Questa è la schermata dedicata all’esecuzione dei Pagamenti. Elenca tutte le fatture con importi ancora da saldare, in ordine cronologico a partire dalla data di scadenza più lontana, e consente di saldare tutte quelle che desiderate in un’unica operazione, da un unico conto bancario, in un’unica data.
Cosa viene saldato in questa schermata
Fatture, e solo fatture. Le spese e gli assegni sono stati pagati nel momento in cui sono stati registrati, quindi non compaiono mai qui. Lo stesso vale per tutto ciò che è stato già saldato: una fattura esce da questo elenco nel momento in cui il suo saldo raggiunge lo zero, il che rappresenta il modo più rapido per verificare se un pagamento è andato a buon fine.
Può accedere a questa schermata da Pay bill nella schermata “Spese”, oppure da Mark as paid su una fattura aperta, il che apre la schermata con quella specifica fattura già selezionata e il relativo saldo già inserito.
Una sola data e un solo conto per l’intera operazione
Tutto ciò che selezionerete qui sotto verrà pagato in questa data, addebitato su questo conto. Se metà della serie viene addebitata sul conto corrente e metà su una carta, si tratta di due serie, non una sola.
| Campo | Cosa fa |
|---|---|
| Payment Date | La data in cui il denaro viene prelevato. Impostatela in base alla data riportata sull’estratto conto bancario anziché al giorno in cui state inserendo i dati, altrimenti la riconciliazione del conto in un secondo momento si trasformerà in un esercizio di congetture. |
| Payment account | Da quale conto bancario o conto della carta proviene il denaro. Obbligatorio: il ciclo non verrà salvato senza questo dato, poiché un pagamento che non riduce il saldo di un conto non è realmente avvenuto. |
| Ref. no | Il Suo riferimento per l’intera operazione, non per singola fattura. Un numero di lotto o un riferimento di trasferimento in questa sezione è ciò che collega la riga sull’estratto conto alle varie fatture che sono state pagate. |
Lettura della tabella
- Status (Saldo da pagare), che indica il conteggio anziché l’etichetta. « Overdue 122 days ago» (Saldo da pagare) è un concetto diverso da «Due in 6 days» (Saldo residuo da pagare), e il numero è l’elemento che determina quale fornitore La contatterà questa settimana.
- Credit Applied (Credito non utilizzato), che appare come una casella con la dicitura « Available» (Credito non utilizzato) al di sotto in ogni riga il cui fornitore detiene un credito non utilizzato. Le righe prive di credito non presentano alcun campo da compilare.
Opening Balance è l’importo ancora dovuto su quella fattura, che, nel caso di una fattura parzialmente saldata, è inferiore al valore originario della stessa. L’ ordinamento avviene in base alla data di scadenza, pertanto in cima a questo elenco figura il debito più vecchio dell’ hotel.
Pagamento parziale di una fattura
Digiti una cifra qualsiasi nel campo “Payment”. La digitazione seleziona automaticamente la riga per lei, quindi non è necessario alcun passaggio aggiuntivo; deselezionandola, l’importo viene azzerato.
Se pagate un importo inferiore al saldo iniziale, la differenza rimane dovuta: la fattura mantiene la data di scadenza, viene spostata nel «Partially paid» e riappare in questo elenco la volta successiva con un saldo inferiore. Non viene visualizzato alcun avviso, poiché il pagamento parziale è una pratica normale e non un errore.
Applicazione di un credito fornitore
Quando un fornitore Le deve del denaro, a causa di una consegna incompleta o di un addebito in eccesso, il credito che ha generato nel modulo «Credito fornitore» rimane in attesa finché non lo utilizza. È qui che viene applicato.
La cifra “Available” (Accredito totale) rappresenta l’ammontare non utilizzato per quel fornitore, considerando tutti i crediti in suo confronti, pertanto può essere superiore a qualsiasi singola nota di credito. “Apply” (Accredito per questa fattura) inserisce nella casella l’importo massimo che la fattura può assorbire, ovvero il saldo al netto di quanto ha già digitato in “Payment” (Accredito per questa fattura). È possibile inserire invece un importo inferiore e conservare il resto per una fattura successiva.
Il credito applicato salda la fattura esattamente come farebbe il contante e non viene prelevato da alcun conto bancario, poiché non vi è alcun movimento di denaro. È proprio di questa distinzione che tratta la prossima sezione.
Cosa rappresenta il totale in alto
TOTAL PAYMENT AMOUNT somma la colonna “Payment” e nient’altro. Non corrisponde a quanto deve, e tralascia deliberatamente il credito applicato.
Questo è il modo corretto di procedere, poiché questa cifra rappresenta il denaro che uscirà dal conto da voi scelto in alto. Un’operazione che salda 5.000,00 di fatture utilizzando 1.000,00 di credito mostra qui 4.000,00, e 4.000,00 è l’importo che apparirà sull’estratto conto. La colonna “Total Amount ” per ogni riga è quella che include il credito, motivo per cui le due cifre possono differire ed essere entrambe corrette.
Restringere l’elenco
Due filtri svolgono la maggior parte del lavoro. «Payee» riduce l’elenco a un unico fornitore, proprio ciò che è necessario quando si effettua un pagamento in base al suo estratto conto. «Overdue invoices only» lo riduce alle voci già in ritardo, proprio ciò che è necessario quando il saldo del conto non è sufficiente per pagare tutto.
Il filtraggio nasconde le righe; non le deseleziona né cancella ciò che ha digitato al loro interno. Un pagamento digitato e poi nascosto dal filtro rimane comunque nella sessione e verrà comunque salvato.
Il salvataggio della sessione
Save registra ogni riga selezionata: ogni fattura riceve il proprio pagamento e il credito applicato, il suo saldo si riduce e lo stato diventa “Partially paid” (pagata) o “Paid” (in sospeso). La freccia accanto ad essa offre le opzioni “Save and close” (trasferire a un altro conto) e “Save and new” (trasferire a un altro conto), la seconda da utilizzare quando la prossima elaborazione verrà effettuata da un conto diverso .
La schermata non consente il salvataggio se non è stata selezionata alcuna fattura, se non è stato scelto alcun conto di pagamento o se sono state selezionate delle righe senza che sia stato digitato nulla in nessuna di esse, e indica quale delle tre condizioni ha impedito l’operazione.
Prima di salvare, i pulsanti «Stampa» e «Scarica» generano una copia della serie così com’è. Nel caso di una serie di grandi dimensioni, vale la pena conservare tale copia, poiché in seguito le fatture pagate vengono rimosse dall’elenco e la serie è visibile solo come singoli pagamenti relativi a ciascuna fattura.
Pagamento di una carta di credito
Il pagamento della fattura della carta di credito in sé non avviene qui, poiché il saldo della carta non costituisce una fattura di un fornitore. L’opzione «Pay down credit card» (Paga carta di credito), nel menu «New Transaction» (Nuova transazione), costituisce il modulo apposito: quale carta, importo, da quale conto bancario e in quale data.
Non registra alcun costo. Tutto ciò che è stato acquistato con la carta è stato contabilizzato come costo al momento della registrazione, e questa operazione si limita a trasferire denaro dalla banca alla carta per estinguere l’importo accumulato da tali acquisti. Considerarla come una Spesa è il modo classico per contabilizzare due volte la stessa spesa.
Prossimi passi
Le fatture che compaiono su questa schermata vengono generate durante la registrazione di ciò che si spende, e l’importo totale dovuto a ciascun fornitore è riportato nella rispettiva pagina. Per sapere da dove è uscito il denaro, consultate il Piano dei conti.