Il cruscotto è la prima schermata della Contabilità Prostay e l’unica che offre una sintesi anziché un elenco. Nove pannelli, ciascuno dei quali raggruppa documenti che è possibile aprire altrove. Qui non si digita nulla: ogni cifra è il risultato aritmetico di fatture, bollette, Spese e Pagamenti registrati altrove nel modulo; ecco perché una cifra che sembra errata è solitamente indicativa di un documento errato.
Che cos’è il cruscotto
È un riepilogo di questo modulo e nient’altro. I ricavi delle camere, gli addebiti sul conto e le prenotazioni tramite i Canali non arrivano qui autonomamente, pertanto il Cruscotto descrive i registri contabili piuttosto che l’hotel. Se i due dati non coincidono, verifichi come funziona il modulo nel suo insieme prima di cercare un errore.
Ogni pannello è di sola lettura. Non c’è nulla da salvare, nulla da configurare ad eccezione della scheda dei preferiti in alto a sinistra, e non è possibile spostare o nascondere un pannello.
Cinque selettori di periodo, e nessuno di essi coincide
Questo è ciò che occorre sapere prima di leggere qualsiasi dato. Quattro pannelli presentano un controllo del periodo di riferimento e il pannello Fatture ne presenta due, per un totale di cinque. Non sono allineati tra loro, non partono dalla stessa finestra e non offrono nemmeno lo stesso elenco di finestre.
| Selettore | Inizia da | Cosa offre |
|---|---|---|
| Profit & Loss | This Month | This Week, This Month, This Quarter, Quest’anno, Ultimi 30 giorni, Last 90 Days, Ultimi 365 giorni. |
| Expenses | This Quarter | This Week, This Month, This Quarter, Quest’anno e Last fiscal quarter, che rappresenta l’unico periodo completo offerto da qualsiasi strumento di selezione. |
| Sales | Ultimi 30 giorni | Sette opzioni, tra cui Last 7 days, che nessun altro pannello offre. |
| Invoices, non a pagamento | Ultimi 365 giorni | Sei opzioni. Le date si riferiscono alla fattura, non al pagamento. |
| Invoices, pagato | Ultimi 30 giorni | Le stesse sei. Indica la data del pagamento, non quella della fattura. |
Il cruscotto si apre su quattro finestre diverse contemporaneamente
Conto economico del mese fino ad oggi, spese del trimestre fino ad oggi, vendite degli ultimi trenta giorni e fatture non pagate dell’ultimo anno. Confrontare il dato degli utili con il grafico a ciambella delle spese equivale a confrontare una quindicina con sei settimane, e nulla sullo schermo lo indica. Impostate i selettori in modo che corrispondano prima di trarre conclusioni da due pannelli contemporaneamente.
Due pannelli non dispongono affatto di selettori. Il flusso di cassa riporta sempre gli ultimi dodici mesi, oppure i dati a partire dal Suo primo documento, se più recente. I due pannelli relativi alla scadenza delle fatture si riferiscono sempre alla data odierna, poiché un intervallo di scadenza nel passato non avrebbe praticamente alcun significato.
Perché un periodo di due settimane vi favorisce
Osservate il conto economico relativo a una parte del mese, nei libri contabili di qualsiasi hotel, e di solito risulterà troppo positivo. È importante comprenderlo perché lo schermo non ne dà alcun indizio.
I ricavi tendono ad essere contabilizzati in importi consistenti e regolari: il fatturato di un mese registrato in un’unica soluzione, un’agenzia fatturata mensilmente, una prenotazione in blocco fatturata all’ arrivo. I costi non sono così ordinati. Gli stipendi, l’affitto, la fattura della commissione OTA e la maggior parte delle fatture dei fornitori arrivano alla fine del mese o poco prima. Pertanto, il diciotto del mese vi ritrovate spesso a confrontare i ricavi di un mese con i costi di due settimane.
Sull’immobile di esempio l’effetto è evidente, poiché il suo fatturato viene registrato come un’unica ricevuta di vendita ogni mese. Su This Month si legge un margine netto dell’89,8 per cento. "This Year", dove tutti i mesi sono completi tranne uno, indica il 46,3%. Il secondo dato riflette la realtà dell’attività, mentre il primo è un artefatto del Calendario.
Tre abitudini consentono di gestirlo. Consultate i dati di «Quest’anno» o di un trimestre completo quando desiderate sapere come sta andando l’attività. Utilizzate «This Month» per individuare eventuali anomalie piuttosto che per valutare le prestazioni. E quando un dato relativo a una parte del mese sembra inaspettatamente positivo, verificate la data anziché rallegrarvi.
