Ein Gast möchte die Kosten für eine Behandlung teilweise auf sein Zimmer und teilweise bar bezahlen.

Prostay stellt eine Behandlung einem einzigen Zahler in Rechnung, daher handelt es sich bei einer Aufteilung um zwei Vorgänge und nicht um einen einzigen: Führen Sie die Behandlung auf das Zimmerkonto durch und nehmen Sie anschließend den Barbetrag an der Rezeption als Zahlung auf die Rechnung entgegen. Wenn Sie es umgekehrt handhaben – also das Bargeld im Spa entgegennehmen und den Restbetrag dem Zimmer in Rechnung stellen –, entstehen zwei separate Verkäufe für dieselbe Behandlung, was später viel schwieriger zu erklären ist.

Die Behandlung wurde dem falschen Zimmer zugeordnet. Was nun?

Stornieren Sie die verbuchten Beträge aus dem Termin, wodurch die Stornierung auf dem falschen Folio sichtbar bleibt, ändern Sie anschließend den Zahler im Termin und schließen Sie diesen erneut ab. Bitten Sie die Rezeption nicht, die Zeile manuell zu verschieben: Das System würde weiterhin annehmen, dass der Termin korrekt verbucht wurde, und die nächste Person, die ihn einsehen würde, würde dadurch in die Irre geführt werden.

Darf ich von einem Gast, der seine Ausgaben auf das Zimmer buchen lässt, eine Kaution entgegennehmen?

Nein, und das würde auch nicht helfen. Eine Anzahlung dient dazu, Sie vor Personen zu schützen, die kein Interesse am Objekt haben; ein übernachtender Gast verfügt bereits über eine Reservierung, eine hinterlegte Kreditkarte und ein Konto. Wenn Sie bei Hausgästen ein No-Show befürchten, ist die No-Show-Gebühr im Wellnessbereich das geeignete Mittel dafür.

Warum stimmt der Gesamtbetrag für den Wellnessbereich nicht mit dem Rechnungsbetrag überein?

Da das Spa die Preise vor Steuern angibt und die Rechnung nach Steuern erstellt wird. Auf den Spa-Bildschirmen werden die Behandlung, etwaige Rabatte und die Servicegebühr angezeigt; die Steuer wird bei der Abrechnung erhoben, sobald die Gebühr verbucht wird, entsprechend der steuerlichen Behandlung des jeweiligen Katalogartikels. Im Zahlungsdialog wird der Betrag inklusive Steuern angezeigt, den der Gast tatsächlich bezahlt.

Was geschieht mit einer Behandlung, die über Nacht im Status „In Bearbeitung“ verbleibt?

Nichts – und genau darin liegt das Problem: Es wurde keine Rechnung erstellt und keine Zahlung entgegengenommen. Die „Heute“-Liste zeigt den Eintrag am nächsten Morgen an, und er bleibt dort stehen, bis jemand ihn abschließt oder storniert. Es lohnt sich, am Ende jedes Tages einen Blick darauf zu werfen, denn ein Termin, der im Status „in Bearbeitung“ feststeckt, ist fast immer eine Behandlung, die erbracht, aber nie bezahlt wurde.

Abrechnung von Wellness-Behandlungen in Prostay: Wer bezahlt eine Behandlung?

Geld wird nur einmal bewegt, und zwar am Ende

Eine Wellnessbuchung umfasst einen Therapeuten und einen Raum. Es fallen dabei keine Kosten an. Es wird nichts auf eine Folio, ein Konto oder eine Karte gebucht, bis der Termin als „Completed“ gekennzeichnet ist – dies ist der einzige Zeitpunkt im Modul, an dem Geld fließt.

Es lohnt sich, hier genau zu sein, denn dies entscheidet darüber, was Ihre Mitarbeiter sicher tun können. Buchungen können die ganze Woche über vorgenommen, verschoben, bestätigt und storniert werden, ohne dass ein einziger Buchungseintrag erfolgt; daher kostet eine stornierte Behandlung normalerweise nichts, und ein Fehler im Terminkalender ist eher ein Fehler hinsichtlich der Zeit als hinsichtlich des Geldes. Das bedeutet auch, dass ein Termin, der am Ende des Tages noch unter „In progress“ steht, eine Behandlung ist, die bereits erbracht, aber noch nicht bezahlt wurde.

