Ein brandneues Objekt wird nicht direkt auf dem Dashboard angezeigt. Es wird in einer Checkliste mit neun Schritten angezeigt, und ein Banner begleitet Sie durch den Rest der Anwendung, bis diese Schritte abgeschlossen sind. Dieser Artikel erläutert, was in den einzelnen Schritten zu tun ist, und verweist auf den Artikel, der den jeweiligen Schritt behandelt. Er wiederholt bewusst keinen der Schritte: Die Checkliste ist eine Ablaufliste, kein Handbuch.
Die Checkliste
Jede Karte listet die einzelnen Einstellungen auf, die sie abdeckt, und die Schaltfläche „ Complete “ öffnet den Bildschirm, auf dem Sie diese vornehmen können. Eine Karte, die Sie bereits durchlaufen haben, zeigt stattdessen „Completed “ an, und der Zähler am unteren Rand bewegt sich weiter. Mit „Go to dashboard “ verlassen Sie die Checkliste, ohne sie abzuschließen, und können über das Banner dorthin zurückkehren.
Die neun Schritte und wo sie jeweils erläutert werden
| Schritt | Was dabei entschieden wird | Lesen |
|---|---|---|
| 1. General System Settings | Währung, Zeitzone und Sprache des Objekts sowie die Datums-, Zeit- und Zahlenformate, die auf allen anderen Bildschirmen verwendet werden. | Allgemeine Systemeinstellungen |
| 2. Property Settings | Der Objektdatensatz selbst: Name, Adresse, Beschreibung und Fotos, auf die die Buchungsmaschine und die E-Mails an Gäste zugreifen. | Objekt-Details, Adresse und Fotos |
| 3. Accommodation Types | Die von Ihnen angebotenen Zimmertypen und die einzelnen Zimmer in jedem Typ – darauf basieren der Kalender und die Verfügbarkeitsanzeige. | Unterkunftstypen und Zimmer |
| 4. Base Rates | Der Preis pro Übernachtung für jede Unterkunftsart sowie die Saisonzeiten, in denen sich dieser Preis ändert. | Basispreise und Saisonzeiten |
| 5. Invoice Settings | Wie eine Gästeabrechnung aussieht und welche Nummerierung dabei verwendet wird. | Folio-Konfiguration und Rechnungsstellung |
| 6. Folio Settings | Mit welchen Folios ein Aufenthalt eröffnet wird und auf welchem die Kosten standardmäßig verbucht werden. | Folio-Konfiguration und Rechnungsstellung |
| 7. Taxes and Fees | Staatliche Steuern und Servicegebühren – wie diese berechnet werden und wofür sie gelten. | Steuern und Gebühren |
| 8. Richtlinien für Buchungsbedingungen | Anzahlungen, Stornierungsbedingungen, An- und Abreisezeiten sowie die Geschäftsbedingungen und der Datenschutztext, denen ein Gast zustimmt. | Richtlinien |
| 9. „Email Settings“ | Das E-Mail-Postfach, von dem aus E-Mails an Gäste versendet werden, sowie die Regeln für den Versand dieser E-Mails. | E-Mail-Konto verbinden |
Warum die Reihenfolge wichtig ist
Die neun Schritte sind nicht willkürlich gewählt. Vier davon werden von allen nachfolgenden Schritten berücksichtigt, und wenn man sie erst spät ausführt, muss man bereits Erledigtes noch einmal überarbeiten.
- Währung und Zeitzone stehen aus gutem Grund an erster Stelle. Die Währung des Objekts ist die Währung, in der alle Preise, Folios, Rechnungen und Berichte ausgewiesen werden, und die Zeitzone bestimmt, zu welchem Tag eine Buchung, eine Belastung und ein Nachtabschluss gehören. Wenn Sie eines dieser Elemente ändern, nachdem Sie Buchungen vorgenommen haben, werden die bereits erfassten Daten nicht neu übersetzt.
- Unterkunftstypen kommen vor den Tarifen. Ein Basispreis ist ein Preis für einen Zimmertyp; daher gibt es nichts zu bepreisen, solange die Typen nicht existieren.
- Steuern müssen festgelegt werden, bevor Sie etwas verkaufen. Die Steuer wird berechnet, wenn eine Belastung verbucht wird; daher bleibt eine Belastung, die vor Einführung der Steuer verbucht wurde, unversteuert und muss manuell korrigiert werden.
