Ein Anlagegut ist etwas, das Sie einmal gekauft haben und über Jahre hinweg nutzen werden: die Betten, die Backöfen, die Terminals an der Rezeption. In der Buchhaltung wird es anders behandelt als eine Kiste Wein, da Sie das Geld nicht so sehr ausgegeben, sondern vielmehr Bargeld gegen einen Gegenstand eingetauscht haben. Im Bestandsverzeichnis auf diesem Bildschirm werden all diese Produkte aufgelistet, und dort berechnet das System, wie viel davon Sie bisher verbraucht haben.
Was gehört in das Bestandsverzeichnis?
Das Kriterium ist die Zeit, nicht der Preis. Alles, was Sie voraussichtlich noch in einem Jahr oder länger nutzen werden, gehört hierher: Möbel, Kücheneinrichtung, Computer, Fahrzeuge, eine Renovierung. Alles, was innerhalb eines Jahres verbraucht wird, gehört nicht hierher, egal wie teuer es war, und wird stattdessen als gewöhnliche Ausgabe in der Rechnung ausgewiesen.
Die meisten Objekte legen zudem eine Untergrenze fest, sodass ein Tischventilator für 90 USD nicht sechs Jahre lang erfasst wird. Welche Untergrenze Sie auch immer wählen, wenden Sie sie konsequent an: Ein Verzeichnis mit zwölf Sachanlagen ist nützlich, eines mit vierhundert kleinen Posten ist eine lästige Pflicht, die niemand aufrechterhält.
Das Register lesen
Diese drei Spalten ergeben zusammen eine einzige Rechenaufgabe. „ Purchase Price“ gibt den Kaufpreis an und ändert sich nie. „Accumulated Depreciation“ gibt an, wie viel davon seit der Inbetriebnahme des Anlageguts abgeschrieben wurde, und dieser Wert steigt jeden Monat. „Remaining Value“ ist die Differenz zwischen dem ersten und dem zweiten Wert und entspricht dem aktuellen Buchwert des Anlageguts in Ihrer Buchhaltung.
Betrachten Sie die Zeile zu den Möbeln im Gästezimmer auf diese Weise: 384.000,00 USD bezahlt, 99.200,00 USD bisher abgeschrieben, 284.800,00 USD sind über die verbleibende Nutzungsdauer noch abzuschreiben. An dieser mittleren Zahl ist nichts Geschätztes. Sie ergibt sich aus der Methode, der Nutzungsdauer und dem Startdatum des Anlageguts, weshalb diese drei Felder in dem Moment nicht mehr bearbeitbar sind, in dem das Anlagegut verbucht wird.
Asset Account ist das Konto in Ihrer Bilanz, auf dem die Anschaffungskosten verbucht sind. Addieren Sie die „Purchase Price“ aller Vermögenswerte, die unter „Mobiliar und Einrichtungsgegenstände“ aufgeführt sind – wobei Sie Entwürfe und bereits veräußerte Posten außer Acht lassen –, und Sie erhalten genau den Betrag, den dieses Konto im Kontenplan ausweist: hier 612.000,00 USD. Das Register enthält die Details hinter diesen Salden, was der Hauptgrund dafür ist, es korrekt zu führen.
Die fünf Status
Das Symbol in der letzten Spalte dient nicht nur der Verzierung. Es gibt an, in welchem der fünf Zustände sich der Vermögenswert befindet, wobei sich drei davon aus den Zahlen ergeben und nicht manuell festgelegt werden.
- Draft ist ein eingegebener Vermögenswert, der noch nicht verbucht ist. Er erscheint auf keinem Konto und in keiner Summe. Noch ist nichts daran festgelegt.
- Depreciating ist der normale Status: verbucht, innerhalb seiner Nutzungsdauer, wobei jeden Monat ein kleiner Betrag abgeschrieben wird.
