Prostay Contabilidad es un sistema de contabilidad. Emite facturas a empresas y agencias, registra los gastos con los proveedores, lleva un control de las cuentas pendientes en cada sentido y lo contabiliza todo según un Catálogo de cuentas. Se trata de un sistema de contabilidad que, además, se integra con un sistema hotelero.
Para qué sirve el módulo
Cuatro funciones, y todo lo que aparece en el menú pertenece a una de ellas.
- Facturación. Facturas, presupuestos, recibos de venta, notas de crédito y extractos, dirigidos a los clientes, se registran aquí.
- Gastos. Gastos, facturas, cheques, órdenes de compra y abonos de proveedores, registrados en relación con los proveedores que gestiona aquí.
- Control del saldo. El catálogo de cuentas, las cuentas bancarias, los Activos fijos y las reglas que ordenan las transacciones bancarias.
- Conocer su situación. El Panel de Control , el análisis de antigüedad de cuentas por cobrar y por pagar, y lo que cada cliente adeuda.
La contabilidad y el PMS son sistemas independientes
Esto es lo primero que hay que comprender, ya que casi todo el mundo llega esperando lo contrario.
Nada fluye desde el Sistema de gestión de propiedades hacia Prostay Contabilidad. Una habitación vendida, un cargo en la cuenta de la estancia, un artículo del minibar, un pago realizado en recepción, una reserva realizada a través de un canal: nada de ello llega aquí por sí solo. El módulo de contabilidad solo tiene en cuenta los documentos que usted crea en su interior.
Se trata de una cuestión de funcionamiento más que de lo que pueda registrar aquí. Muchas propiedades sí desean que las operaciones del mes figuren en su libro mayor, y la forma de conseguirlo es contabilizarlas: lea los totales de los informes de ingresos y introdúzcalos como un recibo de ventas, uno al mes, con una línea para cada cuenta de ingresos. La propiedad de demostración que aparece en las capturas de pantalla siguientes hace exactamente eso, razón por la cual su cuenta «Room Revenue» (Ingresos por alquiler) presenta un saldo. Nada lo ha hecho de forma automática, ni nada lo hará.
| Estas tienen el mismo aspecto, pero no son | Lo que realmente ocurre |
|---|---|
| Huéspedes y clientes | Un huésped se aloja en una habitación y tiene un folio. Un cliente recibe una factura de este módulo. Las dos listas son independientes y no se copia nada entre ellas. |
| Artículos y productos | El catálogo de artículos del PMS es lo que se le vende a un huésped y se incluye en su folio, como un tratamiento de spa o una botella de vino. Los productos contables son los que se incluyen en una línea de factura. Son dos catálogos sin relación entre sí. |
| Facturas de cuenta y facturas contables | Una factura de cuenta liquida una estancia al realizar el check-out. Una factura contable se emite a una Empresa y queda pendiente de pago. Ninguna de ellas genera a la otra. |
| Impuestos | El PMS tiene sus propios impuestos y tasas, que se aplican a las estancias. La contabilidad tiene sus propios tipos impositivos, que se aplican a las líneas de factura. Configurar uno no implica configurar el otro. |
Existe exactamente un vínculo entre ambos, y es «Tareas». Véase a continuación.
Tres listas, y todo lo demás
El módulo cuenta con numerosas pantallas, y la mayoría de ellas son Documentos. Detrás de ellas se encuentran tres listas en las que se basan todos los Documentos, y configurar correctamente esas tres listas constituye la mayor parte del trabajo de configuración.
- El catálogo de cuentas. Las categorías en las que se clasifican todas las cifras . No se puede registrar nada hasta que esto refleje su forma de gestionar su dinero.
- Clientes. A quién se realiza la facturación.
- Productos y servicios. Lo que figura en una línea de factura, cada uno de los cuales apunta a una cuenta de ingresos de la primera lista.
«Proveedores» es la cuarta lista, y se basa en el mismo principio pero en el lado de las compras.
