Todo lo que aparezca en esta pantalla se guarda en el momento en que lo modifique. No hay botón de «Guardar» ni confirmación: aparece un indicador de carga junto al título de la sección mientras se procesa el cambio, y si falla, el campo vuelve a su valor anterior y un banner rojo explica el motivo. Aquí no es necesario modificar dos campos a la vez para que el cambio sea válido, por lo que el sistema funciona de esta manera.
Vaya completando la página en orden. Las secciones están ordenadas según el orden en que alguien que abre un spa respondería a las preguntas: ¿estamos abiertos?, ¿cuándo?, ¿adónde va el dinero?, ¿qué añadimos además? y ¿qué ocurre cuando un huésped no se presenta?
La activación del spa
Enable Spa & Wellness es el interruptor principal. Cuando está desactivado, todas las páginas del spa muestran «El módulo del spa está desactivado» y no se puede concertar ninguna cita. Las citas existentes, los socios y los cargos no se ven afectados y vuelven a aparecer al volver a activarlo.
«Configuración» es la única página del spa a la que se puede acceder mientras el módulo está desactivado, ya que, de lo contrario, no habría forma de volver atrás. Cualquier persona cuyo rol le permita editar «Spa settings» verá un botón «Open spa settings» en el estado vacío; quienes no tengan ese permiso solo verán el mensaje.
Horario de apertura y fechas de cierre
Estos horarios definen la agenda de citas y delimitan cada franja horaria que ofrece el asistente de reservas. Un tratamiento no puede comenzar tan pronto que su preparación se sitúe antes de la apertura, ni prolongarse tanto que su tiempo de recuperación se sitúe después del cierre; por lo tanto, la última hora de inicio reservable es anterior a la hora de cierre en la duración del tratamiento más su tiempo de recuperación.
- La opción «Añadir intervalo» asigna a un día una segunda franja horaria. Utilícela para un spa que cierre durante la hora del almuerzo: dos intervalos, de 09:00 a 13:00 y de 14:00 a 19:00, dejan una hora que no se puede reservar.
- El símbolo «×» junto a un intervalo lo elimina. Si elimina todos los intervalos de un día, este se muestra como «Closed» y no ofrece ninguna opción.
- Los horarios se ajustan en intervalos de quince minutos y se muestran aquí en formato de 24 horas, independientemente de cómo se muestre la hora en el resto de su propiedad.
Las fechas de cierre son días sueltos que se excluyen: días festivos, una limpieza a fondo, una reforma. Elija una fecha, pulse «Add » y aparecerá como una ficha. No se ofrece ningún hueco en ese día, aunque el patrón semanal indique que está abierto. Elimine uno con la indicación «× » en la ficha.
Configuración, tiempo de rotación y nivel de detalle de las franjas horarias
Esta es la sección que determina si un sábado ajetreado termina a la hora prevista, y es la que con mayor frecuencia se deja en cero.
| Default setup (minutes) | Tiempo que necesita la sala antes de que comience el tratamiento: colocar la ropa de cama, calentar las piedras, llenar la bañera. La sala queda reservada para ello. El terapeuta no, lo que significa que el mismo terapeuta puede seguir atendiendo a otra persona en la sala contigua. De 0 a 120, en incrementos de 5. |
| Default turnaround (minutes) | Tiempo que necesita la sala tras finalizar el tratamiento: retirar la ropa de cama, limpiar y ventilar. El terapeuta queda libre en el momento en que finaliza el tratamiento; la sala, no. Si se establece este valor en cero, el sistema reservará sin problemas la misma cabina para dos sesiones consecutivas durante toda la tarde, y el segundo cliente tendrá que esperar en recepción mientras alguien cambia las sábanas. |
| Slot granularity | Los intervalos de inicio se ofrecen en: 5, 10, 15, 20 o 30 minutos. Con un valor de 15, a la franja de las 09:00 le sigue la de las 09:15. Una granularidad más fina permite encontrar más huecos para encajar un tratamiento y genera una lista más larga que leer; una granularidad más gruesa mantiene el orden en la jornada y rechaza reservas que, de otro modo, habrían cabido. |
Ambas cifras son valores predeterminados. Cualquier tratamiento puede anular cualquiera de ellas en su propio perfil, que es donde una bañera de hidroterapia dispone de sus veinte minutos de llenado y vaciado sin ralentizar ningún masaje.