Es gibt eine Ausnahme, und diese ist beabsichtigt: Eine Anzahlung ist echtes Geld, das zum Zeitpunkt der Buchung entgegengenommen wird. Alles andere wartet.

Die fünf Antworten

Die Terminliste, gefiltert nach „Bevorstehend“, mit Spalten für „Wann“, „Gast“, „Behandlung“, „Therapeut“, „Pays“, „Total“ und „Status“. Zehn Buchungen über drei Tage hinweg zeigen alle fünf Antworten auf die Frage, wer „pays“ ist. „Charge to room“ umfasst Wei Chen in Zimmer 312 für 76,74 USD, James Whitfield in Zimmer 104 für 113,91 USD, Priya und Raj Anand in Zimmer 401 für 503,58 USD, Tomas Novak in Zimmer 217 für 83,93 USD sowie Lucia Ferrari in Zimmer 305 für 131,89 USD. Amara Okafor und Erik Lindqvist zeigen die Werte „Already paid“ an und tragen einen grünen Prepaid-Chip, während die anderen eine Zahl anzeigen. Sofia Marino trägt ein Abzeichen mit der Aufschrift „“ zum Preis von 125,90 USD, die Tauchgruppe: Fischer trägt ein Abzeichen mit der Aufschrift „House account“ zum Preis von 113,91 USD, und die Anruferin: Frau Delgado trägt ein orangefarbenes Abzeichen mit der Aufschrift „Not set“ zum Preis von 59,95 USD. In der Reihe von Tomas Novak ist noch kein Therapeut eingetragen. — Die Spalte „Zahlt“, die den schnellsten Weg darstellt, die Buchungen zu finden, für die noch niemand geantwortet hat. Die hier angegebenen Summen verstehen sich vor Steuern.

Jeder Termin ist mit einer von fünf Antworten auf die Frage „Wer zahlt?“ versehen, die bei der Buchung ausgewählt wird und in der Spalte „Pays“ der Terminliste sichtbar ist. Vier davon sind konkrete Zahlungsempfänger. Die fünfte Antwort bedeutet, dass noch niemand danach gefragt hat, und genau diese lohnen Sie es, zu Beginn einer Schicht zu überprüfen.

Zahlt	Was nach Abschluss geschieht	Was erforderlich ist
Charge to room	Die Behandlung wird auf die Rechnung des Gastes gebucht, wo sie zusammen mit allen anderen Posten bis zur Abrechnung verbleibt.	Eine mit der Buchung verknüpfte Reservierung.
Pay at the spa	Es wird ein Konto eröffnet, die Behandlung wird darauf verbucht, die Zahlung schließt das Konto ab und es wird eine Rechnungsnummer ausgegeben.	Eine Person an der Rezeption, die das Geld entgegennimmt.
House account	Die Behandlung wird einem namentlich genannten offenen Konto gutgeschrieben, das später vom Kontoinhaber beglichen wird.	Ein bei der Buchung ausgewähltes Konto.
Already paid	Es erfolgt keine Verbuchung. Die Behandlung wird über einen Kurs, eine Pauschale oder ein Paket abgerechnet, das zusammen mit dem Zimmer verkauft wurde.	Der Anspruch, den das System selbst überprüft.
Not set	Nichts. Der Termin kann überhaupt nicht durchgeführt werden.	Jemand, der die Frage beantwortet.

Die fünfte Antwort hat zwei Bezeichnungen, je nachdem, wo Sie darauf stoßen. Sie wählen „Decide later“, wenn Sie die Buchung vornehmen, und in der Terminliste wird das Ergebnis als orangefarbenes „Not set“-Symbol angezeigt. Es handelt sich um denselben Termin im selben Status.

