¿Debo añadir a cada huésped como cliente?

No, y no debería hacerlo. Un huésped que liquida su cuenta al realizar el check-out se gestiona en su folio del Sistema de gestión de propiedades y no requiere ninguna acción aquí. Esta lista está destinada a quienes reciben una factura y la abonan posteriormente, lo que en la práctica son empresas, agencias y clientes de eventos.

¿Por qué el saldo de mi cliente no coincide con lo que le he facturado?

Dado que la columna « Amount » recoge lo que aún está pendiente, y no lo que se ha facturado. Las facturas pagadas se eliminan de ella, y los pagos parciales la reducen. Para ver todo lo que se les ha enviado hasta la fecha, abra el registro del cliente y utilice la pestaña « Transaction List ».

He establecido un plazo de pago de 30 días a un cliente y, sin embargo, su factura vencía de inmediato. ¿Por qué?

La « Term » de un cliente se registra, pero no se utiliza. Las condiciones de facturación proceden de las condiciones preferidas de facturación de su configuración de Venta, que aplican el mismo valor a todos los clientes. Modifique las condiciones en la propia factura antes de guardarla y se volverá a calcular la fecha de vencimiento.

¿Puedo eliminar un cliente que he añadido por error?

No. En su lugar, desactívelo. Permanecerá en la lista marcada como « Inactive », fuera de cualquier selector, y podrá reactivarlo más adelante. Si el error consiste en que ha añadido al mismo cliente dos veces, utilice « Merge contacts » en lugar de desactivar uno de ellos, para que el historial quede concentrado en un único lugar.

Clientes en Prostay Contabilidad

En Prostay Contabilidad, se considera cliente a quien recibe una factura. En el caso de un hotel, normalmente no se trata de la persona que se aloja en la habitación, sino de la empresa que ha reservado la habitación, la agencia que la ha enviado, la universidad que organiza una conferencia o los padres de la pareja que pagan la boda.

Los clientes no son huéspedes

Esto es lo más importante que debe comprender antes de añadir cualquier dato, y es algo que confunde a casi todo el mundo.

La lista de huéspedes del Sistema de gestión de propiedades y la lista de clientes de aquí son independientes. No se copia nada entre ambas. Registrar a un huésped no crea un cliente, y añadir un cliente aquí no le proporciona un perfil de huésped, una reserva ni un folio. Las dos listas ni siquiera pretenden contener lo mismo: un huésped es alguien que pernocta en una habitación; un cliente es alguien que liquida una cuenta.

La mayoría de los huéspedes no deberían aparecer aquí en absoluto. Un huésped que paga su propia factura al hacer el check-out se gestiona íntegramente en el folio, en el lado del PMS, y añadirlo aquí le proporcionaría un segundo registro de una persona a la que ya está realizando un seguimiento.

Cómo interpretar la lista

La lista de clientes, doce filas ordenadas por nombre. Las columnas son: «Nombre», «Company Name», «Teléfono», «Amount», «Status» y «Acciones». La Universidad de Stanhope debe 28 930,00 USD, «Meridian Consulting Group» 13 305,60 USD, «Blue Harbour Travel» 5 112,80 USD y «Ashford Pharmaceuticals» 0,00 USD. Once filas aparecen marcadas en verde como «Active» y terminan en un enlace azul «Create invoice» con un chevrón. Halcyon Retreats aparece marcado en gris como «Inactive», tiene una deuda de 0,00 USD y ofrece en su lugar «Activate». — El «Importe» es lo que el cliente aún adeuda en todas las facturas pendientes, no lo que se le haya facturado en total.

«Amount», que es lo que este cliente aún debe en todas las facturas pendientes de pago. No es lo que haya gastado con usted hasta la fecha, y se reduce a cero cuando paga.
El estado. Un cliente inactivo permanece en la lista, en gris, y muestra el « Activate», mientras que los demás ofrecen acciones.
El símbolo de flecha junto a «Create invoice», que contiene diez acciones más que puede iniciar con este cliente.

La lista está ordenada por nombre y se puede buscar por nombre, Empresa, correo electrónico o teléfono. No existe ningún filtro para «nos debe algo», por lo que, si está reclamando un pago, el historial de antigüedad de las cuentas por cobrar en el Panel de Control contable es el mejor punto de partida: agrupa lo que se le debe según el tiempo de retraso, algo que esta pantalla no hace.

Al añadir un cliente

New Customer abre un panel con cinco pestañas. Solo un campo de los cinco es obligatorio.

