Contabilità Prostay è un sistema di contabilità. Si emettono fatture ad aziende e agenzie, si registrano le spese sostenute con i fornitori, si tiene traccia dei crediti e dei debiti in entrambe le direzioni e si gestisce il tutto secondo un piano dei conti. Si tratta di un sistema di contabilità che, per così dire, affianca un sistema alberghiero.
A cosa serve il modulo
Quattro funzioni, e ogni voce del menu appartiene a una di esse.
- Fatturazione. Fatture, preventivi, ricevute di vendita, note di credito ed estratti conto, indirizzati ai clienti, vengono gestiti qui.
- Spese. Spese, bollette, assegni, ordini di acquisto e accrediti dei fornitori, registrati in base ai fornitori che gestite qui.
- Tenere il bilancio. Il piano dei conti, i conti bancari, i cespiti e le regole che ordinano le transazioni bancarie.
- Conoscere la propria situazione finanziaria. Il Cruscotto , la ripartizione cronologica dei crediti e dei debiti e quanto ogni cliente deve.
La contabilità e il PMS sono sistemi separati
Questo è l’aspetto da comprendere prima di ogni altra cosa, poiché quasi tutti si aspettano il contrario.
Nessun dato passa dal Sistema di Gestione Proprietà a Contabilità Prostay. Una camera venduta, un addebito sul conto, un articolo del minibar, un pagamento effettuato alla reception, una prenotazione arrivata tramite un canale: nulla di tutto ciò arriva qui automaticamente. Il modulo contabile tiene conto solo dei documenti che voi stessi create al suo interno.
Si tratta di una questione di «tubature» piuttosto che di ciò che può registrare qui. Molte strutture ricettive desiderano che i dati commerciali del mese figurino nel proprio libro mastro, e il modo per ottenerli è quello di registrarli manualmente: legge i totali dai rapporti delle entrate e inseriteli come ricevuta di vendita, una al mese, con una riga per ogni conto di ricavo. La struttura di esempio nelle schermate sottostanti fa esattamente questo, ed è per questo che il suo conto «Room Revenue» presenta un importo. Nulla lo ha fatto automaticamente, e nulla lo farà.
| Queste appaiono identiche ma non lo sono | Cosa sta realmente accadendo |
|---|---|
| Ospiti e clienti | Un ospite pernotta in una camera e ha un conto di soggiorno. Un cliente riceve una fattura da questo modulo. I due elenchi sono separati e non vi è alcuna copia tra di essi. |
| Articoli e prodotti | Il catalogo degli articoli del PMS comprende ciò che vende a un ospite e che viene addebitato sul suo conto, come ad esempio un trattamento benessere o una bottiglia di vino. I prodotti contabili sono quelli che inserite in una riga della fattura. Si tratta di due cataloghi distinti, senza alcun collegamento. |
| Fatture del conto e fatture contabili | Una fattura del conto regola il soggiorno al momento del check-out. Una fattura contabile viene emessa a nome di un’azienda e rimane in attesa di pagamento. Nessuna delle due genera l’altra. |
| Imposte | Il PMS dispone di proprie imposte e commissioni, applicate ai soggiorni. La contabilità ha le proprie aliquote fiscali, applicate alle righe di fattura. L’impostazione dell’una non determina quella dell’altra. |
Esiste esattamente un unico collegamento tra i due sistemi, ed è rappresentato dalle Attività. Vedi di seguito.
Tre elenchi e tutto il resto
Il modulo presenta numerose schermate e la maggior parte di esse sono Documenti. Alla base di questi vi sono tre elenchi a cui tutti i Documenti attingono, e impostare correttamente questi tre elenchi costituisce la maggior parte del lavoro di configurazione.
- Il piano dei conti. Le categorie in cui ogni cifra viene insediata. Nulla può essere registrato finché questo non riflette il modo in cui concepite il Suo denaro.
- Clienti. A chi si effettua la fatturazione.
- Prodotti e servizi. Ciò che viene indicato nelle righe della fattura, ciascuno dei quali rimanda a un conto di ricavo del primo elenco.
I Fornitori costituiscono il quarto elenco, e il principio è lo stesso dal punto di vista degli acquisti.
