Una factura indica que se adeuda una cantidad. Este artículo trata sobre la recepción del pago, que constituye un documento independiente, y sobre los dos problemas que surgen con mayor frecuencia: un pago que no se corresponde con ninguna factura concreta y un abono que nadie ha utilizado jamás.
Qué es un pago y qué no es
Recibir un pago tiene dos efectos simultáneos. Por un lado, registra la entrada de dinero en una de sus cuentas y, por otro, reduce la deuda del cliente al indicar qué facturas cubre. La segunda parte es la que merece su atención: un pago registrado a nombre del cliente pero no asociado a ninguna factura hace que este siga adeudando un importe que ya ha pagado, y le obliga a usted a reclamárselo.
El formulario
Cinco campos lo determinan todo:
- Customer determina qué facturas se le propondrán.
- Amount Received es lo que realmente ha llegado. Introduzca lo que indique el banco, no lo que figure en la factura.
- Payment method indica si se trata de efectivo, tarjeta, transferencia o cheque, y es el criterio que utilizará para filtrar cuando alguien le pregunte por los ingresos con tarjeta.
- Deposit to indica la cuenta en la que se ha ingresado el dinero. Este es el campo que permite conciliar su cuenta bancaria posteriormente, y el que la gente suele dejar con el valor por defecto.
- Reference no. es la referencia de la transferencia o del cheque, y es lo que convierte «un pago de 6.820» en «este pago, esta línea del extracto bancario».
Merece la pena consultar las dos cifras de la esquina superior derecha antes de comenzar. « UNAPPLIED AMOUNT» es la parte de este pago que aún no ha asignado a ningún concepto, por lo que debería ser 0,00 en el momento de guardar. «CUSTOMER BALANCE» es el importe total que ese cliente adeuda, en todas sus facturas.
Transacciones pendientes
Seleccione al cliente y todas sus facturas con algún importe pendiente aparecerán aquí, con su fecha, su fecha de vencimiento, el concepto y el importe que aún queda pendiente. «Original amount» y «Open balance» difieren siempre que una factura haya sido pagada parcialmente anteriormente.
Al marcar una fila, la casilla «Payment» se rellena con el saldo pendiente total, lo cual suele ser el caso habitual: una transferencia que liquida una factura. Cuando un pago cubra varias facturas, marque cada una de ellas; y cuando cubra parte de una, introduzca el importe sobre el valor que la marca haya indicado allí.
Pagos parciales y pagos en exceso
Un pago parcial es habitual: introduzca el importe en el campo «Payment » correspondiente a la factura a la que pertenece. La factura pasa a « Partially paid » y mantiene un saldo, por lo que permanece en sus cuentas por cobrar y sigue siendo objeto de reclamación, que es lo que usted desea. También permanece en esta lista la próxima vez, mostrando un saldo pendiente menor.
Un pago en exceso deja un importe sin aplicar una vez que se ha liquidado cada factura. Ese importe queda en la cuenta del cliente como dinero que usted le debe, y podrá utilizarlo en la próxima factura que le emita. Nada de esto es automático, por lo que, si el pago en exceso se debe a un error, es mejor gestionarlo ahora, mediante un « refund receipt», que dejarlo para que se detecte en diciembre.
Aplicación de un crédito
Debajo de las facturas aparece todo lo que el cliente tiene a su favor: notas de crédito aún no utilizadas, créditos aplazados y cualquier pago en exceso anterior. Introduzca un importe en «Applied» y este se deducirá del importe de las facturas que haya marcado; así, una factura de 6.820,00 USD con un crédito de 686,40 USD a su favor necesitará un pago efectivo de 6.133,60 USD.
Las dos cifras que aparecen debajo de la tabla representan el cálculo aritmético de toda la pantalla: « Amount to apply» es el dinero más los créditos, y «Amount to credit» es lo que queda pendiente.
El saldo del cliente
El saldo es la suma de las facturas pendientes de ese cliente, nada más. En la imagen, las dos facturas pendientes de la Universidad de Stanhope ascienden a 28 930,00 USD. Guarde un pago de 6.820,00 USD contra una de ellas y el saldo pasará a ser de 22.110,00 USD; el total de sus cuentas por cobrar se reducirá en la misma cantidad, y ambos cambios constituyen el mismo evento visto desde dos perspectivas diferentes.
Por eso el saldo es una útil comprobación de coherencia. Si no varía en la cantidad que acaba de recibir, el pago se ha destinado a algún lugar que no era el previsto.
En qué se convierte el pago
Un pago guardado es un documento numerado como cualquier otro, y aparece en All Salescon el tipo «Receive Payment». Su estado pasa a ser «Closed» una vez que se ha aplicado en su totalidad. Filtrar la lista por ese tipo le muestra todos los pagos que ha recibido, lo que constituye la respuesta más rápida a la pregunta «¿cuándo pagaron eso?».
Para corregir un pago, ábralo desde la lista y modifíquelo. Desmarque una factura y su saldo volverá a aumentar; esa factura volverá a figurar como pendiente de cobro, en sus cuentas por cobrar y en esta lista la próxima vez.
Extractos
Un extracto resume el estado de la cuenta de un cliente y se le envía a él. No genera ninguna transacción ni contabiliza nada: todo lo que contiene ya existe, por lo que puede enviar uno a once clientes a la vez sin ninguna preocupación.
El formulario enumera a todos los clientes con saldos pendientes y su dirección de correo electrónico, y usted marca a aquellos a los que desea enviarlo. Hay dos opciones entre las que elegir:
- Statement type. Balance forward muestra lo que se adeudaba al inicio del periodo, lo que ha ocurrido desde entonces y lo que se adeuda actualmente. Open item enumera únicamente las facturas que aún están pendientes. El «saldo acumulado» es el mejor recordatorio para una cuenta que se paga mensualmente; las «partidas pendientes» son la mejor respuesta a la pregunta «¿cuáles de estas no hemos pagado?».
- Start date y End date permiten establecer el período que abarca un extracto de saldo acumulado.
El cuadro «Message on statement» (Mensaje de fin de mes) al pie del documento se envía a todas las personas que haya marcado, por lo que debe ser el tipo de mensaje que le diría a todas ellas. La línea «por documento» que aparece junto a cada transacción procede del campo «Message on statement» de ese documento, tal y como figuraba en el momento en que lo emitió, lo cual es la razón por la que debe rellenarlo.
Seguimiento, por orden
Cuando una cuenta lleva tiempo inactiva, el módulo le ofrece cuatro pasos que conviene seguir en este orden:
- Revise la factura. En All Sales, una factura vencida indica cuánto tiempo lleva vencida. Treinta días sin contacto es un caso distinto al de tres días.
- Envíe un recordatorio. La opción «Send reminder» del menú de la fila envía de nuevo la factura por correo electrónico. La mayoría de las veces, la falta de respuesta se debe a que la factura nunca llegó a la persona encargada de pagarla.
- Envíe un extracto. Cuando hay varias facturas pendientes, un extracto resulta más útil que otra copia de una de ellas, ya que muestra el estado de la cuenta.
- Compruebe su parte. Antes de escalar el asunto, compruebe si hay algún pago no contabilizado o algún crédito sin utilizar en la cuenta. No es raro que ocurra, y es lamentable descubrirlo tras una llamada telefónica.
Próximos pasos
Todos estos documentos —las facturas, los pagos y los extractos— se encuentran en una única lista con un conjunto de filtros, y cómo buscar en ella es el tema del último artículo de esta serie.