Por qué existen estas tres listas
Cuando alguien solicita un masaje con piedras calientes a las cuatro de la tarde del sábado, el spa tiene que responder a una pregunta que consta de cuatro partes: si hay un terapeuta cualificado de turno y disponible, si hay libre una habitación del tipo adecuado, si el equipo está disponible, y, en caso de que la habitación sea una habitación prestada, si está vacía. Estas pantallas son de donde proceden las respuestas. Todo lo que contienen existe para que la agenda de citas pueda rechazar una reserva que no habría podido cumplir, lo cual tiene mucho más valor que una agenda que acepta todo.
Los terapeutas no son, deliberadamente, lo mismo que los usuarios de Prostay, ni lo mismo que el personal del Servicio de limpieza. La mayoría de los terapeutas de una propiedad boutique no tienen cuenta de acceso, y los que sí la tienen no deberían desaparecer de la lista del próximo mes porque alguien haya desactivado su cuenta.
La lista de terapeutas
Cada fila corresponde a una persona. El punto de color es el suyo en la agenda de citas, las insignias de habilidades muestran las tres primeras titulaciones que poseen, y la franja de siete letras representa su semana laboral: una letra resaltada indica un día en el que están asignados al turno. El cuadro de búsqueda de arriba combina nombres, competencias e idiomas; así, al escribir «tailandés» se encuentran tanto el terapeuta que lo habla como el que está cualificado en él.
La columna «Login» indica si esa persona puede iniciar sesión en Prostay. En la mayoría de los casos aparecerá «No login», lo cual es normal y no tiene ningún coste: la agenda de citas funciona perfectamente bien para un terapeuta que nunca toca una pantalla, ya que es la recepcionista quien se encarga de gestionarla.
Ficha de terapeuta
Name es lo que aparece en la parte superior de su columna en la agenda de citas, por lo que debe utilizar el nombre que un cliente reconocería en lugar de un nombre de nómina.
Gender Se utiliza únicamente para la asignación. Un tratamiento puede restringirse a terapeutas mujeres u hombres, y esa restricción consulta este campo. Si lo deja como «Not specified », a esta persona nunca se le ofrecerá un tratamiento que especifique un género, lo cual es una forma sutil de perder reservas para ella. No hay forma de que un cliente solicite un género en un tratamiento que no lo restrinja ya de antemano; esa conversación tiene lugar en recepción y se gestiona seleccionando al terapeuta manualmente.
Colour on the book Aparece en el Calendario. Solo se muestra en las vistas agrupadas por terapeuta, ya que cada ficha toma su color del tratamiento.
Active La opción «desactivar» conserva todo su historial y todas sus citas anteriores, pero lo elimina de la lista de terapeutas y de todas las nuevas reservas. Utilícela en el caso de un empleado que abandone la empresa. Eliminar a un terapeuta por completo solo es posible mientras no tenga ninguna cita; a partir de entonces, el sistema lo rechaza, y con razón, ya que su eliminación dejaría sin asignar todos los tratamientos que haya impartido.
Habilidades e idiomas
Skills son las cualificaciones con las que el motor de disponibilidad realiza la búsqueda. Un tratamiento que requiera la habilidad «Piedras calientes» solo se ofrecerá a un terapeuta que la posea. No hay una pantalla separada para las habilidades: escriba una nueva en el cuadro situado debajo del campo y pulse «Add », y se creará y se asociará en una sola acción.
Dejar el campo de habilidades en blanco hace que ese terapeuta pueda ser reservado para cualquier servicio, lo cual es adecuado para un nuevo empleado que desee incluir en la plantilla General, pero inadecuado para cualquiera cuyas cualificaciones sean importantes. Si dos terapeutas aparecen marcados como capaces de realizar todo tipo de tratamientos, se generará un sistema de reservas que nunca rechaza una reserva y un spa que, en ocasiones, no podrá ofrecer el servicio solicitado.
Languages Se registran por terapeuta y el Motor de Reservas no las tiene en cuenta en absoluto. Su finalidad es que quien realice una reserva pueda buscar un terapeuta que hable el idioma del huésped, algo que en un complejo turístico es una petición real y frecuente. Escriba un idioma y pulse Intro para añadirlo.
