D'où provient un soin
Un soin n’est pas un objet « spa ». Il s’agit d’un élément ordinaire issu du catalogue de votre Établissement, la même liste à partir de laquelle la réception publie le petit-déjeuner et les transferts aéroport, auquel un profil de planification est associé par le spa. Le prix, les Taxes, les catégories et le contenu du forfait relèvent de l’élément et sont modifiés sous «Items & Services». La durée, la salle requise et les personnes habilitées à le prodiguer relèvent du profil et sont modifiés ici.
Il est important de bien comprendre la conséquence pratique de ce fonctionnement, car elle est à l’opposé de ce que font la plupart des logiciels de spa. Modifiez le prix d’un massage dans «Items & Services » et il change simultanément pour le spa, pour le service en chambre et pour la réception, car il n’existe qu’un seul prix. Il n’y a pas de grille tarifaire distincte pour le spa à mettre à jour, ni aucun moyen de facturer un prix au comptoir du spa et un autre sur un compte client.
Ajouter des soins au spa
Add from catalog répertorie tous les éléments qui ne sont pas déjà marqués comme des soins. Cochez-en autant que vous le souhaitez, puis enregistrez : chacun se voit attribuer un profil d’une durée de 60 minutes, sans autre paramètre défini. C’est volontaire : l’ajout du menu au spa se fait en une seule action, et la configuration s’effectue ensuite, soin par soin.
Ne cochez que les éléments pour lesquels un client réserve un créneau. Les éléments tarifaires propres au spa constituent ici un piège, car ils se trouvent dans la même catégorie et ressemblent à des services de spa. Les frais de service, le pourboire, les frais d’annulation et les trois éléments relatifs à l’adhésion sont tous des éléments de catalogue dans Spa & Wellness , et aucun d’entre eux n’est un soin. Si vous en marquez un par erreur, il apparaîtra dans l’assistant de réservation comme un élément pour lequel un client peut être inscrit.
Si l'article n'existe pas encore, créez-le d'abord dans Items & Services en indiquant son prix et ses taxes, puis revenez marquer l'option. Il n'est pas possible de créer un article du catalogue à partir de cet écran, ce qui est une restriction justifiée : un article inventé à la réception du spa sans traitement fiscal finirait par figurer sur la facture d'un client.
Lecture de la liste
Cinq colonnes, dont deux méritent une lecture attentive.
| Colonne | Ce qu’elle indique |
|---|---|
| Treatment | Le nom du soin tel qu’il apparaît dans le catalogue, ainsi que la couleur qui lui est attribuée dans l’agenda. Un badge « Package » indique qu’il s’agit d’un soin groupé ; un badge « Inactive » indique qu’il n’est plus possible de le réserver. |
| Category | La catégorie du catalogue, et non celle du spa. Utile principalement pour repérer un article qui a été signalé par erreur. |
| Time | La durée du soin, suivie entre parenthèses des minutes supplémentaires pendant lesquelles la cabine est réservée. «75 min (+40 room) » signifie que le client a réservé 75 minutes et que la cabine n’est pas disponible pendant 115 minutes. |
| Price | Le prix catalogue, ou «Open» pour un article dont le prix est fixé au moment de la Vente. |
| Needs | Tout ce qui, hormis le temps du praticien, doit être disponible avant que ce soin puisse être vendu : un type de salle, un équipement spécifique, une compétence ou des praticiens désignés. «Anything» signifie que ce soin peut être dispensé par n’importe quel praticien en service, dans n’importe quelle salle. |
Les trois durées
En cliquant sur une ligne, vous ouvrez le profil, et le panneau situé en haut de celui-ci a pour unique but de souligner un point : un soin occupe trois éléments pendant trois durées différentes.
- Treatment time C’est ce qui est proposé au client et ce qu’ il vit. C’est la seule des trois que le client voit jamais.
- Setup Il s'agit de la préparation de la salle avant l'arrivée du client : chauffer les pierres, faire couler un bain, disposer le linge. La salle est indisponible pendant ce temps ; le praticien, lui, ne l'est pas.
