Prostay Buchhaltung ist ein Buchhaltungssystem. Sie stellen Rechnungen an Unternehmen und Agenturen aus, erfassen Ihre Ausgaben bei Lieferanten, behalten den Überblick über die gegenseitigen Forderungen und Verbindlichkeiten und verzeichnen all dies anhand eines Kontenplans. Es handelt sich um ein Buchhaltungssystem, das zufällig neben einem Hotelverwaltungssystem läuft.
Wozu das Modul dient
Vier Aufgabenbereiche, und alle Menüpunkte gehören zu einem davon.
- Rechnungsstellung. Rechnungen, Kostenvoranschläge, Verkaufsbelege, Gutschriften und Kontoauszüge, die an Ihre Kunden gerichtet sind, verwalten Sie hier.
- Ausgaben. Ausgaben, Rechnungen, Schecks, Bestellungen und Lieferantengutschriften, die Sie nach Lieferanten geordnet erfassen, verwalten Sie hier.
- Bilanzierung. Der Kontenplan, die Bankkonten, das Anlagevermögen und die Regeln zur Ordnung der Banktransaktionen.
- Den Überblick behalten. Das Dashboard , die Fälligkeitsübersicht der Forderungen und Verbindlichkeiten sowie die ausstehenden Beträge der einzelnen Kunden .
Buchhaltung und das PMS sind getrennte Systeme
Das müssen Sie vor allem anderen verstehen, denn fast jeder kommt mit der Erwartung, dass es anders ist.
Es fließt nichts aus dem Immobilienverwaltungs-System in die Prostay Buchhaltung. Ein verkauftes Zimmer, eine Folio-Belastung, ein Minibar-Artikel, eine an der Rezeption entgegengenommene Zahlung, eine Buchung, die über einen Kanal eingegangen ist: Nichts davon gelangt von selbst hierher. Das Buchhaltungsmodul kennt nur die Dokumente, die Sie darin anlegen.
Das ist eher eine Aussage über die technischen Abläufe als darüber, was Sie hier erfassen können. Viele Objekte möchten die monatlichen Umsätze in ihrem Hauptbuch haben, und der Weg, dies zu erreichen, besteht darin, sie zu verbuchen: Lesen Sie die Summen aus den Berichten über die Umsätze ab und geben Sie diese als Beleg für den Verkauf ein – einmal im Monat, mit einer Zeile für jedes Einnahmenkonto . Das Demo-Objekt in den folgenden Screenshots tut genau das, weshalb ihr Konto „Room Revenue“ einen Betrag aufweist. Nichts hat dies automatisch erledigt, und nichts wird es tun.
| Diese sehen zwar gleich aus, sind aber nicht | Was tatsächlich vor sich geht |
|---|---|
| Gäste und Kunden | Ein Gast übernachtet in einem Zimmer und hat ein Folio. Ein Kunde erhält eine Rechnung aus diesem Modul. Die beiden Listen sind voneinander getrennt, und es findet kein Datenaustausch zwischen ihnen statt. |
| Artikel und Produkte | Der PMS-Artikelkatalog umfasst das, was Sie einem Gast auf dessen Folio in Rechnung stellen, wie beispielsweise eine Wellnessbehandlung oder eine Flasche Wein. Buchhaltungsprodukte sind das, was Sie in eine Rechnungszeile aufnehmen. Zwei Kataloge, keine Verbindung. |
| Rechnungen auf der Hotelabrechnung und Buchhaltungsrechnungen | Eine Folio-Rechnung dient der Abrechnung eines Aufenthalts beim Check-out. Eine Buchhaltungsrechnung wird an ein Unternehmen gestellt und wartet auf die Zahlung. Keine der beiden erzeugt die andere. |
| Steuern | Das PMS verfügt über eigene Steuern und Gebühren, die auf Aufenthalte angewendet werden. Die Buchhaltung hat ihre eigenen Steuersätze, die auf Rechnungspositionen angewendet werden. Die Einstellung des einen hat keinen Einfluss auf die des anderen. |
Es gibt genau eine Verbindung zwischen den beiden, und das sind die Aufgaben. Siehe unten.
