Chi paga per un trattamento

Il denaro viene trasferito una sola volta, alla fine

Una prenotazione presso il centro benessere assegna un terapista e una sala. Non comporta alcun addebito. Nessuna voce viene registrata sul folio, sul conto o sulla carta fino a quando l’appuntamento non viene contrassegnato cCompletede: questo è l’unico momento nel modulo in cui avviene il trasferimento di denaro.

È importante essere precisi su questo punto, poiché determina ciò che il Suo personale può fare in tutta sicurezza. Le prenotazioni possono essere effettuate, spostate, confermate e cancellate per tutta la settimana senza una singola registrazione contabile; pertanto, un trattamento annullato normalmente non comporta alcun costo e un errore commesso nel registro degli appuntamenti è un errore relativo al tempo piuttosto che al denaro. Ciò significa anche che un appuntamento rimasto in sospeso su In progress alla fine della giornata è un trattamento che è stato effettuato ma non pagato.

C’è un’unica eccezione, ed è intenzionale: un acconto è denaro reale riscosso al momento della prenotazione. Tutto il resto può attendere.

Le cinque risposte

Ogni appuntamento comporta una delle cinque risposte alla domanda «chi paga», scelta al momento della prenotazione e visibile nella colonna «Pays» dell’ elenco degli appuntamenti. Quattro di esse indicano destinatari effettivi del pagamento. La quinta indica che nessuno ha ancora richiesto il pagamento, ed è quella che vale la pena controllare all’inizio di un turno.

La quinta risposta ha due nomi, a seconda di dove la si incontra. Si sceglie “Decide later” (Non ancora registrato) al momento della prenotazione, e l’ elenco degli appuntamenti mostra il risultato come un badge arancione “Not set”. Si tratta dello stesso appuntamento nello stesso stato.

La risposta viene impostata al momento della prenotazione, e l’effettuazione della prenotazione determina automaticamente la scelta per Voi. Per modificarla in seguito, apra l’ appuntamento, selezioni “Edit appointment ” dal menu accanto allo stato e proceda fino alla fase di pagamento. La modifica viene registrata nella cronologia dell’appuntamento ed è possibile solo fino al completamento del trattamento, poiché il completamento corrisponde al momento in cui avviene il trasferimento del pagamento.

Addebito alla sala

Questo è il caso più comune per un ospite dell’hotel, e l’aspetto fondamentale da comprendere è che la spa non trattiene l’addebito. Lo registra nello stesso folio in cui vengono registrati gli addebiti del ristorante e del minibar, sotto la voce di catalogo specificata per il trattamento, con l’applicazione del trattamento fiscale previsto dalla Struttura. Quando l’ospite si presenta alla reception giovedì, il massaggio è semplicemente una voce sul suo conto, e nessuno alla reception deve necessariamente sapere dell’esistenza della spa.

La riga spuntata sotto il totale costituisce la conferma. Finché non compare, non è stato registrato nulla, indipendentemente da quanto indicato dal badge di stato.

Due fattori impediscono la registrazione. Una prenotazione senza prenotazione associata non ha un conto su cui registrare l’addebito, motivo per cui l’opzione non viene offerta per i clienti senza prenotazione. Inoltre, un ospite che ha già effettuato il check-out non dispone nemmeno di un conto aperto; la schermata di prenotazione lo segnala non appena si raggiunge la fase di pagamento, e la soluzione consiste nel riscuotere il pagamento presso la spa o addebitare il trattamento sul conto della struttura.

Pagamento presso la spa

Il completamento di un trattamento per un ospite che paga alla reception apre la finestra di dialogo di pagamento anziché registrare silenziosamente l’operazione, poiché è necessario incassare il pagamento prima che l’appuntamento possa essere chiuso.

Dietro quell’unico pulsante avvengono quattro operazioni in sequenza: viene aperto un conto a nome dell’ospite, il trattamento e il relativo costo di servizio vengono registrati su di esso, il pagamento viene applicato e il conto viene chiuso. Il risultato è un numero di fattura , ed è proprio questo che rende l’operazione una vendita rintracciabile dal Suo commercialista, anziché semplice contante nel cassetto. Si tratta della stessa schermata di liquidazione utilizzata dalla reception, pertanto una carta accettata presso la spa viene riconciliata nello stesso batch del terminale di una carta accettata alla reception, e il contante conteggiato qui viene registrato nello stesso cassetto.