- Turnaround C’est ce dont la salle a besoin par la suite : le déshabillage, le nettoyage, le séchage, l’aération. Là encore, c’est la salle, et non le thérapeute, qui est libre dès la fin du soin et peut commencer le suivant dans une autre cabine.
Ainsi, le soin aux pierres chaudes ci-dessus mobilise un thérapeute pendant 75 minutes et une cabine pendant 115. Si vous le réservez à la suite de lui-même, vous aurez vendu la même salle deux fois ; un système qui enregistre une seule durée par soin vous permettra de le faire, et la journée commencera à déraper vers onze heures et aura quarante minutes de retard dès cinq heures. Veiller à ce que ces deux chiffres soient exacts est la chose la plus utile sur cet écran.
Les deux valeurs par défaut correspondent aux paramètres définis dans les « Paramètres du spa » lors de l’ajout initial d’un soin, et ce que vous saisissez ici les remplace définitivement pour ce soin. Un bain d’hydrothérapie nécessitant 25 minutes de temps de rotation n’a pas à entraîner tous les massages dans son sillage.
Où un soin peut avoir lieu
Quatre lieux, cochés dans n’importe quelle combinaison, dont au moins un est obligatoire. Ils déterminent les ressources que le contrôle de disponibilité doit rechercher ; il ne s’agit donc pas d’une simple formalité.
| Lieu | Ce que cela signifie pour la disponibilité |
|---|---|
| Spa treatment room | Une cabine au spa. Nécessite une salle de soins libre du type approprié, pour toute la durée de la séance et le temps de préparation. |
| Guest's own room | Le praticien se rend auprès du client. Aucune salle n’est réservée, car le client se trouve déjà dans l’une d’elles ; seul le praticien doit donc être disponible. En pratique, cela ne concerne que les clients séjournant sur place. |
| Hotel room used by the spa | Une véritable chambre servant de cabine. Nécessite une salle de soins associée à cette chambre, et celle-ci doit être inoccupée ce jour-là. |
| Off-site | La plage, la terrasse de la piscine, une villa un peu plus loin sur la route. Aucune salle n’est réservée, exactement comme pour la chambre du client. |
Il est normal et utile de cocher plusieurs options. Un massage suédois pouvant être dispensé dans une cabine, dans la chambre du client ou sur la plage peut être vendu à trois heures de l’après-midi un samedi de grande affluence, lorsque les cabines sont toutes occupées mais que le thérapeute est encore disponible.
Ce qu’il faut pour que cela fonctionne
Quatre champs, et c’est la différence entre les deux derniers que les gens confondent souvent.
- Requires room type limite les cabines prises en compte. Un bain d’hydrothérapie nécessite une salle d’eau ; une retraite en couple nécessite une suite pour couples. Si l’option «Any treatment room » est sélectionnée, le système utilisera tout ce qui est disponible.
- Requires equipment réserve un équipement pour la même plage horaire que la chambre. Le matériel étant disponible en quantité limitée, deux soins peuvent se partager un stock de trois kits de pierres chaudes et la troisième réservation est celle qui est refusée.
- Who can perform it nomme des thérapeutes individuels. Seules ces personnes sont proposées. Utilisez cette option lorsque la contrainte concerne réellement une personne, et non une qualification : le seul thérapeute formé à votre soin du visage exclusif.
- Or by skill exige plutôt une qualification, et toute personne possédant cette compétence peut être sélectionnée. C’est l’option à privilégier dans la quasi-totalité des cas, car elle reste valable lorsque vous embauchez du personnel.
Ne nommer personne et ne pas exiger de compétence signifie que n’importe quel membre de l’équipe en service peut être réservé, ce qui convient pour une séance de sauna mais ne convient pas pour un massage thaï. Laisser ces deux champs vides pour tout est la raison cachée pour laquelle un spa finit par effectuer manuellement des doubles réservations pour son seul thérapeute qualifié.
Sexe, taille du groupe et couleur
Therapist gender limite le soin aux thérapeutes de sexe féminin ou masculin. Il s’agit d’une propriété du soin, pour les cas où il s’agit d’une règle plutôt que d’une préférence. Si un client demande une praticienne pour un soin ne faisant pas l’objet d’une telle règle, la demande est traitée au moment de la réservation ; laissez donc ce champ sur «Any therapist » (par défaut) à moins que la restriction ne s’applique réellement à toutes les personnes qui réservent ce soin.
