Una orden de compra es lo que se envía a un proveedor antes de que realice la entrega: esto es lo que queremos, este es el precio que acordamos, aquí es donde debe enviarlo. Esto compromete al hotel a un gasto sin que se contabilice todavía.
Qué es una orden de compra y qué no es
Una orden no contabiliza nada en sus cuentas. No aparece en su cuenta de resultados, no se suma al saldo del proveedor y no figura en el estado de antigüedad de las cuentas por pagar. El único lugar donde aparece como cifra es el recuadro « Purchase orders» situado encima de la lista de proveedores, que contabiliza las órdenes pendientes precisamente porque representan dinero comprometido y aún no adeudado.
El coste aparece cuando lo hace la factura, y el pedido se convierte en una factura. Hasta ese momento, lo que tiene es un registro de un acuerdo, que merece la pena conservar por tres razones: el proveedor sabe exactamente qué se ha pedido y a qué precio, quien reciba la entrega puede contrastarla con algún dato, y cuando la factura llegue con una cifra diferente, dispondrá de una prueba en lugar de tener que confiar en la memoria.
Cómo interpretar la lista
- Open. El pedido sigue vigente y aún no se ha facturado nada en relación con él. Estos son los que se contabilizan en la ficha del proveedor y los que merece la pena revisar cuando se pregunte qué pedidos están aún en trámite.
- «Closed». El pedido ha cumplido su función. Un pedido cerrado ya no ofrece la opción «Copy to Bill», ya que copiarlo de nuevo supondría facturarle dos veces por la misma entrega.
El menú desplegable situado encima de la tabla permite filtrar entre «Open» o «Closed», y el cuadro de búsqueda busca coincidencias en el número de pedido, el memo y el nombre del proveedor. «Memo» es la columna que hace que esta lista sea legible, así que anote una en cada pedido: «Revisión anual de la sala de calderas» le indica más de un vistazo que cualquier importe.
Emisión de un pedido
La mayor parte de este encabezado es igual que el de cualquier otro formulario de compra: una fecha, las condiciones que determinan la fecha de vencimiento, un proveedor y la dirección de correo electrónico y postal que figuran en el registro del proveedor. Hay tres campos que se comportan de forma lo suficientemente diferente como para mencionarlos.
| Campo | Qué modifica |
|---|---|
| Purchase Order status | «Abierto» o «Cerrado», y aparece inicialmente como «Abierto». Cierre un pedido manualmente solo cuando haya finalizado sin haber sido facturado, por ejemplo, porque lo ha cancelado. Facturarlo a través de Copy to Bill es la forma habitual de cerrar un pedido. |
| Ship To | El lugar de entrega de la mercancía, que en el caso de un hotel suele no coincidir con la dirección de facturación: un muelle de carga, una entrada trasera, un almacén de ropa de cama. Este es el campo que acaba leyendo el conductor del proveedor, y el único del formulario que no tiene equivalente en la factura. |
| Your message to vendor | Se imprime en el pedido y se incluye al enviarlo. Los horarios de entrega, los códigos de acceso y a quién dirigirse deben indicarse aquí, en lugar de en la nota, que el proveedor nunca ve. |
El número de pedido se rellena automáticamente con el siguiente de la serie. Al igual que con una factura, puede sobrescribirlo, y la coherencia es más importante que la convención concreta.
Las líneas
Las dos cuadrículas son las que ya conoce: una cuadrícula de categorías que remite a las cuentas, y una cuadrícula de artículos que remite al catálogo de productos y servicios, con el impuesto sobre las ventas añadido debajo según el tipo impositivo correspondiente. El precio de un pedido se calcula del mismo modo que se calculará el de la factura en la que se convertirá, y esa es la clave: cualquier sorpresa a la hora de facturar debe ser culpa del proveedor, no del formulario.
Redacte las líneas tal y como desea que aparezcan en la factura, ya que es ahí donde van a ir.
Envío al proveedor
Send Desde el menú de la fila, envíe el pedido por correo electrónico. El campo «To» aparece rellenado previamente con la dirección de correo electrónico del proveedor, y los campos «Cc» y «Cco» están destinados a la bandeja de entrada de su propia cuenta y a quienquiera que reciba la entrega. Si cambia la dirección aquí, este pedido concreto se enviará a otra dirección y el registro del proveedor permanecerá inalterado.
Desde el interior del formulario, la misma acción se realiza en «Save and Send», lo cual se guarda primero, por lo que cualquier cambio que haya realizado al pasar por allí se envía con el pedido.
Convertir un pedido en una factura
Copy to Bill abre una nueva factura con el proveedor, la nota explicativa y todas las líneas ya incluidas en ella. Compruebe las cifras con la factura que tiene delante, corrija cualquier diferencia en los importes que haya cobrado el proveedor y guarde los cambios. La factura es la que se contabiliza en sus cuentas; el pedido nunca lo hizo.
También puede empezar por el otro extremo. En una factura en blanco, al seleccionar un proveedor que tenga pedidos pendientes, el formulario lo indica y ofrece la opción « Add from PO», que muestra sus pedidos pendientes y copia las líneas del que elija. Utilice el extremo desde el que se encuentre, pero utilice uno de ellos en lugar de volver a escribirlo, ya que la copia es lo único que conecta ambos documentos.
Copiar un pedido que realiza cada mes
Duplicate crea una nueva copia del pedido: mismo proveedor, mismas líneas, mismos importes, con el siguiente número de la serie y la fecha de hoy, abierto como un nuevo pedido pendiente. En el caso de un pedido mensual recurrente, resulta más rápido y seguro que empezar desde cero, ya que las líneas y su codificación ya vienen incluidas.
La duplicación no afecta en absoluto al original. Dos pedidos abiertos para el mismo artículo se contabilizarán ambos como gasto comprometido, por lo que, si está sustituyendo un pedido en lugar de repetirlo, anule el que va a sustituir.
Anulación y eliminación
Anule un pedido que se haya creado y luego cancelado. Permanecerá en la lista con valor cero, marcado como «Anulado», y dejará de contabilizarse en el gasto comprometido. El número sigue en uso, que es lo que usted desea: un hueco en una serie numerada es una pregunta que alguien tendrá que responder más adelante.
Delete La eliminación elimina el pedido por completo y no se puede deshacer. Se utiliza para un pedido creado por error y detectado de inmediato. Cualquier cosa que un proveedor ya haya visto debe anularse en lugar de eliminarse, ya que hará referencia a un número que ya no existe.
Un menú con la opción «Void» (Anular) y sin la opción «Delete» (Eliminar) es un permiso y no un error: su rol no incluye el que permite eliminar un pedido. No se puede añadir desde «Users» (Configuración de roles) en «System , ya que la pantalla comprueba un derecho para el que el editor de roles no dispone de configuración, por lo que la eliminación solo está disponible para cuentas con acceso sin restricciones. Anular el pedido es, de todos modos, la mejor práctica, por la razón anteriormente expuesta.
Próximos pasos
El proceso por el que un pedido se convierte en una factura se trata en la sección de registro de sus gastos y en la de liquidación de facturas. La página del propio proveedor, en la sección de Proveedores, muestra sus pedidos junto con el resto de partidas que haya generado a su nombre.