Ogni riga di ogni documento di vendita rimanda a una voce presente in questo catalogo. Una fattura relativa a una conferenza indica qui il «Pacchetto Delegato Giornaliero»; una fattura relativa al vino indica qui «Vino della Casa, bottiglia». La voce riporta il prezzo, la descrizione e, cosa ancora più importante di entrambe, il conto su cui viene accreditato l’importo.
Cosa appartiene a questo catalogo
Si tratta di un catalogo contabile ed è distinto da tutto ciò che il Sistema di Gestione Proprietà commercializza. I Suoi piani tariffari, i Suoi trattamenti benessere, gli articoli del minibar nella schermata di registrazione in camera e i Suoi servizi extra nel Motore di prenotazione sono tutti definiti altrove e nessuno di essi compare qui. Non vi è alcun trasferimento di dati tra i due sistemi.
Ciò che deve essere inserito qui è tutto ciò che è necessario riportare in una riga di una fattura, di una nota di addebito, di un ordine di acquisto o di uno scontrino emesso in questo modulo. In pratica si tratta di un elenco breve, molto più breve del catalogo del PMS: una manciata di tipologie di pernottamenti che vengono fatturati alle aziende, i Suoi pacchetti per riunioni ed eventi, gli articoli acquistati dai Fornitori e le scorte in Suo possesso.
I quattro tipi di articolo
New chiede di specificare il tipo prima di qualsiasi altra cosa, e questa è l’unica decisione in questa schermata per cui vale la pena prendersi un po’ di tempo. Il tipo determina quali campi vengono visualizzati nel pannello e se l’articolo ha qualche rilevanza.
| Tipo | Utilizzatelo per |
|---|---|
| Service | Qualcosa che vende e che non ha uno stock a supporto. Un pernottamento, un pacchetto congressuale giornaliero, l’affitto di una sala riunioni, un pass giornaliero per la spa. Si tratta della maggior parte del catalogo di un hotel. |
| Inventory item | Qualcosa che si acquista, si detiene e si vende, e di cui si desidera un conteggio. Una bottiglia di vino della casa, un accappatoio di marca. Solo questo tipo prevede una quantità, un punto di riordino e un conto di magazzino. |
| Non-inventory item | Qualcosa che si acquista o si vende ma che non viene conteggiato. Servizio di lavanderia per gli ospiti esternalizzato, un trasferimento aeroportuale, fiori per un evento. Utilizzatelo ogni volta che contare l’articolo richiederebbe uno sforzo maggiore rispetto al valore che rappresenta tale numero. |
| Bundle | Diversi degli articoli sopra citati venduti come un’unica voce. Una giornata di conferenza che è in realtà l’affitto della sala più i pacchetti per i partecipanti più l’attrezzatura audiovisiva. |
Quando non è sicuro se si tratti di merce in magazzino o meno, chiedetevi se qualcuno agirà mai in base al conteggio. Le scorte che riordinate da un fornitore quando stanno per esaurirsi sono articoli in magazzino. Le scorte che nessuno conta sono articoli non in magazzino, e classificarle come tali non è una scorciatoia, ma la risposta onesta.
Lettura dell’elenco
L’elenco è ordinato per nome e può essere consultato per nome, codice articolo (SKU), descrizione o categoria. È importante conoscere quattro colonne prima di leggere qualsiasi altra cosa.
| Colonna | Cosa contiene |
|---|---|
| Qty on hand | Compilata per gli articoli in magazzino e vuota per tutto il resto. Legga la sezione sottostante prima di considerarla un dato attendibile. |
| Type | A quale delle quattro categorie appartiene, il che determina anche quali campi verranno visualizzati nel relativo pannello . |
| Price | L’importo che addebita. Nel caso di un pacchetto, corrisponde alla somma degli articoli in esso contenuti, piuttosto che a una cifra a sé stante. |
| Cost | Quanto si paga a un fornitore. Vuoto per tutto ciò che non si acquista, motivo per cui la maggior parte dei servizi risulta qui in bianco anziché a zero. |
Search Filters Filtra per stato, tipo, categoria e disponibilità. Due di questi criteri presentano comportamenti che vale la pena conoscere. Selezionando una categoria principale vengono visualizzati tutti gli articoli in essa archiviati, compresi quelli presenti nelle sue sottocategorie; pertanto, «Rooms» individua i tre tipi di pernottamento anche se ciascuno è archiviato a un livello più profondo. Inoltre, «Low on stock» indica un livello pari o inferiore al punto di riordino che ha impostato per l’articolo; di conseguenza, un articolo privo di punto di riordino non potrà mai comparire in questa sezione, indipendentemente da quanto poco ne sia rimasto.
