Ich habe eine Regel eingerichtet, aber es ist nichts passiert. Warum?

Regeln wirken auf ungeprüfte Transaktionen, die über eine Bankverbindung eingehen und von Prostay noch nicht importiert wurden. Eine Regel, die Sie heute speichern, wird gespeichert, sortiert und ist einsatzbereit, es gibt jedoch noch keine Transaktionen, auf die sie angewendet werden könnte. Sie wirkt sich zudem niemals auf Transaktionen aus, die Sie bereits selbst erfasst haben, sodass bereits geleistete Arbeit nicht nachträglich geändert wird.

Zwei meiner Regeln beziehen sich auf dieselbe Zahlung. Welche hat Vorrang?

Diejenige mit der höheren Priorität – weshalb die Liste auch danach geordnet ist. Setzen Sie die allgemeine Regel auf „Niedrig“ und die Ausnahme darüber. Befinden sich beide auf derselben Prioritätsstufe, verlassen Sie sich auf die Reihenfolge, in der sie zufällig gelesen werden – und darauf sollte man sich bei der Gestaltung nicht verlassen.

Was ist der Unterschied zwischen „Beschreibung“ und „Banktext“?

Description ist die Transaktionsbeschreibung, wie sie in Ihren Büchern vermerkt ist. Bank text ist die von der Bank übermittelte Rohzeichenfolge, die in der Regel zusätzliche Details wie eine Terminalnummer oder einen Begriff wie „REVERSAL“ enthält. Legen Sie die Regel anhand der Beschreibung fest und greifen Sie auf den Banktext zurück, wenn die Beschreibung nicht konkret genug ist, um zwei Zahlungen voneinander zu unterscheiden.

Sollte ich die automatische Ergänzung aktivieren?

Nur für Transaktionen, die Sie jedes Mal ohne vorheriges Lesen genehmigen würden: Kartenabrechnungen, Acquirer-Gebühren, ein fester Lastschrifteinzug. Führen Sie eine neue Regel zunächst einen Monat lang mit deaktivierter automatischer Hinzufügung aus und prüfen Sie, was dabei erfasst wird. Eine Regel, die selbstständig Buchungen vornimmt, ist nur so sicher wie ihre engste Bedingung.

Kann ich heute in Prostay einen Kontoauszug abgleichen?

Sie können das Einrichtungsformular ausfüllen, doch der darauf folgende Zuordnungsschritt ist noch nicht implementiert. Start Reconcile weist darauf hin und speichert keine Daten. Bis dieser Schritt verfügbar ist, vergleichen Sie bitte die Transaktionen des Kontos Zeile für Zeile mit dem Kontoauszug und nutzen Sie die Zeilen für Servicegebühren und Zinsen hier, um sich zu vergewissern, welche Einträge die Bank hinzugefügt hat.

Bankregeln und Kontenabgleich

Eine Bankregel ist eine festgelegte Anweisung zur Verbuchung von Transaktionen, die auf Ihrem Bankkonto eingehen: Wenn eine Transaktion eintrifft, die dieser Beschreibung entspricht, ordnen Sie sie auf diese Weise dem jeweiligen Zahlungsempfänger zu. Sie dient dazu, dass dieselbe wiederkehrende Zahlung niemals auf drei verschiedene Arten von drei verschiedenen Personen verbucht wird.

Wozu Regeln dienen

Hotels haben viele wiederkehrende Zahlungseingänge. Kartenzahlungen gehen täglich ein. Die Gebühren des Acquirers werden monatlich abgebucht. Nebenkosten, Gehaltsabrechnungen, die Telekommunikationsrechnung, die Provisionsabrechnung der Agentur. Jede dieser Buchungen sieht auf dem Kontoauszug jedes Mal gleich aus – genau das ist die Voraussetzung, die eine Regel benötigt.

Das Panel bringt es in einer Zeile ganz oben auf den Punkt: Regeln gelten nur für noch nicht geprüfte Transaktionen. Eine Regel wirkt auf Transaktionen, die eingegangen sind und noch nicht in Ihre Buchhaltung übernommen wurden, und sie ändert niemals eine Transaktion, die Sie bereits bearbeitet haben. Wenn Sie heute eine Regel einrichten, werden die Transaktionen des letzten Quartals nicht rückwirkend neu kodiert.

