Dónde comienzan las reservas
New booking se encuentran en la agenda de citas, en la lista «Hoy» y en la lista de citas, y se abre el mismo cajón desde las tres. Al hacer clic en un espacio vacío de la agenda de citas, también se abre, con el terapeuta y la hora ya rellenados, lo cual es la forma más rápida cuando el huésped está delante de usted y puede ver el hueco disponible.
Independientemente de cómo lo abra, el menú deslizante plantea cuatro preguntas en un orden fijo, pues cada respuesta delimita la siguiente. El cliente decide a qué tiene derecho y quién paga por defecto; el tratamiento determina cuánto tiempo dura y, por lo tanto, qué franjas horarias están libres; la hora determina qué terapeuta y qué sala se utilizan.
Paso uno: a quién va dirigido
Hay tres formas de acceder, y cada una responde a una pregunta diferente.
- Hotel guest Busca reservas actuales por nombre, número de habitación o número de confirmación. Esta es la opción que debe utilizarse siempre que el huésped se aloje en su establecimiento, ya que vincula la reserva a la contratación, lo que permite cargar los gastos a la habitación posteriormente.
- Returning client Busca en los perfiles de huéspedes de la Propiedad por nombre, correo electrónico o teléfono. Utilícelo para un socio local o un visitante habitual que no se aloje esta noche.
- New guest crea un perfil a partir de un nombre y, opcionalmente, un correo electrónico y un número de teléfono. Se trata de un perfil de huésped real, del mismo tipo que crea la recepción, por lo que se reconocerá a la misma persona que reserve una habitación en noviembre.
Cada resultado del hotel muestra el número de habitación y el estado del huésped: « In house », «Arriving » o «Departed ». Este último dato es importante, ya que un huésped que se ha marchado no tiene folio al que cargar el importe y el paso de pagos así lo indicará.
Cuando una reserva incluye más de un nombre, los nombres adicionales aparecen como fichas debajo de la fila. Seleccione a la persona que realmente va a recibir el tratamiento en lugar del huésped principal: el cargo se asignará al nombre que elija, y un tratamiento facial facturado a la persona equivocada de una pareja puede dar lugar a una conversación incómoda a la hora de la salida.
Paso dos: qué y dónde
Los tratamientos se agrupan por categoría de catálogo, indicando la duración y el precio de cada uno, y el cuadro de búsqueda permite buscar tanto por nombre como por categoría. Aquí solo aparecen los tratamientos que están configurados y activos, lo cual se explica al crear su menú de tratamientos .
Where Aparece una vez elegido el tratamiento y solo ofrece las ubicaciones que dicho tratamiento permite. Si se elige la propia habitación del huésped o una ubicación fuera del recinto, se solicita una nota, que es lo que el terapeuta leerá: «Cabaña de playa 4» o «el huésped ha solicitado el balcón». Ninguna de esas dos ubicaciones cuenta con una sala de tratamientos, por lo que suelen ser las únicas disponibles en una tarde concurrida.
Si el tratamiento requiere más de un cliente, aparece un selector de «Guests ». Un tratamiento para parejas reservado para dos personas constituye una sola cita que ocupa una sala y una franja horaria, no dos reservas.
Aquí es también donde se ponen de manifiesto las ventajas de ser socio. Un banner verde significa que el tratamiento ya está pagado, ya sea mediante un ciclo prepagado o a través de la asignación mensual de un plan; uno azul indica que se aplica un descuento porcentual. Un banner de advertencia indica que las prestaciones del plan no están disponibles en el horario seleccionado, lo cual conviene comunicar al cliente antes de que se lleve una sorpresa al realizar el pago.
Tercer paso: cada
Cada horario que se muestra aquí es una respuesta real y completa: un terapeuta que está cualificado, incluido en el turno y disponible, una sala del tipo adecuado que esté libre para la preparación y el tiempo de recuperación, además del tratamiento, y cualquier equipo que el tratamiento requiera. No se ofrece nada que no se pueda cumplir. Las franjas horarias provienen del servidor y no del navegador, por lo que si dos recepcionistas seleccionan la misma franja de las 3 en punto, no pueden ambas tener éxito.
El menú desplegable de terapeutas se filtra a una sola persona; así es como se respeta la solicitud de «la misma terapeuta que la última vez». Si se deja en «Any therapist », se ofrecen más horarios y se selecciona a quien esté disponible.
Nothing free that day No se trata de un error. Significa que el spa está cerrado, que todos los profesionales cualificados tienen la agenda completa o que no hay ningún profesional cualificado de servicio. Cambie primero la fecha, luego amplíe la selección de terapeutas y, a continuación, consulte las opciones de ubicación del tratamiento: un masaje que también pueda realizarse en la habitación del huésped suele tener horarios disponibles cuando las cabinas no los tienen.
Paso cuatro: ¿quién paga?