Orientarsi nell’interfaccia
Passate a «Prostay Accounting» dal selettore dei moduli e la barra laterale si trasformerà in quella contabile. Contiene cinque gruppi espandibili e quattro voci che conducono direttamente a una schermata.
| Menu | Cosa contiene |
|---|---|
| Dashboard | "Home", la schermata di panoramica e " Cash Flow". |
| Tasks | Un elenco di attività per il team contabile. L’unica schermata in grado di rimandare a un elemento nel PMS. |
| Transactions | Chart of Accounts, Reconcile e Rules. Nonostante il nome del gruppo, è qui che si trova la configurazione dei conti piuttosto che un elenco delle Sue transazioni. |
| Fixed Assets | Il registro delle immobilizzazioni e il relativo ammortamento. |
| Sales | Overview, Estimates, Customers, Products & Services, Sales Orderse All Sales. La maggior parte del lavoro di fatturazione ha inizio qui. |
| Expenses | Expenses, Purchase orders e Suppliers. |
| Employees | I dati relativi ai dipendenti e le attività orarie fatturate a loro nome. |
| Taxes | Le aliquote fiscali applicabili alle voci di fattura. |
| Account & Settings | Cinque schermate di configurazione. Si veda la sezione successiva, poiché queste esulano dal modulo. |
Prima di mettersi alla ricerca di qualcosa, è utile conoscere due aspetti di quel menu.
La prima è che l’opzione «Chart of Accounts» (Modifica dati dipendenti) si trova sotto «Transactions» (Modifica dati dipendenti), che non è il posto in cui la maggior parte delle persone la cerca. La seconda è che l’opzione «Purchase orders» (Modifica dati dipendenti) non è sempre presente: scompare dal menu quando gli ordini di acquisto sono disattivati nelle impostazioni delle Spese e nulla sullo schermo spiega tale assenza. Se un collega riesce a vederla e Lei no, il motivo è proprio quell’impostazione.
Le impostazioni che si trovano al di fuori del modulo
Le cinque voci presenti in “Account & Settings” si comportano in modo diverso da tutte le altre voci del menu: aprono schermate che si trovano completamente al di fuori dell’area contabile, pertanto l’indirizzo nel browser smette di indicare accounting e la pagina circostante cambia.
| Schermata | Cosa controlla |
|---|---|
| Company | I dettagli che vengono stampati sui Suoi documenti. |
| Sale | Impostazioni predefinite per ogni documento di vendita, comprese le condizioni di fatturazione che determinano le date di scadenza. |
| Expense | Impostazioni predefinite per la parte acquisti, compresa l’eventuale presenza di ordini di acquisto. |
| Time | Le modalità di registrazione e fatturazione delle attività temporali. |
| Advance | I formati di data e numero, nonché l’anno contabile. |
Utilizzate la barra laterale per accedervi anziché aggiungerli ai segnalibri, poiché da quelle schermate il percorso per tornare alla contabilità passa attraverso il selettore dei moduli.
Perché ogni cifra compare due volte
Contabilità Prostay utilizza la contabilità a partita doppia, un concetto che merita trenta secondi di spiegazione poiché rende evidente il funzionamento del resto del modulo.
Ogni documento che salvate trasferisce denaro tra due conti anziché inserirlo in uno solo. Emettere una fattura di 500 non significa semplicemente registrare 500 come entrata: significa registrare che un cliente vi deve 500 e che voi ha incassato 500, nello stesso momento. Quando il cliente paga, il sistema registra che il Suo conto corrente è aumentato di 500 e che il cliente ora vi deve 500 in meno. Il denaro non viene mai creato né distrutto, ma solo trasferito.
Ne derivano due conseguenze, ed entrambe Le faranno risparmiare tempo in seguito.
La prima è che qualsiasi saldo può essere spiegato. Clicchi su un saldo nel piano dei conti e otterrà ogni registrazione che lo ha generato, ognuna delle quali è riconducibile a un documento. Nulla arriva dal nulla.
La seconda è che il conto che sceglie su una riga è più importante di quanto possa sembrare in quel momento. Non è prevista una fase separata successiva in cui la codifica venga rivista. Ciò che selezionate sulla riga determina la destinazione del denaro.
