Warum es diese drei Listen gibt
Wenn jemand am Samstag um vier Uhr eine Hot-Stone-Massage bucht, muss das Spa eine Frage beantworten, die aus vier Teilen besteht: Ist ein qualifizierter Therapeut im Dienst und verfügbar, ist ein Raum des richtigen Typs frei, ist die Ausrüstung verfügbar, und falls es sich bei dem Raum um ein ausgeliehenes Schlafzimmer handelt, ist dieses frei? Diese Bildschirme sind die Quelle dieser Antworten. Alles, was darauf zu sehen ist, dient dazu, dass das Terminbuch eine Buchung ablehnen kann, die Sie nicht hätten erfüllen können – was weitaus wertvoller ist als ein Buch, das zu allem „Ja“ sagt.
Therapeuten sind bewusst nicht mit Prostay-Nutzern gleichzusetzen und auch nicht mit Mitarbeitern der Zimmerreinigung. Die meisten Therapeuten in einem Boutique-Objekt haben überhaupt keinen Login, und diejenigen, die einen haben, sollten nicht aus dem Dienstplan des nächsten Monats verschwinden, nur weil jemand ihr Konto deaktiviert hat.
Die Therapeutenliste
Jede Zeile steht für eine Person. Der farbige Punkt kennzeichnet deren Eintrag im Terminkalender, die Kompetenzabzeichen zeigen die ersten drei Qualifikationen an, über die sie verfügen, und die Zeile aus sieben Buchstaben steht für ihre Arbeitswoche: Ein hervorgehobener Buchstabe kennzeichnet einen Tag, an dem sie im Dienstplan eingetragen sind. Das Suchfeld oben vergleicht Namen, Fähigkeiten und Sprachen miteinander; wenn Sie also „Thai“ eingeben, werden sowohl der Therapeut gefunden, der diese Sprache spricht, als auch derjenige, der darin qualifiziert ist.
Die Spalte „Login“ gibt an, ob sich diese Person bei Prostay anmelden kann. Bei den meisten steht dort „No login“, was normal ist und nichts kostet: Das Terminkalender-System funktioniert einwandfrei für einen Therapeuten, der niemals einen Bildschirm berührt, da die Rezeptionistin die Verwaltung übernimmt.
Ein Therapeutenprofil
Name wird oben in der Spalte des Terminkalenders angezeigt; verwenden Sie daher bitte den Namen, den ein Gast wiedererkennen würde, und nicht den aus der Gehaltsabrechnung.
Gender wird ausschließlich für den Abgleich verwendet. Eine Behandlung kann auf weibliche oder männliche Therapeuten beschränkt werden, und diese Einschränkung liest dieses Feld aus. Lassen Sie es auf „Not specified “ stehen, und diese Person wird niemals für eine Behandlung vorgeschlagen, die ein Geschlecht angibt – was eine subtile Art ist, Buchungen für diese Person zu verlieren. Es gibt für einen Gast keine Möglichkeit, ein Geschlecht für eine Behandlung anzugeben, die nicht bereits entsprechend eingeschränkt ist; diese Absprache erfolgt an der Rezeption und wird durch die manuelle Auswahl des Therapeuten geregelt.
Colour on the book im Kalender als ihr Eintrag angezeigt. Er erscheint nur in Ansichten, die nach Therapeuten gruppieren, da eine Kachel ihre Farbe von der Behandlung erhält.
Active Die Deaktivierung bewahrt den gesamten Verlauf und alle bisherigen Termine, entfernt den Therapeuten jedoch aus dem Dienstplan und aus allen neuen Buchungen. Verwenden Sie diese Funktion für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen. Das vollständige Entfernen eines Therapeuten ist nur möglich, solange dieser überhaupt keine Termine hat; danach lehnt das System dies ab, und das zu Recht, denn ein Löschen würde jede Behandlung, die er jemals durchgeführt hat, ohne Zuordnung lassen.
