Eine Rechnung besagt, dass Geld geschuldet wird. In diesem Artikel geht es um den Geldeingang, der ein separates Dokument darstellt, sowie um die beiden häufigsten Probleme: eine Zahlung, bei der nicht klar ist, zu welcher Rechnung sie gehört, und eine Gutschrift, die niemand jemals verwendet hat.
Was eine Zahlung ist und was nicht
Der Eingang einer Zahlung bewirkt zwei Dinge gleichzeitig. Er erfasst den Geldeingang auf einem Ihrer Konten und reduziert die ausstehenden Forderungen eines Kunden, indem er angibt, welche Rechnungen damit abgedeckt sind. Der zweite Teil ist der, der Ihnen wichtig sein sollte: Eine Zahlung, die dem Kunden gutgeschrieben, aber keiner Rechnung zugeordnet wurde, führt dazu, dass ihm Geld geschuldet wird, das er bereits bezahlt hat, und dass Sie ihn dafür erneut ansprechen müssen.
Das Formular
Fünf Felder entscheiden über alles:
- Customer entscheidet, welche Rechnungen Ihnen vorgeschlagen werden.
- Amount Received gibt an, was tatsächlich eingegangen ist. Geben Sie ein, was die Bank angibt, nicht was auf der Rechnung steht.
- Payment method Bezahlart: Barzahlung, Karte, Überweisung oder Scheck; dies ist das Kriterium, nach dem Sie filtern, wenn jemand nach Karteneinnahmen fragt.
- Deposit to bezeichnet das Konto, auf dem das Geld eingegangen ist. Dies ist das Feld, das später Ihr Bankkonto abgleichen lässt, und das, das die meisten Nutzer auf der Standardeinstellung belassen.
- Reference no. ist die Überweisungs- oder Scheckreferenz, und sie ist das, was aus „eine Zahlung über 6.820“ „diese Zahlung, diese Zeile auf dem Kontoauszug“ macht.
Die beiden Zahlen oben rechts sollten Sie sich durchlesen, bevor Sie beginnen. „ UNAPPLIED AMOUNT“ ist der Teil dieser Zahlung, den Sie noch keiner Position zugeordnet haben; daher sollte dieser Wert beim Speichern 0,00 betragen. „CUSTOMER BALANCE“ umfasst den gesamten ausstehenden Betrag, den der Kunde über alle seine Rechnungen hinweg schuldet.
Ausstehende Transaktionen
Wählen Sie den Kunden aus, und alle seine Rechnungen, bei denen noch ein Betrag aussteht, werden hier angezeigt – mit Datum, Fälligkeitsdatum, Verwendungszweck und dem noch ausstehenden Betrag. „Original amount“ und „Open balance“ unterscheiden sich immer dann, wenn eine Rechnung zuvor teilweise beglichen wurde.
Wenn Sie eine Zeile ankreuzen, wird das Feld „Payment“ mit dem gesamten ausstehenden Saldo gefüllt – dies ist der übliche Fall: eine Überweisung begleicht eine Rechnung. Wenn eine Zahlung mehrere Rechnungen abdeckt, kreuzen Sie jede einzelne an; wenn sie nur einen Teil einer Rechnung abdeckt, geben Sie den Betrag ein, der über den durch das Ankreuzen eingetragenen Wert hinausgeht.
Teilzahlungen und Überzahlungen
Eine Teilzahlung ist üblich: Geben Sie den Betrag in das Feld „Payment “ (Teilzahlungsbetrag) der jeweiligen Rechnung ein. Die Rechnung wird in „ Partially paid “ (offene Rechnungen) übernommen und der Restbetrag wird dort fortgeführt, sodass sie in Ihren Forderungen verbleibt und weiterhin eingetrieben werden kann – genau wie Sie es wünschen. Sie bleibt auch beim nächsten Mal in dieser Liste stehen und weist einen geringeren offenen Restbetrag auf.
Bei einer Überzahlung verbleibt ein nicht zugeordneter Betrag, sobald alle Rechnungen beglichen sind. Dieser wird auf dem Kundenkonto als Geld ausgewiesen, das Sie dem Kunden schulden, und kann bei der nächsten Rechnung, die Sie für ihn ausstellen, verrechnet werden. Dies geschieht nicht automatisch; sollte es sich bei der Überzahlung um einen Fehler handeln, ist es besser, diesen jetzt mit einer Gutschrift („ refund receipt“) zu klären, als zu warten, bis er im Dezember entdeckt wird.
Gutschrift verrechnen
Unter den Rechnungen finden Sie alles, was den Kunden zugutekommt: noch nicht verbrauchte Gutschriften, verzögerte Gutschriften und etwaige frühere Überzahlungen. Geben Sie einen Betrag unter „Applied“ ein, und dieser wird auf die Begleichung der von Ihnen markierten Rechnungen angerechnet; so sind für eine Rechnung über 6.820,00 USD, der eine Gutschrift von 686,40 USD gegenübersteht, tatsächlich 6.133,60 USD zu zahlen.
