Terapisti, camere e attrezzature

Perché esistono questi tre elenchi

Quando qualcuno richiede un massaggio con pietre calde alle quattro di sabato, il centro benessere deve rispondere a una domanda composta da quattro parti: se un terapista qualificato sia in servizio e disponibile, se una sala del tipo giusto sia libera, se l’attrezzatura sia disponibile, e, qualora la sala fosse una camera da letto presa in prestito, se questa sia libera. Queste schermate sono la fonte delle risposte. Tutto ciò che vi è riportato esiste affinché il calendario degli appuntamenti possa rifiutare una prenotazione che non si sarebbe stati in grado di onorare, il che ha un valore di gran lunga superiore a un calendario che accetta tutto.

I terapisti non sono, di proposito, la stessa cosa degli utenti di Prostay, né la stessa cosa degli addetti al Servizio di pulizia. La maggior parte dei terapisti in una struttura boutique non dispone affatto di un account di accesso, e coloro che ne possiedono uno non dovrebbero scomparire dal calendario del mese successivo solo perché qualcuno ha disattivato il loro account.

L’elenco dei terapisti

Ogni riga corrisponde a una persona. Il puntino colorato indica la loro posizione sul registro degli appuntamenti, i badge delle competenze mostrano le prime tre qualifiche in loro possesso e la striscia di sette lettere rappresenta la loro settimana lavorativa: una lettera evidenziata indica un giorno in cui sono in servizio. La casella di ricerca in alto effettua la corrispondenza tra nomi, competenze e lingue; pertanto, digitando «thai» si trovano sia il terapeuta che lo parla sia quello in possesso della relativa qualifica.

La colonna «Login» indica se quella persona può effettuare l’accesso a Prostay. Nella maggior parte dei casi risulterà «No login», il che è normale e non comporta alcun costo: il registro degli appuntamenti funziona perfettamente anche per un terapista che non tocca mai uno schermo, poiché è la receptionist a gestirlo.

Scheda del terapeuta

Name È ciò che appare nella parte superiore della colonna dedicata al terapista nel registro degli appuntamenti, pertanto si raccomanda di utilizzare il nome che un ospite riconoscerebbe piuttosto che quello da busta paga.

Gender viene utilizzato solo per l’abbinamento. Un trattamento può essere limitato a terapisti di sesso femminile o maschile, e tale restrizione legge questo campo. Se lo si lascia come «Not specified », a questa persona non verrà mai proposto un trattamento che specifichi un genere, il che rappresenta un modo indiretto per perdere prenotazioni a suo sfavore. Non è possibile per un ospite richiedere un genere specifico per un trattamento che non ne preveda già una restrizione; tale discussione avviene alla reception e viene gestita selezionando il terapista manualmente.

Colour on the book È presente nel Calendario. Viene visualizzata solo nelle visualizzazioni raggruppate per operatore, poiché il riquadro assume il colore del trattamento.

Active La disattivazione conserva tutta la cronologia e tutti gli appuntamenti passati, ma li rimuove dall’elenco dei terapisti e da ogni nuova prenotazione. Utilizzatela per chi ha lasciato il lavoro. La rimozione definitiva di un operatore è possibile solo se non ha alcun appuntamento in programma; in caso contrario il sistema non lo consente, e giustamente, poiché la sua cancellazione lascerebbe orfani tutti i trattamenti da lui effettuati.

Competenze e lingue

Skills sono le qualifiche con cui il motore di disponibilità effettua l’abbinamento. Un trattamento che richiede la competenza «Hot stone» verrà offerto esclusivamente a un terapista che la possiede. Non esiste una schermata separata per le competenze: digiti una nuova competenza nella casella sotto il campo e prema «Add » (Aggiungi competenza); essa verrà creata e associata in un’unica operazione.

Lasciare vuoto il campo delle competenze rende quel terapista prenotabile per qualsiasi trattamento, il che è corretto per un nuovo arrivato che si desidera inserire nell’elenco Generale, ma non lo è per chiunque abbia qualifiche specifiche. Due terapisti entrambi contrassegnati come in grado di eseguire qualsiasi trattamento daranno luogo a un sistema di prenotazione che non rifiuta mai una richiesta e a una spa che occasionalmente non è in grado di soddisfare una richiesta.