Drei Listen und alles andere
Das Modul verfügt über zahlreiche Bildschirme, von denen die meisten Dokumente sind. Dahinter verbergen sich drei Listen, auf die alle Dokumente zurückgreifen, und diese drei richtig einzurichten, macht den Großteil der Konfigurationsarbeit aus.
- Der Kontenplan. Die Kategorien, in denen jede Zahl landet. Es kann nichts erfasst werden, solange dieser nicht Ihre Sichtweise auf Ihre Finanzen widerspiegelt.
- Kunden. An wen Sie Rechnungen stellen.
- Produkte und Dienstleistungen. Was auf eine Rechnungszeile kommt, wobei jede Position auf ein Ertragskonto aus der ersten Liste verweist.
„Lieferanten“ ist die vierte Liste, und auf der Einkaufsseite gilt dasselbe Prinzip.
Sich zurechtfinden
Wechseln Sie über den Modul-Umschalter zu „Prostay Accounting“, und die Seitenleiste wechselt zur Buchhaltungsansicht. Sie enthält fünf Gruppen, die sich aufklappen lassen, sowie vier Einträge, die direkt zu einem Bildschirm führen.
| Menü | Inhalt |
|---|---|
| Dashboard | „Home“, den Übersichtsbildschirm und „ Cash Flow“ (Aufgabenliste für das Buchhaltungsteam). |
| Tasks | Eine Aufgabenliste für das Buchhaltungsteam. Der einzige Bildschirm, der auf einen Eintrag im PMS verweisen kann. |
| Transactions | „Chart of Accounts“, „Reconcile“ und „Rules“. Trotz des Gruppennamens befinden sich hier die Kontoeinstellungen und nicht eine Liste Ihrer Transaktionen. |
| Fixed Assets | Das Anlagenverzeichnis und die Abschreibungen. |
| Sales | Overview, Estimates, Customers, Products & Services, Sales Ordersund All Sales. Der Großteil der Abrechnungsarbeiten beginnt hier. |
| Expenses | Expenses, Purchase orders und Suppliers. |
| Employees | Mitarbeiterdaten und die damit abgerechneten Zeitaktivitäten. |
| Taxes | Die Steuersätze, die für Rechnungspositionen verwendet werden können. |
| Account & Settings | Fünf Einstellungsbildschirme. Lesen Sie den nächsten Abschnitt, da diese das Modul verlassen. |
Zwei Dinge zu diesem Menü sollten Sie wissen, bevor Sie sich auf die Suche nach etwas begeben.
Erstens: „Chart of Accounts“ befindet sich unter „Transactions“ – also nicht dort, wo die meisten Nutzer danach suchen würden. Zweitens: „Purchase orders“ ist nicht immer vorhanden: Es verschwindet aus dem Menü, wenn Bestellungen in den „Ausgabe“-Einstellungen deaktiviert sind, und es gibt keinen Hinweis auf dem Bildschirm, der dies erklärt. Wenn ein Kollege den Eintrag sehen kann und Sie nicht, liegt dies an dieser Einstellung.
