Pourquoi ces trois listes existent-elles ?
Lorsqu’une personne demande un massage aux pierres chaudes à 16 heures le samedi, le spa doit répondre à une question en quatre parties : y a-t-il un thérapeute qualifié en service et disponible, y a-t-il une salle du bon type de libre, le matériel est-il disponible, et si la salle est une chambre empruntée, est-elle inoccupée ? C’est sur ces écrans que se trouvent les réponses. Tout ce qu’ils contiennent a pour but de permettre au carnet de rendez-vous de refuser une réservation que vous n’auriez pas pu honorer, ce qui a bien plus de valeur qu’un carnet qui accepte tout sans distinction.
Les thérapeutes ne sont délibérément pas assimilés aux utilisateurs de Prostay, ni aux agents du Service de chambre. La plupart des thérapeutes d’un Établissement de charme n’ont pas du tout d’identifiant de connexion, et ceux qui en ont un ne devraient pas disparaître du planning du mois prochain parce que quelqu’un a désactivé leur compte.
La liste des thérapeutes
Chaque ligne correspond à une personne. Le point coloré les identifie dans le carnet de rendez-vous, les badges de compétences indiquent leurs trois premières qualifications, et la bande de sept lettres correspond à leur semaine de travail : une lettre surlignée signifie qu'ils sont inscrits au planning ce jour-là. Le champ de recherche ci-dessus permet de faire correspondre les noms, les compétences et les langues ; ainsi, en tapant « thaï », vous trouverez à la fois le thérapeute qui parle cette langue et celui qui est qualifié dans ce domaine.
La colonne «Login» indique si cette personne peut se connecter à Prostay. La plupart indiqueront «No login», ce qui est normal et ne coûte rien : le carnet de rendez-vous fonctionne parfaitement bien pour un thérapeute qui ne touche jamais un écran, car c’est la réceptionniste qui s’en charge.
Fiche d’un thérapeute
Name C’est ce qui apparaît en haut de sa colonne dans le carnet de rendez-vous ; utilisez donc le nom qu’un client reconnaîtrait plutôt qu’un nom de paie.
Gender n’est utilisé qu’à des fins de mise en correspondance. Un soin peut être réservé aux praticiens de sexe féminin ou masculin, et cette restriction s’appuie sur ce champ. Si vous le laissez sur «Not specified », cette personne ne sera jamais proposée pour un soin mentionnant un genre, ce qui constitue un moyen discret de perdre des réservations pour elle. Il n’y a aucun moyen pour un client de demander un genre pour un soin qui n’est pas déjà soumis à une restriction de ce type ; cette demande s’effectue à l’accueil et est gérée en sélectionnant le thérapeute manuellement.
Colour on the book est la sienne dans le Calendrier. Elle n’apparaît que dans les vues regroupées par praticien, car une vignette tire sa couleur du soin.
Active La désactivation conserve l’historique complet et tous les anciens rendez-vous de ce thérapeute, mais le retire de la liste des thérapeutes disponibles et de toute nouvelle réservation. Utilisez cette option pour un thérapeute qui quitte l’établissement. La suppression définitive d’un thérapeute n’est possible que s’il n’a aucun rendez-vous ; passé ce délai, le système refuse cette opération, à juste titre, car sa suppression rendrait orphelins tous les traitements qu’il a jamais dispensés.
Compétences et langues
Skills sont les qualifications auxquelles le moteur de disponibilité effectue la mise en correspondance. Un soin nécessitant la compétence «Pierres chaudes» ne sera jamais proposé qu’à un thérapeute qui la possède. Il n’y a pas d’écran distinct pour les compétences : saisissez-en une nouvelle dans la case située sous le champ, puis appuyez sur «Add » ; elle est alors créée et associée en une seule étape.
Si vous ne renseignez pas le champ des compétences, ce thérapeute pourra être réservé pour n’importe quel soin, ce qui convient à un nouveau venu que vous souhaitez intégrer à l’effectif Général, mais ne convient pas à toute personne dont les qualifications sont importantes. Deux thérapeutes tous deux marqués comme capables de tout faire donneront lieu à un agenda qui n’a jamais de refus de réservation et à un spa qui, parfois, ne pourra pas honorer une réservation.
Languages sont enregistrées par thérapeute et ne sont pas du tout utilisées par le moteur de disponibilité. Elles sont là pour que la personne chargée de prendre une réservation puisse rechercher un thérapeute parlant la langue du client, ce qui, dans un complexe hôtelier, est une demande réelle et fréquente. Saisissez une langue et appuyez sur Entrée pour l'ajouter.