El panel «Añadir cliente» se abre en la pestaña «Contact», con cinco pestañas en la parte superior que indican «Contact», «Addresses», «Notes», «Payments» y «Additional info». Bajo el encabezado «NAME AND CONTACT» se encuentran «Title», «Suffix», «First name», «Middle name» y «Last name» en una misma fila; a continuación, «Customer display name», marcado con un asterisco junto a «Empresa»; después, «Email», «Phone number», «Mobile Phone», «Fax number», «Other» y «Website», y una casilla de selección «Is a sub-customer». Las opciones «Cancelar» y «Guardar» se encuentran en la parte inferior derecha. — El «nombre de visualización del cliente» es el único campo obligatorio, y es el nombre que se utiliza en todas las listas, facturas y extractos.

Pestaña	Qué contiene y si es relevante
Contact	Nombres, Empresa y todas las formas de contacto. El único campo obligatorio , «Customer display name», se encuentra aquí.
Addresses	Una dirección de facturación y una dirección de envío. La dirección de facturación es la que aparece impresa en la factura, por lo que debe rellenarla para cualquier persona que vaya a recibirla.
Notes	Texto libre para la cuenta, además de archivos adjuntos. Resulta útil para el número de orden de compra que exige un cliente corporativo, o para saber a quién dirigirse cuando no se recibe respuesta respecto a una factura.
Payments	Cuatro preferencias. Lea la sección siguiente antes de basarse en ellas.
Additional info	Datos fiscales y cualquier campo personalizado que haya configurado su propiedad.

Nombre de visualización del cliente

Este es el nombre que se utilizará en todas las listas, facturas, extractos y menús desplegables, y es el único campo que el panel exige rellenar. No se completa automáticamente a partir de los campos de nombre situados encima, por lo que un panel con el nombre y los apellidos rellenados y este campo en blanco no se guardará.

Escriba el nombre que desea que aparezca en una factura. En el caso de una empresa, se trata del nombre de la empresa, no del nombre del contacto, incluso si ha rellenado un contacto más arriba. Tendrá que seleccionar de esta lista bajo presión de tiempo mientras emite un documento, por lo que un nombre para mostrar como «Meridian Consulting Group» tiene más valor que uno que se lea como «Sarah».

La pestaña «Pagos» registra las preferencias y nada más

La pestaña «Payments» del panel «Add Customer», titulada «PAYMENTS», con cuatro menús desplegables vacíos: «Primary payment», con el texto «Select a primary payment»; «Term», con el texto «Conditions of service»; «Sale from delivery options», con el texto «Choose from delivery methods»; y «Language», con el texto «Pick your preferred language». — Las cuatro registran las preferencias del cliente. Ninguna de ellas modifica el funcionamiento de una factura, por lo que las condiciones de la factura siguen procediendo de la configuración de Ventas.

Cuatro menús desplegables, y sus etiquetas prometen más de lo que el producto ofrece actualmente . Los cuatro se guardan asociados al cliente y se muestran de nuevo en la página del cliente. Ninguno de ellos modifica el funcionamiento de ninguna otra pantalla.

Campo	Qué hace realmente
Primary payment	Registra cómo suele pagar este cliente: en efectivo, con cheque, con tarjeta de crédito o mediante domiciliación bancaria. No hay nada que lo preseleccione al aceptar un pago.
Term	Registra sus condiciones de crédito, desde «vencimiento al recibir la factura» hasta «Net 60». No establece la fecha de vencimiento en sus facturas; consulte la advertencia que figura a continuación.
Sale from delivery options	Registra si los documentos de este cliente suelen imprimirse o enviarse por correo electrónico. No modifica lo que ocurre al guardar un documento.
Language	Registra un idioma preferido. Los documentos se generan en el idioma de la Propiedad, independientemente de ello.

Subclientes

La opción «Is a sub-customer», situada en la parte inferior de la pestaña «Contacto», coloca a este cliente bajo otro. Resulta adecuado para un grupo de empresas a las que se factura por separado pero que se incluyen juntas en los Informes, o para un único cliente que organiza varios eventos que requieren cada uno sus propias facturas y su propio saldo.

Cada subcliente mantiene sus propias facturas y su propio saldo. Utilícelo únicamente cuando realmente desee separar ambos, ya que volver a fusionarlos más adelante es posible, pero no resulta ordenado.

Iniciar un documento desde una fila

El menú en forma de chevron se abre en una fila de clientes, en la que aparecen View/Edit, Receive payment, Create sales receipt, Create estimate, Create delayed charge, Create credit note, Create refund receipt, Create time activity, Create statement, Create task y Deactivate. — Once acciones, y todas menos las dos últimas inician un documento ya dirigido a este cliente.

El enlace azul «Create invoice» abre una factura ya dirigida a ese cliente. La flecha situada junto a él abre el resto, y la ventaja de hacerlo así, en lugar de empezar desde un formulario en blanco, es que nunca se elige al cliente equivocado.

