Qui prend en charge le coût d'un traitement ?

Le paiement n'est effectué qu'une seule fois, à la fin

Une réservation de soin réserve un thérapeute et une salle. Elle n’entraîne aucun prélèvement. Aucun montant n’est porté au compte, ni sur une carte, tant que le rendez-vous n’est pas marqué comme «Completed », ce qui constitue le seul moment dans le module où l’argent est transféré.

Il est important d’être précis à ce sujet, car cela détermine ce que votre personnel peut faire en toute sécurité. Les réservations peuvent être effectuées, déplacées, confirmées et annulées tout au long de la semaine sans qu’aucune écriture comptable ne soit enregistrée ; ainsi, un soin annulé ne coûte normalement rien et une erreur commise dans le carnet de rendez-vous est une erreur de timing plutôt qu’une erreur financière. Cela signifie également qu’un rendez-vous resté en attente sur In progress à la fin de la journée correspond à un soin qui a été dispensé mais qui n’a pas été payé.

Il existe une exception, et elle est délibérée : un acompte est une somme d’argent réelle perçue au moment de la réservation. Tout le reste attend.

Les cinq réponses

Chaque rendez-vous comporte l’une des cinq réponses à la question « qui paie ? », choisie lors de la réservation et visible dans la colonne « Pays » de la liste des rendez-vous. Quatre d’entre elles correspondent à de véritables destinataires de paiement. La cinquième indique que personne n’a encore posé la question, et c’est celle qu’il convient de rechercher en début de service.

La cinquième réponse porte deux noms, selon l’endroit où vous la rencontrez. Vous sélectionnez « Decide later » lorsque vous enregistrez la réservation, et la liste des rendez-vous affiche le résultat sous la forme d’un badge orange « Not set ». Il s’agit du même rendez-vous dans le même état.

La réponse est définie lors de la prise de rendez-vous, et la procédure de prise de rendez-vous détermine le choix qui s’impose pour vous. Pour la modifier par la suite, ouvrez le rendez-vous, sélectionnez «Edit appointment » dans le menu à côté du statut, puis passez à l’étape du paiement. La modification est enregistrée dans l'historique du rendez-vous, et elle n'est possible que jusqu'à ce que le soin soit terminé, car c'est à ce moment-là que l'argent est transféré.

Facturation à la salle

Il s’agit là du cas de figure habituel pour un client de l’hôtel, et ce qu’il faut comprendre à ce sujet, c’est que le spa ne conserve pas le montant facturé. Il l’impute sur le même compte que celui utilisé pour le restaurant et le minibar, sous la référence catalogue propre au soin, avec application du traitement fiscal de l’Établissement. Au moment où le client se présente à la réception le jeudi, le massage n’est plus qu’une ligne sur sa facture, et personne à la réception n’a besoin de savoir que le spa existe.

La ligne cochée sous le total constitue la confirmation. Tant qu’elle n’apparaît pas, rien n’a été comptabilisé, quel que soit ce qu’indique le statut.

Deux éléments bloquent ce processus. Une réservation sans réservation associée ne dispose d’aucun compte sur lequel l’enregistrer, c’est pourquoi cette option n’est pas proposée pour les clients sans réservation préalable. De même, un client qui a déjà réglé sa note ne dispose pas non plus de dossier client ouvert ; l’écran de réservation l’indique dès que vous arrivez à l’étape du paiement, et la solution consiste à encaisser le paiement au spa ou à imputer le soin sur un compte client.

Paiement au spa

La fin d’un soin pour une personne qui paie à l’accueil ouvre la boîte de dialogue de paiements au lieu d’enregistrer l’opération en arrière-plan, car il y a de l’argent à encaisser avant de pouvoir clôturer le rendez-vous.

Derrière ce bouton unique, quatre opérations se déroulent dans l’ordre : un compte est ouvert au nom du client, le soin et ses frais de service y sont comptabilisés, le paiement est enregistré, puis le compte est clôturé. Il en résulte un numéro de facture , ce qui fait de cette transaction une vente que votre comptable peut identifier, plutôt que de l’argent liquide dans un tiroir-caisse. Il s’agit du même écran de règlement que celui utilisé par la réception, de sorte qu’une carte enregistrée au spa est rapprochée avec le même lot de terminal qu’une carte enregistrée à la réception, et que l’argent compté ici est comptabilisé dans le même tiroir-caisse.

