Wo Buchungen beginnen
New booking im Terminkalender, in der „Heute“-Liste und in der Terminliste angezeigt, und es öffnet von allen drei aus dieselbe Schublade. Ein Klick auf eine freie Stelle im Terminkalender öffnet das Fenster ebenfalls, wobei der Therapeut und die Uhrzeit bereits eingetragen sind – dies ist der schnellste Weg, wenn der Gast vor Ihnen steht und Sie die Lücke sehen können.
Unabhängig davon, wie Sie es öffnen, stellt der Einblendbereich vier Fragen in einer festgelegten Reihenfolge, da jede Antwort die nächste Frage eingrenzt. Der Gast entscheidet, worauf er Anspruch hat und wer standardmäßig bezahlt; die Behandlung bestimmt, wie lange sie dauert und somit, welche Zeitfenster frei sind; die Uhrzeit bestimmt, welcher Therapeut und welcher Raum zum Einsatz kommen.
Schritt eins: Für wen ist es bestimmt?
Drei Zugangswege, die jeweils drei verschiedene Fragen beantworten.
- Hotel guest Durchsucht aktuelle Reservierungen nach Name, Zimmernummer oder Bestätigungsnummer. Diese Option sollten Sie immer dann verwenden, wenn der Gast bei Ihnen übernachtet, da dadurch die Reservierung mit der Buchung verknüpft wird, was später die Abrechnung auf das Zimmer ermöglicht.
- Returning client Durchsucht die Gästeprofile des Objekts nach Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Verwenden Sie diese Option für ein Mitglied aus der Umgebung oder einen wiederkehrenden Tagesgast, der heute Nacht nicht bei Ihnen übernachtet.
- New guest Erstellt ein Profil anhand eines Namens und optional einer E-Mail-Adresse sowie einer Telefonnummer. Es handelt sich um ein echtes Gästeprofil, genau wie es die Rezeption anlegt, sodass dieselbe Person, die im November ein Zimmer bucht, wiedererkannt wird.
Jedes Hotelergebnis zeigt die Zimmernummer und den Status des Gastes an: „ In house “, „Arriving “ oder „Departed “. Der letzte Status ist entscheidend, da ein abgereister Gast kein Folio mehr hat, auf das die Kosten verbucht werden können, und dies bei den Zahlungen entsprechend angezeigt wird.
Wenn eine Reservierung mehr als einen Namen enthält, erscheinen die zusätzlichen Namen als Markierungen unter der Zeile. Wählen Sie die Person aus, die die Behandlung tatsächlich in Anspruch nimmt, anstatt den Hauptgast: Die Abrechnung erfolgt unter dem von Ihnen gewählten Namen, und eine Gesichtsbehandlung, die der falschen Hälfte eines Paares in Rechnung gestellt wird, führt zu einem unangenehmen Gespräch beim Auschecken.
Schritt zwei: Was und wo
Behandlungen sind nach Katalogkategorien gruppiert, wobei die Dauer und der Preis jeweils angegeben sind; das Suchfeld berücksichtigt sowohl den Namen als auch die Kategorie. Hier werden nur Behandlungen angezeigt, die eingerichtet und aktiv sind – dies wird beim Erstellen Ihres Behandlungsmenüs behandelt.
Where wird angezeigt, sobald eine Behandlung ausgewählt wurde, und bietet ausschließlich die Orte an, die für diese Behandlung zulässig sind. Bei der Auswahl des eigenen Zimmers des Gastes oder eines ortsfremden Standorts wird um eine Notiz gebeten, die der Therapeut lesen wird: „Strandkabine 4“ oder „Gast hat den Balkon gewünscht“. Keiner dieser beiden Orte verfügt über einen Behandlungsraum, daher sind sie oft die einzigen freien Plätze an einem stark ausgelasteten Nachmittag.
Wenn die Behandlung mehr als einen Gast erfordert, erscheint ein Auswahlfeld „Guests “ (Paarbehandlung). Eine für zwei Personen gebuchte Paarbehandlung ist ein Termin, der einen Raum und einen Zeitplatz beansprucht, nicht zwei Buchungen.
An dieser Stelle kommen auch die Mitgliedervorteile zum Tragen. Ein grünes Banner bedeutet, dass die Behandlung bereits bezahlt ist, entweder aus einem im Voraus bezahlten Kurs oder aus dem monatlichen Guthaben eines Abos; ein blaues Banner bedeutet, dass ein prozentualer Rabatt gilt. Ein Warnbanner bedeutet, dass die Leistungen des Tarifs zum ausgewählten Zeitpunkt ausgeschaltet sind; dies sollte dem Gast vorgelesen werden, bevor es ihn bei der Abrechnung als Überraschung trifft.