Al asignar un nombre de usuario a un terapeuta
Login asigna una cuenta de usuario de Prostay ya existente a dicho terapeuta. Busque por nombre o correo electrónico; el selector muestra la función de cada usuario junto a su nombre para que no asigne a la «María» equivocada. Una vez asignada, esa persona inicia sesión con su propia cuenta y el spa sabe qué terapeuta es, lo que permite crear su propia lista de citas.
Un usuario solo puede vincularse a un terapeuta. Si intenta vincular a alguien que ya esté asignado, se rechazará el guardado indicando el nombre del terapeuta que lo tiene asignado; conviene saberlo, ya que la alternativa sería que dos terapeutas compartieran una misma identidad y una lista «Hoy» que mostrara el trabajo de ambas personas a cada uno de ellos.
El horario semanal
La pestaña «Weekly hours» (Horario semanal) muestra el patrón de trabajo de esta persona en una semana normal. Cada franja horaria que ofrece el asistente de reservas se compara primero con este patrón, por lo que nunca se podrá reservar a un terapeuta que no tenga horas asignadas, por muy cualificado que esté y por muy vacío que esté el spa.
Add shift Establece un intervalo de 09:00 a 17:00 para ese día, y los dos selectores de hora lo ajustan. Los cambios se guardan a medida que se realizan. Añadir un segundo intervalo al mismo día es la forma de configurar un turno dividido: de 09:00 a 13:00 y de 16:00 a 20:00 hace que la franja central del día sea realmente imposible de reservar, en lugar de simplemente desaconsejada.
Estas horas se encuentran dentro del propio horario de apertura del spa, y ambos se comprueban. Un terapeuta asignado hasta las 20:00 en un spa que cierra a las 19:00 termina a las 19:00 en lo que respecta al sistema de reservas. Es el intervalo temporal total de la sala dedicado al tratamiento el que debe ajustarse, por lo que un masaje de 90 minutos con 15 minutos de tiempo de preparación no puede comenzar a las 18:00 en un spa que cierra a las 19:00.
Días festivos, bajas por enfermedad y turnos extra
El patrón semanal se cumple la mayoría de las semanas. La pestaña «Exceptions» sirve para los días en que no es así, y funciona en ambos sentidos.
- Not available Excluye a la persona de ese día, independientemente de lo que indique el patrón. Vacaciones, baja por enfermedad, formación.
- Extra shift la incluye en una fecha en la que el horario la tiene libre, que es la forma de cubrir a alguien sin tener que reescribir dos turnos.
El motivo se indica en el campo de texto libre y está pensado para su equipo más que para el software, pero rellénelo: «Vacaciones anuales» en una fecha dentro de tres semanas responde a la pregunta que un responsable está a punto de formular. La etiqueta de la pestaña incluye el recuento, por lo que un terapeuta con excepciones es visible en la lista sin necesidad de abrir nada.
Hay una fecha por entrada, por lo que unas vacaciones de quince días suponen catorce filas. Es tedioso, pero honesto: cada día se puede anular por separado, y a la persona que regresa antes, el jueves, solo hay que eliminarle una fila.
Salas de tratamiento
Una sala de tratamientos es cualquier lugar en el que se realice un tratamiento: una cabina, el hammam, un estudio o una habitación que el spa haya tomado prestada. Cada una tiene un nombre, un tipo y una capacidad.
Capacity Se refiere al número de huéspedes que la sala admite a la vez. Uno para una cabina, dos para una suite de parejas, doce para un estudio en el que se imparten clases. Se comprueba con el «Guests at once » del tratamiento, por lo que una clase para ocho personas no se asignará a una sala con capacidad para cuatro.
Denomine las salas tal y como las pronuncia su equipo. «Cabaña 3: Lotus» queda bien en la agenda de citas y en el traspaso de turnos; «SR-3», en cambio, no, y alguien acabará acompañando a un cliente hasta la puerta equivocada.