Die Antwort wird bei der Buchungsannahme festgelegt, und die Buchungsannahme umfasst die automatische Auswahl für Sie. Um dies nachträglich zu ändern, öffnen Sie den Termin, wählen Sie „Edit appointment “ aus dem Menü neben dem Status und fahren Sie fort bis zum Schritt der Zahlungen. Die Änderung wird im Verlauf des Termins protokolliert und ist nur möglich, bis die Behandlung abgeschlossen ist, da der Abschluss der Moment ist, in dem das Geld überwiesen wird.

Raum in Rechnung stellen

Der Terminplaner für Wei Chen, Schwedische Massage 60 Min., mit Completed, Mitglied und Room 312 Abzeichen. Wer pays liest, findet Charge to room. In der Zusammenfassung sind die Behandlung mit 80,00 USD, ein Rabatt von 16,00 USD, ein „service charge“ von 6,40 USD, Steuern in Höhe von 6,34 USD und ein „total“ von 76,74 USD aufgeführt, darunter eine angekreuzte Zeile mit dem Vermerk „Auf die Rechnung gebucht“. Am Ende der Seite finden sich folgende Einträge in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit dem neuesten: „2 Zeilen auf das Folio gebucht“ um 10:02 Uhr, „Behandlungcompleted“ um 10:00 Uhr, „Gast eingetroffen“ um 8:52 Uhr und „Termin angelegt“ zwei Tage zuvor. — Eine abgeschlossene Zimmerabrechnung. Die Zeile unter der Gesamtsumme ist die einzige Bestätigung dafür, dass tatsächlich Geld geflossen ist.

Dies ist der übliche Fall bei einem Hotelgast, und dabei ist zu beachten, dass das Spa die Abrechnung nicht einbehält. Sie wird auf dasselbe Folio gebucht, auf das auch die Restaurant- und Minibar-Belasteungen gebucht werden, und zwar unter dem eigenen Katalogposten der Behandlung, wobei die steuerliche Behandlung des Objekts angewendet wird. Wenn der Gast am Donnerstag an der Rezeption erscheint, ist die Massage lediglich eine Zeile auf seiner Rechnung, und niemand an der Rezeption muss wissen, dass es das Spa überhaupt gibt.

Die angekreuzte Zeile unter der Gesamtsumme ist die Bestätigung. Solange diese nicht erscheint, wurde noch nichts verbucht, ganz gleich, was das Status-Symbol anzeigt.

Zwei Dinge verhindern dies. Eine Buchung ohne zugehörige Reservierung hat kein Folio, auf das gebucht werden kann, weshalb die Option für einen Spontanbesucher nicht angeboten wird. Und ein Gast, der bereits ausgecheckt hat, verfügt ebenfalls über kein offenes Folio; der Buchungsbildschirm zeigt dies an, sobald Sie den Zahlungsschritt erreichen, und die Lösung besteht darin, die Zahlung im Spa entgegenzunehmen oder die Behandlung auf ein Hauskonto zu setzen.

Bezahlung im Spa

Der Dialog „Take payment“ für Sofia Marino, „Traditional Thai“ (90 Min.). Eine Zusammenfassung listet die Behandlung mit 105,00 USD, eine „service charge“ von 10,50 USD, Steuern in Höhe von 10,40 USD sowie „Due now“ in Höhe von 125,90 USD auf. Darunter befindet sich ein Dropdown-Menü „Paid by“, das auf „Cash“ eingestellt ist, sowie ein Informationsbanner mit dem Text: „Ein house account wird eröffnet, die Behandlung wird dort verbucht und diese Zahlung schließt ihn ab, sodass der Verkauf in Rechnung gestellt wird und nichts offen bleibt.“ Die Schaltflächen tragen die Bezeichnungen „Abbrechen“ und „Weiter“. — Vier Buchungsvorgänge hinter einer Schaltfläche: Konto eröffnen, Behandlung verbuchen, Geld entgegennehmen, Konto schließen.

Wird eine Behandlung für jemanden abgeschlossen, der an der Rezeption bezahlt, öffnet sich der Zahlungsdialog, anstatt die Buchung im Hintergrund durchzuführen, da Geld entgegengenommen werden muss, bevor der Termin abgeschlossen werden kann.