Languages vengono registrate per ciascun terapista e non vengono utilizzate affatto dal motore di disponibilità. Sono presenti affinché chi sta effettuando una prenotazione possa cercare un terapista che parli la lingua dell’ospite, richiesta reale e frequente in un resort. Digitate una lingua e premete Invio per aggiungerla.

Assegnare a un terapista un login

Login associa un account utente Prostay esistente a tale terapista. Effettuate la ricerca per nome o e-mail; il selettore mostra il ruolo di ciascun utente accanto al nome, in modo da non associare la Maria sbagliata. Una volta associata, quella persona effettua l’accesso con le proprie credenziali e la spa riconosce quale terapista sia, il che rende possibile la creazione del proprio elenco di appuntamenti.

Un utente può essere associato a un solo terapista. Se si tenta di associare un utente a un terapista già occupato, il salvataggio viene rifiutato indicando il nome del terapista a cui è già associato; è importante saperlo perché l’alternativa sarebbe che due terapisti condividessero un’unica identità e un elenco “Oggi” che mostrasse il lavoro di entrambe le persone a ciascuno di loro.

Il calendario settimanale

La scheda «Weekly hours» (Orario di lavoro) indica lo schema con cui questa persona lavora in una settimana normale. Ogni fascia oraria offerta dalla procedura guidata di prenotazione viene prima verificata in base a tale schema, pertanto un terapista privo di turni non potrà mai essere prenotato, indipendentemente dalle sue qualifiche e dal grado di disponibilità della spa.

Add shift imposta un intervallo dalle 09:00 alle 17:00 per quel giorno, e i due selettori di orario lo regolano. Le modifiche vengono salvate man mano che vengono apportate. L’aggiunta di un secondo intervallo allo stesso giorno consente di modellare un turno frazionato: dalle 09:00 alle 13:00 e dalle 16:00 alle 20:00 rende la parte centrale della giornata effettivamente non prenotabile anziché semplicemente sconsigliata.

Questi orari rientrano negli orari di apertura della spa e entrambi vengono verificati. Un terapista in servizio fino alle 20:00 in una spa che chiude alle 19:00 termina il proprio turno alle 19:00 ai fini della prenotazione. È l’intera finestra temporale del trattamento che deve rientrare negli orari, pertanto un massaggio di 90 minuti con 15 minuti di tempo di ricambio non può iniziare alle 18:00 in una spa che chiude alle 19:00.

Ferie, malattia e turni extra

Lo schema settimanale è valido nella maggior parte delle settimane. La scheda «Exceptions» è destinata ai giorni in cui non lo è e funziona in entrambe le direzioni.

• Not available esclude la persona per quella data indipendentemente da quanto previsto dallo schema. Ferie, malattia, formazione.
• Extra shift la inserisce in servizio in una data in cui il programma la prevede libera; è così che si sostituisce qualcuno senza dover riscrivere due turni.

Il motivo va indicato nel campo di testo libero ed è destinato al Suo team piuttosto che al software, ma lo compili: «Ferie annuali» in una data tra tre settimane risponde alla domanda che un responsabile sta per porre. L’etichetta della scheda riporta il conteggio, quindi un terapista con eccezioni è visibile dall’elenco senza dover aprire alcuna schermata.

C’è una data per ogni voce, quindi due settimane di ferie corrispondono a quattordici righe. È un’operazione noiosa, ma onesta: ogni giorno è modificabile separatamente e per la persona che torna in anticipo il giovedì basta rimuovere una sola riga.

Sale di trattamento

Una sala trattamenti è qualsiasi luogo in cui si svolga un trattamento: una cabina, l’hammam, uno studio, una camera da letto presa in prestito dalla spa. Ciascuna ha un nome, un tipo e una capacità.

Capacity Indica il numero di ospiti che la sala può ospitare contemporaneamente. Uno per una cabina, due per una suite per coppie, dodici per uno studio in cui si tengono corsi. Questo dato viene confrontato con l’Guests at once del trattamento, quindi un corso per otto persone non verrà assegnato a una sala che ne ospita quattro.

Assegnate ai locali i nomi che il Suo team pronuncia ad alta voce. «Cabina 3: Lotus» risulta chiaro sia sul calendario degli appuntamenti che durante il passaggio di consegne; «SR-3» no, e prima o poi qualcuno accompagnerà un ospite alla porta sbagliata.

