Muss ich hier jeden Mitarbeiter hinzufügen?

Nein, und die meisten Objekte sollten dies auch nicht tun. Fügen Sie die Personen aus einem von zwei Gründen hinzu: entweder, weil Sie abrechnungsfähige Arbeitszeiten für sie erfassen, oder weil Sie deren Beschäftigungsdaten und Notfallkontaktdaten an einem Ort zusammenfassen möchten. Ein Zimmermädchen, das niemals auf einer Rechnung erscheint und dessen Akte in Ihrem Personalverwaltungssystem gespeichert ist, benötigt hier keinen Eintrag.

Was ist der Unterschied zwischen einem Mitarbeiter und einem Benutzer?

Ein Benutzer ist ein Login mit einer Rolle und Berechtigungen; ein Mitarbeiter ist ein Personalstammdatensatz mit einem Eintrittsdatum, einer Abteilung und einem Notfallkontakt. Es handelt sich um separate Listen ohne Verbindung zueinander, sodass jemand, der sowohl für Sie arbeitet als auch sich anmeldet, in beiden Listen erscheint. Das Hinzufügen eines Mitarbeiters gewährt keinerlei Zugriff auf irgendetwas.

Ist der Abrechnungssatz der Betrag, den ich an sie zahle?

Nein. Es handelt sich um den Betrag, den Sie einem Kunden für eine Stunde seiner Zeit in Rechnung stellen, und dieser liegt in der Regel deutlich über den Kosten, die Ihnen pro Stunde entstehen. In Prostay Buchhaltung gibt es weder Lohnangaben noch Steuerkennzahlen noch eine Lohnabrechnung: Es handelt sich nicht um ein Lohnabrechnungssystem.

Warum fehlt eine Person in der Liste der Mitarbeiter bei einer Zeitaktivität?

Da ihr Status „Inaktiv“ ist. Nur aktiven Mitarbeitern können neue Aufgaben zugewiesen werden. Sollten sie arbeiten, öffnen Sie ihren Datensatz, verwenden Sie „ Edit “ und setzen Sie den Status wieder auf „Aktiv“; wenn sie das Unternehmen verlassen haben, verhält sich das Dropdown-Menü korrekt.

Sollte ich jemanden löschen, der abgereist ist?

Setzen Sie den Status stattdessen auf „Inaktiv“. Dadurch wird verhindert, dass neue Arbeitszeiten für diese Person erfasst werden, während die bereits geleisteten Arbeitsstunden weiterhin den Rechnungen zugeordnet bleiben, auf denen diese Stunden in Rechnung gestellt wurden. Durch das Löschen des Datensatzes wird die Person entfernt, nicht jedoch ihre Arbeitszeiten, was dazu führt, dass auf den Rechnungen Ihrer Kunden Arbeitsleistungen verbleiben, für die niemand Rechenschaft ablegen kann.

Ein Kunde hat eine Frage zu einer Stunde auf seiner Rechnung. Wo finde ich die entsprechenden Informationen?

Öffnen Sie den Zeitbeleg hinter der Zeile. Er enthält das Datum, die Start- und Endzeiten bzw. die Dauer, die Pause, die Person, die die Arbeit ausgeführt hat, sowie etwaige Notizen, die zum Zeitpunkt der Erfassung eingegeben wurden. Über die Schaltflächen „Drucken“ und „Herunterladen“ am unteren Rand des Formulars können Sie eine Kopie aller Angaben erstellen, um diese zurückzusenden.

Mitarbeiter und Zeitaktivitäten in Prostay Buchhaltung

Die Buchhaltung führt eine eigene Liste der Personen, die für Sie arbeiten. Es handelt sich dabei weder um die Liste der Personen, die sich anmelden können, noch um ein Lohnabrechnungssystem. Sie dient zwei ganz bestimmten Zwecken: zum einen als Ort zur Speicherung von Beschäftigungsdaten und zum anderen als Ort zur Erfassung der Arbeitsstunden, die ein Mitarbeiter für Tätigkeiten aufgewendet hat, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Mitarbeiter sind keine Benutzer

Dies muss zunächst geklärt werden, da die beiden Listen ähnlich aussehen und sich in der Praxis überschneiden. Ein „user“ ist ein Login: eine E-Mail-Adresse, eine Rolle und eine Reihe von Berechtigungen in Prostay. Ein „employee“ ist eine Personalakte: ein Einstellungsdatum, eine Abteilung, eine amtliche Identifikationsnummer, ein Notfallkontakt.