Hinter dieser einen Schaltfläche erfolgen nacheinander vier Vorgänge: Ein Konto wird auf den Namen des Gastes eröffnet, die Behandlung und die dazugehörige Servicegebühr werden darauf verbucht, die Zahlung wird verrechnet und das Konto wird geschlossen. Das Ergebnis ist eine Rechnungsnummer , wodurch dieser Verkauf für Ihren Buchhalter auffindbar ist – im Gegensatz zu Bargeld in einer Kasse. Es handelt sich um denselben Abrechnungsbildschirm, den die Rezeption verwendet; daher wird eine im Spa entgegengenommene Karte mit demselben Terminal- Stapel abgeglichen wie eine an der Rezeption entgegengenommene Karte, und das hier gezählte Bargeld wird in derselben Kasse verbucht.

Due now Es handelt sich um den Betrag inklusive Steuern, also den Betrag, der dem Gast vorgelesen wird. Sowohl Barzahlungen als auch Kartenzahlungen werden auf den Erfassungsbildschirm weitergeleitet, wo Bargeld gezählt und das Wechselgeld berechnet wird und bei einer Kartenzahlung der Autorisierungscode eingeholt wird. Bei allen anderen Zahlungsarten, wie einer Überweisung oder einem Gutschein, wird stattdessen das Feld „Reference “ angezeigt: optional, und der Unterschied zwischen einer Zahlung, die Sie in drei Monaten erklären können, und einer, die Sie nicht erklären können.

Wenn das Profil des Gastes eine E-Mail-Adresse enthält, kann die Quittung sofort dorthin gesendet werden.

Anzahlungen

Der Terminplaner für Sofia Marino, „Traditional Thai 90 min“, mit den Ausweisen „Checked in“ und „Visitor“. „Whopays“ lautet „Pay at the spa“. Auf einem orangefarbenen Banner steht: „Für diese Buchung wurde noch keine Anzahlung in Höhe von 30 % (37,77 USD) erhoben“, und auf einem blauen Banner darunter steht: „Sie befinden sich innerhalb der 24-Stunden-Stornierungsfrist, daher kann bei einer Stornierung zum jetzigen Zeitpunkt eine Gebühr anfallen.“ Die Zusammenfassung zeigt die Behandlungskosten in Höhe von 105,00 USD, einen „service charge“ von 10,50 USD, Steuern in Höhe von 10,40 USD und einen „total“ von 125,90 USD. — Ein externer Gast, bei dem die Kaution noch aussteht. Die Buchung ist in Ordnung; das Geld jedoch nicht.

Eine Anzahlung gibt es aus einem Grund: Ein externer Gast, der einen Samstagnachmittag bucht, hat nichts zu verlieren, wenn er nicht erscheint. Wenn Ihr Objekt Anzahlungen in Spa-Einstellungen aktiviert hat, fordert Prostay eine solche an, sobald eine solche Buchung bestätigt wird, und erinnert Sie am Tag des Termins selbst daran, bis die Anzahlung eingegangen ist.

Es wird nur bei einer Art von Buchung abgefragt: bei einem externen Gast, der im Spa bezahlt, bei einem Termin, der noch nicht abgeschlossen, storniert oder als „No-Show“ markiert wurde. Ein Gast, der auf sein Zimmer bucht, wird nicht abgefragt, da das Objekt bereits über eine Reservierung und eine Kreditkarte verfügt.

Das blaue Banner unten im Bild ist eine andere Warnung und erscheint bei jedem Termin innerhalb Ihres Stornierungsfensters. Es dient dazu, dass jeder, der im Begriff ist zu stornieren, bereits vor dem Klick weiß, dass eine Gebühr anfällt – und nicht erst danach.

Eine Anzahlung ist keine verbuchte Belastung. Es liegt noch kein Folio vor und die Behandlung hat noch nicht stattgefunden, daher wird der Betrag für den Termin zurückgestellt. Er wird erst bei der Abrechnung zu einer tatsächlichen Zahlung, wo er auf der Rechnung neben dem Restbetrag erscheint, sodass das abgeschlossene Konto zwei Zahlungen für eine Rechnung ausweist und der Gast nur den Restbetrag begleicht.

