Un ordine di acquisto è ciò che si invia a un fornitore prima che effettui la consegna: ecco ciò che desideriamo, ecco il prezzo concordato, ecco dove inviarlo. Esso impegna l’hotel a sostenere un costo senza registrarlo.
Che cos’è un ordine e che cosa non è
Un ordine non genera alcuna registrazione contabile. Non compare nel Suo conto economico, non si aggiunge al saldo del fornitore e non compare nella scadenza dei debiti. L’unico luogo in cui compare come cifra è il riquadro « Purchase orders» sopra l’elenco dei fornitori, che conta gli ordini aperti proprio perché rappresentano fondi impegnati e non ancora dovuti.
Il costo viene registrato quando viene emessa la fattura e l’ordine diventa una fattura. Fino a quel momento, ciò di cui disponete è una registrazione di un accordo, che vale la pena conservare per tre motivi: il fornitore sa esattamente cosa è stato ordinato e a quale prezzo, chiunque riceva la consegna può verificarla confrontandola con un riferimento, e quando la fattura riporta un importo diverso, disponete di una prova concreta anziché di un semplice ricordo.
Come interpretare l’elenco
- Open. L’ordine è valido e non è stato ancora fatturato a esso. Questi sono quelli conteggiati nella scheda del fornitore e quelli che vale la pena consultare quando si desidera sapere cosa è ancora in arrivo.
- Closed. L’ordine ha esaurito la sua funzione. Un ordine chiuso non offre più l’opzione «Copy to Bill», poiché copiarlo nuovamente comporterebbe una doppia fatturazione per la stessa consegna.
Il menu a tendina sopra la tabella consente di filtrare per “Open” o “Closed”, mentre la casella di ricerca effettua la ricerca per numero d’ordine, nota e nome del fornitore. La colonna “Memo” è quella che rende questo elenco leggibile, pertanto ne scriva una su ogni ordine: “Manutenzione annuale del locale caldaia” Le fornisce più informazioni a colpo d’occhio rispetto a qualsiasi importo.
Creazione di un ordine
La maggior parte di questa intestazione è identica a quella di ogni altro modulo di acquisto: una data, le condizioni che determinano la data di scadenza, un fornitore e l’ indirizzo e-mail e postale che provengono dalla scheda del fornitore. Tre campi si comportano in modo sufficientemente diverso da meritare una menzione.
| Campo | Cosa modifica |
|---|---|
| Purchase Order status | "Aperto" o "Chiuso"; inizialmente è impostato su "Aperto". Chiuda manualmente un ordine solo quando è stato completato senza essere stato fatturato, ad esempio perché lo ha annullato. La fatturazione tramite Copy to Bill rappresenta il modo normale in cui un ordine viene chiuso. |
| Ship To | Dove vengono consegnate le merci, che per un hotel spesso non corrisponde all’indirizzo di fatturazione: una banchina di carico, un ingresso posteriore, un magazzino biancheria. Questo è il campo che l’autista del fornitore finirà per leggere, nonché l’unico nel modulo per cui la fattura non ha un equivalente. |
| Your message to vendor | Viene stampato sull’ordine e incluso al momento dell’invio. Le fasce orarie di consegna, i codici di accesso e il nome della persona da contattare vanno indicati qui piuttosto che nel memo, che il fornitore non vede mai. |
Il numero d’ordine viene compilato automaticamente con il numero successivo della serie. Come nel caso di una fattura, è possibile sovrascriverlo, e la coerenza è più importante della specifica convenzione.
Le righe
Le due griglie sono quelle che già conosce: una griglia delle categorie che rimanda ai conti e una griglia delle voci che rimanda al catalogo dei prodotti e dei servizi, con l’imposta sulle vendite aggiunta in basso all’aliquota prevista. Il prezzo di un ordine viene calcolato proprio come verrà calcolato quello della fattura che ne deriverà, ed è proprio questo il punto: un’eventuale sorpresa al momento della fatturazione dovrebbe essere imputabile al fornitore, non al modulo.
Scriva le righe nel modo in cui desidera che appaiano sulla fattura, poiché è proprio lì che andranno a finire.
Invio al fornitore
Send Dal menu della riga è possibile inviare l’ordine via e-mail. Il campo «To» è precompilato con l’indirizzo e-mail del fornitore, mentre i campi «Cc» e «Ccn» sono destinati alla Sua casella di posta e a chiunque riceva la consegna. Modificando l’indirizzo in questa sede, si invia questo singolo ordine altrove, lasciando inalterata la scheda del fornitore.
All’interno del modulo, la stessa operazione è Save and Send, che salva prima, quindi qualsiasi modifica apportata in precedenza verrà inviata insieme all’ordine.
Trasformare un ordine in una fattura
Copy to Bill Apre una nuova fattura con il fornitore, la nota e tutte le righe già inserite. Verifichi i dati confrontandoli con la fattura che ha davanti a sé, corregga eventuali differenze di addebito da parte del fornitore e salvi. La fattura è quella che viene registrata nella Sua contabilità; l’ordine non lo è mai stato.
Può anche partire dall’altra estremità. Su una fattura vuota, selezionando un fornitore con ordini in sospeso, il modulo lo segnala e propone l’opzione « Add from PO», che elenca i suoi ordini in sospeso e copia le righe da quello che sceglie. Utilizzate il punto di partenza che preferite, ma utilizzate uno dei due piuttosto che digitare nuovamente i dati, poiché la copia è l’unico elemento che collega i due documenti.
Copiare un ordine che si effettua ogni mese
Duplicate crea una nuova copia dell’ordine: stesso fornitore, stesse righe, stessi importi, con il numero successivo della serie e la data odierna, aperto come nuovo ordine in sospeso. Per un ordine mensile ricorrente è più veloce e più sicuro che partire da zero, poiché le righe e la loro codifica sono già incluse.
La duplicazione non ha alcun effetto sull’originale. Due ordini aperti relativi allo stesso articolo saranno entrambi conteggiati come spesa impegnata; pertanto, se state sostituendo un ordine anziché ripeterlo, annullate quello che state sostituendo.
Annullamento ed eliminazione
Annulli un ordine che è stato emesso e poi annullato. Rimane nell’elenco a zero, contrassegnato come «Annullato», e non viene più conteggiato ai fini della spesa impegnata. Il numero rimane utilizzato, che è proprio ciò che si desidera: una lacuna in una serie numerata è una domanda a cui qualcuno dovrà rispondere in seguito.
Delete L’eliminazione rimuove completamente l’ordine e non può essere annullata. È prevista per un ordine emesso per errore e individuato immediatamente. Qualsiasi documento che un fornitore abbia già visionato dovrebbe essere annullato piuttosto che eliminato, poiché farà riferimento a un numero che non esiste più.
Un menu con l’opzione «Void» (Annulla ordine) e privo di «Delete» (Elimina ordine) rappresenta una autorizzazione piuttosto che un errore: il Suo ruolo non include l’autorizzazione che consente di eliminare un ordine. Non è possibile aggiungerla da «Users» (Gestione ruoli) nelle , poiché la schermata verifica la presenza di un’autorizzazione per la quale l’editor dei ruoli non dispone di alcuna impostazione; pertanto, l’eliminazione è disponibile solo per gli account con accesso illimitato. L’annullamento è comunque la pratica più consigliabile, per il motivo sopra indicato.
Prossimi passi
La fattura derivante da un ordine viene trattata nella sezione dedicata alla registrazione delle spese e al saldo delle fatture. La pagina dedicata al fornitore, nella sezione “Fornitori”, elenca i suoi ordini insieme a tutte le altre voci che ha emesso a suo carico.