Adhésions et cours prépayés

Deux promesses différentes

Toutes deux relèvent de Members et aboutissent toutes deux à rendre un soin moins cher ou gratuit, mais elles ne constituent pas des variantes d’une même idée.

• Un abonnement est une relation continue. Le client paie une cotisation selon un cycle et, tant que celui-ci est en vigueur, tout ce qu’il réserve est facturé différemment. Il a un début et une fin, il peut être suspendu pendant son absence, et il peut expirer sans que personne n’ait à intervenir.
• Un forfait correspond à un ensemble de soins, payé d’avance et utilisé dans son intégralité. Six massages suédois, par exemple. Il comporte une quantité, une date d’expiration et aucun autre état que celui d’être épuisé ou non.

La différence pratique réside dans ce qui se passe lorsqu’un client cesse d’y prêter attention. Une formule reste valable jusqu’à son expiration et personne n’en subit de préjudice. Un abonnement, quant à lui, modifie constamment le prix de chaque réservation, ce qui explique pourquoi une grande partie de cet article porte sur les quatre façons dont on peut cesser de compter.

Ce qu’un forfait peut permettre de faire

Un forfait est un ensemble de propriétés nommées, chacune ayant exactement un effet. Il n’y a pas de générateur de règles, ni de langage de conditions : un responsable qui souhaite « 20 % de réduction, sauf le samedi après-midi » définit une remise et une restriction, deux éléments que le spa sait déjà évaluer.

Les champs se répartissent en quatre groupes.

Vous n’avez pas besoin de garder tout cela en tête pour comprendre le fonctionnement d’un forfait . La boîte de dialogue de vente affiche le forfait finalisé sous forme d’une liste de phrases simples , une par Établissement activé, et cette liste constitue le moyen le plus rapide de vérifier un forfait que vous venez de créer.

Forfaits

Une formule se définit par trois éléments : quel soin, combien de soins et pendant combien de temps le client doit les utiliser. «Ten reflexology sessions », valable 365 jours, constitue une définition complète de la formule.

La vente d’un forfait génère un solde créditeur au nom du client. Dès lors, la réservation de ce soin pour ce client déduit une unité du solde et n’enregistre aucune écriture comptable, car le paiement a été perçu lors de la vente du forfait. Le solde est visible sous « Prepaid courses », avec le montant restant, la date d’expiration et le montant payé.

Un forfait ne donne droit au client qu’au soin qu’il désigne. Un forfait de massages suédois ne s’applique pas à un soin du visage, ni à la version de 90 minutes du même massage, car il s’agit d’un article différent du menu.

Une date d’expiration prévue dans les trente prochains jours est signalée par « Soon », ce qui constitue la seule invite affichée sur cet écran. Cette mise en garde existe car un client qui se présente et constate que ses deux dernières séances ont expiré la semaine dernière est source de dispute à la réception, alors qu’une petite remarque discrète un mois plus tôt ne l’est pas.

Vente d’un forfait

Sell a membership etSell a course : qui, lequel et comment il paie. Le client peut être une personne qui séjourne chez vous, quelqu’un qui est déjà venu auparavant, ou un nom que vous saisissez sur-le-champ.

Le montant qui apparaît au-dessus du bouton correspond au montant total à payer aujourd’hui, et dans le cadre d’un forfait facturé au prorata, il ne s’agit pas du montant de la cotisation. La première période est ramenée au nombre de jours restants, de sorte que la ligne s’affiche sous forme de fraction de mois, et les frais d’adhésion sont ajoutés en dessous. La note ci-dessous indique la date d’expiration de l’adhésion et, si le forfait prévoit une durée minimale, la date de fin de l’engagement ainsi que les frais en cas de résiliation anticipée.

Sous le prix, le forfait est détaillé ligne par ligne : la réduction, les installations, les éventuelles restrictions d’accès, les limites de réservation, et si le forfait se renouvelle automatiquement. Lisez-le au client et vous lui aurez décrit ce qu’il achète sans avoir à ouvrir l’éditeur de forfait.

Paid by Le paiement s'effectue en espèces ou par carte à la réception, ou est facturé intégralement sur la note de chambre d'un client séjournant à l'établissement. Aucun élément d'un abonnement n'est gratuit à la vente : les cotisations, les frais d'adhésion et les cours sont tous comptabilisés comme des frais réels dès que la vente est confirmée.

Consulter la liste des membres

Cinq colonnes, dont deux sont plus fiables que vous ne pourriez le penser.

Status ne correspond pas simplement au dernier clic d’un utilisateur. Il s’agit du statut enregistré, associé à la date du jour, ce qui est le seul moyen d’obtenir l’Lapsed : personne ne résilie un abonnement en le laissant expirer ; ainsi, un abonnement dont la date de fin est dépassée doit être calculé plutôt que simplement consulté. Avant l’intégration de cette lecture, un abonnement qui avait pris fin au printemps continuait à faire bénéficier de sa réduction plusieurs mois plus tard.