Profitti e perdite
Due barre, due cifre sotto di esse e, ancora più in basso, il saldo netto delle due. Il reddito corrisponde a quanto ha fatturato o incassato, al lordo delle imposte, poiché l’imposta sulle vendite che riscuotete è dovuta all’autorità competente piuttosto che considerata come guadagno. Le spese sono quanto vi è stato addebitato, indipendentemente dal fatto che abbia pagato o meno.
È proprio quest’ultimo punto a creare confusione. Una fattura ricevuta ieri e che pagherete tra trenta giorni è già inclusa nella barra delle spese. Non è compresa nel flusso di cassa e non lo sarà finché non la pagherete. I due riquadri sono destinati a non coincidere.
| Figura | Cosa viene conteggiato |
|---|---|
| Income | Fatture e ricevute di vendita datate nel periodo, al netto delle imposte, al netto di eventuali note di credito e ricevute di rimborso datate nello stesso periodo. Un preventivo o un ordine di vendita non costituisce reddito finché non diventa uno di questi. |
| Expenses | Ogni riga di una fattura, spesa, assegno o addebito su carta di credito che è stata registrata in un conto di spesa o di costo del venduto, al netto dei crediti dei fornitori. Le righe registrate in un conto di attivo sono escluse; ecco perché l’acquisto di una lavastoviglie non compare in questa voce. |
| Net profit | Il primo importo meno il secondo, nello stesso periodo di riferimento. Un valore negativo indica un “ Net loss”. |
Andamento del flusso di cassa
Si tratta del denaro che è stato effettivamente movimentato. Un pagamento ricevuto immette denaro nel conto il giorno stesso in cui è stato ricevuto; una fattura no. Una spesa o un assegno prelevano denaro il giorno in cui sono stati emessi, poiché è in quel momento che sono stati pagati. Una fattura preleva denaro il giorno in cui l’ha saldata nella sezione «Pagare le fatture», non il giorno in cui è arrivata.
Un mese redditizio con flusso di cassa negativo significa che ha effettuato più fatture di quelle incassate, oppure che ha saldato vecchie fatture. Un mese in perdita con flusso di cassa positivo di solito significa il contrario. Nessuna delle due situazioni è un errore, e un’ azienda può fallire pur registrando ogni mese, nel pannello di sinistra, un risultato redditizio.
Spese
Un grafico ad anello delle spese per conto per il periodo selezionato, con il totale sopra di esso e un confronto con il periodo immediatamente precedente della stessa durata. Una freccia rivolta verso l’alto indica che ha speso di più rispetto all’ultima volta, il che costituisce un segnale di allarme mascherato da colore verde; prestate attenzione alla freccia piuttosto che al colore.
Ogni fetta corrisponde a un conto del Suo piano dei conti; pertanto, l’utilità di questo pannello dipende interamente dalla precisione con cui sono state codificate le Sue spese: un conto generale per spese varie sufficientemente ampio da costituire la fetta più grande non fornisce alcuna informazione. La legenda elenca i nomi senza importi; pertanto, passate il mouse su una fetta per visualizzarne il valore, oppure utilizzate View all spending per aprire l’elenco sottostante.
Due elementi sono stati omessi di proposito. Tutto ciò che ha acquistato e che è stato capitalizzato anziché contabilizzato come Spesa, come ad esempio un veicolo o una ristrutturazione, è stato registrato in un conto di immobilizzazioni e non compare qui. Inoltre, una fattura che ha ricevuto ma non ancora pagata è riportata per intero, poiché questo pannello segue le stesse regole del conto economico piuttosto che del flusso di cassa .
Vendita
Una linea che rappresenta le vendite nel periodo selezionato con il totale sopra di essa, e un pulsante di aggiornamento accanto all’intestazione con l’indicazione di quando i dati sono stati aggiornati l’ultima volta.
La forma di questa linea dipende da come i Suoi ricavi vengono registrati in contabilità. Se registrate le transazioni di un mese come un’unica ricevuta di vendita, la linea salirà una volta al mese e rimarrà piatta nel mezzo; ciò riflette il flusso di lavoro piuttosto che una quindicina di giorni di calma. Se effettuate la fatturazione alle agenzie al momento del check-out, la linea risulterà irregolare in modo diverso. In entrambi i casi si tratta di una linea che riflette ciò che è stato registrato, non ciò che l’hotel ha incassato alla reception.