Attribuer un identifiant à un thérapeute
Login associe un compte utilisateur Prostay existant à ce thérapeute. Effectuez une recherche par nom ou par e-mail ; la liste de sélection affiche le rôle de chaque utilisateur à côté de son nom afin que vous n’associez pas la mauvaise Maria. Une fois associée, cette personne se connecte sous son propre identifiant et le spa sait de quel thérapeute il s’agit, ce qui permet de générer sa propre liste de rendez-vous.
Un utilisateur ne peut être associé qu’à un seul thérapeute. Si vous essayez d’associer un utilisateur à un thérapeute déjà attribué, l’enregistrement est refusé et le nom du thérapeute qui l’a déjà attribué s’affiche ; il est utile de le savoir, car sinon, cela reviendrait à avoir deux thérapeutes partageant une même identité et une liste « Aujourd’hui » qui affiche le travail des deux personnes à chacune d’entre elles.
Le planning hebdomadaire
L’onglet «Weekly hours» (Plans de travail) correspond au schéma de travail de cette personne au cours d’une semaine type. Chaque créneau proposé par l’assistant de réservation est d’abord vérifié par rapport à ce schéma ; ainsi, un thérapeute n’ayant aucune heure de travail ne peut jamais être réservé, quelles que soient ses qualifications et quel que soit le taux d’occupation du spa.
Add shift définit une plage horaire de 9 h à 17 h ce jour-là, et les deux sélecteurs horaires permettent de l'ajuster. Les modifications sont enregistrées au fur et à mesure que vous les effectuez. L’ajout d’une deuxième plage horaire au même jour permet de modéliser un service fractionné : de 9 h à 13 h et de 16 h à 20 h rend le milieu de la journée véritablement non réservable, plutôt que simplement déconseillé.
Ces horaires s’inscrivent dans les heures d’ouverture du spa, et les deux sont vérifiés. Un thérapeute dont l’horaire s’étend jusqu’à 20 h00 dans un spa qui ferme à 19 h00 termine à 19 h00 aux yeux du système de réservation. C’est la durée totale de la séance, salle comprise, qui doit correspondre ; ainsi, un massage de 90 minutes avec 15 minutes de temps de rotation ne peut pas commencer à 18 h dans un spa fermant à 19 h.
Congés, arrêts maladie et permanences supplémentaires
Un planning hebdomadaire s’applique la plupart des semaines. L’onglet «Exceptions» est destiné aux jours où ce n’est pas le cas, et cela fonctionne dans les deux sens.
- Not available Elle permet de retirer la personne de l’effectif pour cette date, quel que soit ce que prévoit le planning. Congés, maladie, formation.
- Extra shift la met en service à une date où le planning la prévoit en congé, ce qui vous permet de remplacer quelqu’un sans avoir à réécrire deux tableaux de service.
Le champ « Raison » est libre et s’adresse davantage à votre équipe qu’au logiciel, mais veillez à le remplir : « Congés annuels » pour une date dans trois semaines répond à la question qu’un responsable s’apprête à poser. Le libellé de l’onglet indique le nombre, de sorte qu’un thérapeute ayant des exceptions est visible dans la liste sans avoir à ouvrir le moindre fichier.
Il y a une date par entrée, donc deux semaines de congés correspondent à quatorze lignes. C’est fastidieux, mais c’est honnête : chaque jour peut être modifié séparément, et pour la personne qui revient plus tôt le jeudi, il suffit de supprimer une seule ligne.
Salles de soins
Une salle de soins désigne tout lieu où un soin est dispensé : une cabine, le hammam, un studio, une chambre empruntée par le spa. Chacune possède un nom, un type et une capacité.
Capacity Il s’agit du nombre de clients que la salle peut accueillir simultanément. Un pour une cabine, deux pour une suite pour couples, douze pour un studio où se déroulent des cours. Ce chiffre est vérifié par rapport à l’Guests at once du soin, de sorte qu’un cours pour huit personnes ne sera pas programmé dans une salle pouvant en accueillir quatre.
Nommez les salles comme votre équipe les prononce à voix haute. « Cabine 3 : Lotus » se lit bien dans le carnet de rendez-vous et lors d’un passage de service ; « SR-3 », en revanche, ne se lit pas bien, et quelqu’un finira par conduire un client à la mauvaise porte.