Due now Si tratta dell’importo comprensivo di IVA, ovvero la cifra da comunicare all’ospite. Sia il contante che la carta passano alla schermata di registrazione, dove il contante viene conteggiato e viene calcolato il resto, mentre la carta riceve il proprio codice di approvazione. Ogni altro metodo, come un trasferimento o un buono, offre invece un campo «Reference »: facoltativo, e rappresenta la differenza tra un pagamento che potrà giustificare tra tre mesi e uno che non potrà giustificare.

Se il profilo dell’ospite contiene un indirizzo e-mail, la ricevuta può essere inviata immediatamente a tale indirizzo.

Depositi

Un acconto esiste per un unico motivo: un ospite esterno che prenota un sabato pomeriggio non ha nulla da perdere se non si presenta. Se la Sua struttura ha attivato la funzione degli acconti per i servizi spa , Prostay ne richiede uno nel momento stesso in cui tale prenotazione viene confermata e Le invia un promemoria il giorno stesso dell’appuntamento fino a quando non viene versato.

Viene richiesto solo un tipo di prenotazione: un ospite esterno che paga presso la spa, per un appuntamento che non è stato ancora completato, cancellato o contrassegnato come “no-show”. Non viene richiesto nulla per un ospite che addebita il costo sulla propria camera, poiché la Struttura detiene già una prenotazione e una carta di credito.

Il banner blu in basso nell’immagine rappresenta un avviso diverso e appare per qualsiasi appuntamento che rientri nel Suo periodo di cancellazione. È presente affinché chiunque stia per cancellare sappia che è prevista una penale prima di fare clic, anziché dopo.

Un acconto non è un addebito registrato. Non esiste ancora un conto e il trattamento non è stato effettuato, pertanto l’importo viene trattenuto a fronte dell’appuntamento. Esso diventa un pagamento effettivo al momento della liquidazione, quando compare sulla fattura insieme al saldo; in tal modo, il conto chiuso riporta due pagamenti a fronte di un’unica fattura e l’ospite versa solo l’importo residuo.

Conti interni

Un conto interno è la soluzione per un pagatore che non alloggia in camera e non si trova davanti a voi: un cliente aziendale per un programma di benessere, un gruppo di invitati a un matrimonio, una scuola di immersioni che invia ospiti ogni martedì, un agente di viaggio che effettua il saldo mensile. Il trattamento viene addebitato sul conto una volta completato, esattamente come l’addebito di una camera viene registrato sul folio, e il conto viene saldato secondo le proprie scadenze da chi ne è titolare.

Il conto deve essere selezionato al momento della prenotazione. Se non ne viene scelto alcuno, la prenotazione non può essere completata, il che è intenzionale: un addebito su conto senza un conto associato corrisponde a un trattamento che non verrà mai fatturato a nessuno.

Già pagato

Alcuni trattamenti vengono pagati prima della prenotazione: un ciclo di sei massaggi acquistati in anticipo, una quota associativa, un pacchetto benessere venduto insieme alla tariffa della camera. Tali appuntamenti sono contrassegnati come « Already paid » e il loro completamento non comporta alcuna registrazione contabile. Il trattamento viene semplicemente detratto dal saldo a cui appartiene.

Questo è l’unico pagatore che la reception non può ignorare, e il rifiuto viene imposto dal server anziché nascondendo un pulsante. Ciò è più importante di quanto possa sembrare. L’errore che si evita è quello più costoso: un ospite che ha già pagato sei massaggi e a cui viene addebitato nuovamente il quarto, scoprendolo al momento del check-out, e avendo ragione.

Ciò che è stato addebitato e ciò che resta è coperto dagli abbonamenti e dai pacchetti prepagati .