A dónde van a parar los cobros del spa
Dos ajustes, ambos relacionados con el momento en que el dinero sale del spa y se convierte en un concepto en la factura de un cliente.
| Folio | A qué folio se contabiliza un tratamiento cargado a una habitación. Déjelo en «Use the default folio» a menos que su propiedad divida las facturas por departamento. Seleccionar un folio aquí no crea nada; simplemente elige una de las configuraciones de folio que ya tiene. |
| Post the charge when a treatment is completed | «Activado» es la configuración habitual: al marcar un tratamiento como completado, el cargo se contabiliza en la misma acción. Si lo desactiva, al completar un tratamiento no se contabiliza nada, por lo que habrá que contabilizar cada cargo manualmente desde la cita. Se trata de un flujo de trabajo de revisión por parte del supervisor, no de una red de seguridad, y cada cargo que quede sin contabilizar representa ingresos que ha prestado pero que no ha facturado. |
Cargo por servicio y propina
El cargo por servicio es el importe que usted añade a cada tratamiento y que se queda como ingresos. La propina es el importe que el cliente decide añadir y que usted retiene para el terapeuta. Se configuran conjuntamente porque tienen un aspecto similar en la factura, aunque son conceptos totalmente distintos en su contabilidad.
| Percentage | Lo que se añade al precio del tratamiento. Se calcula sobre el precio tras aplicar cualquier descuento por afiliación, no antes, por lo que el 10 % de descuento de un afiliado también reduce el cargo por servicio. |
| Posts as | El artículo del catálogo que utiliza la línea de cargo por servicio. Esto es lo que aparece en el folio del cliente y en función de lo cual se agrupan sus informes de ingresos; por lo tanto, utilice un artículo específico en lugar de un tratamiento. |
| Applies to | Treatments only o «Treatments and retail». «Venta al por menor» se refiere a los productos vendidos en el mostrador del spa, algo que este producto aún no puede ofrecer, por lo que esta configuración no supone ningún cambio por el momento. Déjela configurada únicamente para tratamientos. |
| Taxable | Si los impuestos de la partida se aplican a la línea de cargo por servicio. La forma de configurarlo es una cuestión que debe consultar con su contable y varía según el país; un error en este aspecto subestimará o sobreestimará los impuestos de cada tratamiento que venda. |
| Offer a gratuity at settlement | Añade un paso para la propina cuando paga un cliente sin cita previa. La propina se atribuye al terapeuta que realizó el tratamiento, lo cual es lo que da sentido a la columna de propinas en los Informes. |
| Suggested percentages | Los botones que se ofrecen al finalizar la transacción, introducidos como una lista separada por comas, por ejemplo: «10, 15, 20». Son meras sugerencias; se puede introducir cualquier importe. |
Cancelaciones y ausencias
Cancellation window (hours before) es el momento a partir del cual una cancelación se considera tardía. Si se establece en 24, un cliente que cancele la tarde anterior se encuentra dentro del plazo, mientras que uno que cancele con dos días de antelación no. Si se establece en 0, ninguna cancelación se considerará tardía.
La tasa en sí misma puede ser de cuatro tipos:
| No fee | No se cobra nada, independientemente de lo tardía que sea la cancelación. |
| Percentage of the treatment | Un porcentaje del precio del tratamiento. Se calcula sobre el precio total antes de cualquier descuento y antes de los gastos de gestión, por lo que el 50 % de un masaje de tejido profundo de 95 dólares son 47,50 dólares, independientemente de lo que el cliente hubiera pagado. |
| Fixed amount | La misma cifra independientemente del tratamiento. Es más sencillo de explicar en recepción, aunque resulta injusto en ambos sentidos en una carta de precios que oscila entre 55 y 210 dólares. |
| A named item from the catalog | Se aplica el precio específico de un producto del catálogo. Utilícelo cuando su tarifa deba figurar en la factura como un producto concreto con su propio tratamiento fiscal. |
No-show fee Funciona de la misma manera y es independiente, ya que la mayoría de las propiedades cobran más a quien simplemente no se presenta que a quien avisa por teléfono con retraso. Se aplica cuando marca la cita como «no se presentó».
Huéspedes externos y depósitos
Allow paying at the spa desk Es lo que hace que el spa sea atractivo para alguien que no se aloje en su establecimiento. La venta se registra en una cuenta de la casa que se abre y se liquida en un solo paso, por lo que genera una factura en regla y no deja ninguna cuenta pendiente que alguien tenga que reclamar. Si se desactiva, cada tratamiento deberá pertenecer a una reserva.