Die Liste lesen

Der Bildschirm „Regeln“, sieben Regeln. „Columns“ (Lesen Sie „Priority“), „Rule Name“ (Regelname), „Applied to“ (Währung), „Conditions“ (Kategorie), „Settings“ (Zahlungsempfänger), „Auto-add“ (Zahlungsempfänger), „Status“ (Zahlungsempfänger) und „Actions“ (Aktionen). Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung ist „Dringend“, die Daten lauten: „Money“ out, „3“ conditions, „Kategorien“ und „Zahlungsempfänger“, Active. Die Gebühren für die Kartenakquise und die eingegangenen Kartenabrechnungen sind „Hoch“ mit einem Auto-add-Datum vom 01.05.2026. Die Aufteilung der Telekommunikationsrechnung ist „Mittel“ und die Settings lauten: „Kategorien“, „Zahlungsempfänger“, „Aufteilung“. Die Entnahmen des Inhabers, exclude, sind „Niedrig“ und „Inaktiv“. — Regeln werden in der Reihenfolge ihrer Priorität abgearbeitet; daher hat die Regel „Dringend“ Vorrang, wenn zwei Regeln auf dieselbe Transaktion zutreffen.

Priority von „Dringend“ bis hinunter zu „Niedrig“. Die Liste ist nach dieser Reihenfolge sortiert, sodass die Regel, die zuerst ausprobiert wird, ganz oben steht.
Status. Eine inaktive Regel verbleibt in der Liste und hat keine Auswirkung – genau das ist gewünscht, während Sie herausfinden, ob es an der Regel lag, die etwas falsch kodiert hat.

Wenn das Menü einer Zeile weder „Edit rule“ noch „Delete rule“ enthält, umfasst Ihre Rolle keine Berechtigung für diese Funktionen, und Sie können die Regeln zwar einsehen, aber deren Funktionsweise nicht ändern. Beides lässt sich derzeit nicht über „Users“ in den Systemeinstellungen hinzufügen: Der Bildschirm prüft auf Rechte, für die der Rolleneditor keine Einstellungen bietet; daher ist das Bearbeiten einer Regel nur für Konten mit uneingeschränktem Zugriff möglich. Dies müssen wir beheben, anstatt einen Workaround zu finden.

Spalte	Was Ihnen dies sagt
Applied to	„Eingehende Zahlungen“, „Ausgehende Zahlungen“ oder „Alle“. Die Richtung, auf die die Regel überwacht.
Conditions	Wie viele Prüfungen die Regel durchführt. Es wird nicht angegeben, um welche es sich handelt; daher ist dies eher ein Maß dafür, wie eng gefasst die Regel ist, als dafür, was sie abdeckt.
Settings	Welches der Felder „Kategorien“, „Zahlungsempfänger“, „Kunden“ und „Aufteilung“ die Regel ausfüllt, wenn sie ausgelöst wird.
Auto-add	Das Datum, an dem die Regel begonnen hat, eigenständig Buchungen vorzunehmen, oder ein Bindestrich. Ein Bindestrich bedeutet hier, dass die Regel lediglich Vorschläge unterbreitet, anstatt aktiv zu werden.

Columns Über der Tabelle werden die Felder „Priorität“, „Bedingungen“, „Einstellungen“, „Automatisch hinzufügen“ und „Status“ ausgeblendet. Der Name der Regel, der Anwendungsbereich und die Aktionen bleiben stets sichtbar.

Festlegen des Geltungsbereichs einer Regel

Der obere Bereich des Regelpanels für „Telekommunikationsrechnung, aufgeteilt“: ein Namensfeld mit dem Eintrag „Telekommunikationsrechnung, aufgeteilt“, ein Dropdown-Menü „Priority“ (Rechnungsart), eingestellt auf „Medium“, dann „Apply this to transactions that are“ (Dies auf folgende Bankkonten anwenden), wobei „Money in or out“ (Bankkontoart) auf „Money“ (Geld) out und „Bank account“ (Bank) auf „Main Bank“ (First Meridian Bank) eingestellt ist, dann „and include the following:“ (und Folgendes einbeziehen), eingestellt auf „All“ über einer Bedingungszeile mit den Einträgen „Description“, „Contains“, „NORTHGATE TELECOM“, mit einem Link „Add a condition“ darunter. — Eine Regel wird vor ihrer Beschreibung auf ihren Geltungsbereich festgelegt: in welche Richtung das Geld geflossen ist und über welches Konto es gelaufen ist.