- Fully depreciated bedeutet, dass die Nutzungsdauer abgelaufen ist. Der Vermögenswert befindet sich weiterhin im Besitz und ist nach wie vor aufgeführt, hat in der Buchhaltung keinen Wert mehr, und es werden keine weiteren Abschreibungen mehr darauf vorgenommen. Der Backoffice-Server auf dem Bild hat diesen Status erreicht.
- Non depreciating ist ein zu Anschaffungskosten geführter Vermögenswert, der niemals abgeschrieben wird. Grundstücke und Kunstwerke sind die üblichen Fälle.
- Disposed ist ein Vermögenswert, den Sie verkauft oder verschrottet haben. Er bleibt als historischer Eintrag im Register vermerkt und verschwindet vollständig aus Ihrer Bilanz .
Das Hinzufügen eines Vermögenswerts
Add an asset oben rechts bietet die Möglichkeit, einen einzelnen Vermögenswert oder einen Import hinzuzufügen. Das Fenster für einzelne Vermögenswerte öffnet sich auf der rechten Seite und fragt zunächst nach einem Namen und einer Beschreibung.
Nehmen Sie sich für beides einen Moment Zeit. Der Name ist das, wonach Sie in drei Jahren in einem langen Verzeichnis suchen werden, daher ist „Möbel für Gästezimmer, Etagen 2 bis 5“ besser als „Möbel“. In der Beschreibung können Sie die Seriennummer, ein Typenschild, eine Lieferantenreferenz oder die Räume angeben, in denen sich der Gegenstand tatsächlich befindet.
Angaben zur Abschreibung
Purchase price und „Purchase date“ geben an, was Sie bezahlt haben und wann Sie den Gegenstand gekauft haben. „Depreciation start date“ ist ein anderes Datum und oft ein späteres: Es ist der Zeitpunkt, zu dem der Gegenstand in Betrieb genommen wurde. Backöfen, die im Dezember geliefert und im Januar in Betrieb genommen wurden, werden ab Januar abgeschrieben.
Useful life wird in Jahren angegeben und stellt eine Einschätzung darüber dar, wie lange der Gegenstand seinen Wert erwirtschaften wird, nicht wie lange er physisch haltbar ist. Bei Computern sind es in der Regel drei oder vier Jahre, bei Kücheneinrichtungen sieben bis zehn, bei Möbeln acht bis zehn und bei der Gebäudeausstattung länger. Verwenden Sie die Werte, die Ihr Buchhalter bereits anwendet, denn die Konsistenz über die Jahre hinweg ist wichtiger als die genaue Zahl.
Salvage value ist der Betrag, den Sie am Ende dieser Nutzungsdauer dafür erwarten. Er wird abgezogen, bevor irgendetwas abgeschrieben wird; daher wird bei einem Vermögenswert, der für 20.000 USD erworben wurde und einen Restwert von 2.000 USD hat, über seine Nutzungsdauer hinweg 18.000 USD abgeschrieben, und der Wert fällt niemals unter 2.000 USD. Die meisten Hotelvermögenswerte sind am Ende nichts mehr wert, und „Null“ ist eine angemessene Antwort.
Depreciation method bietet fünf Methoden an. Die lineare Abschreibung verteilt die Kosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer und wird von den meisten Unternehmen für die meisten Objekte verwendet. Bei den degressiven Abschreibungsmethoden wird in den ersten Jahren ein höherer Betrag abgeschrieben, was sich für Objekte eignet, die schnell an Wert verlieren, wie beispielsweise Fahrzeuge und Computer. Die Summen-der-Jahresziffern-Methode erreicht dasselbe Ergebnis auf sanftere Weise. Die Produktionsmengenmethode knüpft die Abschreibung an die Nutzung statt an die Zeit. Wählen Sie pro Anlage eine Methode aus und behalten Sie diese bei: Ein Wechsel der Methode während der Laufzeit ist eine Entscheidung für Ihren Steuerberater, keine Nachbesserung.
Die drei Konten
Dieser Abschnitt ist entscheidend dafür, was in Ihren Konten ausgewiesen wird, und jeder Verantwortliche benötigt eine andere Art von Konto.