Cosa conta effettivamente come «Quantità disponibile»
Ciò è particolarmente importante per il filtro «Low on stock», che confronta quella stessa cifra iniziale con il punto di riordino. Il filtro è coerente con la colonna, il che significa che entrambi forniscono informazioni relative al giorno in cui è stato effettuato il conteggio. Vale comunque la pena impostare i punti di riordino, poiché sono il valore che il filtro rileva una volta aggiornato il conteggio, ma nulla in questa schermata La avviserà che il vino sta per esaurirsi.
Aggiunta di un articolo
Selezionate un tipo da “New” e si aprirà un pannello con le sezioni necessarie per quel tipo. “Name” è l’unico campo che il pannello richiede obbligatoriamente, sebbene un articolo salvato senza altre informazioni sia di scarsa utilità.
Se nessuna riga offre l’opzione «Edit», il Suo ruolo non include l’ autorizzazione necessaria e il catalogo è leggibile ma non modificabile. Attualmente non è possibile aggiungerla da Users nelle Impostazioni di sistema, poiché la schermata verifica l’esistenza di un diritto per il quale l’editor dei ruoli non dispone di alcuna impostazione; pertanto, la modifica di un articolo è disponibile solo per gli account con accesso illimitato. I pacchetti e il pannello «Vendite e acquisti» si comportano allo stesso modo, per lo stesso motivo.
BASIC INFO È lo stesso per tutti e quattro i tipi: un nome, un’ immagine facoltativa, uno SKU e una categoria. Il nome è ciò che appare in una riga del documento e in ogni selettore, pertanto lo scriva nel modo in cui desidera che il cliente lo legga. Lo SKU può essere utilizzato a proprio piacimento; poiché è oggetto di ricerca, l’uso di un prefisso coerente per area consente di filtrare rapidamente il catalogo tramite la digitazione.
I due conti sono il fulcro dell’intera operazione
Vale la pena configurare un articolo con cura per un motivo: determina dove vanno a finire i soldi senza che nessuno debba pensarci più. Inserite una bottiglia di vino su una fattura e la vendita verrà contabilizzata nella voce «Ricavi da alimenti e bevande» perché l’articolo lo indica. Inseritela su una ricevuta e il costo verrà contabilizzato nella voce «Costo delle bevande» per lo stesso motivo.
| Sezione | Cosa inserire |
|---|---|
| SALES | Selezionare “I sell this ... to my customers” per qualsiasi voce che apparirà su una fattura. La descrizione diventerà il testo predefinito della riga, “Price/Rate” il prezzo predefinito e “Income Account” la voce contabile a cui verrà registrata la vendita. |
| PURCHASING | Selezionare "I purchase this ... from a supplier" per qualsiasi articolo acquistato. "Purchase cost" indica l’importo pagato, "Expense Account" indica il conto su cui viene registrato il costo e "Preferred supplier" indica il fornitore da cui si acquista solitamente l’articolo. |
Entrambi i conti provengono dal piano dei conti, e i menu a tendina propongono solo conti di tipo adeguato: conti di ricavo per la vendita, conti di Spesa e di costo delle merci vendute per l’ acquisto. Se la voce contabile desiderata non è presente nell’elenco, significa che non esiste ancora; selezionando « Add new» nella parte superiore di uno dei due menu di selezione, è possibile crearla senza uscire dal pannello.
I prezzi qui impostati sono valori predefiniti piuttosto che regole. Chiunque crei il documento può sovrascrivere la tariffa nella riga corrispondente, il che è l’operazione desiderata in caso di tariffa aziendale negoziata o di gruppo con sconto. Ciò che non dovrebbe essere necessario modificare è la voce contabile.
Configurazione di un articolo di magazzino
Un articolo di magazzino presenta una sezione aggiuntiva con quattro campi, e tutti e quattro sono importanti.
| Campo | Funzione |
|---|---|
| Initial quantity on hand | Quanti ne possedeva al momento del conteggio. Questo è il numero che viene visualizzato nell’elenco. |
| As of date | La data di tale conteggio. Qualsiasi operazione effettuata dall’articolo prima di tale data non è di competenza della contabilità; ecco perché è un campo obbligatorio. |
| Reorder point | Il livello di cui si desidera essere informati. Facoltativo; l’unico elemento che lo legge è il filtro “ Low on stock” . |
| Inventory asset account | Dove viene contabilizzato il valore delle scorte fino alla loro vendita. Le scorte che ha pagato e non ancora vendute costituiscono un’attività, non un costo, e questo è il conto in cui vengono registrate. |
L’ultimo è quello su cui spesso si commettono errori. Il costo di una cassa di vino non diventa una spesa al momento dell’acquisto; diventa una spesa quando il vino viene venduto. Fino ad allora si tratta di denaro che giace in una cantina, e il conto delle rimanenze è il luogo in cui il Suo bilancio lo riporta. Questo è anche il motivo per cui una voce di magazzino presenta tre conti anziché due: il ricavo derivante dalla Vendita, un conto attivo relativo alle scorte e un conto di spesa relativo al costo una volta che il bene viene ceduto.