Bevor eine Bedingung geprüft wird, entscheiden zwei Einstellungen darüber, ob die Regel eine Transaktion überhaupt berücksichtigt.

Money in or out. „Geld ab“ für alle Ihre Ausgaben, „Geld zu“ für Quittungen, „Alle“ für beides. Eine korrekte Einstellung lohnt sich selbst dann, wenn die Beschreibung allein schon eindeutig wäre, da sie die Anzahl der von den Regeln zu berücksichtigenden Fälle halbiert und verhindert, dass eine Rückerstattung als Kosten verbucht wird.
„Bank account“. Ein Konto oder alle. Verwenden Sie die Option „Eins“, wenn derselbe Wortlaut bei verschiedenen Konten unterschiedliche Bedeutungen hat, was häufig der Fall ist, wenn sowohl auf einem Kartenkonto als auch auf einem Girokonto der Name eines Acquirers erscheint.

Geben Sie der Regel einen Namen, den Sie auch in sechs Monaten noch erkennen werden. „ Save“ bleibt deaktiviert, bis Sie dies tun, denn eine unbenannte Regel in einer Liste von zwanzig Regeln ist eine Regel, die niemand zu löschen wagt.

Bedingungen

Die conditions part of das Regelpanel für den monatlichen Lohnlauf, mit dem Text „und Folgendes einbeziehen:“ auf „All“ gesetzt, dann drei Bedingungszeilen, jeweils mit einem Löschsymbol rechts davon: Description Contains NORTHWAY PAYROLL, Amount Is greater than 100000 und Bank text Does not contain REVERSAL. — Drei durch „All“ verbundene Bedingungen. Erfüllt eine davon nicht die Voraussetzung, wird die Regel nicht ausgelöst.

Eine Bedingung besteht aus drei Teilen: einem Feld, einem Operator und einem Wert. Über diesen entscheidet „ All“ oder „Any“, ob jede Bedingung wahr sein muss oder nur eine davon.

Feld	Was geprüft wird
Description	Die Transaktionsbeschreibung, wie sie in Ihren Büchern erscheint. Dies ist das Feld, auf dem die meisten Regeln basieren.
Bank text	Der von der Bank übermittelte Rohtext, der häufig eine Terminalnummer, eine Referenz oder ein Wort wie „REVERSAL“ enthält, das in der bereinigten Beschreibung weggefallen ist. Verwenden Sie ihn, wenn die Beschreibung zu übersichtlich ist, um zwei Dinge voneinander zu unterscheiden.
Amount	Der Wert. Das Feld wird numerisch, und die nützlichen Operatoren hierfür sind „Is greater than“ und „Is less than“.

Die Operatoren lauten: „Contains“, „Does not contain“, „Equals“, „Is exactly“, „ Is greater than“ und „Is less than“. „ Contains“ übernimmt den Großteil der Textbearbeitung, da Bankbeschreibungen Daten und Referenznummern enthalten, die sich jeden Monat ändern, während ein fester Teil unverändert bleibt.

Add a condition fügt eine Zeile hinzu, und das Papierkorbsymbol neben einer Zeile entfernt diese. Die zuletzt verbleibende Bedingung kann nicht entfernt werden, was beabsichtigt ist: Eine Regel ohne Bedingungen würde auf alles zutreffen, was eingeht.

Was die Regeln tun, wenn sie übereinstimmen

Der Abschnitt „Then“ im Regel-Panel für den monatlichen Lohnlauf: Setzen Sie „Then“ auf „Assign“, „Transaction type“ auf „Ausgaben“, „Kategorien“ auf „6000 Salaries and Wages“ mit einem darunter stehenden Link „Add a split“, „Payee“ auf „Northway Payroll Bureau“ und wählen Sie im Feld für die Kundenauswahl keine Option aus. — „Zuweisen“ ordnet die Transaktion einer Kategorie zu. „Ausschließen“, die einzige andere Option, lässt sie vollständig aus der Buchhaltung heraus.