Assets account Hier werden die Anschaffungskosten erfasst, und die Liste bezieht sich auf den Abschnitt „Anlagevermögen“ Ihres Kontenplans. Gruppieren Sie ähnliche Posten, sodass alle Möbel auf ein Konto und alle Küchengeräte auf ein anderes kommen. Drei oder vier Anlagekonten reichen für ein Hotel völlig aus.
Accumulated depreciation account ist die laufende Summe aller abgeschriebenen Posten und stellt einen negativen Saldo dar, der neben den Anlagekonten und nicht als Ausgabe ausgewiesen wird. Aus diesem Grund kann die Bilanz Ihnen sowohl zeigen, was Sie bezahlt haben, als auch, was noch übrig ist. Der „Picker“ bietet nur Konten an, deren Detailtyp „Accumulated Depreciation“ lautet, und ein solches Konto für das gesamte Objekt ist die übliche Vorgehensweise.
Depreciation expense account Hier werden die diesjährigen Aufwendungen verbucht, und es handelt sich um Kosten wie alle anderen auch. Es ist das einzige der drei Konten, das Ihre Gewinn- und Verlustrechnung beeinflusst.
Entwürfe und was beim Festschreiben gesperrt wird
Das Fenster verfügt über zwei Speichern-Schaltflächen, die sehr unterschiedliche Funktionen haben.
Save as draft „Entwurf“ speichert das, was Sie eingegeben haben, und fragt nach nichts weiterem. Lediglich der Name ist erforderlich; daher ist ein Entwurf der richtige Ort, um ein Wirtschaftsgut vorläufig zu speichern, während Sie noch auf die Rechnung warten oder sich über eine Nutzungsdauer entscheiden. Ein Entwurf wirkt sich auf kein Konto aus und erscheint in keiner Gesamtsumme.
Save „Bestätigen“ bucht das Anlagevermögen, und alle Angaben, von denen die Abschreibung abhängt, werden ab diesem Zeitpunkt erforderlich: Preis, Startdatum, Methode, Nutzungsdauer und alle drei Konten. Fehlt eine Angabe, weist das Fenster Sie darauf hin. Eine Bestätigungsabfrage fragt , ob Sie das Anlagevermögen als abschreibungsfähig oder nicht abschreibungsfähig speichern möchten, da diese Entscheidung nur schwer rückgängig gemacht werden kann.
Danach öffnet sich das Fenster als „View fixed asset“ mit einem gelben Banner und ausgegrauten Kernfeldern. Dies ist beabsichtigt: Diese Zahlen bilden die Grundlage für die Abschreibungsberechnung, und eine stillschweigende Änderung würde den Verlauf verändern. Ein Entwurf, den Sie noch nicht bestätigt haben, öffnet sich erneut als „Review Draft“ und ist vollständig bearbeitbar – genau das bedeutet die Schaltfläche „ Review“ in einer Entwurfszeile.
Ein Anlagegut finden
Das Suchfeld oberhalb der Tabelle sucht nach dem Anlagennamen und der Beschreibung – dies ist der Grund dafür, die Seriennummer dort einzutragen. „ Search filters“ fügt drei weitere Filter hinzu: das Anlagenkonto, den Status und einen Datumsbereich, der das Anschaffungsdatum berücksichtigt. Diese lassen sich kombinieren, sodass „Küchenausstattung“ plus „Abschreibbar“ plus „Dieses Jahr“ eine Frage beantwortet, die ein Suchfeld allein nicht beantworten kann.
Duplizieren und Löschen
Duplicate kopiert das Anlagegut als neuen Entwurf, was der schnellste Weg ist, um sechs identische Behandlungsbetten oder eine zweite Charge derselben Terminals einzugeben. Die Kopie beginnt ohne Abschreibungen, unabhängig vom Alter des Anlageguts, von dem sie stammt, und Sie legen das eigene Anschaffungs- und Startdatum fest, bevor Sie die Änderung bestätigen.