Hauskonten

Ein Hauskonto ist die Lösung für einen Zahler, der kein Zimmergast ist und nicht direkt vor Ihnen steht: ein Firmenkunde im Wellnessbereich, eine Hochzeitsgesellschaft, eine Tauchschule, die jeden Dienstag Gäste schickt, ein Reisebüro, das monatlich abrechnet. Die Behandlung wird nach Abschluss auf das Konto verbucht, genau wie eine Zimmerrechnung auf das Folio verbucht wird, und das Konto wird nach eigenem Zeitplan von demjenigen beglichen, dem es gehört.

Das Konto muss bei der Buchung ausgewählt werden. Wird keines ausgewählt, kann die Buchung nicht abgeschlossen werden, was beabsichtigt ist: Eine Kontogutschrift ohne Konto ist eine Behandlung, für die niemandem jemals eine Rechnung gestellt wird.

Bereits bezahlt

Manche Behandlungen werden bereits vor der Buchung bezahlt: eine Serie von sechs im Voraus gekauften Massagen, eine Mitgliedschaftsgebühr, ein Wellness-Paket, das zusammen mit dem Zimmerpreis verkauft wird. Diese Termine sind mit „ Already paid “ gekennzeichnet, und bei der Durchführung wird überhaupt nichts verbucht. Die Behandlung wird vom Saldo abgezogen, zu dem sie gehört.

Dies ist der einzige Zahler, den die Rezeption nicht außer Kraft setzen kann, und die Ablehnung wird durch den Server erzwungen und nicht durch das Ausblenden einer Schaltfläche. Das ist wichtiger, als es zunächst klingt. Der Fehler, den dies verhindert, ist besonders kostspielig: Ein Gast, der bereits für sechs Massagen bezahlt hat, dem die vierte erneut in Rechnung gestellt wird, der dies beim Auschecken bemerkt und damit Recht hat.

Was bereits abgebucht wurde und was noch übrig ist, wird bei Mitgliedschaften und im Voraus bezahlten Kursen berücksichtigt.

Entscheiden Sie später, und was es kostet,

Decide later , ist eine ehrliche Antwort auf einen Anruf, bei dem möglicherweise das Unternehmen die Kosten übernimmt. Der Termin wird ordnungsgemäß gebucht: Der Therapeut und der Raum werden wie bei jeder anderen Buchung reserviert, und der Termin erscheint im Terminkalender und in der „Heute“-Liste.

Die Kosten fallen erst am Ende an. Der Termin kann erst abgeschlossen werden, wenn jemand antwortet, sodass die Frage im ungünstigsten Moment wieder auftaucht – während der Gast am Empfang steht und ein Therapeut darauf wartet, mit der nächsten Behandlung zu beginnen. Die Benachrichtigungsleiste weist deutlich darauf hin und verweist auf Edit appointment als Ort, an dem die Frage beantwortet werden kann, doch das ist ein Gespräch, das Sie lieber schon gestern geführt hätten. Die Terminliste kennzeichnet diese Termine mit einem orangefarbenen „Not set “-Symbol, und das Filtern dieser Spalte zu Beginn des Tages dauert etwa zehn Sekunden.

Woher die Zahlen stammen

Vier Zahlen bestimmen den Betrag, den ein Gast bezahlt, und keine davon wird vom Spa selbst festgelegt.

Der Behandlungspreis entspricht dem Listenpreis der Leistung, der unter „Items & Services “ festgelegt wird und in Prostay überall einheitlich ist.
Der Rabatt , falls der Gast Mitglied ist, wird in den Preis der Behandlungszeile integriert und nicht als separate negative Zeile ausgewiesen, sodass auf der Rechnung der Preis erscheint, der dem Gast angeboten wurde.
Die Servicegebühr wird automatisch hinzugefügt, wenn die Behandlung so eingerichtet ist, dass sie eine solche enthält, und wird als eigene Zeile verbucht, damit sie separat ausgewiesen und verteilt werden kann.
Die Steuern werden bei der Verbuchung der Gebühr berechnet, entsprechend der steuerlichen Behandlung des Katalogartikels. Aus diesem Grund ist der Gesamtbetrag auf dem Buchungsbildschirm geringer als der Gesamtbetrag auf der Rechnung, und genau darauf weist der Buchungsbildschirm hin.

