Esta pantalla es la respuesta a la pregunta «¿qué nos ha pagado este huésped y podemos devolverle parte de ese importe?». También es el único lugar de Prostay Pay donde se puede iniciar un reembolso.
De dónde proceden los registros de los clientes
Aquí no se crea ningún cliente. El registro aparece la primera vez que alguien paga uno de sus enlaces, y se genera a partir de lo que ha introducido en la página de pago. Esto hace que esta lista sea un historial de pagos más que una lista de huéspedes: un huésped que se haya alojado cuatro veces y nunca haya pagado a través de un enlace no aparece en ella, mientras que alguien que haya pagado un enlace y nunca se haya alojado sí aparece.
Las nueve columnas
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Name | Lo que el huésped escribió en la página de pagos, no lo que figura en su reserva. |
| Lugar donde se envía el recibo de forma predeterminada. | |
| Payment Method | La marca de la tarjeta y los cuatro últimos dígitos. |
| Created | La fecha en la que se creó el registro, que es la fecha de su primer pago. |
| Total Spend | La suma de lo que le ha abonado. |
| Payments | Cuántos pagos ha realizado. |
| Refunds | Cuántos de ellos le ha devuelto. |
| Dispute Losses | Cuántas reclamaciones presentó este cliente y que usted perdió. |
| Last Payment | La fecha de la más reciente. |
La búsqueda coincide con nombres y direcciones de correo electrónico, y el cuadro de tamaño de página situado en la parte superior derecha permite establecer el número de filas que se muestran a la vez.
Un huésped
Al hacer clic en una fila, se abre la página del huésped. Consta de cuatro partes.
La tabla «Payments» (), situada en la parte superior, muestra «Amount», «Status», « Description», «Date» y «Actions», con una fila por cada pago. Debajo, la tabla « Payment method» () muestra las tarjetas registradas junto con su «Expired date». A la derecha, «INSIGHTS» muestra una única cifra de «Spent», y «DETAILS» muestra «Guest Details», « Customers since» y «Billing Details».
Qué puede hacer con un pago
El menú situado al final de cada fila de pago es donde se realizan las operaciones. En « Actions » (Reembolsar):Refund payment , Send receipt yCopy payment ID . La opción « Refund payment » (Reembolsar) solo aparece en los pagos que no hayan sido reembolsados aún, por lo que, si no aparece en una fila, significa que ese pago ya ha sido reembolsado.
Existe una segunda razón por la que puede faltar, y conviene descartarla antes de concluir que un pago ha sido reembolsado: es posible que su rol no incluya el permiso necesario para ello. Si ninguna fila muestra Refund payment en ningún sitio, esa es la causa, y un administrador puede añadirlo desde Users en «Configuraciones del Sistema», en la sección «Prostay Pay» › «Payments».
Para consultar el registro completo de un pago concreto, incluyendo el importe exacto de las comisiones que le ha supuesto, utilice la pantalla «Payments» (Detalles de la tarjeta) en la barra lateral, tal y como se describe en «Pagos, desembolsos y registros de cuenta». El enlace Copy payment IDle proporciona la referencia que debe buscar una vez que acceda a dicha página.
La tabla «Payment method», situada más abajo en la página, funciona de forma diferente: al hacer clic en una de sus filas se abre un panel con el nombre de la tarjeta, el número enmascarado, la huella digital, la fecha de caducidad y el tipo.
Al enviar un recibo
Send receipt abre un pequeño cuadro de diálogo con una lista de «Deliver to », en la que ya figura la dirección con la que el huésped realizó el pago. «+ Add another email » añade una segunda, una tercera y así sucesivamente, lo cual le permite copiar un recibo a la persona que realizó la reserva en nombre de la Empresa o a su propia dirección contable al mismo tiempo.
Esto se aplica por pago, no por huésped. Un huésped con tres pagos que desee «un recibo por todo» necesitará tres recibos.
Reembolso de un pago
- Abra el registro del huésped desde «Customers».
- Busque el pago en la tabla «Payments» y abra el menú de la fila correspondiente.
- Seleccione «Refund payment».
- Deje el importe del «Refund» en el importe total o introduzca uno menor.
- Seleccione una opción de «Reason»: «Duplicate», « Fraudulent», « Requested by customer» o «Other».
- Haga clic en «Refund».
Ambos campos son obligatorios y el botón permanecerá en gris hasta que se rellenen. El motivo no es meramente estético: se envía junto con el reembolso y forma parte del registro en caso de que se consulte el pago en algún momento, por lo que «Duplicate» y «Requested by customer» deben significar lo que indican.
Reembolsos parciales
El campo «Refund» aparece predeterminado con el importe total del pago y se puede modificar. Así es como se reembolsa una noche de un depósito de tres noches o el tratamiento de spa, pero no el traslado.
No puede reembolsar más de lo que se pagó. Si introduce una cifra superior, el campo se vuelve rojo y muestra «Refund cannot be more than» junto con el importe original, y el botón «Refund» (Reembolsar) queda desactivado hasta que reduzca la cantidad. Del mismo modo, se rechazan los ceros y los importes negativos.
Cuánto cuesta un reembolso
La consecuencia práctica: un pago reembolsado no es un pago que nunca haya tenido lugar. Usted pierde el importe que ha devuelto, más lo que le haya costado tramitar el pago original, y reembolsar doscientos dólares le deja en una situación peor que si nunca los hubiera cobrado.
Sus propias tarifas y el coste real de cada pago individual figuran en las pantallas «Payments » y «Balances » de la barra lateral. En ellas se muestran las cifras correspondientes a su cuenta, y este centro de ayuda no las repite, ya que cualquier cifra que se indicara aquí quedaría desactualizada. La sección «Pagos, desembolsos y registros de la cuenta» explica qué información contiene cada una de ellas.
Una vez que el reembolso
Refund payment desaparece del menú de la fila de dicho pago, el recuento deRefunds del huésped en la lista aumenta, y el importe se deduce de lo que se le debe, en lugar de retirarse de su cuenta bancaria por separado.
Los cinco a diez días que se indican en el cuadro de diálogo corresponden al plazo del huésped. Hasta entonces, no verá el dinero y no le creerá, por lo que conviene indicarle esa cifra cuando le comunique que el proceso ha finalizado.
Un pago que el huésped haya impugnado ante su propio banco no entra en esta categoría. No lo reembolse: el reembolso de un pago impugnado puede suponerle la pérdida de ambos importes. Consulte «Gestión de un pago impugnado ».