Cómo orientarse
Cambie a «Prostay Accounting» desde el selector de módulos y la barra lateral pasará a mostrar la vista de contabilidad. Contiene cinco grupos que se despliegan y cuatro entradas que le llevan directamente a una pantalla.
| Menú | Qué contiene |
|---|---|
| Dashboard | «Home», la pantalla de resumen y « Cash Flow». |
| Tasks | Una lista de tareas para el equipo de contabilidad. La única pantalla que puede remitir a algún elemento del PMS. |
| Transactions | Chart of Accounts, Reconcile y Rules. A pesar del nombre del grupo, aquí es donde se encuentra la configuración de las cuentas, en lugar de una lista de sus transacciones. |
| Fixed Assets | El registro de activos y su amortización. |
| Sales | Overview, Estimates, Customers, Products & Services, Sales Ordersy All Sales. La mayor parte del trabajo de facturación comienza aquí. |
| Expenses | Expenses, Purchase orders y Suppliers. |
| Employees | Registros de empleados y las actividades de tiempo facturadas a su nombre. |
| Taxes | Los tipos impositivos que pueden aplicarse a las líneas de factura. |
| Account & Settings | Cinco pantallas de configuración. Consulte la siguiente sección, ya que estas salen del módulo. |
Hay dos aspectos de ese menú que conviene conocer antes de ponerse a buscar algo.
La primera es que «Chart of Accounts» (Gestión de empleados) se encuentra en «Transactions» (Gestión de empleados), que no es donde la mayoría de las personas lo buscan. La segunda es que «Purchase orders» (Gestión de empleados) no siempre aparece: desaparece del menú cuando se desactivan las órdenes de compra en la configuración de «Gasto» (Gastos), y no hay ninguna indicación en pantalla que explique esta ausencia. Si un compañero puede verlo y usted no, ese ajuste es el motivo.
Los ajustes que se encuentran fuera del módulo
Las cinco entradas de «Account & Settings» se comportan de forma diferente al resto del menú: abren pantallas que se encuentran totalmente fuera del área de contabilidad, por lo que la dirección de su navegador deja de mostrar accounting y la página que las rodea cambia.
| Pantalla | Qué controla |
|---|---|
| Company | Los detalles que se imprimen en sus documentos. |
| Sale | Valores predeterminados para todos los documentos de venta, incluidas las condiciones de facturación que determinan las fechas de vencimiento. |
| Expense | Valores predeterminados para el lado de las compras, incluida la existencia o no de órdenes de compra. |
| Time | La forma en que se registran y facturan las actividades relacionadas con el tiempo. |
| Advance | Los formatos de fecha y número, así como el ejercicio contable. |
Utilice la barra lateral para acceder a ellas en lugar de marcarlas como favoritas, ya que desde esas pantallas la forma de volver a la contabilidad es mediante el selector de módulos.
Por qué cada cifra aparece dos veces
Prostay Contabilidad funciona con el sistema de partida doble, lo cual merece treinta segundos de explicación, ya que hace que el resto del módulo resulte evidente.
Cada documento que guarde transfiere dinero entre dos cuentas, en lugar de ingresarlo en una sola. Emitir una factura por 500 no se limita a registrar 500 en ingresos: registra que un cliente le debe 500 y que usted ha ingresado 500, en el mismo momento. Cuando le pagan, se registra que su saldo bancario ha aumentado en 500 y que ahora le deben 500 menos. El dinero nunca se crea ni se destruye, solo se transfiere.
De ello se derivan dos consecuencias, y ambas le ahorran tiempo más adelante.
La primera es que cualquier saldo puede explicarse. Haga clic en un saldo del Catálogo de cuentas y obtendrá todos los asientos que lo han generado, cada uno de ellos rastreable hasta un documento. Nada surge de la nada.
La segunda es que la cuenta que elija en una línea es más importante de lo que pude parecer en ese momento. No hay ningún paso posterior en el que se revise la codificación. Lo que seleccione en la línea es el destino del dinero.