Eine Regel kann zwei Dinge bewirken.

Assign Sie ordnet die Transaktion zu. Dabei legt sie den Transaktions- Typ fest – „Ausgabe“, „Einnahme“ oder „Überweisung“ – sowie die Kategorie, bei der es sich um ein Konto aus Ihrem Kontenplan handelt. „Assign more“ gibt einen Zahlungsempfänger und einen Kunden an, und es lohnt sich, beide Felder auszufüllen: Der Zahlungsempfänger sorgt dafür, dass die Transaktion im Zusammenhang mit einem Lieferanten auffindbar ist, und der Kunde kennzeichnet sie als abrechnungsfähig.

Exclude hält die Transaktion gänzlich aus Ihrer Buchhaltung fern. Sie ist für Geldbeträge vorgesehen, die über das Konto fließen, ohne dass es sich um Einnahmen oder Kosten handelt: eine Entnahme des Inhabers, eine Überweisung zwischen zwei Ihrer eigenen Konten, die auf der Gegenseite bereits verbucht sind, oder ein doppelter Buchungseintrag.

Aufteilung einer Zahlung auf zwei Konten

Der Abschnitt „Aufteilung“ im Regelbereich für die Telekommunikationsrechnung: Stellen Sie „Aufteilung nach“ auf „Percentage (%)“ ein, teilen Sie dann Detail Nr. 1 bei 70 auf 6410 „Telefon und Internet“ und Detail Nr. 2 bei 30 auf 6400 „Software-Abonnements“ auf, jeweils mit einem Löschsymbol und einem Link „Weitere Aufteilung hinzufügen“ darunter. — Eine Zahlung, zwei Kategorien. Die Prozentsätze müssen zusammen hundert ergeben, sonst wird ein Teil der Rechnung nicht zugeordnet.

Add a split teilt eine Transaktion auf mehrere Konten auf. Wählen Sie „Percentage (%)“ für etwas, dessen Gesamtbetrag sich jeden Monat ändert, dessen Zusammensetzung jedoch gleich bleibt, wie beispielsweise eine Telekommunikationsrechnung, die immer zu etwa siebzig Prozent aus Grundgebühr und zu dreißig Prozent aus Software besteht. Wählen Sie „Amount“, wenn ein Teil feststeht und der Rest variiert.

Die Prozentsätze müssen sich auf 100 summieren. 90 kodiert und 10 stillschweigend ausgelassen – genau das ist die Art von Fehler, die ein Jahr später als unerklärliche Lücke zutage tritt.

Auto-Add

Am unteren Rand des Regelbereichs für Kartenabwicklungsgebühren: eine Überschrift mit dem Wortlaut „transactions diese Regel automatisch bestätigen applies to“ über einem aktivierten Schalter „Auto-add“, mit den Schaltflächen „Abbrechen“ und „Save“ unterhalb einer Trennlinie. — „Auto-Add“ ist der Unterschied zwischen einer Regel, die Vorschläge macht, und einer Regel, die handelt.

Ist die automatische Hinzufügung deaktiviert, wird eine übereinstimmende Transaktion kodiert und wartet darauf, dass jemand sie akzeptiert. Ist sie aktiviert, wird die Transaktion akzeptiert und verbucht, ohne dass jemand sie überprüft.

Aktivieren Sie diese Funktion für Transaktionen, die Sie jedes Mal ohne zu zögern genehmigen würden: Kartenabrechnungen, Acquirer-Gebühren, die immer gleiche Lastschrift der Versorgungsunternehmen. Lassen Sie sie deaktiviert, wenn der Betrag so stark schwankt, dass ein kurzer Blick lohnenswert ist, oder wenn eine falsche Zuordnung teure Korrekturmaßnahmen erfordern würde. Eine sinnvolle Vorgehensweise besteht darin, eine neue Regel einen Monat lang mit deaktivierter automatischer Hinzufügung laufen zu lassen, zu prüfen, was sie erfasst, und sie erst dann zu aktivieren.

