Dieser Bildschirm liefert die Antwort auf die Frage: „Was hat dieser Gast an uns bezahlt, und können wir einen Teil davon zurückerstatten?“. Er ist zudem der einzige Ort in Prostay Pay, an dem eine Rückerstattung eingeleitet werden kann.
Woher die Daten der Kunden stammen
Sie legen hier keinen Kunden an. Ein Datensatz entsteht, sobald jemand zum ersten Mal einen Ihrer Links bezahlt, und wird anhand der Angaben erstellt, die diese Person auf der Seite der Zahlungen eingegeben hat. Dadurch handelt es sich bei dieser Liste eher um eine Historie der Zahlungen als um eine Gästeliste: Ein Gast, der viermal bei Ihnen übernachtet und noch nie über einen Zahlungslink bezahlt hat, ist nicht darin enthalten, während jemand, der über einen Zahlungslink bezahlt, aber nie bei Ihnen übernachtet hat, darin aufgeführt ist.
Die neun Spalten
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Name | Was der Gast auf der Seite der Zahlungen eingegeben hat, nicht was in seiner Buchung steht. |
| Der Ort, an den eine Quittung standardmäßig gesendet wird. | |
| Payment Method | Die Kreditkartenmarke und die letzten vier Ziffern. |
| Created | Zeitpunkt der Erfassung des Datensatzes, d. h. das Datum der ersten Zahlung. |
| Total Spend | Die Summe der Beträge, die der Gast an Sie gezahlt hat. |
| Payments | Wie viele Zahlungen der Gast getätigt hat. |
| Refunds | Wie viele davon Sie zurückerstattet haben. |
| Dispute Losses | Wie viele Beanstandungen dieser Gast vorgebracht hat, bei denen Sie unterlegen waren. |
| Last Payment | Das Datum der jüngsten Streitigkeit. |
Die Suche vergleicht Namen und E-Mail-Adressen, und über das Feld „Seitengröße“ oben rechts legen Sie fest, wie viele Zeilen Sie gleichzeitig sehen möchten.
Ein Gast
Wenn Sie auf eine Zeile klicken, wird die Gastseite geöffnet. Sie besteht aus vier Teilen.
Die Tabelle „Payments“ oben listet „Amount“, „Status“, „ Description“, „Date“ und „Actions“ auf, jeweils eine Zeile pro Zahlung. Darunter listet die Tabelle „ Payment method“ die hinterlegten Karten mit ihren „Expired date“ auf. Auf der rechten Seite enthält „INSIGHTS“ eine einzige Zahl für „Spent“, und „DETAILS“ enthält „Guest Details“, „ Customers since“ und „Billing Details“.
Was Sie mit einer Zahlung tun können
Das Menü am Ende einer Zahlungszeile ist der Ort, an dem die Bearbeitung stattfindet. Unter „ Actions “ (Zahlungsstatus ändern): „Refund payment “, „ Send receipt “ und „Copy payment ID “. „ Refund payment “ wird nur bei Zahlungen angeboten, die noch nicht zurückerstattet wurden; fehlt diese Option also in einer Zeile, wurde diese Zahlung bereits zurückerstattet.
Es gibt einen zweiten Grund, warum diese Option fehlen kann, und es lohnt sich, diesen auszuschließen, bevor Sie zu dem Schluss kommen, dass eine Zahlung erstattet wurde: Möglicherweise umfasst Ihre Rolle nicht die entsprechende Berechtigung dafür. Wenn in keiner Zeile „Refund payment“ angezeigt wird, ist dies die Ursache, und ein Administrator kann diese Berechtigung unter „Users“ in den Systemeinstellungen unter „Prostay Pay“ › „Payments“ hinzufügen.
Um den vollständigen Datensatz einer einzelnen Zahlung einzusehen, einschließlich der genauen Höhe der Ihnen entstandenen Gebühren, nutzen Sie den Bildschirm „Payments“ in der Seitenleiste, der unter „Zahlungen, Auszahlungen und Kontodaten“ beschrieben ist. Unter Copy payment IDfinden Sie hier den Suchbegriff, nach dem Sie suchen müssen, wenn Sie dort sind.
Die Tabelle „Payment method“ weiter unten auf der Seite funktioniert anders: Wenn Sie auf eine der Zeilen klicken, öffnet sich ein Fenster mit dem Namen der Karte, der maskierten Nummer, dem Fingerabdruck, dem Ablaufdatum und dem Kartentyp.
