Prostay ist nicht nur ein Produkt. Es ist ein Rezeption-System, ein Vertriebskanal-Tool, eine Direktbuchungsseite, ein Zahlungsabwickler, ein Buchhaltungsbuch, ein Spa-Terminkalender und vieles mehr, wobei alle Komponenten einen gemeinsamen Login, einen gemeinsamen Objektdatensatz und einen gemeinsamen Gästebestand nutzen. Die meisten Fragen, die mit „Wo ist“ beginnen, beziehen sich letztendlich darauf, in welchem dieser Bereiche Sie sich gerade befinden.
Der Modul-Umschalter
Die Raster-Schaltfläche oben links auf jedem Bildschirm öffnet die Liste. Der Eintrag, der blau markiert ist, ist derjenige, in dem Sie sich gerade befinden, und wenn Sie auf einen anderen klicken, wechselt die gesamte Anwendung dorthin.
Die Einträge oberhalb der Linie sind die Produkte. Die drei darunter beziehen sich eher auf das Konto als auf das Hotel: womit Prostay verbunden ist, wofür Sie bezahlen und wer was getan hat.
Wozu die einzelnen Einträge dienen
| Modul | Wozu es dient | Beginnen Sie an |
|---|---|---|
| Property Management System | Die Rezeption. Kalender, Reservierungen, Gäste, Zimmer, Zimmerreinigung, Abrechnungen, Preise und alle Berichte dazu. Mit großem Abstand der umfangreichste Teil von Prostay. | The Dashboard |
| Knowledge base | Der gemeinsame Posteingang und die darin gespeicherten Standardantworten Ihres Teams. E-Mails von Gästen gehen hier ein, nicht an der Rezeption. | Der zentrale Posteingang |
| Channel Manager | Ihre Angebote auf den Buchungsportalen sowie die Verfügbarkeiten und Preise, die Sie den Gästen übermitteln. | Wie der Kanal-Manager ins Gesamtbild passt |
| Booking Engine | Direktbuchungen auf Ihrer eigenen Website sowie die Seiten, die ein Gast dabei sieht. | So finden und buchen Gäste |
| Tableview (Point of Sale) | Die Restaurant- und Bar-Kasse sowie die Tische, die darüber verkauft werden. | Noch nicht dokumentiert |
| Prostay Pay | Kartenzahlungen, Rückerstattungen, Zahlungslinks und das Geld, das auf Ihrem Bankkonto eingeht. | Wie Prostay Pay zusammenpasst |
| Prostay AI | Der Assistent, der anhand Ihrer Wissensdatenbank Entwürfe für Gästeantworten erstellt. | In Arbeit |
| Prostay Accounting | Die Buchhaltung: Kontenplan, Lieferanten, Rechnungen, Ausgaben und die Berichte, die ein Buchhalter benötigt. Bewusst getrennt von der Rezeption. | So fügt sich Prostay Buchhaltung ein |
| Dive Center Management | Tauchausflüge, Kurse und Ausrüstung für Objekte, die solche anbieten. | Noch nicht dokumentiert |
| Spa & Wellness | Behandlungen, Therapeuten, Räume und der Spa-Terminkalender, wobei die Kosten auf die Rechnung des Gastes gebucht werden können. | Wie sich der Wellnessbereich in Ihr Hotel einfügt |
| Revenue Management | Entscheiden Sie, wann Sie die bereits festgelegten Tarife anpassen möchten, anstatt einen zweiten Satz davon zu führen. | Was das Ertragsmanagement leistet |
| Integrations | Prostay mit der Software zu verknüpfen, die Sie bereits nutzen – derzeit sind dies ein Buchhaltungsprogramm und ein eigenes Konto für Kartenzahlungen. | Womit Prostay verbunden ist |
| Billing & Subscription Portal | Was Sie an Prostay zahlen, die Karte, über die die Abrechnung erfolgt, und Ihre eigenen Rechnungen von uns. | Wofür Sie Prostay bezahlen |
| User Activity Log | Eine Aufzeichnung darüber, wer in diesem Objekt was getan hat und wann. | Noch nicht dokumentiert |
Warum Ihre Liste möglicherweise kürzer ist
Die Liste gilt pro Objekt und pro Abonnement, sodass zwei Personen, die Prostay nebeneinander betrachten, unterschiedliche Inhalte sehen können.