Require a deposit when an outside guest books ahead Activa un paso de depósito al final del asistente de reserva solo para huéspedes externos. Los huéspedes del hotel nunca lo ven, ya que su tratamiento ya está garantizado por la factura de la habitación. « Deposit percentage » indica qué porcentaje de la factura se debe cobrar por adelantado. Se trata de un porcentaje del total, con impuestos incluidos y cargo por servicio, no del precio de la carta; por lo tanto, el 30 % de un tratamiento de 95 $ es algo más de 30 $. El depósito es un pago real contra una factura real y se deduce al liquidar la cuenta, de modo que el huésped abona el saldo y la cuenta acaba registrando dos pagos contra una sola factura.
En la práctica, lo que le supone un depósito es una llamada telefónica: hay que cobrarlo mientras el cliente está al teléfono, y no hay ningún enlace que pueda enviarle. «Quién paga el tratamiento» cubre íntegramente el proceso del depósito y la liquidación.
Recordatorios
Hours before se refiere a cuándo se envía un correo electrónico de recordatorio, calculado a partir de la fecha de la cita. El valor 24 lo envía el día anterior. Deje el campo en blanco y no se enviará nada.
Los recordatorios se rigen por la programación de correo electrónico de la Propiedad, en lugar de por cualquier aspecto específico del spa, por lo que establecer un número aquí no es suficiente por sí solo: debe existir una plantilla del spa en la programación, en System settings › Email schedule . El banner de la sección así lo indica, y merece la pena comprobarlo en lugar de darlo por sentado, ya que un recordatorio que está configurado pero no se envía tiene el mismo aspecto que uno que nunca se ha configurado.
Conceder acceso a su equipo
Los derechos de spa se conceden por rol, en Users › Roles. Abra un rol, seleccione « Spa & Wellness» en la lista de módulos de la izquierda y marque las capacidades individuales que el rol requiera. Cada recurso tiene una casilla de selección junto a su nombre que activa o desactiva todo el grupo, y el número que aparece junto a ella —«4 of 6» en la imagen anterior— le indica de un vistazo cuántas de ellas posee un rol.
Hay dos marcadores que conviene conocer. Una ficha ámbar sensitive significa que la acción mueve dinero o anula un control: ajustar un cargo, aplicar un descuento a un tratamiento o cancelar una cita. Una ficha rojadanger significa que destruye algo que un informe podría necesitar más adelante, como dar de baja una afiliación o un tratamiento. Ninguna de las dos fichas le impide concederlo; existen para que se dé cuenta de lo que está concediendo.
Tres combinaciones cubren la mayoría de las propiedades:
- Gerente del spa. Todo lo incluido en el módulo. Puede configurar el spa, gestionar la agenda, contabilizar y ajustar cargos, así como gestionar a los socios.
- Recepcionista del spa. Todo lo de Appointments & the diary y Spa charges , además de Module access y List treatments . Puede realizar reservas, cambiar citas, cancelarlas y cobrar, pero no puede modificar sus precios, turnos ni políticas.
- Terapeuta. El rol que aparece en la imagen de arriba. Module access , y en Appointments & the diary las cuatro funciones de consultar la agenda y la lista de hoy, abrir una cita, reprogramarla o modificar su precio , y darla por finalizada, lo que registra el cobro. No pueden reservar un nuevo tratamiento, ni cancelar ninguno, y no tienen ninguna competencia en materia de cobros o cuotas de socio.
Si ya ha utilizado esta pantalla anteriormente, verá que ha cambiado de formato. Los derechos del spa solían estar agrupados en cinco filas con las casillas « Create », «Edit », « View » y «Delete » en cada una, y los mismos cuatro verbos debían abarcar todas las funciones. Tanto cambiar la hora de un tratamiento como completarlo se consideraban «Edit », por lo que no había forma de permitir que un terapeuta finalizara un tratamiento sin permitirle también modificar su precio. Ahora, cada capacidad se concede de forma independiente.
Un terapeuta también necesita su propio nombre de usuario para que todo esto le sea aplicable. Dicho dato figura en el expediente del terapeuta, no aquí, y se trata en el apartado de terapeutas, salas y equipamiento .