¿Quién corre con los gastos de un tratamiento?

El dinero se transfiere una sola vez, al final

Una reserva de spa incluye un terapeuta y una sala. No se cobra a nadie. No se contabiliza nada en un folio, una cuenta o una tarjeta hasta que la cita se marca como «Completed», que es el único momento en el módulo en el que se realiza el movimiento de dinero.

Merece la pena ser preciso al respecto, ya que esto determina lo que su personal puede hacer con total seguridad. Las reservas pueden realizarse, modificarse, confirmarse y cancelarse a lo largo de toda la semana sin que se registre ni un solo asiento contable, por lo que un tratamiento cancelado normalmente no supone ningún coste y un error cometido en la agenda de citas es un error relacionado con el tiempo, más que con el dinero. También significa que una cita que quede pendiente en In progress al final del día es un tratamiento que se ha prestado y no se ha pagado.

Hay una excepción, y es deliberada: el depósito es dinero real que se cobra en el momento de la reserva. Todo lo demás queda pendiente.

Las cinco respuestas

Cada cita conlleva una de las cinco respuestas a «quién paga», elegida en el momento de la reserva y visible en la columna «Pays» de la lista de citas. Cuatro de ellas son destinos reales del dinero. La quinta indica que aún nadie ha preguntado, y es la que merece la pena revisar al inicio de un turno.

La quinta respuesta tiene dos nombres, dependiendo de dónde la encuentre. Usted selecciona «Decide later» al realizar la reserva, y la lista de citas muestra el resultado como una insignia naranja «Not set». Se trata de la misma cita en el mismo estado.

La respuesta se establece al realizar la reserva, y el proceso de reserva determina la opción que se selecciona automáticamente. Para cambiarla posteriormente, abra la cita, seleccione «Edit appointment » en el menú junto al estado y avance hasta el paso del pago. El cambio queda registrado en el historial de la cita, y solo es posible hasta que se complete el tratamiento, ya que la finalización coincide con el momento en que se realiza el pago.

Cobrar a la sala

Este es el caso habitual para un huésped del hotel, y lo que hay que entender al respecto es que el spa no se queda con el importe. Se contabiliza en la misma cuenta en la que se contabilizan el restaurante y el minibar, bajo la propia partida del catálogo del tratamiento, aplicándose el tratamiento fiscal de la Propiedad. Para cuando el huésped llegue a recepción el jueves, el masaje no es más que una línea en su factura, y nadie en recepción necesita saber que el spa existe.

La línea marcada debajo del total es la confirmación. Hasta que aparezca, no se ha contabilizado nada, independientemente de lo que indique el indicador de estado.

Hay dos factores que lo impiden. Una reserva sin una reserva asociada carece de folio al que contabilizarla, por lo que no se ofrece esta opción para los clientes sin cita previa. Y un huésped que ya haya realizado el check-out tampoco tiene ningún folio abierto; la pantalla de reserva lo indica en cuanto se llega al paso del pago, y la solución es cobrar en el spa o cargar el tratamiento a una cuenta de la casa.

Pago en el spa

Al finalizar un tratamiento para alguien que paga en recepción, se abre el diálogo de pagos en lugar de contabilizarse de forma automática, ya que hay que cobrar antes de que se pueda cerrar la cita.

Detrás de ese único botón, se producen cuatro acciones en orden: se abre una cuenta a nombre del cliente, se contabilizan en ella el tratamiento y su recargo por servicio, se aplica el pago y se cierra la cuenta. El resultado es un número de factura , que es lo que hace que esta venta pueda ser localizada por su contable, en lugar de ser simplemente efectivo en un cajón. Se trata de la misma pantalla de liquidación que utiliza la recepción, por lo que una tarjeta aceptada en el spa se concilia con el mismo lote del terminal que una tarjeta aceptada en recepción, y el efectivo contado aquí se contabiliza en el mismo cajón.

Due now Es la cifra con impuestos incluidos, que es la cifra que debe leerse al huésped. Tanto el efectivo como la tarjeta pasan a la pantalla de registro, donde se cuenta el efectivo y se calcula el cambio, y en el caso de la tarjeta se obtiene su código de aprobación. Cualquier otro método, ya sea una transferencia o un vale, ofrece en su lugar un campo «Reference »: es opcional y supone la diferencia entre un pago que se puede justificar al cabo de tres meses y uno que no.

Si el perfil del cliente incluye una dirección de correo electrónico, el recibo puede enviarse allí en el acto.

Depósitos

El depósito existe por una razón: un huésped externo que reserva una tarde de sábado no tiene nada que perder si no se presenta. Si su propiedad tiene activada la opción de depósitos en el ámbito del spa , Prostay solicita uno en el momento en que se confirma dicha reserva y le recuerda en la propia cita hasta que se haya abonado.

Solo se solicita para un tipo de reserva: un huésped externo que paga en el spa, en una cita que aún no se ha completado, cancelado o marcado como «no se ha presentado». No se solicita a un huésped que cargue el importe a su habitación, ya que la Propiedad ya tiene una reserva y una tarjeta.

El banner azul que aparece debajo en la imagen es una advertencia diferente, y aparece en cualquier cita que se encuentre dentro de su plazo de cancelación. Está ahí para que quien esté a punto de cancelar sepa que se aplicará un cargo antes de hacer clic, y no después.