Fähigkeiten und Sprachen
Skills sind die Qualifikationen, mit denen die Verfügbarkeits-Engine einen Abgleich vornimmt. Eine Behandlung, die die Fertigkeit „Hot Stone“ erfordert, wird immer nur einem Therapeuten angeboten, der über diese verfügt. Es gibt keinen separaten Bildschirm für Fertigkeiten: Geben Sie eine neue in das Feld unter dem entsprechenden Bereich ein und drücken Sie „Add “ – sie wird in einem Schritt erstellt und zugeordnet.
Werden die Fähigkeiten leer gelassen, ist dieser Therapeut für absolut alles buchbar, was für einen neuen Mitarbeiter, den Sie in den allgemeinen Dienstplan aufnehmen möchten, richtig ist, jedoch falsch für jeden, dessen Qualifikationen von Bedeutung sind. Zwei Therapeuten, die beide als für alle Leistungen qualifiziert gekennzeichnet sind, führen zu einem Buchungsplan, der niemals eine Buchung ablehnt, und zu einem Spa, das gelegentlich eine Behandlung nicht erbringen kann.
Languages werden pro Therapeut erfasst und von der Verfügbarkeits-Engine überhaupt nicht berücksichtigt. Sie dienen dazu, dass die Person, die eine Buchung vornimmt, nach einem Therapeuten suchen kann, der die Sprache des Gastes beherrscht – was in einem Resort eine reale und häufige Anfrage ist. Geben Sie eine Sprache ein und drücken Sie die Eingabetaste, um sie hinzuzufügen.
Durch die Vergabe eines Logins
Login wird diesem Therapeuten ein bestehendes Prostay-Benutzerkonto zugeordnet. Suchen Sie nach Namen oder E-Mail-Adresse; die Auswahlliste zeigt die Rolle jedes Benutzers neben dem Namen an, damit Sie nicht die falsche Maria zuordnen. Nach der Zuordnung meldet sich diese Person mit ihrem eigenen Konto an, und das Spa weiß, um welchen Therapeuten es sich handelt, was die Erstellung einer eigenen Terminliste ermöglicht.
Ein Benutzer kann nur einem Therapeuten zugeordnet werden. Versuchen Sie, eine Person zuzuordnen, die bereits vergeben ist, und der Speichervorgang wird mit dem Namen des Therapeuten abgelehnt, der diese Person bereits zugewiesen hat – dies ist wichtig zu wissen, da die Alternative darin bestünde, dass zwei Therapeuten sich eine Identität teilen und eine „Heute“-Liste, die die Aufgaben beider Personen jedem von ihnen anzeigt.
Der Wochenplan
Die Registerkarte „Weekly hours“ gibt das Arbeitsmuster dieser Person in einer normalen Woche wieder. Jeder vom Buchungsassistenten angebotene Termin wird zunächst daran abgeglichen, sodass ein Therapeut ohne Arbeitszeiten niemals gebucht werden kann, egal wie qualifiziert er ist und wie leer das Spa auch sein mag.
Add shift legt für diesen Tag einen Zeitraum von 09:00 bis 17:00 Uhr fest, und die beiden Zeitauswahlfelder passen diesen an. Änderungen werden sofort gespeichert. Durch Hinzufügen eines zweiten Zeitraums am selben Tag lassen sich geteilte Schichten modellieren: 09:00 bis 13:00 Uhr und 16:00 bis 20:00 Uhr sorgen dafür, dass die Mittagszeit tatsächlich nicht buchbar ist und nicht nur davon abgeraten wird.
Diese Zeiten liegen innerhalb der Öffnungszeiten des Spas, und beide werden überprüft. Ein Therapeut, der bis 20:00 Uhr in einem Spa eingeteilt ist, das um 19:00 Uhr schließt, beendet seinen Dienst aus Sicht des Buchungssystems um 19:00 Uhr. Es ist das gesamte Zeitfenster der Behandlung, das passen muss; daher kann eine 90-minütige Massage mit 15 Minuten Umrüstzeit nicht um 18:00 Uhr in einem Spa beginnen, das um 19:00 Uhr schließt.