Die Einstellungen, die außerhalb des Moduls liegen
Die fünf Einträge unter „Account & Settings“ verhalten sich anders als alle anderen Menüpunkte: Sie öffnen Bildschirme, die sich vollständig außerhalb des Buchhaltungsbereichs befinden, sodass die Adresse in Ihrem Browser nicht mehr „accounting“ lautet und sich die umgebende Seite ändert.
| Bildschirm | Was damit gesteuert wird |
|---|---|
| Company | Die Angaben, die auf Ihren Dokumenten gedruckt werden. |
| Sale | Standardwerte für alle Verkaufsdokumente, einschließlich der Rechnungsbedingungen, die die Fälligkeitstermine bestimmen. |
| Expense | Voreinstellungen für die Einkaufsseite, einschließlich der Angabe, ob Bestellungen überhaupt vorhanden sind. |
| Time | Wie Zeitaktivitäten erfasst und in Rechnung gestellt werden. |
| Advance | Datums- und Zahlenformate sowie das Geschäftsjahr. |
Nutzen Sie die Seitenleiste, um dorthin zu gelangen, anstatt Lesezeichen zu setzen, denn von diesen Bildschirmen aus gelangen Sie über den Modulumschalter zurück in die Buchhaltung.
Warum jede Zahl zweimal erscheint
Prostay Buchhaltung arbeitet mit doppelter Buchführung, was eine Erklärung von etwa dreißig Sekunden wert ist, da dadurch der Rest des Moduls selbsterklärend wird.
Jeder Beleg, den Sie speichern, verschiebt Geld zwischen zwei Konten, anstatt es auf einem einzigen zu verbuchen. Das Erstellen einer Rechnung über 500 verbucht nicht einfach nur 500 als Einnahme: Es verbucht, dass ein Kunde Ihnen 500 schuldet und dass Sie 500 verdient haben – und zwar im selben Moment. Wenn der Kunde bezahlt, wird erfasst, dass sich Ihr Bankguthaben um 500 erhöht hat und dass er Ihnen nun 500 weniger schuldet. Das Geld wird niemals geschaffen oder vernichtet, sondern lediglich verschoben.
Daraus ergeben sich zwei Konsequenzen, die Ihnen später Zeit sparen.
Die erste ist, dass sich jeder Saldo erklären lässt. Klicken Sie auf einen Saldo im Kontenplan, und Sie erhalten alle Buchungen, die dazu geführt haben, wobei jede einzelne auf ein Dokument zurückverfolgt werden kann. Nichts kommt aus dem Nichts.
Die zweite ist, dass die Wahl des Kontos in einer Buchungszeile wichtiger ist, als es auf den ersten Blick erscheint. Es gibt keinen separaten Schritt später, in dem die Kontierung überprüft wird. Was Sie in der Buchungszeile auswählen, bestimmt, wohin das Geld fließt.
Die Favoritenleiste
Der Startbildschirm der Buchhaltung öffnet sich mit einer Reihe von Verknüpfungen zu den Funktionen, die Sie am häufigsten nutzen: eine Rechnung erstellen, eine Zahlung entgegennehmen, eine Ausgabe erfassen und so weiter. Es stehen zwanzig Aktionen zur Verfügung, von denen Sie bis zu zehn festpinnen können.
Bis Sie eine Auswahl treffen, zeigt Prostay eine voreingestellte Auswahl an. Es lohnt sich, diese frühzeitig bewusst festzulegen, da sie den schnellsten Weg zu den acht oder neun Formularen darstellen, die Sie andernfalls über zwei Menüebenen erreichen würden. Alles auf der Leiste ist auch auf andere Weise erreichbar; nichts ist ausschließlich dort zu finden.
„Aufgaben“ – der einzige Bereich, in dem sich die beiden Systeme überschneiden
Tasks ist eine To-Do-Liste für das Buchhaltungsteam: diese Rechnung einfordern, diese Lieferantenabrechnung prüfen, die vierteljährliche Steuererklärung einreichen. Aufgaben verfügen über einen Bearbeiter, ein Fälligkeitsdatum und Anhänge.
Dies ist zudem die einzige echte Verbindung des Moduls zum Rest von Prostay. Eine Aufgabe kann mit „Link Reservation“ verknüpft werden, wodurch sie mit einer Buchung im PMS verbunden wird. Das ist genau dann nützlich, wenn sich die beiden Systeme sonst nicht gegenseitig unterstützen können: bei einer Firmenbuchung, die später in Rechnung gestellt wird, bei der jemand daran denken muss, die Rechnung zu erstellen, sobald die Gruppe abgereist ist.
