Esta es la pantalla para la ejecución de pagos. En ella se enumeran todas las facturas con algún importe pendiente, ordenadas por fecha de vencimiento (de la más antigua a la más reciente), y le permite liquidar tantas de ellas como desee de una sola vez, desde una cuenta bancaria, en una única fecha.
Lo que liquida esta pantalla
Facturas, y únicamente facturas. Los gastos y los cheques se pagaron en el momento en que se registraron, por lo que nunca aparecen aquí. Tampoco aparece nada de lo que ya haya liquidado: una factura desaparece de esta lista en el momento en que su saldo llega a cero, lo cual es la forma más rápida de comprobar si un pago se ha realizado correctamente.
Puede acceder a esta pantalla desde Pay bill en la pantalla de «Gastos», o desde Mark as paid en una factura abierta, lo que abre la pantalla con esa factura ya marcada y su saldo rellenado.
Una fecha y una cuenta para toda la ejecución
Todo lo que marque a continuación se pagará en esta fecha, con cargo a esta cuenta. Si la mitad de la operación se carga a la cuenta corriente y la otra mitad a una tarjeta, se trata de dos operaciones, no una.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Payment Date | La fecha en la que se carga el importe. Configúrela con la fecha que figura en el extracto bancario, en lugar del día en que introduzca los datos; de lo contrario, la conciliación posterior de la cuenta se convertirá en un ejercicio de adivinanzas. |
| Payment account | De qué cuenta bancaria o de tarjeta sale el dinero. Obligatorio: la serie no se guardará sin este dato, ya que un pago que no reduzca el saldo de una cuenta no se ha producido realmente. |
| Ref. no | Su referencia para toda la operación, no por factura. Un número de lote o una referencia de transferencia es lo que vincula la línea del extracto con las distintas facturas que se han pagado. |
Cómo interpretar la tabla
- «Status», que cuenta en lugar de etiquetar. « Overdue 122 days ago» es un tema distinto de «Due in 6 days», y el número es lo que determina qué proveedor le llamará esta semana.
- Credit Applied (Crédito no utilizado), que aparece como un recuadro con « Available» debajo en cualquier fila cuyo proveedor tenga un crédito no utilizado. Las filas sin crédito no tienen nada que rellenar .
Opening Balance es lo que aún se adeuda de esa factura, que, en el caso de una factura parcialmente liquidada, es inferior al importe total de la misma. La ordenación se realiza por fecha de vencimiento, por lo que la primera posición de esta lista corresponde a la deuda más antigua del hotel.
Pago parcial de una factura
Introduzca cualquier cifra en «Payment». Al escribir, la fila se marca automáticamente, por lo que no hay ningún paso adicional; si desmarca la casilla, el importe se borra.
Si paga menos que el saldo inicial, la diferencia seguirá pendiente: la factura mantiene su fecha de vencimiento, pasa a «Partially paid» y vuelve a aparecer en esta lista la próxima vez con un saldo menor. No se le avisa de nada, ya que el pago parcial es algo habitual y no un error.
Aplicación de un abono de proveedor
Cuando un proveedor le debe dinero, ya sea por una entrega incompleta o un sobrecoste, el crédito que ha generado en el formulario de crédito de proveedor permanece a la espera de que usted lo utilice. Aquí es donde se aplica.
La cifra «Available» (Saldo de crédito) corresponde a todo el importe no utilizado de ese proveedor, incluyendo todos los créditos que tenga pendientes con él, por lo que puede ser mayor que cualquier nota de crédito individual. «Apply» (Aplicar el crédito del proveedor) rellena la casilla con la cantidad que la factura pueda absorber, es decir, el saldo menos cualquier importe que ya haya introducido en «Payment» (Importe de la nota de crédito). Puede introducir una cifra menor en su lugar y reservar el resto para una factura posterior.
El crédito aplicado liquida la factura exactamente igual que el efectivo, y no sale de ninguna cuenta bancaria, ya que no se transfiere dinero. Esa distinción es de lo que trata la siguiente sección.
Qué representa el total de la parte superior
TOTAL PAYMENT AMOUNT suma la columna «Payment» y nada más. No es lo que usted debe, y omite deliberadamente el crédito aplicado.
Así es como debe ser, ya que esta cifra representa el dinero que saldrá de la cuenta que haya elegido en la parte superior. Una operación que liquide 5.000,00 en facturas utilizando 1.000,00 de crédito muestra aquí 4.000,00, y 4.000,00 es lo que aparecerá en el extracto bancario. La columna «Total Amount » (Saldo de cada fila) es la que incluye el crédito, por lo que ambas cifras pueden diferir y ser correctas.
Limitar la lista
Dos filtros realizan la mayor parte del trabajo. «Payee» reduce la lista a un solo proveedor, que es lo que usted desea cuando está realizando un pago según su extracto. «Overdue invoices only» la reduce a lo que ya está vencido, que es lo que usted desea cuando no hay fondos suficientes en la cuenta para pagarlo todo.
El filtrado oculta las filas; no las desmarca ni borra lo que haya introducido en ellas. Un pago introducido y posteriormente ocultado mediante el filtrado sigue estando en la ejecución y se guardará de todos modos.
Al guardar la ejecución
Save registra cada fila marcada: cada factura asimila su pago y el crédito aplicado, su saldo se reduce y pasa a estar «Partially paid» o «Paid». El símbolo de flecha que aparece junto a ella ofrece las opciones «Save and close» y «Save and new», esta última para cuando la próxima ejecución se realice desde una cuenta diferente .
La pantalla no permite guardar el archivo si no hay ninguna factura marcada, si no se ha seleccionado ninguna cuenta de pago o si hay filas marcadas y no se ha introducido ningún dato en ninguna de ellas, e indica cuál de las tres opciones ha impedido el proceso.
Antes de guardar, los botones de imprimir y descargar generan una copia de la ejecución tal y como se encuentra en ese momento. En el caso de una ejecución de gran volumen, vale la pena conservar esa copia, ya que, posteriormente, las facturas pagadas han desaparecido de la lista y la ejecución solo es visible como pagos individuales en cada factura.
Pago de una tarjeta de crédito
El pago de la factura de la tarjeta en sí no se realiza aquí, ya que el saldo de una tarjeta no es una factura de un proveedor. «Pay down credit card», en el menú «Nueva transacción», es el formulario correspondiente: qué tarjeta, cuánto, desde qué cuenta bancaria y en qué fecha.
No se contabiliza ningún gasto. Todo lo comprado con la tarjeta ya se contabilizó como gasto en el momento de su registro, y esta operación solo transfiere dinero del banco a la tarjeta para saldar lo que esas compras habían acumulado. Considerarlo un gasto es la forma clásica de contabilizar el mismo gasto dos veces.
Próximos pasos
Las facturas que aparecen en esta pantalla se generan al registrar lo que gasta, y el importe total adeudado a cada proveedor figura en su página. Para saber de dónde salió el dinero, consulte el Catálogo de cuentas.