Fatture
Il pannello che un responsabile del controllo crediti desidera. Quattro cifre e un avviso.
| Cifra | Cosa indica |
|---|---|
| Needs Attention | Ancora una volta il totale degli importi scaduti, in rosso nella parte superiore. Non si tratta di una quinta cifra. |
| Unpaid | Tutto quanto ancora dovuto sulle fatture datate nella finestra degli importi non pagati, suddiviso in Overdue e Not due yet in base alla data di scadenza piuttosto che alla data della fattura. |
| Paid | I pagamenti ricevuti nel periodo dei pagamenti effettuati, che è un periodo distinto e basato sulla data di pagamento anziché su quella della fattura. |
| Not Deposited | Denaro incassato ma non ancora depositato in banca: incassi con carta di credito che l’acquirente non ha ancora liquidato, assegni non incassati. Si azzera automaticamente man mano che il denaro arriva. |
Poiché le due sezioni sono datate in modo indipendente, l’importo pagato non rappresenta il controparte di quello non pagato. Una fattura emessa quattordici mesi fa e pagata la scorsa settimana viene conteggiata nella sezione dei pagamenti effettuati e non in quella dei pagamenti in sospeso, nelle finestre da cui parte questo pannello.
Ciò che Le è dovuto e ciò che Lei deve
Due anelli nello stesso schema a cinque fasce: corrente, da 1 a 30 giorni, da 31 a 60, da 61 a 90 e oltre 90. I crediti sono ciò che i clienti vi devono e i debiti sono ciò che voi deve ai Fornitori. Entrambe maturano a partire dalla data di scadenza, quindi una fattura con termine di pagamento di sessanta giorni emessa due mesi fa è in corso piuttosto che scaduta.
I debiti contano solo le fatture e nient’altro, poiché una spesa, un assegno o un addebito su carta di credito sono stati pagati nel momento in cui sono stati registrati e non sono mai stati dovuti. Si tratta dello stesso elenco che vede nella sezione «Pagare le fatture», ed è qui che il grafico a ciambella a destra si assottiglia.
Li legga insieme anziché uno alla volta. Un credito ingente a fronte di un debito ancora maggiore nella stessa categoria è indice di una stretta di liquidità che nessuno dei due pannelli mostra da solo. Qualsiasi voce a sinistra superiore a 90 giorni merita una telefonata oggi stesso; qualsiasi voce a destra superiore a 90 giorni merita una spiegazione.
Entrambi dispongono di un pulsante di aggiornamento e indicano quando è stata effettuata l’ultima lettura dei dati, poiché questi sono i due pannelli che con maggiore probabilità rimangono aperti su un secondo schermo.
Conti bancari
Ogni conto di tipo «Banca» o «Carta di credito» presente nel Suo piano dei conti, con il saldo riportato nei Suoi registri contabili. È questa la cifra a cui deve fare riferimento : non si tratta di un feed bancario e nessun conto qui presente è collegato a una banca.
Pertanto, questo pannello e la Sua app bancaria presenteranno delle differenze, e tali differenze sono solitamente legittime: un assegno emesso ma non presentato, un pagamento con carta in transito, una commissione addebitata dalla banca che non ha ancora registrato. La riconciliazione è ciò che trasforma tale differenza in un segno di spunta o in un documento mancante, ed è trattata nelle regole bancarie e nella riconciliazione.
I tre puntini aprono la schermatCreate account (Aggiungi conto), che aggiunge un conto bancario o una carta di credito al Piano dei conti con un saldo iniziale. Utilizzi il saldo riportato sul Suo estratto conto nel giorno in cui ha iniziato a utilizzare Prostay, non il saldo odierno; in caso contrario, ogni riconciliazione successiva presenterà uno scostamento pari a tale differenza.
La scheda dei preferiti
Collegamenti rapidi ai moduli che utilizza più spesso. Finché non effettua una scelta, vengono visualizzate le prime quattro voci dell’elenco sottostante, in un ordine fisso. Il sistema non apprende in base a ciò su cui clicca, quindi se queste quattro non sono quelle che utilizza, la scheda richiede due minuti di configurazione.
La matita apre il pannello. Selezionate fino a dieci delle venti azioni e cliccate su « Save». L’ordine sulla scheda corrisponde all’ordine in cui le ha selezionate, quindi selezionate per prima quella che utilizzate quotidianamente. Al raggiungimento di dieci, le caselle rimanenti smettono di rispondere; deselezionate qualcosa per fare spazio.
La scelta spetta alla struttura piuttosto che a voi, quindi chiunque abbia accesso ai conti della struttura vede le stesse scorciatoie.
Dove proseguire
Ogni pannello qui presente è un riepilogo di un elenco. I crediti sono dettagliati nelle schermate dei clienti, mentre i debiti nelle schermate dei fornitori . I conti a cui corrispondono le fette della ciambella sono riportati nel piano dei conti, e la differenza tra quanto indicato in questa schermata come Suo saldo e quanto riportato dalla banca viene risolta tramite le regole bancarie e la riconciliazione.