Due now Il s’agit du montant TTC, qui est le montant à communiquer au client. Que ce soit pour les paiements en espèces ou par carte, le processus se poursuit vers l’ écran de saisie, où les espèces sont comptées et la monnaie calculée, tandis qu’une carte reçoit son code d’autorisation. Toutes les autres méthodes, qu’il s’agisse d’un virement ou d’un bon d’achat, proposent à la place un champ «Reference » : facultatif, et qui fait la différence entre un paiement que vous pourrez justifier dans trois mois et un que vous ne pourrez pas justifier.

Si le profil du client comporte une adresse e-mail, le reçu peut y être envoyé immédiatement.

Acomptes

Un acompte existe pour une seule raison : un client externe réservant un samedi après-midi n’a rien à perdre à ne pas se présenter. Si votre établissement a activé les acomptes dans les paramètres du spa , Prostay en demande un dès la confirmation d’une telle réservation et vous le rappelle le jour même du rendez-vous jusqu’à ce qu’il ait été versé.

Un seul type de réservation est concerné : un client externe qui paie au spa, pour un rendez-vous qui n’a pas encore été honoré, annulé ou signalé comme « non-présentation ». Un client facturant sur sa chambre n’est pas concerné, car l’Établissement détient déjà une réservation et une carte bancaire.

La bannière bleue située en dessous sur l’image correspond à un avertissement différent, et elle apparaît pour tout rendez-vous se situant dans votre délai d’annulation. Elle est là afin que toute personne sur le point d’annuler sache qu’une pénalité s’applique avant de cliquer, plutôt qu’après.

Un acompte n’est pas un prélèvement comptabilisé. Il n’y a pas encore de relevé de compte et le soin n’a pas encore été effectué ; l’argent est donc bloqué au titre de ce rendez-vous. Il devient un paiement effectif lors du règlement, où il apparaît sur la facture aux côtés du solde ; ainsi, le compte clôturé comporte deux paiements au titre d’une seule facture et le client ne paie que le montant restant.

Comptes clients

Un compte d’établissement est la solution idéale pour un payeur qui n’est pas un client de chambre et qui ne se trouve pas devant vous : un client d’entreprise dans le cadre d’un programme de bien-être, une fête de mariage, une école de plongée qui vous envoie des clients tous les mardis, une agence de voyages qui effectue ses règlements mensuellement. La prestation est comptabilisée sur le compte une fois effectuée, exactement comme une facturation de chambre est comptabilisée sur un folio, et le compte est réglé selon son propre calendrier par son titulaire.

Le compte doit être sélectionné lors de la réservation. Si aucun compte n’est sélectionné, la réservation ne peut être finalisée, ce qui est voulu : une prestation facturée sur un compte inexistant est une prestation qui ne sera jamais facturée à personne.

Déjà payé

Certains soins sont payés avant d’être réservés : une série de six massages achetés à l’avance, une cotisation d’adhésion, un forfait spa vendu avec le tarif de la chambre. Ces rendez-vous sont marqués comme « Already paid » (déjà payé), et leur réalisation n’entraîne aucune écriture comptable. Le soin est simplement déduit du solde auquel il appartient.

Il s’agit du seul mode de paiement que la réception ne peut pas contourner, et le refus est imposé par le serveur plutôt que par la dissimulation d’un bouton. Cela a plus d’importance qu’il n’y paraît. L’erreur qu’il permet d’éviter est coûteuse : un client qui a déjà payé six massages se voit facturer à nouveau le quatrième, s’en rend compte au moment du règlement et a raison.

Ce qui a été débité et ce qui reste sont pris en charge par les abonnements et les forfaits prépayés .