Discount Et les informations «Included left » indiquent ce dont le membre bénéficie aujourd’hui , et non ce que prévoit le contrat sur le papier. Une ligne correspondant à un abonnement expiré, gelé ou suspendu n’indique ni l’un ni l’autre, et c’est là tout l’intérêt : une ligne affichant « 10 % » à côté d’un badge «Lapsed » est précisément la source de confusion qu’il convient de supprimer.

Ce dont bénéficie un membre lors de sa réservation

La personne qui effectue la réservation n’a rien de tout cela à retenir. Choisissez le client, choisissez le soin, et l’assistant indique ce qui s’applique sous le prix : un forfait en cours d’utilisation, un soin inclus pour cette période, ou une réduction en pourcentage.

L’étape des paiements s’ensuit alors. Pour un soin qui ne coûte rien au client, le compteur décompte automatiquement pour vous, en indiquant « il en reste 6 après celui-ci. Rien ne sera facturé », sélectionne «Already paid» et grise les quatre autres réponses. Il est impossible de réserver un soin inclus et de le facturer par erreur.

La remise, le cas échéant, est intégrée au prix de la ligne de soin plutôt que d’apparaître sous forme de ligne négative distincte, de sorte que le décompte s’affiche au prix indiqué au client. Le paramètre « Qui paie le soin ? » détermine ce qu’il advient de cette ligne par la suite.

Les avantages liés à la commande sont appliqués dans

Lorsqu’un client a plusieurs options en cours, le spa les traite selon un ordre fixe et s’arrête à la première réponse.

1. Un solde de forfait correspondant exactement à ce soin. C’est la priorité absolue. Le soin ayant déjà été acheté, aucune restriction ne s’applique et la réduction d’adhésion n’est pas nécessaire.
2. Une période d’exclusion. Si les avantages de l’adhérent sont exclus à ce moment-là, rien ne s’applique et le soin est facturé au prix plein.
3. Un soin inclus dont il reste un certain nombre pour cette période. Gratuit, et marqué comme déjà payé.
4. La remise en pourcentage. La solution de repli, et la seule qui s'applique à tout plutôt qu'à un soin spécifique.

C’est la première règle qui surprend le plus les gens. Un client dont l’abonnement a expiré en juillet, et qui dispose encore de quatre massages sur les six prévus dans un forfait acheté en juin, réserve ces quatre massages gratuitement et ne bénéficie d’aucune réduction réservée aux membres sur quoi que ce soit d’autre. Le forfait n’est pas un avantage lié à l’abonnement ; il s’agit d’un soin qu’il a déjà payé.

Gelé, suspendu, expiré, annulé

Quatre cas dans lesquels un abonnement cesse d’être pris en compte, et qui ne sont pas interchangeables.

En cas de résiliation avant la fin de la durée minimale, le système vous en informe avant de valider l’opération, précise le montant des frais de résiliation anticipée et vous avertit que la réduction prend fin immédiatement. Aucun remboursement n’est effectué à partir de cette boîte de dialogue, et les soins déjà bénéficiés ne sont pas affectés : un adhérent qui a bénéficié de deux massages inclus ce mois-ci et qui résilie aujourd’hui conserve ces massages.

Renouvellements

Renewals due Il s’agit de la liste des abonnements se situant dans la fenêtre de rappel de leur forfait, qui correspond à un nombre de jours que chaque forfait définit pour lui-même. Un forfait mensuel avec un rappel quatorze jours à l’avance et un forfait annuel avec un rappel trente jours à l’avance constituent une combinaison judicieuse, ce qui signifie que cet onglet est une liste de tâches plutôt qu’un tableau d’affichage.

L’onglet indique également si chaque abonnement est configuré pour se renouveler automatiquement. Le renouvellement à partir d’ici repousse les dates et facture les cotisations ; un abonnement laissé à l’abandon prend simplement fin, et le client s’en rend compte lorsque son prochain soin est proposé au prix plein.

Où va l’argent

Tout ce qui est vendu ici est comptabilisé comme une véritable facturation, sur le compte client ou sur un compte « sans rendez-vous » réglé sur place, exactement comme pour un soin.

• Les cotisations sont comptabilisées en une seule ligne, « Spa Membership Dues », quel que soit le forfait d’origine ; ainsi, un mois d’abonnement est regroupé en un seul endroit dans les rapports de vente. Le nom du forfait figure sur la ligne, ainsi que le nombre de jours pour lesquels la période a été facturée au prorata.
• Les frais d’adhésion font l’objet d’une deuxième ligne distincte, Spa Membership Joining Fee ; ainsi, les recettes générées par les nouvelles adhésions ne sont jamais mélangées à celles provenant de la fréquentation des membres.
• Une cure est comptabilisée une seule fois, au prix indiqué sur la cure, le jour de sa vente.
• Les utilisations ne donnent lieu à aucune comptabilisation. Un soin prélevé sur un forfait ou un crédit n’entraîne aucun mouvement d’argent, car celui-ci a déjà été prélevé auparavant. Il apparaît néanmoins sur le rendez-vous et dans les Rapports en tant que soin dispensé, ce qui garantit la transparence quant à l’utilisation des thérapeutes.

Lorsqu’un avantage n’apparaît pas