Prestito di una camera da letto

This is a hotel room Collega una sala trattamenti a una vera e propria camera da letto presente nel Suo inventario. Le piccole strutture lo fanno continuamente: due cabine non bastano in un martedì piovoso, quindi le camere 204 e 206 diventano sale trattamenti quando sono libere.

Una volta collegata, la spa controlla il Calendario dell’hotel prima di assegnare qualsiasi trattamento in quella stanza. Se la 204 è venduta, bloccata o fuori servizio quella notte, la camera non viene proposta e la prenotazione viene rifiutata. Il resto della logica di disponibilità rimane invariata: deve comunque trattarsi di una camera del tipo corretto e deve comunque essere libera da altri trattamenti.

Tipologie di camera

Una tipologia di camera è una categoria richiesta da un trattamento: sala trattamenti singola, suite per coppie, sala umida. Esiste affinché un trattamento possa specificare «qualsiasi sala umida» anziché indicarne una in particolare; ciò consente al sistema di prenotare una vasca per idroterapia ovunque vi sia spazio, invece di mettere tutti in coda per la stessa cabina.

Mantenete l’elenco breve. Le tipologie sono utili solo quando un trattamento non può effettivamente essere effettuato in altri tipi di stanza. Una tipologia per ogni cabina equivale a non averne affatto, con l’aggiunta di ulteriori clic.

Un tipo in uso non può essere eliminato. Il sistema non lo consente e segnala che qualcosa lo sta utilizzando, ovvero una stanza o un trattamento che ne richiede l’uso.

Attrezzatura

Per «attrezzatura» si intende qualsiasi oggetto disponibile in numero limitato che due trattamenti non possono condividere: un set per pietre calde, un vaporizzatore per il viso, un lettino da massaggio portatile, una vasca di galleggiamento.

How many È questo che rende utile tenere questo elenco. Con due set per pietre calde, la spa potrà tranquillamente effettuare due trattamenti con pietre calde contemporaneamente in cabine diverse e rifiuterà il terzo. Se si sbaglia il conteggio per eccesso, si finisce per promettere a un ospite qualcosa per cui si dovrà scusarsi; se si sbaglia per difetto, si sta rinunciando a un guadagno.

L’attrezzatura viene riservata per il trattamento stesso piuttosto che per la finestra della cabina, quindi un set di pietre torna disponibile non appena il massaggio termina, mentre la cabina è ancora in fase di riordino. Se un’attrezzatura necessita effettivamente di tempo tra un ospite e l’altro, il modo corretto di gestirla oggi è aggiungere i minuti alla durata del trattamento piuttosto che al tempo di preparazione della cabina.

Sono le attrezzature portatili a rendere possibili i trattamenti fuori sede e in camera. Un massaggio nella camera di un ospite non richiede una sala trattamenti, ma necessita di uno dei quattro lettini portatili, e la spa li tiene in conto.

Cosa fa effettivamente il controllo di disponibilità

Riassumendo, una fascia oraria viene offerta solo quando tutte le seguenti condizioni sono vere contemporaneamente, per l’intero intervallo di tempo della sala dedicata al trattamento e non solo per la sua durata pubblicizzata.

1. La spa è aperta e la data non è una data di chiusura.
2. Un operatore è in servizio, non è esonerato, e non ha altri appuntamenti in sovrapposizione.
3. Tale terapista possiede la competenza richiesta o figura nell’elenco dei professionisti autorizzati per quel trattamento.
4. Il suo sesso corrisponde a quello richiesto, qualora il trattamento preveda tale restrizione.
5. Una sala del tipo richiesto è libera e sufficientemente spaziosa per il numero di partecipanti al trattamento, a meno che il trattamento non si svolga nella camera dell’ospite o fuori sede.
6. Se tale stanza è una camera da letto presa in prestito, nel PMS risulta libera per quella notte.
7. Per ogni attrezzatura richiesta è disponibile un'unità di riserva per tutta la durata del trattamento.

Quando una prenotazione non trova nulla, tale elenco costituisce l’ordine di verifica. Nella pratica la risposta è quasi sempre la seconda o la terza riga: nessuno in possesso delle competenze richieste è in servizio.

Con il menu e le risorse a disposizione, la spa è pronta a vendere qualcosa, ovvero ad accettare una prenotazione .