Die meisten Ihrer Zimmermädchen werden niemals Benutzer sein. Ihr Geschäftsführer wird beides sein und erscheint zweimal, jeweils einmal in jeder Liste, ohne dass eine Verbindung zwischen den beiden Einträgen besteht. Wenn Sie hier jemanden hinzufügen, erhält dieser keinerlei Zugriff, und wenn Sie ihn entfernen, wird ihm kein Zugriff entzogen.

Die Liste lesen

Die Mitarbeiterliste, zehn Personen, sortiert nach „first name“, unter den Spalten „Display“Name, „Email Address“, „Phone Number“, „Status“ und „Actions“. In neun Zeilen steht „Active“, bei Rory Pryce steht „Inaktiv“. Oberhalb der Tabelle befinden sich ein Dropdown-Menü „All Employees“, der Hinweis „Es werden 1 bis 10 von 10 Einträgen angezeigt“, eine Seitengröße von 10, ein Feld „Search <span translate="no">Employee Name</span>“ sowie „Seite 1 von 1“. — Eine Zeile für jede Person, für die Sie Arbeitszeiten erfassen oder einen Notfallkontakt hinterlegen müssen. Die Liste enthält Personen, keine Anmeldedaten.

Fünf Spalten, von denen nur eine einer Erläuterung bedarf. „ Status“ (Mitarbeiterstatus) ist entweder „Aktiv“ oder „Inaktiv“ und entscheidet darüber, ob jemandem neue Arbeit zugewiesen werden kann: Nur aktive Mitarbeiter werden im Zeiterfassungsformular angeboten. Alle anderen Angaben in der Zeile sind Kontaktdaten.

Über das Dropdown-Menü oben links können Sie zwischen „ All Employees “, „Active Employees “ und „Inactive Employees “ wechseln. Die Funktion „Search Employee Name “ daneben dient der Namenssuche, und die Seitengröße daneben lässt sich auf 2, 10, 50 oder 100 Zeilen pro Seite einstellen.

View/Edit Am Ende jeder Zeile öffnet sich ein kleines Menü: View employee für den vollständigen Datensatz, Edit employee für das Panel und Delete employee. Die beiden Symbolschaltflächen oberhalb der Tabelle dienen dazu, die Liste auszudrucken und als PDF oder Tabellenkalkulation zu exportieren.

Eine Person hinzufügen

Die Seite „Add New“ (Employee) im Seitenbereich ist leer. Im Abschnitt „PERSONAL INFO“ werden folgende Angaben abgefragt: „First name“, „Last name“, „Preferred first name“, „Email“, „Phone Number“, „Home Address“, „Birth Date“, „Gender“ und „Government ID“. Im darunter liegenden Abschnitt „EMPLOYEE“ (DETAILS) werden folgende Angaben abgefragt: „Status“, „Hire Date“, „Manager“, „Department“, „Job title“, „Employee ID“ sowie ein „Billing Rate (per hour)“ mit dem Präfix „USD“, daneben befindet sich ein Kontrollkästchen „Billable by default“. Unten befinden sich die Schaltflächen „Cancel“ und eine ausgegraute Schaltfläche „out“ (Save). — Zwei Abschnitte zum Ausfüllen und einer zum Überspringen: Der Notfallkontakt unterhalb dieser beiden ist der einzige Teil, der von keiner anderen Funktion des Produkts gelesen wird.

Add an employee öffnet ein Fenster mit drei Abschnitten. „Personal information“, Angaben zur Beschäftigung und ein Notfallkontakt unterhalb der Faltlinie. „Save“ bleibt ausgegraut, bis der Datensatz vollständig genug ist, um von Nutzen zu sein: beide Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Privatadresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Amtsausweisnummer, Status, Einstellungsdatum, Abteilung, Berufsbezeichnung und Mitarbeiter-ID.

Employee ID Die Entscheidung liegt bei Ihnen. Es handelt sich um die Referenz, die in Ihren eigenen Unterlagen verwendet wird, und die Produkte generieren diese weder noch überprüfen sie sie; daher ist das Schema, das Ihre Dateien bereits verwenden, das richtige, das Sie hier eingeben sollten.

Vorgesetzter, Abrechnungssatz und Notfallkontakt sind allesamt optional. Gleiches gilt für „ Preferred first name“ (Andere Namen), das es sich jedoch lohnt auszufüllen, wenn jemand unter einem anderen Namen als dem in seinen Dokumenten aufgeführten auftritt, da dies der einzige Ort ist, an dem diese Abweichung erfasst wird.

