Questa schermata fornisce la risposta alla domanda «quanto ci ha pagato questo ospite e possiamo restituirgli una parte di tale importo?». Rappresenta inoltre l’unico punto all’interno di Prostay Pay in cui è possibile avviare una procedura di rimborso.
Da dove provengono i dati dei clienti
Qui non si crea un cliente. Un record appare la prima volta che qualcuno effettua un pagamento tramite uno dei Suoi link, generato in base a quanto digitato nella pagina di pagamento. Ciò rende questo elenco una cronologia dei pagamenti piuttosto che una lista degli ospiti: un ospite che ha soggiornato quattro volte e non ha mai pagato tramite un link non è presente, mentre chi ha pagato un link senza aver mai soggiornato lo è.
Le nove colonne
| Colonna | Cosa contiene |
|---|---|
| Name | Ciò che l’ospite ha digitato nella pagina di pagamento, non quanto riportato nella sua prenotazione. |
| Dove viene inserita la ricevuta per impostazione predefinita. | |
| Payment Method | Il marchio della carta e le ultime quattro cifre. |
| Created | Data di creazione del record, ovvero la data del primo pagamento effettuato. |
| Total Spend | L'importo complessivo che vi è stato versato. |
| Payments | Il numero di pagamenti effettuati. |
| Refunds | Quanti di questi ha rimborsato. |
| Dispute Losses | Quante contestazioni ha sollevato questo ospite e quante di queste ha vinto? |
| Last Payment | La data di quella più recente. |
La ricerca effettua il confronto tra nomi e indirizzi e-mail, mentre la casella "Dimensione pagina" in alto a destra consente di impostare il numero di righe visualizzate alla volta.
Un ospite
Cliccando su una riga si apre la pagina dedicata all’ospite. È composta da quattro parti.
La tabella “Payments” (Dettagli transazione) in alto elenca Amount, Status, Description, Date e Actions, con una riga per ogni pagamento. Sotto di essa, la tabella “ Payment method” (Dettagli della carta) elenca le carte registrate con i relativi Expired date. A destra, la sezione “INSIGHTS” (Dettagli della carta) riporta un unico dato relativo a “Spent”, mentre la sezione “DETAILS” (Dettagli della transazione) riporta “Guest Details”, “ Customers since” e “Billing Details”.
Cosa è possibile fare con un pagamento
Il menu alla fine di una riga di pagamento è il luogo in cui si svolgono le operazioni. Sotto " Actions " (Modifica/Elimina/Rimborsa/Fai altro):Refund payment , Send receipt eCopy payment ID . L’opzione " Refund payment " (Rimborsa) è disponibile solo per i pagamenti che non sono stati ancora rimborsati; pertanto, se non è presente in una riga, significa che quel pagamento è stato già rimborsato.
Esiste un secondo motivo per cui potrebbe mancare, ed è opportuno escluderlo prima di concludere che un pagamento sia stato rimborsato: il Suo ruolo potrebbe non includere l’autorizzazione a visualizzarlo. Se in nessuna riga è presente l’opzione “Refund payment”, questa è la causa, e un amministratore può aggiungerla da Users nelle Impostazioni di sistema, alla voce “Prostay Pay” › “Payments”.
Per visualizzare la registrazione completa di un singolo pagamento, compreso l’importo esatto delle commissioni a Suo carico, utilizzi la schermata «Payments» nella barra laterale, descritta in «Pagamenti, Versamenti e registrazioni del conto». Il link Copy payment IDriportato qui Le fornisce il riferimento da cercare una volta raggiunta quella pagina.
La tabella “Payment method” (Riepilogo transazioni) nella parte inferiore della pagina funziona in modo diverso: cliccando su una delle sue righe si apre un pannello con il nome della carta, il numero mascherato, l’impronta digitale, la data di scadenza e il tipo.
L’invio di una ricevuta
Send receipt apre una piccola finestra di dialogo con un elencoDeliver to , precompilato con l’indirizzo con cui l’ospite ha effettuato il pagamento .+ Add another email aggiunge una seconda, una terza e così via: questo è il modo per copiare una ricevuta contemporaneamente a un responsabile delle prenotazioni dell’Azienda o al proprio indirizzo contabile.
Questo vale per ogni pagamento, non per ogni ospite. Un ospite con tre pagamenti che desidera «una ricevuta per tutto» necessita di tre ricevute.
Rimborso di un pagamento
- Apra la scheda dell’ospite da Customers.
- Individuare il pagamento nella tabella "Payments" e aprire il menu della riga corrispondente.
- Selezionare “Refund payment”.
- Lasci l’importo del rimborso (Refund) al valore originale oppure inserisca un importo inferiore.
- Selezionare una opzione di "Reason": Duplicate, Fraudulent, Requested by customero Other.
- Fare clic su "Refund" (Richiesta di rimborso).
Entrambi i campi sono obbligatori e il pulsante rimane grigio finché non vengono compilati. Il motivo non è di natura puramente estetica: tali dati vengono inviati insieme al rimborso e fanno parte della documentazione nel caso in cui il pagamento venga mai oggetto di verifica, pertanto Duplicate e Requested by customer dovrebbero corrispondere esattamente a ciò che indicano.
Rimborsi parziali
Il campo Refund si apre già precompilato con l’intero importo del pagamento e può essere modificato. In questo modo è possibile rimborsare una sola notte di un deposito di tre notti oppure il trattamento termale ma non il trasferimento.
Non è possibile rimborsare un importo superiore a quello pagato. Se digita una cifra superiore, il campo diventa rosso con la dicitura «Refund cannot be more than» e l’importo originale visualizzato, e il pulsante «Refund» (Rimborsa) viene disattivato finché non lo riporta al valore corretto. Allo stesso modo, vengono rifiutati anche lo zero e i valori negativi.
Costo di un rimborso
La conseguenza pratica: un pagamento rimborsato non è un pagamento che non è mai avvenuto. Lei subisce una perdita pari all’importo restituito più l’eventuale costo di elaborazione del pagamento originale, e rimborsare duecento dollari la lascia in una situazione peggiore rispetto a quella in cui si sarebbe trovata se non li avesse mai incassati.
Le Sue tariffe e il costo effettivo di ogni singolo pagamento sono riportati nelle schermatePayments eBalances nella barra laterale. Tali schermate riportano i dati relativi al Suo conto e questo centro assistenza non li riporta nuovamente, poiché un importo indicato qui diventerebbe obsoleto. La sezione «Pagamenti, versamenti e cronologia dell’account» spiega cosa è riportato in ciascuna di esse.
Dopo che il rimborso
Refund payment scompare dal menu della riga relativa a quel pagamento, il conteggio «Refunds » dell’ospite nell’elenco aumenta e l’ importo viene detratto da quanto Le è dovuto, anziché essere prelevato separatamente dal Suo conto bancario.
I cinque-dieci giorni indicati nella finestra di dialogo si riferiscono alla tempistica dal punto di vista dell’ospite. Fino ad allora non vedrà il denaro e non Le crederà, pertanto è opportuno comunicargli tale durata quando gli confermerà che l’operazione è stata completata.
Un pagamento contestato dall’ospite presso la propria banca non rientra in questa categoria. Non rimborsatelo: il rimborso di un pagamento contestato potrebbe comportare la perdita di entrambi gli importi. Consultate la sezione «Gestione di un pagamento contestato ».