Priorität und sich überschneidende Regeln

Die Prioritäten lauten „Niedrig“, „Mittel“, „Hoch“ und „Dringend“, und die Liste ist danach sortiert. Wenn zwei Regeln beide auf dieselbe Transaktion zutreffen könnten, entscheidet die Regel mit der höheren Priorität.

Verwenden Sie diese für die Ausnahme. Eine weit gefasste Regel, die alle Zahlungen eines Lieferanten auf ein allgemeines Konto bucht, wird auf „Niedrig“ gesetzt, während eine eng gefasste Regel, die die eine Zahlung dieses Lieferanten erfasst, die eigentlich woanders hingehört, darüber steht. Würde man es umgekehrt machen, würde die weit gefasste Regel die Ausnahme verschlucken, und Sie würden sie nie sehen.

Bearbeiten, Deaktivieren und Löschen

Das Zeilenmenü zur Regel „Kartenakquisitionsgebühren“ ist geöffnet und bietet die Optionen „Edit rule“, „Mark as inactive“ sowie „Delete rule“ in roter Schrift an. — Mit „Als inaktiv markieren“ wird die Regel deaktiviert, ohne dass sie verloren geht – genau das ist gewünscht, während Sie herausfinden, ob die Regel etwas falsch zugeordnet hat.

Die Schaltfläche „Sichtbar“ in jeder Zeile schaltet den Status der Regel sofort um, und der Pfeil daneben enthält die Optionen „Edit rule“ und „Delete rule“. Durch das Deaktivieren bleibt die Regel bestehen und wird nicht mehr ausgelöst. Das Löschen ist endgültig, und es gibt keinen Grund, darauf zurückzugreifen, solange die Option „Deaktivieren“ zur Verfügung steht.

Das Bearbeiten einer Regel ändert deren zukünftige Funktionsweise. Es werden keine Transaktionen erneut überprüft, die die Regel bereits verarbeitet hat. Wenn also eine Regel etwas falsch codiert hat, korrigieren Sie die Regel und korrigieren Sie anschließend die Transaktionen, die bereits davon betroffen waren.

Import und Export

Das Dropdown-Menü „Neue Regel“ öffnet sich auf dem Bildschirm „Regeln“ und bietet die Optionen „Neue Regel“ (ausgegraut)outExport Rules, Import Rules und Download Template. — Die Exportfunktion ist ausgegraut, bis Sie einige Zeilen ankreuzen, da sie nur die markierten Regeln und nicht alle Regeln exportiert.

Export Rules Die markierten Regeln werden in eine CSV-Datei geschrieben, weshalb die Funktion so lange deaktiviert bleibt, bis Sie mindestens eine Regel markiert haben. Mit „Import Rules“ wird eine CSV-Datei wieder eingelesen, und „Download Template“ liefert Ihnen die Datei mit den richtigen Spalten und ohne Zeilen.

Zwei Objekte derselben Gruppe benötigen in der Regel denselben Regelsatz, und dies ist die Methode, um einen Regelsatz zu übertragen, anstatt zwanzig Regeln zweimal einzugeben. Überprüfen Sie die Kategorien nach einem Import: Eine Regel, die auf ein Konto verweist, das im Diagramm des empfangenden Objekts nicht vorhanden ist, kann nirgendwo zugeordnet werden.

Abgleichen eines Kontos

Beim Abgleichen werden Ihre Bücher mit den eigenen Aufzeichnungen der Bank für dasselbe Konto abgeglichen, und zwar Kontoauszug für Kontoauszug. So werden doppelt verbuchte Zahlungen, ein Scheck, den niemand jemals eingelöst hat, und Gebühren, von denen niemand etwas wusste, aufgedeckt. Diese Funktion finden Sie neben „Regeln“ unter „Transactions“.

Der Bildschirm „Reconcile“ (Buchhaltung mit Bankauszügen abgleichen), bevor irgendetwas abgeglichen wurde: eine Überschrift mit dem Wortlaut „Match the books to the bank records“ (Buchhaltung mit Bankauszügen abgleichen), drei Aufzählungspunkte mit den Titeln „Keep yourself on track“ (Behalten Sie den Überblick), „Find holes in youraccounting“ (Lücken in Ihrer Buchhaltung aufspüren) und „Get things tidy for tax time“ (Alles für die Steuererklärung in Ordnung bringen) sowie eine Schaltfläche mit der Aufschrift „Get Started“ (Buchhaltung mit Bankauszügen abgleichen). — Der Bildschirm für den Abgleich öffnet sich mit einer Erläuterung statt mit einem Kontoauszug, da noch nichts abgeglichen wurde.