- Die E-Mail-Einstellungen kommen zuletzt, sind jedoch nicht optional. Solange kein E-Mail-Konto verbunden und als Systemkonto gekennzeichnet ist, erreichen weder Bestätigungen noch Stornierungen noch E-Mails vor der Ankunft irgendjemanden, und auf den Buchungsbildschirmen wird darauf nicht hingewiesen.
Das Banner auf jedem Bildschirm
Das Banner erscheint auf jedem Bildschirm in jedem Modul, solange das Objekt noch nicht fertiggestellt ist, und zählt die verbleibenden Schritte an. „Resume“ führt Sie zurück zur Checkliste. Es handelt sich nicht um eine Warnung, dass etwas nicht funktioniert, und die Anwendung läuft darunter normal weiter: Es ist vorhanden, weil ein Objekt, dessen Einrichtung auf halbem Weg abgebrochen wird, in der Regel bei einem Schritt stehen bleibt, der von Bedeutung ist, und Sie sonst nicht darauf hingewiesen würden.
Überspringen und was es kostet
Skip onboarding – sei es im Banner oder in der Checkliste – markiert das Objekt als eingerichtet. Die Bestätigung besagt, dass die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, und das ist auch so gemeint: Sowohl die Checkliste als auch das Banner verschwinden, und es gibt nirgendwo einen Bildschirm, auf dem Sie sie wieder aufrufen können.
Was das Überspringen jedoch nicht bewirkt, ist, die Arbeit zu überspringen. Jede Einstellung auf den neun Karten muss nach wie vor korrekt sein, bevor das Objekt echte Buchungen annehmen kann, und jede einzelne ist anschließend direkt über die Einstellungsmenüs erreichbar. Durch das Überspringen gehen lediglich die Reihenfolge und die Erinnerung verloren, sonst nichts.
Drei Punkte, die in der Checkliste fehlen
Die neun Schritte beziehen sich auf ein Objekt, das Zimmer über seine eigene Rezeption verkauft. Drei weitere Schritte sind erforderlich, bevor die meisten Objekte tatsächlich den Betrieb aufnehmen, und keiner davon ist in der Checkliste aufgeführt.
| Fehlt | Warum dies wichtig ist | Lesen |
|---|---|---|
| Ihre Kollegen | Solange noch keine Benutzer vorhanden sind, sind Sie die einzige Person, die sich anmelden kann, und die Rollen legen fest, was jeder von ihnen sehen und ändern darf. | Benutzer, Rollen und Berechtigungen |
| Zahlungsabwicklung | Preise und Steuern legen fest, was ein Gast zu zahlen hat. Zahlungsoptionen ermöglichen es Ihnen, die Zahlung entgegenzunehmen – an der Rezeption oder über die Buchungsmaschine. | Zahlungsoptionen |
| Woher die Buchungen stammen | Ein Objekt mit Zimmern und Preisen, aber ohne Kanäle oder Buchungsmaschine, verfügt über einen leeren Kalender; beide müssen die ersten vier Schritte abgeschlossen haben, bevor sie verbunden werden können. | Wie der Kanal-Manager in den Prozess eingebunden ist und wie Gäste Ihre Unterkunft finden und buchen |
Wenn Sie von einem anderen System umsteigen, anstatt ein neues Objekt anzulegen, können bestehende Buchungen aus einer Datei importiert werden, anstatt sie neu einzugeben; dies ist ein separater Vorgang, der nicht Teil dieser Checkliste ist. Führen Sie diesen Schritt nach den Schritten drei und vier durch, da eine importierte Buchung einem Zimmertyp zugeordnet werden muss, den Prostay bereits kennt.
Wie geht es weiter?
- Anmelden und sich zurechtfinden – Informationen zu den Steuerelementen in der oberen Leiste und zum Wechseln zwischen den Modulen.
- Was Prostay ist und in welchem Bereich Sie sich befinden – sowie welche weiteren Leistungen Ihr Abonnement umfasst.
- Wo sich die Einstellungen befinden – damit Sie nach Abschluss der Checkliste jeden der neun Bildschirme wiederfinden können.
- Die von Prostay verwendeten Begriffe – falls Begriffe wie „Folio“, „Tarifplan“ oder „Unterkunftstyp“ für Sie neu sind.
Sobald die Checkliste abgearbeitet ist, sind die ersten beiden Aufgaben, die jeder an der Rezeption tatsächlich erledigt, das Anlegen von Reservierungen sowie das Ein- und Auschecken von Gästen .