La barra dei preferiti
La schermata iniziale della contabilità si apre con una riga di collegamenti alle operazioni che eseguite più spesso: creare una fattura, ricevere un pagamento, registrare una spesa e così via. Sono disponibili venti azioni e può fissarne fino a dieci.
Finché non effettuate una scelta, Prostay ne mostra alcune predefinite. Vale la pena impostarle in modo mirato sin dall’inizio, poiché rappresentano la via più rapida per accedere agli otto o nove moduli che altrimenti dovreste raggiungere attraversando due livelli di menu. Tutto ciò che si trova nella barra è raggiungibile anche in altro modo; nulla è presente solo lì.
Le attività, l’unico punto di incontro tra i due sistemi
Tasks è un elenco di attività per il team contabile: sollecitare questa fattura, controllare l’estratto conto del fornitore, presentare la dichiarazione trimestrale. Le attività prevedono un responsabile, una data di scadenza e allegati.
È anche l’unico vero collegamento del modulo con il resto di Prostay. Un’ attività può essere «Link Reservation», collegandola a una prenotazione nel PMS. Ciò risulta utile proprio nel caso in cui i due sistemi non possano altrimenti aiutarsi a vicenda: una prenotazione aziendale che verrà fatturata in un secondo momento, in cui qualcuno deve ricordarsi di emettere la fattura una volta che il gruppo se ne sarà andato.
Il collegamento è un riferimento, non un meccanismo. Non trasferisce gli addebiti della prenotazione in una fattura e non comunica nulla al PMS.
Cosa non è incluso in questo modulo
È bene saperlo fin da subito, in modo da non cercarlo invano.
- Registrazioni contabili manuali. Nessuna schermata consente di registrarne una direttamente. Ogni voce nei libri contabili è un effetto collaterale di un documento, pertanto il modo per correggere qualcosa consiste nel correggere o stornare il documento che l’ha generata .
- Un’integrazione bancaria. Non esiste alcun collegamento con la Sua banca. Le transazioni bancarie vengono inserite o importate da voi, e la riconciliazione consiste in un confronto manuale.
- Multivaluta. Il PMS supporta diverse valute. La contabilità ne utilizza una sola, quella della struttura, su ogni documento. Un fornitore che Le invia una fattura in un’altra valuta deve essere convertito prima di essere registrato.
- Libro paga. I dipendenti qui sono registrazioni con note e ore fatturabili. Non vi è alcun ciclo di pagamento, nessuna busta paga e nessuna ritenuta fiscale.
- Chiusura del periodo. Nulla blocca un mese o un anno, pertanto un documento relativo a un periodo già oggetto di rendicontazione può ancora essere modificato. Concordate una data di chiusura con il Suo commercialista, poiché il sistema non ne imporrà una.
Chi può accedervi
Chiunque possa effettuare l’accesso e raggiungere il modulo. La griglia dei ruoli e delle autorizzazioni copre le Prenotazioni, il Servizio di pulizia, il Gestore Canale, l’Booking Engine, le Impostazioni di sistema e altro ancora, ma non prevede una sezione dedicata alla contabilità; pertanto, non vi sono autorizzazioni da concedere o negare né un ruolo di sola lettura per la contabilità.
Cosa configurare, in ordine
Le dipendenze sono reali: ciascuna di queste operazioni richiede quella precedente.
- Esaminate il piano dei conti e adattatelo in modo che rispecchi il modo in cui desiderate interpretare le Sue entrate e le Sue spese. Tutto il resto fa riferimento a esso.
- Aggiungete i Suoi clienti, ovvero le aziende e le agenzie a cui effettuate la fatturazione, non i Suoi ospiti.
- Create il catalogo dei prodotti e dei servizi, associando ogni voce a uno dei Suoi conti di entrata.
- Impostate i valori predefiniti in «Account & Settings», in particolare i termini di fatturazione nella schermata «Sale», poiché questi determinano ogni data di scadenza.
- Solo allora iniziate a emettere i documenti.
Procedere in un ordine diverso è possibile, ma ciò comporterà un dispendio di tempo in un secondo momento: le fatture emesse prima che il Piano dei conti sia corretto vengono registrate su conti che vorrete modificare, e cambiare il tipo di conto dopo che è stato utilizzato altera la cronologia che ha già riportato nei rendiconti.