Schritt drei: Wenn
Jede hier angezeigte Zeitangabe ist eine echte, vollständige Antwort: ein Therapeut, der qualifiziert, im Dienstplan eingetragen und verfügbar ist, ein Raum des richtigen Typs, der für die Vorbereitung und die Aufräumarbeiten sowie für die Behandlung frei ist, und alle Geräte, die für die Behandlung benötigt werden. Es wird nichts angeboten, was nicht auch tatsächlich bereitgestellt werden kann. Die Zeiten stammen vom Server und nicht vom Browser, sodass es nicht vorkommen kann, dass zwei Rezeptionistinnen auf denselben Termin um 15 Uhr klicken und beide erfolgreich sind.
Das Dropdown-Menü für Therapeuten filtert auf eine Person – so können Sie den Wunsch nach „derselben Dame wie beim letzten Mal“ berücksichtigen. Wenn Sie die Auswahl auf „Any therapist “ belassen, werden mehr Termine angezeigt und es wird diejenige ausgewählt, die verfügbar ist.
Nothing free that day ist kein Fehler. Es bedeutet, dass das Spa geschlossen ist, alle qualifizierten Mitarbeiter ausgebucht sind oder kein qualifizierter Mitarbeiter im Dienst ist. Ändern Sie zunächst das Datum, erweitern Sie dann die Auswahl der Therapeuten und sehen Sie sich anschließend die Standortoptionen der Behandlung an: Eine Massage, die auch im Gästezimmer stattfinden kann, bietet oft Termine an, die in den Kabinen nicht verfügbar sind.
Schritt vier: Wer bezahlt?
Die Antwort ist bereits für Sie ausgewählt. Bei einem hauseigenen oder anreisenden Gast mit einer Reservierung ist standardmäßig das Zimmer ausgewählt; bei allen anderen ist standardmäßig die Bezahlung im Spa vorgesehen; ein Gast, dessen Behandlung bereits durch einen Kurs oder einen Plan abgedeckt ist, ist auf „Already paid“ festgelegt und kann nicht geändert werden, da nichts in Rechnung gestellt werden kann. Das Steuerelement dient dazu, diese Voreinstellung zu überschreiben, und nicht dazu, Sie eine Frage beantworten zu lassen, deren Antwort in 90 Prozent der Fälle offensichtlich ist.
| Option | Bedeutung |
|---|---|
| Charge to room | Wird erst nach Abschluss der Behandlung auf das Gästekonto gebucht, nicht sofort. Wird nur angeboten, wenn die Buchung mit einer Reservierung verknüpft ist. |
| House account | Wird auf ein offenes Konto gebucht, das später beglichen wird: ein Firmen-Wellness-Kunde, eine Hochzeitsgesellschaft, eine Agentur. Sie können das Konto hier eröffnen, ohne die Buchung zu verlassen. |
| Pay at the spa | Bar oder mit Karte an der Rezeption, sobald die Behandlung beendet ist. Es wird eine Quittung ausgestellt und der Verkauf in Rechnung gestellt, sodass keine offenen Posten verbleiben. |
| Already paid | Im Zimmerpreis enthalten oder über ein Kurs- oder Pauschalguthaben abgerechnet. Es erfolgt keine Verbuchung. |
| Decide later | Die Buchung ist in Ordnung, kann jedoch erst abgeschlossen werden, wenn jemand antwortet. Nützlich, wenn der Gast gerade telefoniert und wahrscheinlich das Unternehmen die Kosten übernimmt. |
Die Zusammenfassung darunter gibt den Gesamtpreis wieder: die Behandlung, etwaige Mitgliedschaftsrabatte sowie die Servicegebühr, falls diese anfällt. Die Steuern sind darin nicht enthalten, da die Steuern erst bei der tatsächlichen Verbuchung der Gebühr angewendet werden und sich nach der steuerlichen Behandlung des jeweiligen Artikels richten. Die Zeile unter der Gesamtsumme besagt genau dies, und es lohnt sich, sie einem Gast vorzulesen, der fragt, ob der Betrag endgültig ist.