Pacchetti
Un pacchetto è una scorciatoia per una combinazione che vende ripetutamente. Aggiungete le voci e una quantità per ciascuna, e una sola riga su un documento le include tutte .
Dal fatto che un pacchetto non abbia né prezzo né conti propri derivano due conseguenze. Il suo prezzo corrisponde alla somma dei suoi contenuti, pertanto la modifica del prezzo del pacchetto per i delegati comporta una modifica di ogni giornata di conferenza venduta successivamente. Inoltre, ogni voce al suo interno viene registrata nel proprio conto ricavi, pertanto una giornata di conferenza si suddivide tra affitto della sala, ristorazione e audiovisivi senza che nessuno debba provvedere alla ripartizione delle voci.
Display bundle items when print or sending transactions decide ciò che il cliente vede. Lasciando la casella spuntata, la fattura riporta in dettaglio il pacchetto; deselezionandola, il cliente vedrà una sola riga con un unico prezzo. I clienti aziendali di solito desiderano i dettagli, mentre i clienti che organizzano matrimoni solitamente no.
Categorie
Manage categories, alla voce More, apre l’albero. Create New Category ne aggiunge una, e selezionando Is a subcategory durante l’aggiunta la colloca sotto un elemento padre da voi scelto.
Le categorie raggruppano il catalogo ai fini del filtraggio e nient’altro. Non decidono a quale conto venga registrato ciò che viene pubblicato, non compaiono su un documento e non sono la stessa cosa di un conto. Raggruppi gli elementi nel modo in cui le persone che utilizzano questa schermata li concepiscono, non secondo l’organizzazione del Suo piano dei conti .
Valore iniziale delle scorte
La funzione “Starting value”, disponibile anche alla voce “More”, consente di registrare le giacenze iniziali di ogni articolo di magazzino in un’unica griglia anziché articolo per articolo. Ogni riga comprende un prodotto, una quantità, un costo unitario e una data, e il valore a destra è semplicemente il prodotto di questi due elementi.
Questa è la registrazione che inserisce le scorte nel Suo bilancio. Sommando le quattro righe nell’immagine otterrà esattamente ciò che mostrano i due conti di magazzino nel Piano dei conti, poiché si tratta delle stesse cifre viste da due prospettive diverse.
Inventory adjustment In ogni riga è indicato il conto in cui verrebbe registrata un’eventuale rettifica, ovvero il conto di costo in cui le scorte sono state acquistate. Si sta indicando dove va registrato un errore, non dove si trovano le scorte.
Aggiunta di più voci contemporaneamente
Batch import, l’ultima voce sotto « More», è un foglio di calcolo contenente gli stessi campi del pannello. Digiti direttamente al suo interno oppure scarichi il modello, lo compili ovunque conservi attualmente il Suo catalogo e reimporti il file.
La casella di controllo in alto determina cosa succede quando una riga corrisponde a qualcosa che ha già. Se selezionata, una riga con lo stesso nome e la stessa categoria sovrascrive l’ articolo esistente. Se deselezionata, viene aggiunta accanto. Lasciatela selezionata quando correggete un catalogo esportato in precedenza e deselezionatela quando aggiungete articoli realmente nuovi, poiché due articoli con lo stesso nome e prezzi diversi rappresentano un problema che si ripeterà in ogni documento.
Questo è il modo più rapido per impostare il catalogo fin dal primo giorno. È un metodo poco efficace per gestirlo in seguito, poiché un foglio di calcolo non mostra ciò che è già presente.
Modifica, duplicazione e rimozione di un articolo
Edit alla fine di una riga apre quattro azioni. «Edit» riapre il pannello. «Duplicate» copia l’articolo, aggiunge «(Copy)» al nome e «-COPY» allo SKU, e apre la copia affinché possiate modificarla: questo è il modo più rapido per creare una variante di qualcosa che ha già impostato correttamente.
Make inactive Ritira un articolo che non vende più. Esso rimane nell’elenco contrassegnato come «Inactive», escluso dai selettori nei nuovi documenti, e ogni documento in cui è mai stato inserito rimane inalterato. Questo è ciò che desiderate per un servizio che ha ritirato, ed è un’operazione reversibile.
Quali sono i passi successivi
Con un cliente da fatturare e un catalogo da cui attingere per la fatturazione, il passo successivo è il documento stesso. Tutto ciò che è stato configurato qui viene visualizzato lì come impostazione predefinita che può essere sovrascritta nella riga corrispondente, ad eccezione dei conti, che sono la parte che si imposta una volta sola in modo che nessuno debba più pensarci.