La respuesta ya está seleccionada por usted. Para un huésped alojado en el establecimiento o que acaba de llegar con una reserva, la opción predeterminada es su habitación; para cualquier otra persona, la opción predeterminada es pagar en el spa; un huésped cuyo tratamiento ya esté incluido en un paquete o plan tiene fijada la opción «Already paid» y no se puede modificar, ya que no hay nada que facturar. El control está ahí para anularla, no para obligarle a responder a una pregunta cuya respuesta es obvia en el 90 % de los casos.
| Opción | Qué significa |
|---|---|
| Charge to room | Se contabiliza en la cuenta del huésped una vez finalizado el tratamiento, no en este momento. Solo se ofrece cuando la reserva va asociada a una reserva previa. |
| House account | Se contabiliza en una cuenta abierta que se liquidará más adelante: un cliente de bienestar corporativo, una celebración nupcial, una agencia. Puede abrir la cuenta aquí sin salir de la reserva. |
| Pay at the spa | Efectivo o tarjeta en recepción una vez finalizado el tratamiento. Se emite un recibo y se realiza la facturación de la venta, por lo que no queda nada pendiente. |
| Already paid | Se incluye en la tarifa de la habitación o se canjea con los créditos de un curso o plan. No se contabilizará nada. |
| Decide later | La reserva está correcta, pero no se puede completar hasta que alguien responda. Resulta útil cuando el huésped está al teléfono y, probablemente, paga la Empresa. |
El resumen que aparece a continuación es el precio total: el tratamiento, cualquier descuento por afiliación y el recargo por servicio, si procede. Los impuestos no están incluidos, ya que se aplican cuando el cargo se contabiliza realmente y siguen el régimen fiscal propio de cada partida. La línea situada debajo del total lo indica claramente, y merece la pena leérsela a un cliente que pregunte si la cifra es definitiva.
Notes for the therapist Es el último campo y es el más infrautilizado del módulo. Alergias, lesiones, preferencias de presión o un hombro lesionado: esta información se traslada junto con la cita a la lista «Hoy», donde el terapeuta realmente la lee.
Depósitos
Si la Propiedad solicita un depósito a los huéspedes externos, y esta reserva es una que un huésped externo va a pagar en el spa, se abre un cuadro de diálogo de depósito en el momento en que se confirma la reserva. Esto es deliberado: el único momento en el que se puede dar por seguro que el huésped sigue al teléfono es cuando se le comunica que tiene la reserva confirmada.
El importe se rellena según el porcentaje de su configuración y puede modificarse manualmente si se ha acordado otra cantidad. Los pagos con tarjeta y en terminal se procesan a través de la misma pantalla de captura que utiliza la recepción, por lo que se ingresan en la misma caja que el resto. Cobrar un depósito no es lo mismo que cargar un importe: se trata de dinero retenido en concepto de la cita, y se deduce de la factura cuando se liquida el tratamiento.
Not now Deja una reserva real con el depósito pendiente, por lo que no se pierde nada al omitirlo y cobrar el dinero cuando lleguen. Todo ese proceso, desde el depósito hasta el recibo, se encuentra en «Quién paga un tratamiento ».
Cuando una reserva no se puede tramitar
Hay cuatro motivos por los que se bloquea el proceso, y cada uno tiene una solución diferente.
- El siguiente paso aparece desactivado. El paso actual no se ha completado. En el último paso, esto suele significar que se ha seleccionado «House account » y no se ha elegido ninguna cuenta.
- Un banner de advertencia sobre una restricción. El plan del cliente no permite esta reserva, en la mayoría de los casos porque ha agotado su asignación o porque la ventaja está inactiva en ese momento. Cambie la hora o realice la reserva como una reserva normal de pago.
- «Esa franja horaria se ocupó mientras realizaba la reserva». Otra persona ha reservado esa franja en los segundos que usted ha tardado en completar el paso de los pagos. Se le devolverá a las franjas horarias disponibles conservando el resto de datos; elija otra y continúe.
- El huésped ha dejado el hotel. No se puede cargar el servicio a una habitación de un huésped que ya se ha marchado.Take payment en el spa o anótelo en la cuenta de la casa. El aviso aparece en cuanto llega al paso del pago.
Nada de lo que haya escrito se pierde cuando falla un guardado, incluidas las notas del terapeuta. La parte más lenta de realizar una reserva es la conversación con el huésped, y hacer que alguien repita lo dicho es peor que cualquier mensaje de error.
Qué es y qué no es una reserva
Una reserva reserva recursos. No implica movimiento de dinero. No se aplica ningún cargo en la cuenta de ningún cliente hasta que el tratamiento se marque como completado, razón por la cual una reserva cancelada normalmente no supone ningún coste y por la cual la lista «Hoy», y no la agenda de citas, es donde realmente se gestiona el dinero.
La única excepción es el depósito, que es un pago real que se cobra en el momento de la reserva y se deduce posteriormente.
A partir de ahí, la reserva figura en la agenda de citas y en la lista «Hoy». Organizar la jornada, reubicar citas y gestionar las ausencias forma parte de la gestión diaria .