L'endroit où les réservations
New booking apparaissent dans le carnet de rendez-vous, dans la liste « Aujourd’hui » et dans la liste des rendez-vous, et elles ouvrent le même onglet à partir de ces trois emplacements. Cliquer sur une zone vide de l'agenda l'ouvre également, avec le nom du thérapeute et l'heure déjà renseignés, ce qui constitue la méthode la plus rapide lorsque le client se trouve devant vous et que vous pouvez voir le créneau disponible.
Quelle que soit la manière dont vous l’ouvrez, le menu déroulant pose quatre questions dans un ordre fixe, car chaque réponse affine la suivante. Le client décide de ce à quoi il a droit et de qui paie par défaut ; le soin détermine sa durée et donc les créneaux disponibles ; l’horaire détermine quel thérapeute et quelle salle sont utilisés.
Première étape : à qui s’adresse-t-il ?
Trois modes d’accès, chacun répondant à trois questions différentes.
- Hotel guest Recherche les réservations en cours par nom, numéro de chambre ou numéro de confirmation. C’est l’option à utiliser chaque fois que le client séjourne chez vous, car elle associe la réservation à la prénotion, ce qui permet ensuite de facturer la chambre.
- Returning client Recherche les profils des clients de l’Établissement par nom, e-mail ou numéro de téléphone. Utilisez-la pour un membre local ou un visiteur régulier qui ne passe pas la nuit chez vous.
- New guest crée un profil à partir d’un nom, et éventuellement d’une adresse e-mail et d’un numéro de téléphone. Il s’agit d’un véritable profil de client, du même type que celui créé par la réception ; ainsi, la même personne réservant une chambre en novembre sera reconnue.
Chaque résultat d’hôtel affiche le numéro de chambre et le statut du client : « In house », «Arriving » ou «Departed ». Ce dernier point est important, car un client départi n’a pas de compte sur lequel imputer la facture et l’étape de paiement l’indiquera.
Lorsqu’une réservation comporte plusieurs noms, les noms supplémentaires apparaissent sous forme de pions sous la ligne. Choisissez la personne qui bénéficie effectivement du soin plutôt que le client principal : la facturation s’effectue au nom de la personne que vous choisissez, et un soin du visage facturé à la mauvaise moitié d’un couple donne lieu à une conversation délicate au moment du départ.
Deuxième étape : quoi et où
Les soins sont regroupés par catégorie de catalogue, avec la durée et le prix indiqués pour chacun d'entre eux, et le champ de recherche prend en compte à la fois le nom et la catégorie. Seuls les soins configurés et actifs apparaissent ici, ce qui est abordé lors de la création de votre menu de soins .
Where apparaît une fois le soin choisi, et ne propose que les lieux autorisés pour ce soin. Si vous choisissez la chambre du client ou un lieu hors site, une note vous est demandée ; c’est ce que le thérapeute lira : « Cabane de plage n° 4 » ou « le client a demandé le balcon ». Aucun de ces deux lieux ne dispose d’une salle de soins ; ce sont donc souvent les seuls emplacements disponibles lors d’un après-midi très chargé.
Si le soin nécessite plus d’un client, une fenêtre contextuelle «Guests » s’affiche. Un soin en couple réservé pour deux personnes correspond à un seul rendez-vous utilisant une seule salle et un seul créneau horaire, et non à deux réservations distinctes.
C’est également à ce stade que les avantages de l’abonnement entrent en jeu. Une bannière verte indique que le soin est déjà payé, soit dans le cadre d’un forfait prépayé, soit grâce à l’ allocation mensuelle d’un abonnement ; une bannière bleue signifie qu’une remise en pourcentage s’applique. Une bannière d’avertissement indique que les avantages du forfait sont indisponibles à l’heure sélectionnée ; il est recommandé de le signaler au client avant qu’il ne s’en rende compte à sa grande surprise au moment du règlement.
Troisième étape : à chaque
Chaque créneau affiché ici correspond à une réponse réelle et complète : un thérapeute diplômé, inscrit au planning et disponible, une salle du type approprié disponible pour la mise en place, le nettoyage ainsi que la séance de soins, et tout le matériel nécessaire à la séance. Rien n’est proposé qui ne puisse être fourni. Les horaires proviennent du serveur plutôt que du navigateur ; ainsi, deux réceptionnistes cliquant simultanément sur le même créneau de 15 h ne peuvent pas toutes les deux réussir leur sélection.
Le menu déroulant des thérapeutes se limite à une seule personne, ce qui vous permet de respecter votre demande « la même dame que la dernière fois ». Si vous laissez l’option «Any therapist » (choisir une personne au hasard), davantage de créneaux s’affichent et le système sélectionne la personne disponible.
Nothing free that day Ce n’est pas un dysfonctionnement. Cela signifie que le spa est fermé, que tous les praticiens qualifiés sont déjà réservés, ou qu’aucun praticien qualifié n’est de service. Modifiez d’abord la date, puis élargissez la sélection des thérapeutes, puis consultez les options de lieu du soin : un massage pouvant également avoir lieu dans la chambre du client proposera souvent des créneaux horaires indisponibles dans les cabines.
Étape n° 4 : qui paie ?