Abteilungen und Vorgesetzte

Das Dropdown-Menü „Department“ öffnet sich im selben Fenster und listet zunächst „Add <span translate="no">new Department</span>“ auf, gefolgt von „Front Office“, „Zimmerreinigung“, „Food and Beverage“ und „Events“, wobei weitere Einträge unterhalb der Bildlaufgrenze zu finden sind. — Die Abteilungsliste gehört zum Objekt, nicht zum Mitarbeiter; daher wird alles, was hier hinzugefügt wird, anschließend allen zur Verfügung gestellt.

Department wird aus einer Liste ausgelesen, die das Objekt verwaltet, und „Add new Department“ oben in der Dropdown-Liste ergänzt diese Liste und nicht die des einzelnen Mitarbeiters. Es handelt sich jedes Mal um dieselbe Liste, daher lohnt es sich, die Bezeichnungen einmalig abzustimmen. „Front Office“ und „Rezeption“ als separate Einträge sind Dinge, die niemand bemerkt, bis jemand nach Abteilungen sortiert.

Manager listet Ihre Prostay-Benutzer auf, da die Person, der jemand unterstellt ist, in der Regel diejenige ist, die sich anmeldet. Es handelt sich um eine Bezeichnung im Datensatz, die von keinem anderen System gelesen wird: Das Festlegen dieser Bezeichnung gewährt keine Genehmigungsrechte und löst keine Benachrichtigung aus.

Der Abrechnungssatz

Billing Rate (per hour) ist der Betrag, der einem Kunden für eine Arbeitsstunde dieser Person in Rechnung gestellt wird. Nicht deren Lohn. Ein AV-Techniker mit einem Stundenlohn von 85,00 USD kann Sie hier möglicherweise nur ein Drittel davon kosten; die Differenz ist der Grund für die Abrechnung der Arbeit.

Billable by default aktiviert automatisch das Kontrollkästchen „Abrechnungsfähig“, sobald diese Person in einer Zeitaktivität ausgewählt wird. Aktivieren Sie es für Personen, deren Arbeit normalerweise abrechnungsfähig ist, wie z. B. Veranstaltungs- und AV-Mitarbeiter, und lassen Sie es deaktiviert für alle, deren Arbeitsstunden als interne Kosten verbucht werden.

Der Datensatz einer Person

Der Abrechnungssatz ist das einzige Feld auf diesem Bildschirm, das vom restlichen Produkt gelesen wird. Alles andere ist ein Datensatz, den Sie selbst führen.

View employee öffnet den gesamten Datensatz auf einem Bildschirm, unterteilt in die Registerkarten „Profile“ und „Notes“. „Profile“ umfasst alle vom Fenster erfassten Informationen, die eher zum Lesen als zur Bearbeitung angeordnet sind, und über „Edit“ oben rechts wird das Fenster darüber erneut geöffnet.

Notizen und Kommentare

Die Registerkarte „Notes“ für denselben „employee“, mit einem Link „Add note“ oben rechts. Unter einer Überschrift vom 11. August 2026 lautet eine Notiz mit dem Titel „Rigging-Zertifizierung erneuert“: „Zertifikat bis März 2028 hinterlegt. Er ist berechtigt, die Traversen im Ballsaal eigenständig zu bedienen.“ Außerdem wird Comments(1) angezeigt, das zu einem Kommentarfeld erweitert wurde und einen Kommentar von Claire Bennett, Administratorin, enthält, der lautet: „Kopie im Veranstaltungsordner abgelegt. Bis zur Erneuerung im Jahr 2028 sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.“ Eine zweite Notiz vom 4. August 2026 trägt den Titel „Abrechnungssatz für 2026 überprüft“ und zeigt „Comments“ (2). — Notizen werden nach dem Tag ihrer Erstellung gruppiert, und jede verfügt über einen eigenen Thread, in dem in der Regel die Details festgehalten werden.

Eine Notiz besteht aus einem Titel und einem Textkörper und ist der richtige Ort für die Dinge, die sich im Laufe eines Beschäftigungsverhältnisses ansammeln: eine ablaufende Bescheinigung, ein Tarif, der sich im Juli geändert hat, ein Gespräch über Arbeitszeiten. Wenn Sie auf „Add note“ klicken, erstellen Sie eine Notiz, und die Notizen stapeln sich unter dem Tag, an dem sie verfasst wurden.

