Dove iniziano le prenotazioni
New booking si trova nel registro degli appuntamenti, nell’elenco "Oggi" e nell’elenco degli appuntamenti, e da tutti e tre si apre lo stesso riquadro. Anche cliccando su uno spazio vuoto dell’agenda degli appuntamenti si apre il menu a tendina, con il nome del terapeuta e l’orario già inseriti: questa è la procedura più rapida quando l’ospite è di fronte a voi e può vedere lo spazio libero.
A prescindere da come lo si apra, il pannello pone quattro domande in un ordine prestabilito, poiché ogni risposta restringe le opzioni successive. L’ospite decide a cosa ha diritto e chi paga per impostazione predefinita; il trattamento determina la durata e quindi quali fasce orarie sono disponibili; l’orario determina quale terapista e quale sala vengono utilizzati.
Fase uno: a chi è destinato
Tre modalità di accesso, che rispondono a tre domande diverse.
- Hotel guest cerca le prenotazioni attuali per nome, numero di camera o numero di conferma. Questa è l’opzione da utilizzare ogni volta che l’ ospite soggiorna presso la Sua struttura, poiché collega la prenotazione alla prenotazione, il che rende possibile in seguito l’addebito sulla camera.
- Returning client cerca i profili degli ospiti della Struttura per nome, e-mail o numero di telefono. Utilizzatelo per un socio locale o per un ospite giornaliero abituale che non pernotterà questa notte.
- New guest crea un profilo a partire da un nome e, facoltativamente, da un’e-mail e da un numero di telefono. Si tratta di un vero e proprio profilo ospite, dello stesso tipo di quelli creati dalla reception, pertanto la stessa persona che prenota una camera a novembre verrà riconosciuta.
Ogni risultato relativo all’hotel mostra il numero di camera e lo stato dell’ospite: « In house », «Arriving » o «Departed ». Quest’ultimo dato è importante, poiché un ospite che ha lasciato la struttura non dispone di un conto su cui addebitare l’importo e la fase di pagamento lo segnalerà.
Quando una prenotazione riporta più di un nome, i nomi aggiuntivi appaiono come icone sotto la riga. Selezionate la persona che effettuerà effettivamente il trattamento anziché l’ospite principale: l’addebito seguirà il nome da voi scelto e un trattamento viso addebitato alla persona sbagliata all’interno di una coppia comporta una conversazione imbarazzante al momento del check-out.
Fase due: cosa e dove
I trattamenti sono raggruppati per categoria di catalogo, con la durata e il prezzo indicati per ciascuno, e la casella di ricerca consente di cercare sia per nome che per categoria. Qui compaiono solo i trattamenti configurati e attivi, aspetto che viene trattato nella sezione dedicata alla creazione del menu dei trattamenti .
Where Appare una volta scelto il trattamento e propone esclusivamente le sedi consentite da quel trattamento. La scelta della camera dell’ospite o di una sede esterna richiede l’inserimento di una nota, che il terapista potrà leggere: «Cabana sulla spiaggia 4» o «L’ospite ha richiesto il balcone». Nessuna di queste due sedi dispone di una sala per trattamenti, pertanto spesso rappresentano l’unica opzione disponibile in un pomeriggio affollato.
Se il trattamento prevede più di un ospite, compare un menu a tendina “Guests ”. Un trattamento di coppia prenotato per due persone costituisce un unico appuntamento che utilizza una sola sala e una sola fascia oraria, non due prenotazioni distinte.
È qui che emergono anche i vantaggi dell’abbonamento. Un banner verde indica che il trattamento è già stato pagato, tramite un pacchetto prepagato o tramite la quota mensile di un piano; uno blu indica che si applica uno sconto percentuale. Un banner di avviso indica che i vantaggi del piano non sono disponibili nell’orario selezionato; è opportuno comunicarlo all’ospite prima che lo scopra come una sorpresa al momento del pagamento.
Fase tre: quando
Ogni orario qui indicato rappresenta una risposta reale e completa: un terapeuta qualificato, in servizio e disponibile, una sala del tipo appropriato che sia libera per l’allestimento, il ricambio e il trattamento stesso, nonché qualsiasi attrezzatura necessaria al trattamento. Non viene offerto nulla che non possa essere fornito. Gli orari provengono dal server anziché dal browser, pertanto non è possibile che due addetti alla reception che clicchino contemporaneamente sulle ore 15:00 riescano entrambi a confermare la prenotazione.
Il menu a tendina dei terapisti filtra la scelta su una sola persona: è così che si soddisfa la richiesta di «la stessa signora dell’ultima volta». Lasciando l’opzione su «Any therapist » si ottengono più orari disponibili e viene selezionata la prima persona disponibile.
Nothing free that day non è un errore. Significa che la spa è chiusa, che tutti i professionisti qualificati sono già prenotati o che nessun professionista qualificato è in servizio. Modifichi prima la data, poi ampli la selezione dei terapisti e infine controlli le opzioni relative alla sede del trattamento: un massaggio che può essere effettuato anche nella camera dell’ospite avrà spesso orari disponibili quando le cabine non ne hanno.