Die beiden Zahlen unterhalb der Tabelle geben die rechnerische Zusammenfassung des gesamten Bildschirms wieder: „ Amount to apply“ entspricht dem Geldbetrag zuzüglich der Gutschriften, und „Amount to credit“ gibt den Restbetrag an.
Der Kundensaldo
Der Saldo ist die Summe der offenen Rechnungen dieses Kunden, nichts anderes. In der Abbildung belaufen sich die beiden offenen Rechnungen der Stanhope University auf 28.930,00 USD. Wenn Sie eine Zahlung in Höhe von 6.820,00 USD auf eine dieser Rechnungen verbuchen, beträgt der Saldo nun 22.110,00 USD; die Summe Ihrer Forderungen verringert sich um denselben Betrag, und beide Veränderungen sind ein und dasselbe Ereignis, betrachtet aus zwei verschiedenen Blickwinkeln.
Deshalb ist der Saldo eine nützliche Plausibilitätsprüfung. Wenn er sich nicht um den Betrag ändert, den Sie gerade erhalten haben, ist die Zahlung an eine Stelle geflossen, die Sie nicht beabsichtigt haben.
Was aus der Zahlung wird
Eine gespeicherte Zahlung ist ein nummeriertes Dokument wie jedes andere und erscheint in „ All Sales“ mit dem Typ „Receive Payment“. Ihr Status lautet „Closed“, sobald sie vollständig verbucht wurde. Wenn Sie die Liste nach diesem Typ filtern, erhalten Sie alle Zahlungen, die Sie entgegengenommen haben – dies ist die schnellste Antwort auf die Frage „Wann wurde das bezahlt?“.
Um eine Zahlung zu korrigieren, öffnen Sie diese in der Liste und ändern Sie sie. Wenn Sie das Häkchen bei einer Rechnung entfernen, wird deren Saldo wieder erhöht; diese Rechnung wird dann erneut als ausstehend geführt – sowohl in Ihren Forderungen als auch in dieser Liste beim nächsten Mal.
Abrechnungen
Ein Kontoauszug fasst den Stand des Kundenkontos zusammen und wird an den Kunden gesendet. Er erzeugt keine Transaktion und verbucht nichts: Alles, was darin steht, existiert bereits, weshalb Sie einen Kontoauszug ohne Bedenken an bis zu elf Kunden gleichzeitig versenden können.
Das Formular listet jeden Kunden mit einem Saldo und dessen E-Mail-Adresse auf, und Sie markieren diejenigen, an die die Abrechnung gesendet werden soll. Zwei Optionen stehen zur Auswahl:
- Statement type. „Balance forward“ zeigt an, welcher Betrag zu Beginn des Zeitraums ausstehend war, was seitdem geschehen ist und welcher Betrag derzeit aussteht. „Open item“ listet nur die Rechnungen auf, die noch offen sind. „Saldoübertrag“ ist die bessere Mahnung für ein Konto, das monatlich beglichen wird; „offene Posten“ ist die bessere Antwort auf die Frage „Welche davon haben wir noch nicht bezahlt?“.
- Start date und „End date“ legen den Zeitraum fest, den ein Saldo-Vortrag-Auszug abdeckt.
Das Feld „Message on statement“ am Ende wird an alle versendet, die Sie angekreuzt haben; daher sollte der Text so formuliert sein, dass er für alle Empfänger geeignet ist. Die Zeile „pro Dokument“, die neben jeder Transaktion erscheint, stammt aus dem Feld „Message on statement“ auf dem jeweiligen Dokument, als Sie diesen erstellt haben – das ist der Grund, warum dieses Feld ausgefüllt werden sollte.
Mahnung, in der richtigen Reihenfolge
Wenn ein Kunde nicht mehr reagiert, schlägt das Modul Ihnen vier Schritte vor, die Sie am besten in dieser Reihenfolge befolgen sollten:
- Sehen Sie sich die Rechnung an. In „All Sales“ gibt eine überfällige Rechnung an, wie lange sie bereits überfällig ist. Dreißig Tage ohne Kontakt sind eine andere Situation als drei Tage.
- Senden Sie eine Mahnung. Über „Send reminder“ im Zeilenmenü wird die Rechnung erneut per E-Mail versendet. Meistens ist das Ausbleiben einer Antwort darauf zurückzuführen, dass die Rechnung die zahlende Person nie erreicht hat.
- Senden Sie eine Abrechnung. Sobald mehrere Rechnungen vorliegen, ist eine Abrechnung nützlicher als eine weitere Kopie einer einzelnen Rechnung, da sie den Stand des Kontos verdeutlicht.
- Überprüfen Sie Ihre eigene Seite. Bevor Sie die Angelegenheit eskalieren, suchen Sie nach einer nicht verbuchten Zahlung oder einer ungenutzten Gutschrift auf dem Konto. Das kommt nicht selten vor, und es ist unangenehm, dies erst nach einem Telefonat festzustellen.
Wie geht es weiter?
Alle diese Dokumente – die Rechnungen, die Zahlungen und die Kontoauszüge – befinden sich in einer Liste mit einem Satz von Filtern, und das Auffinden von Einträgen darin ist Thema des letzten Artikels in dieser Reihe.