Verkauf oder Verschrottung eines Vermögenswerts
Dispose Es werden drei Angaben abgefragt: das Datum, an dem Sie den Vermögenswert verkauft haben, den Verkaufspreis und etwaige Verkaufskosten, wie beispielsweise eine Provision oder eine Abholgebühr . Die Verschrottung eines Vermögenswerts gilt ebenfalls als Veräußerung, mit einem Verkaufspreis von Null.
Es gibt einen zweiten Grund, warum „Dispose“ fehlen kann, abgesehen von den oben genannten Fällen „Entwurf“ und „bereits verkauft“, und dasselbe gilt für „Delete“ in einer Zeile und „Save template“ auf dem Massenbearbeitungsbildschirm: Ihre Rolle umfasst keine entsprechende Berechtigung. Diese kann derzeit nicht unter „Users“ in den Systemeinstellungen hinzugefügt werden, da das Register nach einem Recht prüft, für das der Rolleneditor keine Einstellung vorsieht; daher steht die Entsorgung eines Assets nur Konten mit uneingeschränktem Zugriff zur Verfügung. Wenn Sie das Register beibehalten und nichts darin entsorgen können, ist dies der Grund dafür, und es ist unsere Aufgabe, dies zu beheben, nicht Ihre.
Show Summary dann wird die Berechnung durchgeführt, bevor irgendetwas festgeschrieben wird.
Der Verkaufspreis abzüglich der Verkaufsgebühr ergibt Ihren Nettoerlös. Vergleichen Sie diesen mit dem Buchwert des Vermögenswerts, und die Differenz stellt einen Gewinn oder einen Verlust aus der Veräußerung dar. In der Abbildung bedeutet ein Erlös von 29.500,00 USD bei einem Buchwert Buchwert von 65.000,00 USD ein Verlust von 35.500,00 USD, obwohl die Öfen zu einem angemessenen Preis verkauft wurden, da von der siebenjährigen Nutzungsdauer erst knapp eineinhalb Jahre abgeschrieben worden waren.
Das sollten Sie verstehen, anstatt sich darüber zu wundern. Ein Verlust aus der Veräußerung bedeutet in der Regel, dass die Nutzungsdauer zu optimistisch angesetzt wurde, nicht, dass Sie schlecht verkauft haben. Confirm Disposal kennzeichnet den Vermögenswert dann als „veräußert“ und entfernt sowohl seine Anschaffungskosten als auch die kumulierten Abschreibungen aus Ihrer Bilanz.
Mehrere auf einmal hinzufügen
„Import assets“, die zweite Option unter „ Add an asset“, öffnet eine Tabelle mit denselben Feldern wie das Bedienfeld, die als Spalten angeordnet sind. Geben Sie die Daten dort ein oder verwenden Sie „ Import CSV/Excel“, um eine Tabellenkalkulation zu importieren – so werden für die meisten Objekte bereits am ersten Tag die bestehenden Bestandsdaten erfasst.
Die einzige Spalte, für die es im Bedienfeld keine Entsprechung gibt, ist „ Accumulated depreciation amount“. Sie ist vorhanden, weil ein Vermögenswert, den Sie übernehmen, in der Regel bereits seit Jahren abgeschrieben wird, und hier geben Sie dem Programm an, wie viel bis heute bereits abgeschrieben wurde.
Alles, was hier gespeichert wird, wird als Entwurf gespeichert, sodass nichts in Ihrer Buchhaltung verbucht wird, bis Sie jede Zeile geöffnet, überprüft und bestätigt haben. Das ist der Sinn der Tabelle: Die Eingabe in einem Durchgang erledigen, anschließend überprüfen.
Wie geht es weiter?
Die vier Salden, die dieses Register steuert, befinden sich alle im Kontenplan: ein Konto für jede Gruppe von Vermögenswerten zu Anschaffungskosten und die dazugehörigen kumulierten Abschreibungen. Sollte ein Saldo dort falsch erscheinen, liegt die Antwort in diesem Register, denn dort haben alle diese Zahlen ihren Ursprung.