Un depósito no es un cargo contabilizado. Aún no existe un folio y el tratamiento aún no se ha realizado, por lo que el dinero se retiene en concepto de la cita. Se convierte en un pago real en el momento de la liquidación, donde aparece en la factura junto con el saldo, de modo que la cuenta cerrada incluye dos pagos correspondientes a una sola factura y el huésped solo abona el importe restante.

Cuentas de la casa

Una cuenta de la casa es la solución para un pagador que no ocupa una habitación y no se encuentra físicamente ante usted: un cliente corporativo de bienestar, una celebración de boda, una escuela de buceo que envía huéspedes todos los martes, una agencia de viajes que liquida mensualmente. El tratamiento se contabiliza en la cuenta una vez finalizado, exactamente igual que un cargo de habitación se contabiliza en un folio, y la cuenta se liquida según su propio calendario por parte de quien sea su titular.

La cuenta debe seleccionarse en el momento de la reserva. Si no se selecciona ninguna, la reserva no puede completarse, lo cual es intencionado: un cargo en cuenta sin cuenta asignada es un tratamiento que nunca se facturará a nadie.

Ya pagado

Algunos tratamientos se pagan antes de reservarlos: un ciclo de seis masajes adquiridos por adelantado, una cuota de socio, un paquete de spa vendido junto con la tarifa de la habitación. Esas citas se marcan como « Already paid », y al completarlas no se contabiliza nada en absoluto. Se deduce el tratamiento del saldo al que pertenece.

Este es el único pagador que la recepción no puede anular, y el rechazo lo impone el servidor en lugar de ocultarse mediante un botón. Esto tiene más importancia de lo que parece. El error que evita es el más costoso: que a un huésped que ya haya pagado seis masajes se le cobre de nuevo por el cuarto, que lo descubra al hacer el pago y que tenga razón.

Lo que se ha deducido y lo que queda queda cubierto por las cuotas de socio y los cursos prepagados .

Si se decide más tarde, lo que cuesta

Decide later es una respuesta sincera a una llamada telefónica en la que la Empresa podría asumir el pago. Se reserva la cita correctamente: el terapeuta y la sala se reservan como en cualquier otra reserva, y aparece en el libro de citas y en la lista «Hoy».

El coste se determina al final. La cita no puede completarse hasta que alguien responda, por lo que la pregunta resurge en el peor momento posible, con el cliente en recepción y un terapeuta esperando para comenzar el siguiente tratamiento. El cajón lo indica claramente y señala Edit appointment como el lugar donde resolverla, pero esa es una conversación que habría preferido mantener ayer. La lista de citas las marca con un icono naranja de «Not set », y filtrar esa columna al comienzo de la jornada lleva unos diez segundos.

De dónde proceden las cifras

Cuatro cifras conforman lo que paga un huésped, y ninguna de ellas la inventa el spa.

• El precio del tratamiento es el precio de catálogo del servicio, establecido en «Items & Services » (Gestión de precios), el mismo en todo Prostay.
• El descuento , si el huésped es socio, se incluye en el precio de la línea del tratamiento en lugar de figurar como una línea negativa independiente, por lo que en la factura aparece el precio que se le indicó al huésped.
• El recargo por servicio se añade automáticamente cuando el tratamiento está configurado para incluirlo, y se contabiliza en una línea independiente para que pueda figurar en los Informes y distribuirse por separado.
• El impuesto se aplica al contabilizarse el cargo, siguiendo el tratamiento fiscal de la partida del catálogo. Por ello, el total que aparece en la pantalla de reserva es inferior al total de la factura, y así se indica en la pantalla de reserva .

El resultado en un tratamiento normal son dos o tres líneas en la factura, no una sola. Un huésped que pregunta por qué su masaje aparece dos veces suele estar refiriéndose al tratamiento y a su cargo por servicio.

Propinas

La propina se añade desde la propia cita, ya sea mientras el tratamiento está en curso o una vez finalizado. Las sugerencias de importe provienen de los porcentajes configurados en los ajustes de su spa, y el importe se puede modificar manualmente.

Hay dos aspectos que hacen que esto sea algo más que un importe adicional en la factura. La propina aparece como una línea independiente bajo su propia partida del catálogo, por lo que puede tratarse de forma distinta a los ingresos por tratamientos a efectos de impuestos y de presentación de informes. Además, indica el nombre de un terapeuta, lo que permite que el departamento de nóminas se la abone a una persona concreta. Una propina incluida en el total del tratamiento es una propina que nadie puede repartir.

Dejar al terapeuta como «Shared across the spa» es una respuesta válida para una propina dejada en recepción para todo el equipo.

Cuando se ha cobrado algo erróneamente

« Void posted charges », en el menú contextual de la cita, anula lo que el spa ha contabilizado. El cargo permanece en el folio como una línea anulada con una reversión asociada, ya que una factura en la que desaparece silenciosamente una línea es una factura que nadie puede auditar. Utilícelo cuando el tratamiento se haya contabilizado a nombre del pagador equivocado o no se haya realizado en absoluto; la cita podrá entonces corregirse y completarse de nuevo.

Tanto una cancelación dentro del plazo como una ausencia conllevan el cobro de una tasa si su configuración así lo establece, según el porcentaje fijado, y ambas se registran en la cita junto con el motivo. La cita le indica, antes de que confirme, cuál de las dos acciones está a punto de realizar y cuánto le costará al cliente.

Todo lo relacionado con el dinero queda registrado en el historial de la cita, en la parte inferior del cajón: quién cobró el depósito, quién lo contabilizó, quién lo anuló, quién añadió la propina y cuándo. Cuando un cliente impugna un cargo tres días después, esa lista es la respuesta.