Una fattura indica che è dovuto un importo. Il presente articolo tratta dell’arrivo del pagamento, che costituisce un documento a sé stante, e delle due situazioni che si verificano più frequentemente: un pagamento che non è associato alla fattura a cui si riferisce e un accredito che nessuno ha mai utilizzato.
Che cos’è un pagamento e che cosa non è
La ricezione di un pagamento comporta due azioni contemporanee. Registra l’accredito di denaro su uno dei Suoi conti e riduce l’importo dovuto dal cliente specificando a quali fatture si riferisce. È proprio la seconda parte quella a cui prestare attenzione: un pagamento registrato a carico del cliente ma non abbinato ad alcuna fattura fa sì che questi rimanga debitore di un importo che ha già pagato, costringendovi a sollecitarlo per ottenerlo.
Il modulo
Cinque campi determinano tutto:
- Customer determina quali fatture Le verranno proposte.
- Amount Received indica l’importo effettivamente pervenuto. Inserisca quanto riportato dalla banca, non quanto indicato sulla fattura.
- Payment method indica se il pagamento è in contanti, con carta, bonifico o assegno, ed è il criterio in base al quale filtrerete i dati quando vi verrà chiesto delle entrate con carta.
- Deposit to indica il conto su cui è stato accreditato il denaro. Questo è il campo che consente in seguito la riconciliazione del Suo conto corrente , e quello che solitamente viene lasciato con il valore predefinito.
- Reference no. è il numero di riferimento del bonifico o dell’assegno, ed è ciò che trasforma «un pagamento di 6.820» in «questo pagamento, questa riga sull’estratto conto bancario».
Vale la pena leggere le due cifre in alto a destra prima di iniziare. « UNAPPLIED AMOUNT» (Importo non assegnato) è la parte di questo pagamento che non ha ancora assegnato a nessuna voce, quindi dovrebbe essere pari a 0,00 al momento del salvataggio. «CUSTOMER BALANCE» (Totale debiti del cliente) rappresenta l’importo complessivo dovuto dal cliente, considerando tutte le sue fatture.
Transazioni in sospeso
Selezionando il cliente, qui compaiono tutte le sue fatture con importi ancora dovuti, insieme alla data, alla scadenza, alla causale e all’importo ancora in sospeso. I campi «Original amount» e «Open balance» differiscono nel caso in cui una fattura sia stata precedentemente pagata solo in parte.
Spuntando una riga, la casella «Payment» (Saldo a credito) viene compilata con l’intero saldo in sospeso, il che rappresenta il caso più comune: un unico bonifico a saldo di una fattura. Qualora un pagamento copra più fatture, spuntatele tutte; qualora copra solo una parte di una fattura, digiti l’importo sopra quello indicato dal segno di spunta.
Pagamenti parziali e pagamenti in eccesso
Un pagamento parziale è una pratica comune: digiti l’importo nella casella “Payment ” (Pagamento parziale) relativa alla fattura a cui appartiene. La fattura viene inserita in “ Partially paid ” (Fatture in sospeso) e mantiene un saldo, quindi rimane tra i Suoi crediti e può essere oggetto di sollecito, che è proprio ciò che desidera. Inoltre, rimane in questo elenco anche la volta successiva, mostrando un saldo aperto inferiore.
Un pagamento in eccesso lascia un importo non applicato una volta che tutte le fatture sono state saldate. Tale importo rimane sul conto del cliente come somma che gli è dovuta, e potrà essere utilizzato nella successiva fattura che emetterete a suo nome. Nessuna di queste operazioni è automatica; pertanto, se il pagamento in eccesso è dovuto a un errore, è preferibile gestirlo subito, tramite un « refund receipt», piuttosto che lasciare che venga scoperto a dicembre.
Applicazione di un credito
Sotto le fatture sono riportati tutti i crediti a favore del cliente: note di credito non ancora utilizzate, crediti in sospeso ed eventuali pagamenti in eccesso precedenti. Digiti un importo nel campo “Applied” e questo verrà conteggiato ai fini del saldo delle fatture che ha selezionato; pertanto, una fattura di 6.820,00 USD con un credito di 686,40 USD a suo fronte richiede un pagamento effettivo di 6.133,60 USD.