Reserva de una habitación
This is a hotel room Vincula una sala de tratamientos a una habitación real de su inventario. Las propiedades pequeñas lo hacen constantemente: dos cabañas no son suficientes un martes lluvioso, por lo que las habitaciones 204 y 206 se convierten en salas de tratamientos cuando están vacías.
Una vez vinculada, el spa consulta el Calendario del hotel antes de asignar cualquier servicio a esa habitación. Si la 204 está vendida, reservada o fuera de servicio esa noche, la habitación no se ofrece y se rechaza la reserva. El resto de la lógica de disponibilidad no cambia: sigue teniendo que ser una habitación del tipo adecuado y sigue teniendo que estar libre de otros tratamientos.
Tipos de habitación
Un tipo de habitación es una categoría que un tratamiento puede requerir: sala de tratamiento individual, suite para parejas, sala de baño. Existe para que un tratamiento pueda indicar «cualquier sala de baño» en lugar de nombrar una concreta, lo que permite al sistema asignar un baño de hidroterapia dondequiera que haya espacio, en lugar de poner a todos en cola para la misma cabina.
Mantenga la lista breve. Los tipos solo resultan útiles cuando un tratamiento realmente no puede realizarse en otros tipos de sala. Un tipo por cabina equivale a no tener ningún tipo, pero con más clics.
No se puede eliminar un tipo que esté en uso. El sistema lo rechaza e indica que algo lo está utilizando, ya sea una sala o un tratamiento que lo requiera.
Equipamiento
Se considera «equipo» cualquier elemento del que exista un número limitado y que dos tratamientos no puedan compartir: un juego de piedras calientes, un vaporizador facial, una camilla de masaje portátil o una cabina de flotación.
How many Es lo que hace que merezca la pena mantener esta lista. Con dos juegos de piedras calientes, el spa podrá realizar sin problemas dos tratamientos con piedras calientes al mismo tiempo en cabinas diferentes y rechazará el tercero. Si se calcula mal al alza, habrá prometido a un cliente algo por lo que tendrá que disculparse; si se calcula mal a la baja, estará rechazando ingresos.
El equipamiento se reserva para el tratamiento en sí, no para el tiempo de preparación de la sala, por lo que un juego de piedras queda libre de nuevo en cuanto termina el masaje, mientras la cabina aún se está preparando para el siguiente cliente. Si un elemento del equipamiento realmente necesita tiempo de reposo entre un huésped y otro, la forma más honesta de gestionarlo hoy en día es añadir esos minutos a la duración del tratamiento, en lugar de al tiempo de preparación de la cabina.
El equipamiento portátil es lo que hace realidad los tratamientos fuera de las instalaciones y en la habitación. Un masaje en la habitación de un huésped no necesita una sala de tratamientos, pero sí necesita una de las cuatro camillas portátiles, y el spa las contabiliza.
Qué hace realmente la comprobación de disponibilidad
En resumen, solo se ofrece una franja horaria cuando se cumplen todas las condiciones siguientes a la vez, para todo el intervalo de disponibilidad de la sala del tratamiento, y no solo para su duración anunciada.
- El spa está abierto y la fecha no es una fecha cerrada.
- Hay un terapeuta en el turno, no está excluido, y no tiene ninguna otra cita que se solape.
- Dicho terapeuta posee la cualificación requerida o figura en la lista de profesionales designados para el tratamiento.
- Su género coincide con el requerido, en caso de que el tratamiento lo restrinja.
- Hay disponible una sala del tipo requerido y lo suficientemente grande para el tamaño del grupo del tratamiento, a menos que este se realice en la habitación del huésped o fuera de las instalaciones.
- Si dicha habitación es un dormitorio cedido, dicho dormitorio debe figurar como libre en el PMS esa noche.
- Cada elemento del equipamiento necesario cuenta con una unidad de repuesto durante toda la duración del tratamiento.
Cuando una reserva no encuentra nada, esa lista constituye el orden en el que se deben comprobar. En la práctica, la respuesta es casi siempre la segunda o tercera línea: no hay nadie con esa cualificación de guardia.
Con el menú y los recursos disponibles, el spa está listo para vender algo, es decir, para aceptar una reserva .