Comments Unter einer Notiz lässt sich ein Thread dazu eröffnen. Jeder Kommentar enthält den Namen und die Rolle des Verfassers sowie den Zeitpunkt der Veröffentlichung, und Sie können Ihre eigenen Kommentare anschließend über den Bleistift daneben bearbeiten. Die Kommentare anderer können Sie nicht bearbeiten – genau das macht den Thread so wertvoll.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt

Setzen Sie seinen Status auf „Inaktiv“, anstatt ihn zu löschen. Ein inaktiver Mitarbeiter verschwindet aus der Auswahlliste im Zeit- und Tätigkeitsformular, sodass keine neuen Stunden für ihn erfasst werden können, während alle bereits geleisteten Arbeitsstunden auf den Rechnungen verbleiben, auf denen sie in Rechnung gestellt wurden.

Delete employee löscht den Datensatz vollständig, was sich nur bei einer versehentlich angelegten Zeile lohnt. Das Löschen einer Person, die abrechnungsfähige Stunden geleistet hat, entfernt diese Person aus der Liste, während ihre Arbeitszeit weiterhin auf den Rechnungen Ihrer Kunden verbleibt, und die nächste Person, die fragt, wer diese Arbeit erledigt hat, wird dies nicht in Erfahrung bringen können.

Zeitaktivitäten

Ein leeres Formular unter Single day entry. In der linken Spalte werden folgende Angaben abgefragt: „Name“, „Customer“, „Employee“, „Service“ sowie das Kontrollkästchen „Billable (per hour)“. In der rechten Spalte ist der Schalter „Set start end time“ aktiviert, das Feld „Start Date“ enthält den Wert „15/08/2026“, die Felder „Start Time“ und „End Time“ sind leer, der Schalter „Add Break“ ist deaktiviert und das Kontrollkästchen „Notes“ ist markiert. Im darunterliegenden Bereich der Zusammenfassung steht: „Status“ „Non-billable“ und „Effective“ „Duration“ „00:00“. — Die Zusammenfassung unten rechts wird während der Eingabe aktualisiert, sodass der Tag bereits vor dem Speichern mit einem Preis versehen ist.

Eine Zeitaktivität ist die Arbeit einer Person an einem Tag, die erfasst wird, damit sie in Rechnung gestellt werden kann. Sie erreichen diese Funktion über „New“ in der oberen Leiste unter „Create time activity“, und der sich öffnende Bildschirm heißt „ Single day entry“.

Dies ist das richtige Werkzeug für Arbeiten, die Sie stundenweise und nicht pro Auftrag verkaufen: ein AV-Techniker bei einer Konferenz, ein Koch bei einem privaten Abendessen, ein Therapeut bei einer Gruppensitzung. Arbeiten, die Sie als Paket verkaufen, gehören stattdessen auf eine Rechnungszeile für eine Dienstleistung aus Ihrem Katalog, ohne dass überhaupt Zeit erfasst wird.

Das Dropdown-Menü „Employee“ auf demselben Formular, in das „Rory“ eingegeben wurde. In der darunter stehenden Liste steht: „Kein active employees gefunden.“ — Es werden nur aktive Mitarbeiter angeboten. Jemand, der das Unternehmen verlassen hat, behält die bereits geleistete Arbeitszeit und kann keine weitere mehr erhalten.

Erfassung eines Tages

Ein gespeichertes „Single day entry“ Nr. 0001. Name lautet: „Conference AV, Hauptballsaal“, Customer Stanhope University, Employee Mateo Sandoval, Service AV- und Techniker, wobei Billable (per hour) mit 85 USD/Std. und Taxable angekreuzt sind. Die rechte Spalte zeigt eine „Start Date“ vom 08.11.2026 mit einer Startzeit um 08:00 Uhr, einer Endzeit um 18:00 Uhr und einer Pause von 01:00. Die Zusammenfassung lautet: „Status“ (abgerechnet), „Effective“ (Gültig) „Duration“ (09:00 Uhr), „Rate“ (Stundensatz) „85,00 USD/Stunde“, „Taxable“ (Ja) und „Total“ (abgerechneter Betrag) „765,00 USD“. — Zehn Stunden vor Ort abzüglich einer Stunde Pause ergeben neun abrechnungsfähige Stunden. Die Pause wird abgezogen, bevor der Stundensatz angewendet wird.