View/Edit abre la página del cliente.
Receive payment Es la opción a la que debe recurrir cuando se reciba el pago correspondiente a una factura que ya haya enviado.
Create sales receipt Sirve para el dinero cobrado en el momento de la venta, sin factura intermedia.
Create estimate, Create delayed charge, Create credit note y Create refund receipt dan lugar cada uno a su propio tipo de documento.
Create statement Genera un resumen de todas las cantidades pendientes, que es lo que se envía cuando varias facturas están atrasadas, en lugar de tener que reclamar cada una de ellas por separado.
Create task Añade un recordatorio para este cliente.
Deactivate cierra la cuenta. Véase más abajo.

Si el menú de sus filas no incluye «Deactivate», su rol no incluye el permiso correspondiente. Esta opción no se puede añadir actualmente desde «Users» en «Configuraciones del Sistema», ya que la pantalla comprueba un derecho para el que el editor de roles no dispone de configuración alguna, por lo que el cierre de una cuenta de cliente está disponible únicamente para cuentas con acceso sin restricciones. El resto de opciones del menú no se ven afectadas.

La página del cliente

La parte superior de la página de clientes de Blue Harbour Travel: un monograma circular de BT, el nombre, los enlaces «Enviar correo electrónico» y «Añadir a notes», y una ficha de «RESUMEN FINANCIERO» que muestra un «Open balance» de 5.112,80 USD a la izquierda y un «Overdue payment» de 5.112,80 USD a la derecha, con una barra roja que ocupa todo el ancho debajo de ellos. — Dos cifras, y la de la derecha es la que hay que tener en cuenta. Cuando coinciden, todo lo que el cliente debe ya está vencido.

Al hacer clic en el nombre de un cliente, se abre su página. El resumen financiero de la parte superior le muestra dos cifras, y la diferencia entre ellas es lo que importa.

Open balance Es el total de lo pendiente de pago, independientemente de si ha vencido ya o no. Overdue payment es la parte de ese total que ha superado su fecha de vencimiento. Un cliente con un saldo pendiente elevado y sin pagos atrasados se comporta de manera impecable. Un cliente cuyas dos cifras coinciden, como en el ejemplo anterior, no ha pagado nada de lo que vencía, y la barra situada debajo se vuelve roja para indicarlo.

Debajo del resumen hay cuatro pestañas.

Pestaña	Qué muestra
Transaction List	Todos los documentos emitidos para este cliente, filtrables por tipo, por estado y por fecha. Aquí es donde se comprueba a qué se refería una factura antes de llamar por teléfono al respecto.
Statements	Extractos ya generados para este cliente.
Customer Details	Toda la información de las cinco pestañas del panel, en modo de solo lectura, incluidas las condiciones y la forma de pago que haya registrado.
Notes	Las notas de seguimiento de la cuenta.

New transaction En la parte superior de la página se puede acceder a cualquiera de los ocho tipos de documentos de este cliente, y en «Edit» se encuentran «Edit customer» y «Merge contacts».

Fusión de duplicados

A veces se producen clientes duplicados: la misma agencia añadida dos veces con nombres ligeramente diferentes, cada una de las cuales contiene la mitad del historial. La opción «Merge contacts» (Combinar registros), situada en «Edit» (Información de la cuenta) en la página del cliente, lo soluciona. Usted elige una fuente y un destino, y todo lo que pertenece a la fuente se traslada al destino.

Desactivación de un cliente

Los clientes no se pueden eliminar, solo desactivar, lo cual es acertado: al eliminar uno, se eliminarían también sus facturas. La opción «Deactivate» (Desactivar cliente), accesible desde el menú de la fila o desde la página del cliente, los retira de todos los selectores, al tiempo que deja todos los documentos en los que hayan figurado exactamente donde están.

Un cliente desactivado permanece en la lista, marcado como « Inactive», con «Activate» en lugar de las acciones habituales. No se oculta nada ni se pierde nada.

Prostay comprueba antes de actuar. Al confirmar, se le pide que dé su consentimiento por su nombre, y si el cliente aún adeuda dinero, se le indica y se muestra el importe. Lea esa cifra en lugar de pasar de largo: la desactivación no condona la deuda ni impide que dicho importe se contabilice en sus cuentas por cobrar. Solo le impide generar nuevas partidas para ellos, lo que significa que es fácil perder la pista de un cliente que le debe dinero y ha sido desactivado. Cobre primero, desactive después.

Próximos pasos

No se puede facturar nada a un cliente por sí solo. El catálogo de productos y servicios es a lo que hace referencia una línea de factura, y cada artículo del mismo apunta a una de las cuentas de ingresos del Catálogo de cuentas, que es lo que hace que una venta se contabilice en el lugar correcto.