La barra de favoritos
La pantalla de inicio de contabilidad se abre con una fila de accesos directos a las acciones que realiza con más frecuencia: crear una factura, recibir un pago, registrar un gasto, etc. Hay veinte acciones disponibles y puede anclar hasta diez.
Hasta que elija, Prostay muestra unas cuantas por defecto. Merece la pena configurarlas deliberadamente desde el principio, ya que son la vía más rápida para acceder a los ocho o nueve formularios a los que, de otro modo, tendría que llegar a través de dos niveles de menú. Se puede acceder a todo lo que aparece en la barra de otra manera; nada está disponible únicamente allí.
«Tareas», el único punto en el que ambos sistemas coinciden
Tasks es una lista de tareas pendientes para el equipo de contabilidad: hacer un seguimiento de esta factura, comprobar ese extracto del proveedor, presentar la declaración trimestral. Las tareas incluyen un responsable, una fecha de vencimiento y archivos adjuntos.
También es la única conexión auténtica del módulo con el resto de Prostay. Una tarea puede «Link Reservation», vinculándola a una reserva en el PMS. Esto resulta útil precisamente en aquellos casos en los que, de otro modo, los dos sistemas no podrían ayudarse mutuamente: una reserva corporativa que se facturará más tarde, en la que alguien debe acordarse de emitir la factura una vez que el grupo se haya marchado.
El enlace es una referencia, no un mecanismo. No transfiere los cargos de la reserva a una factura, ni comunica nada al PMS.
Lo que no incluye este módulo
Conviene saberlo de antemano, para que no lo busque.
- Asientos contables manuales. No hay ninguna pantalla que le permita contabilizar uno directamente. Cada asiento en los libros es un efecto secundario de un documento, por lo que la forma de corregir algo es corregir o anular el documento que lo generó .
- Una conexión bancaria. No hay ninguna conexión con su banco. Las transacciones bancarias las introduce o importa usted mismo, y la conciliación consiste en una comparación manual.
- Multidivisa. El PMS admite varias monedas. La contabilidad utiliza una sola, la propia de la Propiedad, en todos los documentos. Un proveedor que le facture en otra moneda debe realizar la conversión antes de que se introduzca.
- Nómina. Aquí, los empleados son registros con notas y tiempo facturable. No hay proceso de nómina, ni nómina individual, ni retención de impuestos.
- Cierre de período. No hay ningún bloqueo mensual ni anual, por lo que un documento correspondiente a un período sobre el que ya haya presentado un informe puede seguir editándose. Acuerde una fecha límite con quien se encargue de su contabilidad, ya que el sistema no impondrá ninguna.
¿Quién puede acceder a él?
Cualquier persona que pueda iniciar sesión y acceder al módulo. La tabla de roles y permisos abarca reservas, Servicio de limpieza, el Administrador de canales, las Configuraciones del Sistema «Booking Engine, » y mucho más, pero no incluye una sección de contabilidad, por lo que no hay ningún permiso que conceder o denegar ni ningún rol de contabilidad de solo lectura.
Qué debe configurar, por orden
Las dependencias son reales: cada uno de estos pasos requiere el anterior.
- Revise el catálogo de cuentas y adáptelo a cómo desea interpretar sus ingresos y gastos. Todo lo demás se basa en él.
- Añada a sus clientes, es decir, las empresas y agencias a las que realiza la facturación, no a sus huéspedes.
- Cree el catálogo de productos y servicios, vinculando cada artículo a una de sus cuentas de ingresos.
- Configure sus valores predeterminados en «Account & Settings», en particular las condiciones de facturación en la pantalla «Sale», ya que estas determinan todas las fechas de vencimiento.
- Solo entonces comience a emitir documentos.
Hacerlo en otro orden también es posible, pero le llevará más tiempo posteriormente: las facturas emitidas antes de que el Catálogo de cuentas esté correcto se contabilizan en cuentas que querrá modificar, y cambiar el tipo de una cuenta después de haberla utilizado altera el historial sobre el que ya ha elaborado informes.