Guests at once La valeur par défaut est 1 pour un soin ordinaire. Définissez-la sur une valeur supérieure à 1 et le soin devient une « classe » : un praticien, une salle, et autant de clients que le nombre de places disponibles réservés pour le même créneau. Une séance de yoga pour douze personnes correspond à une seule réservation d’une capacité de douze, et non à douze réservations distinctes. La capacité propre à la salle reste applicable : ainsi, un studio pouvant accueillir huit personnes n’acceptera pas de neuvième personne.
Colour on the book Il s'agit de la manière dont le soin est indiqué dans le carnet de rendez-vous. Utilisez des couleurs par type plutôt que par nom, ce qui permet à un responsable de visualiser la journée d'un seul coup d'œil : massages en bleu, soins du visage en rose, soins humides en bleu sarcelle. Les thérapeutes ont également leurs propres couleurs, et c'est la couleur du soin qui est utilisée dans la vignette.
Frais de service et pourboires
Ces deux champs n’apparaissent que lorsqu’un supplément de service est activé pour l’ Établissement.
Service charge Si vous le laissez vide, le pourcentage de l’Établissement s’applique, et l’espace réservé vous indique de quel pourcentage il s’agit. La saisie d’un chiffre remplace ce pourcentage pour ce soin. Saisir «0 » n’est pas la même chose que de laisser le champ vide : zéro signifie que ce soin ne comporte aucun frais de service, ce qui est souhaitable pour une consultation, des honoraires ou tout ce pour quoi vous ne souhaitez pas donner l’impression d’appliquer une majoration.
Can be tipped Détermine si l'étape du pourboire est proposée lors du règlement de ce soin. Activée pour tout ce qu’un thérapeute effectue ; désactivée pour la location d’une salle ou un produit.
Les options « Actif », « En ligne » et « Désactiver »
Active conserve tous les rendez-vous passés et tous les Rapports intacts, mais empêche le soin d’être proposé pour les nouvelles réservations : il disparaît de l’assistant de réservation et est signalé par un badge «Inactive » ici. C’est la bonne manière de retirer un soin saisonnier, et la bonne manière de suspendre un soin lorsque votre seul thérapeute qualifié est en congé.
Bookable online Indique qu’un soin peut être réservé par les clients eux-mêmes. Le spa n’est pas encore visible via le Moteur de réservation client ; ce drapeau enregistre donc pour l’instant une intention et ne modifie rien. Vous pouvez l’activer en toute sécurité dès maintenant.
L’option « Remove from spa », en bas à gauche, supprime le profil de planification et rien d’autre. L’élément du catalogue est conservé, avec son prix et son historique ; il cesse simplement d’être un service que le spa peut proposer. Utilisez cette option lorsqu’un élément a été marqué par erreur. Pour retirer définitivement un véritable soin, désactivez-le plutôt, afin que la raison pour laquelle il n’est plus proposé reste visible l’année prochaine.
Forfaits
Un article du catalogue peut constituer un forfait : une demi-journée de détente comprenant un massage, un soin du visage et un déjeuner. Le spa le gère comme un seul rendez-vous. Un créneau, un thérapeute, une cabine, pour la durée totale que vous définissez ici, et chaque élément apparaît sur une ligne distincte de la facture du client, de sorte que celle-ci détaille toujours les prestations dont il a bénéficié.
Ce système convient lorsque trois prestations se succèdent avec le même thérapeute dans la même cabine, mais ne convient pas à un forfait journée où le soin du visage a lieu à 11 h et le déjeuner à 13 h. Dans ce cas, vendez les prestations comme des soins distincts et réservez-les individuellement. Le logiciel l’indique clairement dans une bannière chaque fois que l’élément correspond à une formule.
Une fois le menu créé, la vérification des disponibilités a ensuite besoin des personnes et des salles auxquelles le faire correspondre, à savoir les thérapeutes, les salles et les équipements .