Das Senden einer Quittung
Send receipt öffnet ein kleines Dialogfeld mit einer „Deliver to “-Liste, in der bereits die Adresse voreingetragen ist, unter der der Gast bezahlt hat. „+ Add another email “ fügt eine zweite, eine dritte und so weiter hinzu – auf diese Weise können Sie eine Quittung gleichzeitig an einen Bucher für Unternehmen oder an Ihre eigene Buchhaltungsadresse kopieren.
Dies gilt pro Zahlung, nicht pro Gast. Ein Gast mit drei Zahlungen, der „eine Quittung für alles“ wünscht, benötigt drei Quittungen.
Rückerstattung einer Zahlung
- Öffnen Sie den Gast unter „Customers“.
- Suchen Sie die Zahlung in der Tabelle „Payments“ und öffnen Sie das Zeilenmenü.
- Wählen Sie „Refund payment“ aus.
- Belassen Sie den Betrag unter „Refund“ auf dem vollen Betrag oder geben Sie einen geringeren Betrag ein.
- Wählen Sie eine „Reason“-Option aus: „Duplicate“, „ Fraudulent“, „ Requested by customer“ oder „Other“.
- Klicken Sie auf „Refund“.
Beide Felder sind Pflichtfelder, und die Schaltfläche bleibt ausgegraut, bis sie ausgefüllt sind. Der Grund dafür ist nicht rein kosmetischer Natur: Die Angaben werden mit der Rückerstattung übermittelt und sind Teil des Datensatzes, falls die Zahlung jemals abgefragt wird; daher sollten „Duplicate“ und „Requested by customer“ genau das bedeuten, was sie aussagen.
Teilrückerstattungen
Das Feld „Refund“ wird bereits mit dem gesamten Betrag der Zahlung vorausgefüllt und kann nach unten korrigiert werden. Auf diese Weise erstatten Sie beispielsweise eine Nacht einer dreitägigen Anzahlung oder die Wellnessbehandlung, nicht jedoch den Transfer.
Sie können nicht mehr erstatten, als gezahlt wurde. Geben Sie einen höheren Betrag ein, und das Feld wird rot und zeigt „Refund cannot be more than“ sowie den ursprünglichen Betrag an; die Schaltfläche „Refund“ wird ausgegraut, bis Sie den Betrag wieder nach unten korrigieren. Eine Null oder ein negativer Betrag wird auf die gleiche Weise abgelehnt.
Was eine Rückerstattung kostet
Die praktische Konsequenz: Eine erstattete Zahlung ist keine Zahlung, die nie stattgefunden hat. Ihnen fehlt der Betrag, den Sie zurückerstattet haben, zuzüglich der Kosten, die Ihnen durch die Bearbeitung der ursprünglichen Zahlung entstanden sind, und die Rückerstattung von zweihundert Dollar bringt Sie weiter in Rückstand, als wenn Sie den Betrag gar nicht erst entgegengenommen hätten.
Ihre eigenen Gebührensätze und die tatsächlichen Kosten jeder einzelnen Zahlung finden Sie auf den Seiten „Payments “ und „Balances “ in der Seitenleiste. Dort sind die Zahlen für Ihr Konto aufgeführt, und dieses Hilfezentrum gibt diese nicht erneut an, da eine hier angegebene Zahl schnell veraltet wäre. Unter „Zahlungen, Auszahlungen und Kontoaufzeichnungen“ wird erläutert, welche Informationen auf den einzelnen Seiten zu finden sind.
Nachdem die Rückerstattung
Refund payment aus dem Menü der jeweiligen Zahlungszeile verschwindet, erhöht sich die Anzahl der „Refunds “ des Gastes in der Liste, und der Betrag wird von Ihrer ausstehenden Gutschrift abgezogen, anstatt separat von Ihrem Bankkonto abgebucht zu werden.
Die im Dialogfeld angegebenen fünf bis zehn Tage beziehen sich auf die Sichtweise des Gastes. Bis dahin wird er das Geld nicht sehen und Ihnen nicht glauben; daher lohnt es sich, ihm die Zahl zu nennen, wenn Sie ihm mitteilen, dass der Vorgang abgeschlossen ist.
Eine Zahlung, die der Gast bei seiner eigenen Bank beanstandet hat, fällt nicht darunter. Erstellen Sie hierfür keine Rückerstattung: Die Rückerstattung einer beanstandeten Zahlung kann Sie beide Beträge kosten. Siehe „Umgang mit einer beanstandeten Zahlung “.