Prêt d’une chambre
This is a hotel room Cette opération relie une salle de soins à une véritable chambre de votre inventaire. Les petits établissements procèdent ainsi couramment : deux cabines ne suffisent pas un mardi pluvieux, alors les chambres 204 et 206 deviennent des salles de soins lorsqu’elles sont inoccupées.
Une fois l’association effectuée, le spa vérifie le calendrier de l’hôtel avant de réserver quoi que ce soit dans cette chambre. Si la chambre 204 est vendue, bloquée ou hors service cette nuit-là, elle n’est pas proposée et la réservation est refusée. Le reste de la logique de disponibilité reste inchangé : il faut toujours qu’il s’agisse d’une chambre du type approprié et qu’elle ne soit pas déjà réservée pour d’autres soins.
Types de chambres
Un type de chambre est une catégorie dont un soin peut avoir besoin : salle de soin individuelle, suite pour couples, salle d’hydrothérapie. Il permet d’indiquer « n’importe quelle salle d’hydrothérapie » plutôt que d’en nommer une en particulier, ce qui permet au système de réserver un bain d’hydrothérapie partout où il y a de la place, au lieu de mettre tout le monde en file d’attente pour la même cabine.
Veillez à ce que la liste reste courte. Les types ne sont utiles que lorsqu’un soin ne peut véritablement pas être dispensé dans d’autres types de salles. Un type par cabine revient au même que pas de types du tout, avec davantage de clics.
Un type en cours d’utilisation ne peut pas être supprimé. Le logiciel refuse et indique qu’un élément l’utilise, qu’il s’agisse d’une salle ou d’un soin qui en a besoin.
Équipement
L’équipement désigne tout ce dont le nombre est limité et que deux soins ne peuvent pas partager : un kit de pierres chaudes, un appareil à vapeur pour le visage, une table de massage portable, un caisson de flottaison.
How many C’est ce qui justifie de conserver cette liste. Avec deux kits de pierres chaudes, le spa pourra sans problème proposer deux soins aux pierres chaudes simultanément dans des cabines différentes et refusera le troisième. Si vous vous trompez dans le calcul à la hausse, vous aurez promis à un client quelque chose pour lequel vous devrez vous excuser ; si vous vous trompez à la baisse, vous passez à côté d’une source de revenus.
Le matériel est réservé pour le soin lui-même plutôt que pour la fenêtre de la cabine ; ainsi, un ensemble de pierres est à nouveau disponible dès la fin du massage, tandis que la cabine est encore en cours de préparation. Si un élément d’équipement nécessite réellement un temps de repos entre deux clients, la manière honnête de le prendre en compte aujourd’hui consiste à ajouter ces minutes à la durée du soin plutôt qu’au temps de préparation de la cabine.
C’est grâce au matériel portable que les soins hors site et en chambre deviennent possibles. Un massage dans la chambre d’un client ne nécessite pas de salle de soins, mais il nécessite l’une des quatre tables portables, et le spa les comptabilise.
Ce que fait réellement la vérification de disponibilité
En résumé, un créneau n’est proposé que lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies simultanément, pour l’ensemble de la plage horaire de la salle dédiée au soin et non pas uniquement pour sa durée annoncée.
- Le spa est ouvert et la date n’est pas une date de fermeture.
- Un thérapeute est inscrit au planning, n’est pas en congé, et n’a aucun autre rendez-vous qui chevauche celui-ci.
- Ce thérapeute possède la compétence requise ou figure sur la liste des personnes habilitées à pratiquer ce soin.
- Son sexe correspond à celui requis, si le soin impose une restriction à cet égard.
- Une salle du type requis est libre et suffisamment grande pour accueillir le groupe concerné par le soin, sauf si celui-ci a lieu dans la chambre du client ou hors site.
- Si cette salle est une chambre d’hôte mise à disposition, celle-ci doit être inoccupée dans le PMS cette nuit-là.
- Pour chaque équipement requis, il existe une unité de réserve disponible pendant toute la durée du traitement.
Lorsqu’une réservation ne donne aucun résultat, cette liste constitue l’ordre à suivre pour effectuer la vérification. Dans la pratique, la réponse correspond presque toujours à la deuxième ou à la troisième ligne : aucune personne possédant les compétences requises n’est de service.
Une fois le menu et les ressources en place, le spa est prêt à vendre quelque chose, c'est-à-dire à prendre une réservation .