Das Ergebnis bei einer normalen Behandlung sind zwei oder drei Zeilen auf der Rechnung, nicht nur eine. Ein Gast, der fragt, warum seine Massage zweimal aufgeführt ist, betrachtet in der Regel die Behandlung und die dazugehörige Servicegebühr.

Trinkgelder

Das Dialogfeld „Trinkgeld hinzufügen“ für Wei Chen. Drei Vorschlagsfelder zeigen 10 % (8,00 USD), 15 % (12,00 USD) und 20 % (16,00 USD) an; das Feld „Betrag“ darunter wurde mit 12 USD ausgefüllt. Ein Dropdown-Menü „Für“ ist auf „Maria Santos“ eingestellt, unter dem Hinweis „So benannt, damit das Trinkgeld out an die richtige Person ausgezahlt werden kann.“ Die Hauptschaltfläche lautet „USD 12,00 hinzufügen“. — Ein Trinkgeld wird in einer eigenen Zeile ausgewiesen und auf den Namen eines Therapeuten ausgestellt, weshalb es an eine Person und nicht an das Spa zu zahlen ist.

Ein Trinkgeld wird direkt im Termin hinzugefügt, entweder während der Behandlung oder nach deren Beendigung. Die vorgeschlagenen Beträge basieren auf den Prozentsätzen in Ihren Spa-Einstellungen, und der Betrag kann überschrieben werden.

Zwei Aspekte machen dies zu mehr als nur einem zusätzlichen Betrag auf der Rechnung. Das Trinkgeld wird als eigene Zeile unter einem eigenen Katalogposten verbucht, sodass es für Steuer- und Berichtszwecke anders behandelt werden kann als die Behandlungsumsätze. Außerdem wird ein Therapeut namentlich genannt, wodurch die Lohnabrechnung den Betrag an eine bestimmte Person auszahlen kann. Ein Trinkgeld, das in den Gesamtbetrag der Behandlung eingerechnet ist, kann von niemandem verteilt werden.

Die Angabe „Shared across the spa“ als Therapeut ist eine zulässige Lösung für ein Trinkgeld, das am Empfang für das gesamte Team hinterlassen wurde.

Wenn etwas falsch abgerechnet wurde

„ Void posted charges “ (Gebühr stornieren) im Überlaufmenü des Termins storniert den vom Spa verbuchten Posten. Die Belastung verbleibt auf dem Folio als stornierte Zeile mit einem Stornovorgang, da eine Rechnung, bei der stillschweigend eine Zeile entfernt wird, nicht mehr geprüft werden kann. Verwenden Sie diese Funktion, wenn die Behandlung dem falschen Zahler zugeordnet wurde oder gar nicht stattgefunden hat; der Termin kann dann korrigiert und erneut abgeschlossen werden.

Sowohl eine Stornierung innerhalb des Zeitfensters als auch ein Nichterscheinen werden mit einer Gebühr belegt, sofern Ihre Einstellungen dies vorsehen, und zwar in der dort festgelegten Höhe; beide werden dem Termin mit dem jeweiligen Grund zugeordnet. Der Termin informiert Sie bereits vor der Bestätigung darüber, welche der beiden Optionen Sie gerade vornehmen, und welche Kosten dem Gast dadurch entstehen.

Alle finanziellen Vorgänge werden in den Verlauf des Termins am unteren Rand der Oberfläche eingetragen: wer die Anzahlung entgegengenommen hat, wer die Buchung vorgenommen hat, wer sie storniert hat, wer das Trinkgeld hinzugefügt hat und wann. Wenn ein Gast drei Tage später eine Abbuchung beanstandet, dient diese Liste als Antwort.

Wer bezahlt eine Behandlung?