cifra es de 5.244,80. Es la cantidad que Pay Bills le ofrecerá para saldar la deuda.

Debajo de las líneas, el formulario muestra «Subtotal», el impuesto según el tipo de su propiedad y «Total». El impuesto se calcula sobre las líneas marcadas como «imponibles», al tipo establecido en su configuración fiscal contable, y se trata del mismo módulo auxiliar que utiliza el módulo de ventas, por lo que una compra y una venta nunca discrepan en cuanto al tipo aplicable.

En una factura, del total se deducen los pagos y los abonos para obtener el saldo pendiente. En un gasto o un cheque no hay nada que deducir, por lo que el total es la cantidad que ha salido de la cuenta.

Incorporar una orden de compra

Cuando el proveedor que seleccione en una factura tiene órdenes de compra pendientes, el formulario lo indica y ofrece la opción «Add from PO». En él se enumeran sus órdenes pendientes con número, fecha, importe y estado, y «Add» copia las líneas de la orden a la factura.

Haga esto en lugar de volver a introducir las líneas. Es el único vínculo entre un pedido y una factura, y es lo que le permite comprobar, posteriormente, que lo que se le ha facturado es lo que usted pidió.

La parte inferior del formulario bill: un cuadro vacío «Memo», un área de archivos adjuntos titulada «Attached here» en la que se lee «Click to upload or drag and drop», con los tipos de archivo permitidos.doc,.pdf,.jpg,.jpeg y.png, y a continuación una barra de pie de página con iconos de impresión y descarga a la izquierda y los botones «Save» y «Save and Send» a la derecha. — Las notas y los archivos adjuntos pertenecen a este documento concreto. El archivo adjunto es donde se guarda el PDF del proveedor, que es la única copia de la que dispondrá cuando se consulte la factura.

Memo Es un texto libre sobre este documento. Cualquier información relativa al proveedor en general debe incluirse en su expediente, donde se podrá consultar de nuevo.

Adjunte la factura del proveedor. Admite formatos .doc, .pdf, .jpg, .jpeg y .png, así como varios archivos a la vez. Dentro de tres meses, cuando alguien pregunte a qué correspondía el importe de 5.698,00, el archivo adjunto será la respuesta y el memo servirá de pista.

Save Guarda el documento y vuelve a la lista. Save and Send lo guarda y lo envía por correo electrónico a la dirección que figura en el encabezado, lo cual merece la pena hacer con una orden de compra, pero rara vez con una factura: el proveedor ha emitido la factura, por lo que ya la tiene.

En una factura guardada que aún no se ha liquidado, aparece «Mark as paid» junto al saldo. No marca nada como pagado en ese mismo momento: abre Pay Bills con esta factura ya marcada, de modo que el pago se registra en una cuenta bancaria como cualquier otro.

Todo se contabiliza en «Gastos»

La parte superior de la lista de «Gastos», que muestra las entradas del 1 al 100 de un total de 171. Un botón «Batch actions», un menú desplegable «All Transactions» y «Filters» se encuentran encima de las columnas tituladas «Fecha», «Type», «N.º», «Beneficiario», «Category», «Before Sales Tax», «Sales Tax», «Total», «Status» y «Acciones». Se muestran seis filas de «Bill» con fecha del 15/08/26: Lakeview Linen Services BILL -2026-0131, Limpieza y lavandería, 12 492,00 USD antes de impuestos, 1 249,20 USD de impuestos, 13 741,20 USD total, Pendiente; a continuación, Harbour Foods Wholesale, marcado como «Partially paid»; después, Cellar and Vine Merchants, Brightpath Servicios, Metro Power and Light sin «sales tax», y Atlas Mechanical Services. — Todos los documentos de compra se registran aquí, independientemente del formulario con el que se hayan emitido, razón por la cual existen la columna «Tipo» y el menú desplegable «Todas las transacciones».

Una lista recoge los siete tipos de documentos, ordenados de más reciente a más antiguo. El menú desplegable « All Transactions» (Tipo de documento) limita la selección a un solo tipo, y «Filters» (Detalles de la transacción) añade el estado, el beneficiario, la categoría y un intervalo de fechas. Entre ambas responden a la mayoría de las preguntas que se plantean en esta pantalla: ¿cuánto hemos gastado en lavandería este trimestre?, ¿qué partidas siguen pendientes con un proveedor?, ¿qué se pagó con las tarjetas el mes pasado?

Cabe destacar tres columnas. «Before Sales Tax» y «Sales Tax» desglosan el total, lo que permite que la lista coincida con el extracto del proveedor. «Status» significa lo mismo que en el resto del módulo: «Pendiente», «Vencido», «Pagado parcialmente», «Pagado», «Solicitado un crédito que se ha utilizado» y «Anulado».

El menú de acciones de cada fila permite abrir, imprimir, duplicar, anular o eliminar el documento, y ofrece la opción «Copy to Bill » (Aplicar a un pedido) en el caso de un pedido y «Apply to Bill » (Aplicar a un crédito) en el caso de un crédito. «Batch actions » (Seleccionar varios) permite imprimir o eliminar varios a la vez, tras marcarlos.

Próximos pasos

Una factura emitida aquí es una deuda pendiente hasta que se liquide en «Pagar facturas», y ahí es también donde se utiliza un crédito de proveedor. «Purchase orders» es el formulario que se ha omitido en este artículo, y «Proveedores» abarca los registros a los que hace referencia cada uno de estos formularios.

Registro de los gastos