Fase quattro: chi paga
La risposta è già stata selezionata per Lei. Per un ospite interno o in arrivo con una prenotazione, l’impostazione predefinita è la propria camera; per chiunque altro, l’impostazione predefinita è il pagamento presso la spa; un ospite il cui trattamento è già coperto da un pacchetto o da un programma è vincolato all’opziAlready paide e non può essere modificato, poiché non vi è nulla da fatturare. Il comando serve a sovrascrivere l’impostazione predefinita, non a costringervi a rispondere a una domanda la cui risposta è ovvia nel 90 per cento dei casi.
| Opzione | Cosa significa |
|---|---|
| Charge to room | Viene addebitato sul conto dell’ospite al termine del trattamento, non immediatamente. È disponibile solo quando alla prenotazione è associata una prenotazione. |
| House account | Viene registrato su un conto aperto da saldare in un secondo momento: un cliente aziendale per il benessere, un gruppo di invitati a un matrimonio, un’agenzia. È possibile aprire il conto qui senza uscire dalla prenotazione. |
| Pay at the spa | Pagamento in contanti o con carta alla reception al termine del trattamento. Viene emessa una ricevuta e la vendita viene fatturata, quindi non rimane nulla in sospeso. |
| Already paid | Venduto insieme alla tariffa della camera, oppure riscattato da un credito relativo a un percorso o a un piano. Non verrà registrato alcun addebito. |
| Decide later | La prenotazione è corretta ma non può essere completata finché qualcuno non risponde. Utile quando l’ospite è al telefono e il pagamento è a carico dell’Azienda, probabilmente. |
Il riepilogo sottostante indica il prezzo complessivo: il trattamento, eventuali sconti per abbonati e il costo del servizio, se applicabile. L’imposta non è inclusa, poiché viene applicata al momento dell’effettivo addebito e segue il trattamento fiscale proprio della voce. La riga sotto il totale lo indica chiaramente, e vale la pena leggerla all’ospite che chiede se l’importo sia definitivo.
Notes for the therapist è l’ultimo campo ed è quello meno utilizzato nel modulo. Allergie, infortuni, preferenze di pressione , una spalla dolorante: queste informazioni vengono trasferite insieme all’appuntamento nell’elenco “Oggi” , dove il terapista le legge effettivamente.
Depositi
Se la struttura richiede un acconto agli ospiti esterni e questa prenotazione è una di quelle che un ospite esterno sta pagando presso la spa, si apre una finestra di dialogo relativa all’acconto nel momento stesso in cui la prenotazione viene confermata. Si tratta di una scelta deliberata: l’unico momento in cui l’ ospite è sicuramente ancora al telefono è proprio quando gli si comunica che la prenotazione è stata effettuata.
L’importo viene precompilato in base alla percentuale indicata nelle Sue impostazioni e può essere modificato manualmente qualora abbia concordato diversamente. I pagamenti con carta e tramite terminale passano attraverso la stessa schermata di registrazione utilizzata dalla reception, pertanto vengono inseriti nello stesso conto come tutte le altre transazioni. Accettare un acconto non equivale a addebitare un importo: si tratta di denaro trattenuto a garanzia dell’appuntamento, che verrà detratto dal conto al momento del pagamento del trattamento.
Not now lascia una prenotazione effettiva con il deposito in sospeso, quindi non si perde nulla saltando questa fase e incassando il denaro al momento dell’arrivo. L’intera procedura, dal deposito alla ricevuta, è descritta nella sezione “Chi paga un trattamento ”.
Quando una prenotazione non va a buon fine
Quattro fattori bloccano la procedura, e ciascuno richiede una soluzione diversa.
- Il campo successivo è disattivato. Il passaggio corrente è rimasto senza risposta. Nell’ultimo passaggio ciò significa solitamente che è stata selezionata l’opzione «House account » e non è stato scelto alcun conto.
- Un banner di avviso relativo a una restrizione. Il piano dell’ospite non consente questa prenotazione, il più delle volte perché ha esaurito il proprio credito oppure il beneficio è disattivato in quel momento. Modifichi l’orario oppure effettui la prenotazione come una normale prenotazione a pagamento.
- «Quell’orario è stato prenotato mentre Lei stava effettuando la prenotazione.» Qualcun altro ha occupato la fascia oraria nei pochi secondi che Lei ha impiegato per completare la fase di pagamento. Verrà reindirizzato alla pagina degli orari con tutte le altre impostazioni mantenute; ne scelga un’altra e prosegua.
- L’ospite ha effettuato il check-out. A un ospite che ha lasciato la struttura non è possibile addebitare alcun costo sulla camera.Take payment presso la spa oppure addebitarlo sul conto della struttura. Il banner compare non appena si raggiunge la fase di pagamento.
Nulla di ciò che ha digitato viene perso in caso di errore di salvataggio, comprese le note del terapista. La parte più lenta dell’effettuare una prenotazione è la conversazione con l’ospite, e costringere qualcuno a ripetere ciò che ha detto è peggio di qualsiasi messaggio di errore.
Cosa è e cosa non è una prenotazione
Una prenotazione riserva delle risorse. Non comporta alcun movimento di denaro. Non viene addebitato alcun importo sul conto di nessuno finché il trattamento non viene contrassegnato come completato; ecco perché una prenotazione annullata normalmente non comporta alcun costo e perché è nell’elenco “Oggi”, e non nell’ agenda degli appuntamenti, che si registrano effettivamente le transazioni finanziarie.
L’unica eccezione è il deposito, che rappresenta un pagamento effettivo prelevato al momento della prenotazione e detratto in seguito.
Da questo momento in poi, la prenotazione rimane nel registro degli appuntamenti e nell’elenco «Oggi». Gestire la giornata, spostare gli appuntamenti e occuparsi delle assenze è parte integrante della gestione quotidiana .