- Sechs Einträge hängen von Ihrem Abonnement ab. Die Rezeption, der gemeinsame Posteingang, der Kanal-Manager, die Buchungsmaschine, die Kasse und Prostay Pay werden nur angezeigt, wenn Ihr Tarif diese Funktionen umfasst. Sollte ein Eintrag fehlen, den Sie erwarten, ist dies eher eine Frage an Ihren Kundenbetreuer als ein Fehler.
- Das Ertragsmanagement ist bei den meisten Objekten nicht aktiviert. Es ist dokumentiert und funktioniert, aber der Eintrag erscheint nur dort, wo es freigeschaltet wurde. Es lohnt sich, die entsprechenden Artikel zu lesen, bevor Sie danach fragen.
- Das Rechnungsportal für Abrechnung & Abonnement ist in Demokonten ausgeblendet , da es nichts zu abrechnen gibt.
- Die Einträge stellen keine Berechtigungen dar. Wenn ein Modul in dieser Liste angezeigt wird, bedeutet dies, dass Ihr Objekt darüber verfügt, nicht jedoch, dass Ihre Rolle Ihnen die Nutzung aller darin enthaltenen Bildschirme erlaubt. Dies sind zwei getrennte Aspekte, und die Bildschirme selbst geben an, welche Berechtigung erforderlich ist.
Vier Bezeichnungen, die oft zu Verwirrung führen
| Was Sie sehen | Was es tatsächlich ist |
|---|---|
| Knowledge base im Umschalter | Öffnet den gemeinsamen Posteingang, nicht eine Bibliothek mit Artikeln. Die Wissensdatenbank ist ein Teil davon: die gespeicherten Antworten, die Ihr Team in Antworten einfügt. Dieses Hilfezentrum ordnet das Ganze unter „Kommunikation“ ein. |
| Prostay Nexus | Der Name dieses gemeinsamen Posteingangs, wie er in den Einstellungen erscheint, beispielsweise bei einem Postfach, das als „für Nexus verwendet“ gekennzeichnet ist. Entspricht dem Modul „Kommunikation“. |
| Integrations | Drei verschiedene Begriffe tragen denselben Namen. Das Modul in dieser Liste, das Prostay mit externer Software verbindet. Eine Gruppe von Einstellungsbildschirmen für den Empfang, deren Webadressen zufällig mit „Integrationen“ beginnen, darunter Steuern, Folios und Rechnungsstellung. Und eine Berechtigungsgruppe, die beides abdeckt. Die Adressleiste ist kein verlässlicher Anhaltspunkt dafür, in welchem Bereich Sie sich gerade befinden. |
| Ocean AI | Der frühere Name von Prostay AI. Er ist in einigen älteren Bezeichnungen erhalten geblieben und bezeichnet dasselbe Produkt. |
Wo sich die Einstellungen tatsächlich befinden
Die meisten Module verwalten ihre eigenen Einstellungen intern: Das Erscheinungsbild der Buchungsmaschine befindet sich in der Buchungsmaschine, die Behandlungen des Spas befinden sich im Spa. Zwei Einstellungsgruppen werden gemeinsam genutzt, und genau nach diesen suchen die Nutzer.
- Das Objekt selbst. Währung, Zeitzone, Datumsformat, Adresse, Fotos, Steuern, Richtlinien und der Rest befinden sich in den Rezeptionseinstellungen. Jedes andere Modul liest diese Werte aus, weshalb die Änderung der Währung keine Entscheidung der Rezeption ist. „Wo sich die Einstellungen befinden “ zeigt deren Verortung an.
- Die von Prostay versendeten E-Mails. Das Postfach, die Vorlagen, die Gäste lesen, sowie das Zustellungsprotokoll befinden sich unter „System Settings “ und gelten für E-Mails, die von jedem Modul versendet werden. Wie Prostay E-Mails versendet, wird durch diese Zuordnung geregelt.
Wie geht es weiter?
- Anmelden und sich zurechtfinden – Informationen zu den Steuerelementen in der oberen Leiste und zum Wechseln zwischen den Objekten.
- Einrichten eines neuen Objekts, falls das Objekt neu ist und die Einrichtungscheckliste noch angezeigt wird.
- Die von Prostay verwendeten Begriffe, z. B. für Folio, Tarifplan, Kontingent und den übrigen Wortschatz.