La réponse est déjà sélectionnée pour vous. Pour un client résidant dans l’établissement ou un client à l’arrivée disposant d’ une réservation, le lieu par défaut est sa chambre ; pour toute autre personne, le lieu par défaut est le spa ; un client dont le soin est déjà inclus dans une cure ou un forfait est automatiquement affecté à «Already paid » et ne peut être modifié, car il n’y a rien à facturer. Ce champ de saisie sert à modifier cette valeur par défaut, et non à vous faire répondre à une question dont la réponse est évidente dans 90 % des cas.
| Option | Signification |
|---|---|
| Charge to room | Sera comptabilisé sur le compte du client une fois le soin terminé, et non pas maintenant. Proposé uniquement lorsque la réservation est associée à une réservation. |
| House account | Enregistrement sur un compte ouvert à régler ultérieurement : un client de bien-être d’entreprise, un groupe de mariage, une agence. Vous pouvez ouvrir le compte ici sans quitter la réservation. |
| Pay at the spa | Paiement en espèces ou par carte à la réception une fois le soin terminé. Un reçu est émis et la vente est facturée ; il ne reste donc rien en suspens. |
| Already paid | Vendu avec le tarif de la chambre, ou déduit d'un forfait ou d'un crédit. Aucune écriture comptable n'est enregistrée. |
| Decide later | La réservation est valide mais ne peut être finalisée tant que personne n’a répondu. Utile lorsque le client est au téléphone et que c’est probablement l’Entreprise qui prend en charge les frais. |
Le résumé ci-dessous correspond au prix total : le soin, toute réduction liée à l’adhésion et les frais de service, le cas échéant. La taxe n’y figure pas, car elle est appliquée au moment où la transaction est effectivement comptabilisée et suit le régime fiscal propre à chaque article. La ligne sous le total l’indique clairement, et il est utile de la lire à un client qui demande si le montant est définitif.
Notes for the therapist est le dernier champ, et c’est celui qui est le moins utilisé dans le module. Allergies, blessures, préférences en matière de pression, une épaule douloureuse : ces informations sont transmises avec le rendez-vous vers la liste « Aujourd’hui », où le thérapeute peut les consulter.
Acomptes
Si l’Établissement demande un acompte aux clients externes, et que cette réservation est celle pour laquelle un client externe effectue le paiement au spa, une boîte de dialogue d’acompte s’ouvre dès que la réservation est confirmée. C’est voulu : le seul moment où l’ on est certain que le client est encore au téléphone, c’est celui où vous lui annoncez que sa réservation est effective.
Le montant est renseigné automatiquement en fonction du pourcentage défini dans vos paramètres et peut être modifié manuellement si vous avez convenu d’un autre montant. Les paiements par carte et via le terminal passent par le même écran de saisie que celui utilisé par la réception, ils sont donc versés dans le même tiroir que toutes les autres recettes. Encaisser un acompte n’est pas la même chose que comptabiliser un prélèvement : il s’agit d’une somme bloquée au titre du rendez-vous, qui sera déduite de la facture une fois le soin réglé.
Not now Cela génère une véritable réservation avec l’acompte en attente ; vous ne perdez donc rien à ignorer cette étape et à encaisser la somme à l’ arrivée du client. L’ensemble de ce processus, de l’acompte au reçu, est décrit dans la section « Qui paie un soin ? ».
Lorsqu’une réservation ne peut être validée
Quatre éléments bloquent la procédure, et chacun nécessite une solution différente.
- L’étape suivante est grisée. L’étape en cours est restée sans réponse. À la dernière étape, cela signifie généralement que l’option «House account » a été sélectionnée et qu’ aucun compte n’a été choisi.
- Une bannière d’avertissement concernant une restriction. Le forfait du client ne permet pas cette réservation, le plus souvent parce qu’il a épuisé son crédit ou que l’avantage n’est pas disponible à ce moment-là. Modifiez l’horaire ou effectuez la réservation comme une réservation payante normale.
- « Ce créneau a été réservé pendant que vous effectuiez votre réservation. » Une autre personne a réservé ce créneau pendant les quelques secondes que vous avez passées à l’étape des paiements. Vous êtes ramené à la sélection des horaires, toutes les autres informations étant conservées ; choisissez-en un autre et poursuivez.
- Le client a quitté l’établissement. Un client parti ne peut pas être facturé sur une chambre.Take payment au spa ou l’imputer sur un compte de l’établissement. La bannière s’affiche dès que vous atteignez l’étape des paiements.
Rien de ce que vous avez saisi n’est perdu en cas d’échec de l’enregistrement, y compris les notes du thérapeute. La partie la plus longue d’une prise de réservation est la conversation avec le client, et lui demander de répéter ses propos est pire que n’importe quel message d’erreur.
Ce qu’est et ce que n’est pas une réservation
Une réservation bloque des ressources. Elle n’implique aucun mouvement d’argent. Aucun débit n’apparaît sur le compte de quiconque tant que le soin n’est pas marqué comme terminé, ce qui explique pourquoi une réservation annulée ne coûte généralement rien et pourquoi c’est dans la liste « Aujourd’hui », et non dans le carnet de rendez-vous, que les transactions financières ont réellement lieu.
La seule exception concerne l’acompte, qui est un véritable paiement prélevé au moment de la réservation et déduit ultérieurement.
À partir de là, la réservation figure dans le carnet de rendez-vous et dans la liste « Aujourd’hui ». Gérer la journée, déplacer les rendez-vous et faire face aux absences fait partie de la gestion quotidienne .