Urlaub, Krankheit und zusätzliche Schichten
Ein wöchentliches Muster trifft auf die meisten Wochen zu. Die Registerkarte „Exceptions“ ist für die Tage gedacht, an denen dies nicht der Fall ist, und funktioniert in beide Richtungen.
- Not available Die betreffende Person wird für diesen Tag freigestellt, unabhängig davon, was der Dienstplan vorsieht. Urlaub, Krankheit, Schulung.
- Extra shift Setzt die Person für einen Termin ein, an dem der Dienstplan sie als frei vorsieht – so können Sie für jemanden einspringen, ohne zwei Dienstpläne neu erstellen zu müssen.
Der Grund ist ein Freitextfeld und richtet sich eher an Ihr Team als an die Software, aber füllen Sie es aus: „Jahresurlaub“ an einem Datum in drei Wochen beantwortet die Frage, die ein Vorgesetzter gerade stellen würde. Die Registerkartenbezeichnung enthält die Anzahl, sodass ein Therapeut mit Ausnahmen bereits in der Liste sichtbar ist, ohne dass man etwas öffnen muss.
Pro Eintrag gibt es ein Datum, sodass ein vierzehntägiger Urlaub vierzehn Zeilen umfasst. Das ist mühsam, aber ehrlich: Jeder Tag kann separat überschrieben werden, und bei der Person, die am Donnerstag vorzeitig zurückkehrt, muss lediglich eine Zeile entfernt werden.
Behandlungsräume
Ein Behandlungsraum ist jeder Ort, an dem eine Behandlung stattfindet: eine Kabine, das Hammam, ein Studio, ein Schlafzimmer, das das Spa vorübergehend nutzt. Jeder hat einen Namen, einen Typ und eine Kapazität.
Capacity Gibt an, wie viele Gäste der Raum gleichzeitig aufnehmen kann. Einer für eine Kabine, zwei für eine Paarsuite, zwölf für ein Studio, in dem Kurse stattfinden. Dies wird mit den „Guests at once “ der Behandlung abgeglichen, sodass ein Kurs für acht Personen nicht in einem Raum untergebracht wird, der nur vier Personen fasst.
Benennen Sie die Räume so, wie Ihr Team sie laut ausspricht. „Kabine 3: Lotus“ liest sich im Terminkalender und bei der Dienstübergabe gut; „SR-3“ hingegen nicht, und irgendjemand wird schließlich einen Gast zur falschen Tür führen.
Ein Schlafzimmer reservieren
This is a hotel room verknüpft einen Behandlungsraum mit einem tatsächlichen Zimmer in Ihrem Bestand. Kleinere Objekte machen das ständig: Zwei Kabinen reichen an einem regnerischen Dienstag nicht aus, also werden 204 und 206 zu Behandlungsräumen, wenn sie leer sind.
Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, überprüft das Spa den Hotelkalender, bevor etwas in diesem Zimmer gebucht wird. Ist 204 an diesem Abend ausgebucht, gesperrt oder außer Betrieb, wird das Zimmer nicht angeboten und der Termin abgelehnt. Die übrige Verfügbarkeitslogik bleibt unverändert: Es muss weiterhin ein Zimmer des richtigen Typs sein und es darf keine anderen Behandlungen darin stattfinden.
Zimmertypen
Ein Zimmertyp ist eine Kategorie, die eine Behandlung erfordern kann: Einzelbehandlungsraum, Paarsuite, Nassraum. Er dient dazu, dass eine Behandlung „beliebiger Nassraum“ angeben kann, anstatt einen bestimmten zu benennen. Dadurch kann das Buchungssystem ein Hydrotherapie-Bad überall dort zuweisen, wo Platz vorhanden ist, anstatt alle Gäste für dieselbe Kabine in eine Warteschlange zu stellen.