Le due cifre sotto la tabella rappresentano il risultato aritmetico dell’intera schermata: « Amount to apply» (Totale da pagare) è dato dalla somma di denaro e crediti, mentre «Amount to credit» (Saldo residuo) indica l’importo rimanente.
Il saldo del cliente
Il saldo è la somma delle fatture aperte di quel cliente, nient’altro. Nell’ immagine, le due fatture aperte della Stanhope University ammontano a 28.930,00 USD. Salvate un pagamento di 6.820,00 USD a fronte di una di esse e il saldo diventa 22.110,00 USD; il totale dei Suoi crediti diminuisce dello stesso importo ed entrambe le variazioni rappresentano lo stesso evento visto da due prospettive diverse.
Ecco perché il saldo costituisce un utile controllo di coerenza. Se non si modifica in misura pari a quanto ha appena ricevuto, il pagamento è stato destinato a una voce diversa da quella prevista.
Cosa diventa il pagamento
Un pagamento salvato è un documento numerato come qualsiasi altro e compare in All Salescon il tipo “Receive Payment”. Il suo stato diventa “Closed” una volta che è stato interamente applicato. Filtrando l’elenco in base a quel tipo otterrete tutti i pagamenti che ha ricevuto, il che rappresenta la risposta più rapida alla domanda “quando è stato effettuato quel pagamento?”.
Per correggere un pagamento, lo apra dall’elenco e lo modifichi. Deselezioni una fattura e il relativo saldo torna a salire; quella fattura torna ad essere in sospeso, nei Suoi crediti e in questo elenco la prossima volta.
Estratti conto
Un estratto riepiloga lo stato del conto di un cliente e lo invia a quest’ultimo. Non crea alcuna transazione né registra nulla: tutto ciò che vi è riportato esiste già, motivo per cui è possibile inviarne uno a undici clienti contemporaneamente senza alcuna preoccupazione.
Il modulo elenca tutti i clienti con un saldo e il loro indirizzo e-mail, e Lei deve spuntare quelli a cui inviare l’estratto. Due opzioni tra cui scegliere:
- Statement type. Balance forward mostra l’importo dovuto all’inizio del periodo, le variazioni intervenute da allora e l’importo dovuto attualmente. Open item elenca solo le fatture ancora in sospeso. Il «saldo riportato» è il promemoria più indicato per un conto con pagamento mensile; le «voci in sospeso» rappresentano la risposta più adeguata alla domanda «quali di queste non sono state pagate?».
- Start date e End date definiscono il periodo coperto da un estratto conto con saldi riportati.
Il campo «Message on statement» in calce viene inviato a tutti coloro che ha selezionato, pertanto è opportuno che contenga un messaggio che vorreste rivolgere a tutti loro. La riga «per documento» che appare accanto a ciascuna transazione proviene dal campo «Message on statement» presente su quel documento, risalente al momento in cui lo ha emesso, il che costituisce il motivo per cui è necessario compilarlo.
Richiesta di sollecito, in ordine
Quando un cliente non si fa più sentire, il modulo vi propone quattro passaggi che è opportuno seguire in questo ordine:
- Esaminare la fattura. In All Sales, una fattura scaduta indica da quanto tempo è scaduta. Trenta giorni senza alcun contatto sono una situazione diversa rispetto a tre giorni.
- Inviare un sollecito. La funzione «Send reminder» nel menu della riga invia nuovamente la fattura via e-mail. Nella maggior parte dei casi, il silenzio è dovuto al fatto che la fattura non è mai pervenuta alla persona incaricata del pagamento.
- Invii un estratto conto. Quando le fatture sono diverse, un estratto conto è più utile di un’altra copia di una di esse, poiché mostra lo stato del conto.
- Verifichi la propria parte. Prima di segnalare il caso a un livello superiore, verifichi se vi siano pagamenti non contabilizzati o crediti non utilizzati sul conto. Non è raro che ciò accada, ed è spiacevole scoprirlo solo dopo una telefonata.
Quali sono i prossimi passi
Tutti questi documenti – fatture, pagamenti ed estratti conto – sono raccolti in un unico elenco dotato di una serie di filtri; come effettuare ricerche al suo interno è l’argomento trattato nell’ultimo articolo di questa serie.