Das Einrichtungsformular „reconcile“ mit der Überschrift „Welche „account“ möchten Sie „reconcile“?“ und einer Auswahl für „Account“, gefolgt von „Fügen Sie die folgenden Informationen hinzu“ mit den Feldern „Statement Date“, „Beginning Balance“ und „Ending Balance“, sowie „Geben Sie gegebenenfalls die „service charge“ oder „interest earned“ ein“ mit einer Zeile für „Date“, „Service charge“ und „Expense account“, die auf „Bank- und Kartengebühren“ gesetzt ist, und einer Zeile für „Date“, „Interest earned“ und „Income account“, die auf „Zinserträge“ gesetzt ist. — Alle im Formular abgefragten Angaben stammen aus dem vor Ihnen liegenden Kontoauszug, nicht aus Prostay.

Get Started öffnet das Einrichtungsformular. Alle darin enthaltenen Angaben werden aus dem Kontoauszug in Ihrer Hand kopiert.

Feld	Was Sie dort eintragen müssen
Account	Zu welchem Ihrer Bank- oder Kartenkonten dieser Kontoauszug gehört. Das einzige Pflichtfeld; die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis eine Auswahl getroffen wurde.
Statement Date	Das Abschlussdatum des Kontoauszugs, nicht das heutige Datum.
Beginning Balance sowie „Ending Balance“	Die von der Bank ausgedruckten Anfangs- und Endsalden. Der Anfangssaldo sollte mit dem Endsaldo des letzten Kontoauszugs übereinstimmen, den Sie abgeglichen haben; ist dies nicht der Fall, wurde hinter Ihrem Rücken etwas geändert, und es lohnt sich, dies herauszufinden, bevor Sie fortfahren.
Service charge und Interest earned	Bankgebühren und Zinsen, die auf dem Kontoauszug ausgewiesen sind, in Ihren Büchern jedoch nicht – jeweils mit Datum und dem Konto, auf das sie zu verbuchen sind. Wenn Sie diese hier eingeben, ersparen Sie sich die separate Erfassung.

Das Formular „reconcile“ wird nach dem Klicken auf „Start Reconcile“ angezeigt und enthält einen gelben Hinweis mit dem Wortlaut: „Der Abgleich von transactions mit einem Kontoauszug ist noch not available. Hier wurde noch nichts gespeichert.“ über der Schaltfläche „Start Reconcile“. — Der Arbeitsablauf endet hier. Der Bildschirm weist ausdrücklich darauf hin, anstatt so zu tun, als würde etwas Neues beginnen.

Der Arbeitsablauf endet bei diesem Formular. Start Reconcile erstellt Berichte, die angeben, dass der Abgleich von Transaktionen mit einem Kontoauszug noch nicht verfügbar ist und dass nichts gespeichert wurde – was der Wahrheit entspricht und nicht einer teilweisen Speicherung, die Sie erst später entdecken würden. Bis diese Funktion implementiert ist, dient als praktischer Ersatz der Zeile-für-Zeile-Abgleich der Transaktionshistorie des Kontos mit dem Kontoauszug.

Sollte „Start Reconcile“ bereits vor dem Anklicken ausgegraut sein, handelt es sich dabei um eine Berechtigungsfrage und nicht um eine noch nicht fertiggestellte Funktion. Ein Administrator kann diese unter Users in den Systemeinstellungen unter „Accounting“ › „Reconcile“ hinzufügen.

Wie geht es weiter?

Die Konten, auf die eine Regel verbucht, werden im Kontenplan eingerichtet, und die darin genannten Zahlungsempfänger stammen von Lieferanten. Informationen zur manuellen Erfassung von Ausgaben – so, wie heute alle Vorgänge in Ihre Buchhaltung gelangen – finden Sie unter „Erfassung Ihrer Ausgaben“.

Bankregeln und Kontenabstimmung