Die Verknüpfung ist eine Referenz, kein automatischer Mechanismus. Sie übernimmt die Kosten der Buchung nicht automatisch in eine Rechnung und übermittelt dem PMS keine Informationen.
Was dieses Modul nicht bietet
Gut, dies im Voraus zu wissen, damit Sie nicht danach suchen.
- Manuelle Journalbuchungen. Es gibt keinen Bildschirm, über den Sie eine solche direkt vornehmen können. Jeder Eintrag in den Büchern ist eine Nebenwirkung eines Dokuments; daher müssen Sie zur Korrektur das Dokument korrigieren oder stornieren, das diesen Eintrag verursacht hat.
- Eine Bankanbindung. Es besteht keine Verbindung zu Ihrer Bank. Banktransaktionen werden von Ihnen eingegeben oder importiert, und der Abgleich erfolgt durch einen manuellen Vergleich.
- Mehrwährungsfähigkeit. Das PMS unterstützt mehrere Währungen. Die Buchhaltung verwendet in jedem Dokument eine einzige Währung, nämlich die des jeweiligen Objekts. Ein Lieferant, der Ihnen eine Rechnung in einer anderen Währung ausstellt, muss umgerechnet werden, bevor der Betrag erfasst wird.
- Lohnabrechnung. Mitarbeiter sind hier Datensätze mit Notizen und abrechnungsfähiger Arbeitszeit. Es gibt keinen Abrechnungslauf, keine Gehaltsabrechnung und keinen Steuerabzug.
- Periodenabschluss. Es gibt keine Sperre für einen Monat oder ein Jahr, sodass ein Dokument in einer Periode, über die Sie bereits berichtet haben, weiterhin bearbeitet werden kann. Vereinbaren Sie einen Stichtag mit Ihrem Buchhalter, da das System keinen Stichtag erzwingt.
Wer hat Zugriff?
Jeder, der sich anmelden und das Modul aufrufen kann. Die Tabelle mit Rollen und Berechtigungen umfasst Reservierungen, Zimmerreinigung, den Kanal-Manager, das „Booking Engine, “-System, Systemeinstellungen und mehr, enthält jedoch keinen Abschnitt zur Buchhaltung; es gibt also keine Berechtigung, die erteilt oder verweigert werden kann, und keine schreibgeschützte Buchhaltungsrolle.
Was Sie in welcher Reihenfolge einrichten sollten
Die Abhängigkeiten sind real: Jede dieser Einstellungen benötigt die vorhergehende.
- Arbeiten Sie den Kontenplan durch und passen Sie ihn so an, dass er Ihrer gewünschten Darstellung von Einnahmen und Ausgaben entspricht. Alles andere orientiert sich daran.
- Fügen Sie Ihre Kunden hinzu, d. h. die Unternehmen und Agenturen, denen Sie Rechnungen stellen, nicht Ihre Gäste.
- Erstellen Sie den Katalog für Produkte und Dienstleistungen und ordnen Sie jeden Eintrag einem Ihrer Einnahmenkonten zu.
- Legen Sie Ihre Standardeinstellungen unter „Account & Settings“ fest, insbesondere die Rechnungsbedingungen auf dem Bildschirm „Sale“, da diese jedes Fälligkeitsdatum bestimmen.
- Erst dann sollten Sie mit der Erstellung von Dokumenten beginnen.
Eine andere Reihenfolge ist zwar möglich, kostet Sie jedoch später Zeit: Rechnungen, die vor der korrekten Zuordnung zum Kontenplan erstellt wurden, werden auf Konten verbucht, die Sie später ändern möchten, und das Ändern des Kontotyps nach dessen Verwendung verschiebt bereits ausgewiesene historische Daten.