Si vous décidez plus tard, le coût

Decide later est une réponse honnête donnée lors d’un appel téléphonique où l’entreprise pourrait prendre en charge les frais. Le rendez-vous est correctement enregistré : le thérapeute et la salle sont réservés comme pour toute autre réservation, et celle-ci apparaît dans le carnet de rendez-vous et la liste « Aujourd’hui ».

Le coût est déterminé à la fin. Le rendez-vous ne peut être finalisé tant que personne n’a pas répondu, de sorte que la question refait surface au pire moment possible, alors que le client se trouve à l’accueil et qu’un thérapeute attend de commencer le prochain soin. Le tiroir l’indique clairement et renvoie vers Edit appointment pour y répondre, mais c’est une conversation que vous auriez préféré avoir hier. La liste des rendez-vous signale ces cas à l’aide d’un badge «Not set » orange, et le filtrage de cette colonne en début de journée ne prend qu’une dizaine de secondes.

D’où viennent ces chiffres ?

Quatre chiffres composent le montant que paie un client, et aucun d’entre eux n’est inventé par le spa.

• Le prix du soin correspond au prix catalogue de la prestation, défini sous «Items & Services » (Gestion des tarifs), identique partout dans Prostay.
• La remise , si le client est membre, est intégrée au prix de la ligne de soin plutôt que d’apparaître sous forme de ligne négative distincte, de sorte que la facture indique le prix qui a été proposé au client.
• Les frais de service sont ajoutés automatiquement lorsque le soin est configuré pour en comporter, et apparaissent sur une ligne distincte afin de pouvoir être déclarés et répartis séparément.
• La taxe est appliquée lors de l’enregistrement du montant, conformément au régime fiscal de l’article du catalogue. C’est pourquoi le total affiché sur l’écran de réservation est inférieur au total figurant sur la facture, et pourquoi l’écran de réservation le précise.

En règle générale, cela se traduit par deux ou trois lignes sur la facture, et non une seule. Un client qui demande pourquoi son massage apparaît deux fois se réfère généralement au soin et à ses frais de service.

Pourboires

Un pourboire est ajouté directement lors du rendez-vous, soit pendant que le soin est en cours, soit une fois celui-ci terminé. Les suggestions de montant proviennent des pourcentages définis dans les paramètres de votre spa, et le montant peut être modifié manuellement.

Deux éléments font de ce montant plus qu’un simple supplément sur la facture. Le pourboire apparaît sur une ligne distincte sous sa propre référence de catalogue, ce qui permet de le traiter différemment des recettes des soins à des fins de taxes et de reporting. De plus, il désigne un thérapeute, ce qui permet au service de paie de le verser à cette personne. Un pourboire intégré au montant total du soin est un pourboire que personne ne peut répartir.

Indiquer le thérapeute comme «Shared across the spa» est une solution tout à fait valable pour un pourboire laissé à la réception à l’intention de l’équipe.

Lorsqu’un montant a été facturé par erreur

, la fonction « Void posted charges » (Annuler la facturation), accessible dans le menu contextuel du rendez-vous, annule ce que le spa a enregistré. La facturation reste sur le relevé sous forme de ligne annulée avec une contre-écriture, car une facture qui perd discrètement une ligne est une facture que personne ne peut vérifier. Utilisez cette option lorsque le soin a été facturé au mauvais payeur ou n’a pas eu lieu du tout ; le rendez-vous peut alors être corrigé et à nouveau validé.

Une annulation dans le délai imparti et une absence entraînent toutes deux des frais si vos paramètres le prévoient, au pourcentage défini, et les deux sont enregistrées en lien avec le rendez-vous avec la raison correspondante. Le rendez-vous vous indique avant que vous ne confirmiez laquelle des deux actions vous vous apprêtez à effectuer, et ce que cela coûtera au client.

Toutes les informations financières sont consignées dans l’historique du rendez-vous, au bas de la fenêtre : qui a encaissé l’acompte, qui a enregistré le paiement, qui a annulé la transaction, qui a ajouté le pourboire et à quel moment. Lorsqu’un client conteste un prélèvement trois jours plus tard, cette liste constitue la réponse.