Fünf Dinge machen eine Aktivität sinnvoll. Ein „Name“, das angibt, um welche Arbeit es sich handelte, da dies in der Rechnungszeile erscheint. Ein „Customer“, das in Rechnung gestellt wird. Ein „Employee“, der die Arbeit ausgeführt hat. Ein „Service“ aus Ihrem Katalog, das der Buchhaltung mitteilt, wohin die Einnahmen gehören. Und die Zeit selbst.

Wenn „Set start end time“ aktiviert ist, geben Sie einen Start- und einen Endzeitpunkt an. „Add Break“ fügt dazwischen ein Feld für unbezahlte Zeit hinzu, in Stunden und Minuten, und die Zusammenfassung zieht diese Zeit ab, bevor sie die Berechnung durchführt. Zehn Stunden vor Ort abzüglich einer Stunde Mittagspause ergeben neun Stunden zu 85,00 USD, was den im Bild gezeigten Betrag von 765,00 USD ergibt.

Taxable Legt fest, ob Umsatzsteuer hinzugerechnet wird, wenn die Tätigkeit in eine Rechnung aufgenommen wird. Es gilt dieselbe Regel wie für jede andere Zeile: Es hängt davon ab, was verkauft wird und wo, nicht davon, wer die Arbeit geleistet hat.

Wenn Sie die Zeit nicht erfasst haben

Ein gespeichertes „Single day entry“ Nr. 0004, bei dem die Option „Set start end time“ deaktiviert ist. Anstelle von Uhrzeiten zeigt die rechte Spalte das „Start Date“ vom 08.06.2026 und die „Duration“ (hh:mm) von 05:30 an. Name lautet „Chef’s Table, privates Abendessen“, Customer Calder & Wynne LLP, Employee Luca Bernardi, Service Bankett-Abendessen, pro Person, abrechnungsfähig mit 60 USD/Std. Die Zusammenfassung lautet: Gültig ab Duration 05:30 Uhr, Satz 60,00 USD/Std. und Total Abrechnungsbetrag 330,00 USD. — Schalten Sie den Schalter aus, und das Formular fragt nach der Dauer statt nach dem Startzeitpunkt – so sieht die Erfassung von gestern tatsächlich aus.

Deaktivieren Sie „Set start end time“ (Zeit aufzeichnen), und die beiden Zeitfelder werden durch ein einziges Feld „Duration“ (Gesamtzeit) in Stunden und Minuten ersetzt. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine Tätigkeit nachträglich erfassen und niemand notiert hat, wann sie begonnen hat – was meistens der Fall ist.

Beide Varianten werden identisch abgerechnet: Fünfeinhalb Stunden zu 60,00 USD ergeben 330,00 USD, unabhängig davon, ob Sie 05:30 eingegeben haben oder eine Start- und Endzeit, die eine Stunde auseinanderliegen. Die Uhrzeit-Version lohnt den zusätzlichen Eingabeaufwand nur dann, wenn die Zeiten selbst möglicherweise in Frage gestellt werden könnten.

Die Zeit auf eine Rechnung bringen

Das Speichern einer abrechnungsfähigen Tätigkeit führt nicht zu einer Belastung. Die Arbeit wird in die Liste der noch zu fakturierenden Posten aufgenommen, und erst durch die Erstellung der Rechnung wird sie zu Geld. Bis dahin werden die Stunden dem Kunden zugeordnet – mit Preisangabe und bereits zur Abrechnung bereit.

Eine nicht abrechnungsfähige Tätigkeit wird niemals zu etwas Konkretem. Genau darin liegt der Sinn der Erfassung: Vier Stunden Fehlersuche an der Lüftungsanlage des Ballsaals sind es wert, erfasst zu werden, auch wenn niemand dafür bezahlt, und indem Sie das Feld „ Billable (per hour)“ leer lassen, bringen Sie dies zum Ausdruck.

Wie es weitergeht

Der Katalog hinter dem Dropdown-Menü „Service“ befindet sich unter „Produkte und Dienstleistungen“ und ist einen Blick wert, falls die Dienstleistung, für die Sie eine Stunde in Rechnung stellen möchten, noch nicht existiert: Nur Dienstleistungen können stundenweise abgerechnet werden. Der Kunde, dem Sie die Kosten in Rechnung stellen, stammt aus dem Bereich „Kunden“.

Ob Zeit überhaupt in Rechnung gestellt werden kann und ob die Person, die sie erfasst, den Stundensatz sieht, wird über zwei Schaltflächen auf dem Bildschirm „Zeit“ in den Buchhaltungseinstellungen geregelt.

Mitarbeiter und Zeitaktivitäten