Notes for the therapist ist das letzte Feld und es ist das am wenigsten genutzte im Modul. Allergien, Verletzungen, Druckpräferenzen oder eine schmerzende Schulter: Diese Angaben werden mit dem Termin in die „Heute“-Liste übertragen, wo der Therapeut sie tatsächlich liest.
Anzahlungen
Wenn das Objekt von externen Gästen eine Anzahlung verlangt und es sich bei dieser Buchung um eine handelt, die ein externer Gast im Spa bezahlt, öffnet sich ein Anzahlungsdialog in dem Moment, in dem die Buchung bestätigt wird. Das ist beabsichtigt: Der einzige Moment, in dem der Gast zuverlässig noch am Telefon ist, ist der Moment, in dem Sie ihm mitteilen, dass er gebucht ist.
Der Betrag wird anhand des in Ihren Einstellungen festgelegten Prozentsatzes ausgefüllt und kann überschrieben werden, falls Sie etwas anderes vereinbart haben. Karten- und Terminalzahlungen laufen über denselben Erfassungsbildschirm, den auch die Rezeption verwendet, sodass sie in derselben Kasse landen wie alle anderen Zahlungen. Die Entgegennahme einer Anzahlung ist nicht dasselbe wie die Verbuchung einer Belastung: Es handelt sich um Geld, das für den Termin zurückbehalten wird, und es wird von der Rechnung abgezogen, wenn die Behandlung abgerechnet wird.
Not now Es verbleibt eine echte Buchung mit der noch ausstehenden Anzahlung, sodass nichts verloren geht, wenn Sie diesen Schritt überspringen und das Geld bei der Ankunft des Kunden entgegennehmen. Der gesamte Ablauf, von der Anzahlung bis zur Quittung, ist in „Wer bezahlt eine Behandlung ?“ beschrieben.
Wenn eine Buchung nicht zustande kommt
Vier Faktoren verhindern die Weiterleitung, und für jeden gibt es eine andere Lösung.
- Der nächste Schritt ist ausgegraut. Der aktuelle Schritt ist unbeantwortet. Beim letzten Schritt bedeutet dies in der Regel, dass „House account “ ausgewählt wurde und kein Konto ausgewählt wurde.
- Ein Warnbanner bezüglich einer Einschränkung. Der Tarif des Gastes lässt diese Buchung nicht zu, meist weil er sein Kontingent bereits aufgebraucht hat oder die Vergünstigung zu diesem Zeitpunkt gesperrt ist. Ändern Sie den Zeitpunkt oder nehmen Sie die Buchung als normale kostenpflichtige Buchung vor.
- „Dieser Termin wurde während Ihrer Buchung bereits vergeben.“ Jemand anderes hat den Termin in den wenigen Sekunden, die Sie für den Schritt der Zahlungen benötigt haben, belegt. Sie werden zur Zeitauswahl zurückgeleitet, wobei alle anderen Angaben erhalten bleiben; wählen Sie einen anderen Termin aus und fahren Sie fort.
- Der Gast ist bereits abgereist. Ein abgereister Gast kann nicht mehr einem Zimmer in Rechnung gestellt werden. Buchen Sie die Leistung als „Take payment “ im Spa oder setzen Sie sie auf ein Hauskonto. Die Meldung erscheint, sobald Sie den Schritt der Zahlungen erreichen.
Nichts von dem, was Sie eingegeben haben, geht verloren, wenn das Speichern fehlschlägt, einschließlich der Notizen des Therapeuten. Der zeitaufwändigste Teil einer Buchung ist das Gespräch mit dem Gast, und jemanden dazu zu zwingen, dies zu wiederholen, ist schlimmer als jede Fehlermeldung.
Was eine Buchung ist und was nicht
Eine Buchung reserviert Ressourcen. Sie bewirkt keinen Geldtransfer. Es wird keine Belastung auf dem Konto eines Kunden verbucht, bis die Behandlung als abgeschlossen markiert ist. Deshalb kostet eine stornierte Buchung in der Regel nichts, und deshalb findet der eigentliche Geldfluss in der „Heute“-Liste statt, nicht im Terminkalender.
Die einzige Ausnahme bildet die Anzahlung, bei der es sich um eine echte Zahlung handelt, die zum Zeitpunkt der Buchung entgegengenommen und später abgezogen wird.
Von diesem Zeitpunkt an wird der Termin im Terminkalender und in der „Heute“-Liste geführt. Den Tagesablauf zu bewältigen, Termine zu verschieben und mit Nichterscheinen umzugehen, gehört zur täglichen Arbeit .