Halten Sie die Liste kurz. Typen sind nur dann sinnvoll, wenn eine Behandlung tatsächlich nicht in anderen Raumarten durchgeführt werden kann. Ein Typ pro Kabine entspricht keinem Typ überhaupt – nur mit mehr Klicks.
Ein verwendeter Typ kann nicht gelöscht werden. Das System lehnt dies ab und meldet, dass er gerade verwendet wird – entweder von einem Raum oder von einer Behandlung, die ihn benötigt.
Ausstattung
Zur Ausstattung gehört alles, wovon nur eine begrenzte Anzahl vorhanden ist und das nicht von zwei Behandlungen gemeinsam genutzt werden kann: ein Hot-Stone-Set, ein Gesichtsdampfer, ein tragbarer Massagetisch oder ein Floating-Tank.
How many Das ist der Grund, warum es sich lohnt, diese Liste zu führen. Mit zwei Hot-Stone-Sets kann das Spa problemlos zwei Hot-Stone-Behandlungen gleichzeitig in verschiedenen Kabinen durchführen und die dritte ablehnen. Wenn Sie sich bei der Anzahl nach oben verrechnen, haben Sie einem Gast etwas versprochen, wofür Sie sich entschuldigen müssen; wenn Sie sich nach unten verrechnen, lassen Sie Geld liegen.
Die Geräte werden für die Behandlung selbst und nicht für die Zeit bis zur nächsten Buchung reserviert ; somit ist ein Steinset in dem Moment wieder verfügbar, in dem die Massage endet, während die Kabine noch vorbereitet wird. Wenn ein Gerät tatsächlich Zeit zwischen den Gästen benötigt, ist es heute am ehrlichsten, die Minuten zur Behandlungsdauer hinzuzurechnen und nicht zur Umrüstzeit.
Tragbare Geräte machen Behandlungen außerhalb der Räumlichkeiten und auf dem Zimmer erst möglich. Eine Massage im Zimmer eines Gastes benötigt keinen Behandlungsraum, aber sie benötigt eine der vier tragbaren Liegen, und das Spa zählt diese mit.
Was die Verfügbarkeitsprüfung tatsächlich leistet
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Termin nur dann angeboten wird, wenn alle folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind – und zwar für den gesamten Zeitrahmen der Behandlung im Raum und nicht nur für deren angekündigte Dauer.
- Das Spa ist geöffnet, und das Datum ist kein Sperrdatum.
- Ein Therapeut ist im Dienstplan eingetragen, nicht freigestellt und hat keine anderen Termine, die sich überschneiden.
- Dieser Therapeut verfügt über die erforderliche Qualifikation oder steht auf der für die Behandlung festgelegten Liste.
- Das Geschlecht stimmt überein, sofern die Behandlung dies vorschreibt.
- Ein Raum des erforderlichen Typs ist frei und groß genug für die Gruppengröße der Behandlung, es sei denn, die Behandlung findet im Zimmer des Gastes oder außerhalb des Geländes statt.
- Falls es sich bei diesem Raum um ein ausgeliehenes Schlafzimmer handelt, muss das Schlafzimmer in dem PMS für diese Nacht als frei ausgewiesen sein.
- Von jedem erforderlichen Gerät ist für die Dauer der Behandlung ein Ersatzgerät verfügbar.
Wenn bei einer Buchung keine Übereinstimmung gefunden wird, dient diese Liste als Reihenfolge für die Überprüfung. In der Praxis ist die Antwort fast immer die zweite oder dritte Zeile: Niemand mit der erforderlichen Qualifikation hat Dienst.
Mit dem Angebot und den verfügbaren Ressourcen ist das Spa bereit, etwas zu verkaufen – nämlich eine Buchung entgegenzunehmen .