Decidere in un secondo momento, e quanto costa

Decide later è una risposta onesta a una telefonata in cui potrebbe essere l’Azienda a farsi carico dei costi. L’appuntamento viene prenotato correttamente: il terapista e la sala vengono riservati come per qualsiasi altra prenotazione, e l’appuntamento compare sul registro e nell’elenco «Oggi».

Il costo viene addebitato alla fine. L’appuntamento non può essere completato finché qualcuno non risponde, quindi la questione riemerge nel momento peggiore possibile, con l’ospite alla reception e un terapista in attesa di iniziare il trattamento successivo. Il cassetto lo indica chiaramente e segnala Edit appointment come il luogo in cui rispondere, ma quella è una conversazione che avreste preferito avere già ieri. L’elenco degli appuntamenti li contrassegna con un badge arancione «Not set » e filtrare quella colonna all’inizio della giornata richiede circa dieci secondi.

Da dove provengono le cifre

Quattro cifre compongono l’importo che un ospite paga, e nessuna di esse è stabilita dalla spa.

• Il prezzo del trattamento corrisponde al prezzo di listino della voce, impostato in “Items & Services ” (Gestione prezzi), uguale ovunque in Prostay.
• Lo sconto , qualora l’ospite sia socio, viene integrato nel prezzo della riga relativa al trattamento anziché essere riportato come riga negativa separata, pertanto il conto riporta il prezzo che è stato indicato all’ospite.
• Il costo di servizio viene aggiunto automaticamente quando il trattamento è impostato per includerlo e viene registrato in una riga a sé stante, in modo da poter essere riportato e ripartito separatamente.
• L’imposta viene applicata al momento della registrazione dell’addebito, seguendo il trattamento fiscale previsto per l’articolo del catalogo. È per questo che il totale nella schermata di prenotazione è inferiore al totale sulla fattura, e che la schermata di prenotazione lo indica espressamente.

Il risultato di un trattamento standard è costituito da due o tre righe sulla fattura, non una sola. Un ospite che chiede perché il proprio massaggio compaia due volte sta solitamente considerando il trattamento e il relativo costo di servizio.

Mance

La mancia viene aggiunta direttamente dall’appuntamento stesso, sia mentre il trattamento è in corso sia al termine dello stesso. I valori suggeriti derivano dalle percentuali impostate nelle configurazioni della Sua spa, e l’importo può essere modificato manualmente.

Due aspetti rendono questa voce qualcosa di più di un semplice importo aggiuntivo sul conto. La mancia viene registrata come voce a sé stante sotto una propria voce di catalogo, pertanto può essere trattata in modo distinto dai ricavi dei trattamenti ai fini delle imposte e di rendicontazione. Inoltre, indica il nome di un terapista, il che consente al reparto paghe di versarla a una persona specifica. Una mancia inclusa nel totale del trattamento è una mancia che nessuno può distribuire.

Indicare il terapista come «Shared across the spa» è una soluzione legittima per una mancia lasciata alla reception a favore del team.

Quando un importo viene addebitato erroneamente

Void posted charges (Storno), nel menu secondario dell’appuntamento, annulla quanto registrato dalla spa. L’addebito rimane sul folio come una riga annullata con una contropartita di storno, poiché una fattura che perde silenziosamente una riga è una fattura che nessuno può verificare. Utilizzi questa funzione quando il trattamento è stato registrato a nome del pagatore sbagliato o non è stato effettuato affatto; l’appuntamento potrà quindi essere corretto e completato nuovamente.

Sia una cancellazione entro il periodo previsto che una mancata presentazione comportano l’addebito di una commissione, se le Sue impostazioni lo prevedono, secondo la percentuale ivi stabilita, ed entrambe vengono registrate a fronte dell’appuntamento con l’indicazione del motivo. L’appuntamento Le segnala, prima che Lei confermi, quale delle due operazioni sta per effettuare e quale sarà il costo per l’ospite.

Tutto ciò che riguarda gli aspetti finanziari viene riportato nella cronologia dell’appuntamento, nella parte inferiore della scheda: chi ha incassato l’acconto, chi ha registrato l’addebito, chi ha annullato la transazione, chi ha aggiunto la mancia e quando. Quando un ospite contesta un addebito tre giorni dopo, quell’elenco costituisce la risposta.